Utilisation de la Plateforme Office365 et d Oultlook Web App

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1 Utilisation de la Plateforme Office365 et d Oultlook Web App 1. Sommaire 1. Sommaire Accéder à la messagerie Office 365 en passant par Internet La boîte de réception Présentation générale Volet de navigation gauche Menu personnel et de connexion Le volet central Le menu Rapide présentation des différentes options Comment accéder aux options Présentation de la fenêtre des options Présentation rapide des différentes catégories d options La catégorie «Comptes» La catégorie «Organiser la messagerie» La catégorie «Groupes» La catégorie «Paramètres» La catégorie «Bloquer ou autoriser» Principales Options importantes fréquemment utilisées de la messagerie Le message d absence Transfert de messagerie Changer le mot de passe de la messagerie Office Les bibliothèques de documents ( OneDrive et Sites) Présentation générale de OneDrive Ajout d un document dans OneDrive Edition des documents en mode WEB Edition des documents sur la version Office en local Modalité de partage d un document Règles de travail en mode collaboratif Déploiement sur IPhone, Android ou Windows Phone Page 1 sur 20

2 2. Accéder à la messagerie Office 365 en passant par Internet Ouvrir un navigateur Internet (par exemple Internet Explorer, Firefox ). Dans la barre d adresse, entrer l adresse https//portal.microsoftonline.com Sur l écran d identification Microsoft Office 365, renseigner l identifiant et mot de passe de connexion de la messagerie. Dans la case «identifiant utilisateur», entrer votre adresse de messagerie. Dans la case «Mot de passe», entrer le mot de passe de messagerie qui vous a été communiqué. Cliquer ensuite sur «Se connecter» Information complémentaire En cliquant la case «Maintenir la connexion», votre connexion sera maintenue jusqu à fermeture de votre session. Sur la page d accueil, vous cliquez ensuite sur le premier onglet «Outlook» (il vous proposera ensuite de vous connecter directement sur votre messagerie) Page 2 sur 20

3 Lors de la première utilisation, il faudra indiquer la langue et votre fuseau horaire (PARIS GMT +1). Page 3 sur 20

4 3. La boîte de réception 3.1. Présentation générale L interface de la boîte de réception reprend les mêmes éléments de l interface utilisée dans Outlook 3.2. Volet de navigation gauche Ce volet permet de naviguer dans les différents dossiers de la messagerie (boîte de réception, brouillon, boîte d envoi ) Menu personnel et de connexion Le menu en haut à droite permet de se déconnecter de la messagerie Office 365, d afficher les informations liées à la messagerie (photo, nom, adresse ), de rechercher un contact et d accéder aux différentes options de la messagerie Office 365 (voir plus loin pour plus d informations sur ces options) 3.4. Le volet central Au centre de l écran, prenant la majorité de l espace affiché se trouve la liste des mails présents dans le dossier sélectionné (la boîte de réception est affichée par défaut). En bas, le volet de visualisation affiche le message sélectionné. Ce volet peut être configuré (voir cidessous) Page 4 sur 20

5 3.5. Le menu Dans ce menu sont regroupées toutes les actions utiles lors de l utilisation de la messagerie. Pour écrire un mail ou créer un rendez-vous dans le calendrier, cliquer sur «Nouveau message», Pour supprimer le mail ou ignorer la conversation sélectionnée, cliquer sur la croix rouge Information complémentaire Pour filtrer les mails présents dans le dossier affiché, permettant de retrouver plus facilement un mail ou une conversation, cliquer sur «Filtrer». Un menu déroulant apparaitra proposant différents critères de tri. Cliquer sur «Appliquer» pour valider vos critères et procéder au tri des mails Vous pouvez déplacer ou copier le mail sélectionné vers un dossier du menu en effectuant un «glisser-déplacer». Page 5 sur 20

6 4. Rapide présentation des différentes options 4.1. Comment accéder aux options A droite de votre nom, cliquer sur «Paramètres» Un menu déroulant apparait permettant de : -Définir les réponses automatiques en cas d absence (congés, maladie ) -Modifier le thème (l affichage du bandeau office 365) -Voir toutes les options disponibles Page 6 sur 20

7 4.2. Présentation de la fenêtre des options L affichage se compose de 3 parties : Le volet de gauche regroupe toutes les options par catégorie Le volet central affiche toutes les options de la catégorie sélectionnée (ici la catégorie «Compte») Le volet de droite affiche des raccourcis vers les options les plus utilisées 4.3. Présentation rapide des différentes catégories d options La catégorie «Comptes» Cette catégorie regroupe toutes les informations liées à l adresse de messagerie (capacité utilisée, informations liées au compte (nom, adresse, photo ), les informations de configurations d Outlook ou d un téléphone. Si un utilisateur possède plusieurs adresses de messagerie, dans la rubrique «Comptes connectés» celui-ci pourra configurer la réception de tous ces mails dans une seule boîte de réception. En cas d absence, il est également possible de configurer un transfert de mail automatique (voir ci-dessous) Page 7 sur 20

8 La catégorie «Organiser la messagerie» Cette catégorie regroupe les fonctions suivantes : La création de règles de traitement des messages reçus (déplacer, transférer, supprimer automatiquement des messages en fonction de critères) La configuration d un message d absence envoyé automatiquement à vos correspondants (voir plus loin pour plus de détails) La recherche de rapports de remise de mail. Celui-ci permet de savoir si votre correspondant a bien reçu et/ou lu le mail que vous lui avez envoyé. Attention, pour cela il faut avoir activé les options de suivi lors de la rédaction du mail La configuration de la durée de conservation des messages dans la boîte de réception en fonction des destinataires (supprimer les mails de 1 semaine à 5 ans après réception, ne jamais supprimer, déplacer vers le dossier d archivages ) La catégorie «Groupes» Cette catégorie regroupe toutes les fonctions liées aux listes de diffusions. Il est possible de visualiser : Les listes de diffusions auxquelles appartient l adresse de messagerie. (Groupes publics auxquels j appartiens») Les listes de diffusions que l utilisateur a créé («Groupes publics dont je suis propriétaire») La catégorie «Paramètres» Cette catégorie se décompose en 6 groupes, ou volets : Le volet «Messagerie» permet de configurer la signature, l affichage des champs «cci» et «de», le comportement du volet de lecture (quand mettre les messages en «lus»), les options d affichage des conversations Le volet «Orthographe» permet de configurer le correcteur orthographique de la messagerie Office 365 Le volet «Calendrier» permet de configurer l affichage du calendrier (jours de la semaine à afficher, définir les horaires de travail ) Le volet «Général» permet de configurer la manière dont Office 365 cherchera l adresse mail renseignée dans les zones «à», «cc» et «cci» en fonction du nom renseigné. Les personnes à acuité visuelle réduite peuvent activer les options d accessibilité en cochant la case correspondante Le volet «Régional» permet de définir le fuseau horaire à utiliser, le format de la date et de l heure ainsi que la langue utilisé par l interface de votre messagerie Office La catégorie «Bloquer ou autoriser» Page 8 sur 20

9 Cette catégorie permet de définir les listes d adresses mail autorisées ou indésirable (SPAM, pub ) 5. Principales Options importantes fréquemment utilisées de la messagerie 5.1. Le message d absence En cas d absence liées aux congés, la maladie, la formation il est possible de configurer l envoi d un message automatique. Il est possible de configurer un message différent en fonction de l expéditeur (mail reçu en interne de la part d un collaborateur utilisant une adresse de messagerie mail reçu de la part d un expéditeur externe (fournisseurs, clients ) (toutes les autres adresses mails) Pour accéder aux options de configuration du message d absence, dans l écran d accueil, cliquer sur l icone Paramètres automatiques» puis sur «Définir les réponses Page 9 sur 20

10 Cocher la case «Envoyer des réponses automatiques» afin d activer l envoi de message d absence Pour définir un intervalle de temps pendant lequel le message sera envoyé, cocher la case «Envoyer des réponses uniquement pendant cet intervalle de temps» puis définir la date et l heure d activation de ce message et la date et l heure de désactivation de ce message. Page 10 sur 20

11 Entrer le message d absence à envoyer. Cette réponse sera envoyée à chaque expéditeur interne Pour envoyer un message d absence à chaque expéditeur externe à l entreprise, cocher la «Envoyer des réponses automatiques aux expéditeurs externes à mon organisation» puis entrer le message d absence à envoyer. Cliquer sur «enregistrer» pour valider les modifications effectuées. Si vous oubliez d enregistrer la modification, un message d avertissement apparaitra lorsque vous essayerez de changer de page Page 11 sur 20

12 5.2. Transfert de messagerie En cas d absence, il est possible d activer le transfert de messagerie. Celui-ci transfèrera automatiquement les mails reçus aux destinataires choisis. Aller dans les «options», dans la catégorie «compte» puis dans le volet «Comptes connectés» Dans le champs «Transfer», entrer les adresses de messagerie des personnes auxquelles les messages seront transférés. Pour garder une copie des messages transférés, ne pas oublier de cocher la case «Conserver une copie des messages transférés dans Outlook Web App» Cliquer sur «Démarrer le transfert» Page 12 sur 20

13 5.3. Changer le mot de passe de la messagerie Office 365 Dans les «Options», aller dans la catégorie «Compte» puis dans le volet de droite«raccourcis vers d autres actions possibles», cliquer sur «Modifier votre mot de passe» Une nouvelle fenêtre s ouvre. Entrer le mot de passe actuel («Ancien mot de passe») puis entrer le nouveau mot de passe ainsi que sa confirmation 6. Les bibliothèques de documents ( OneDrive et Sites) Page 13 sur 20

14 6.1. Présentation générale de OneDrive OneDrive Pro est votre bibliothèque professionnelle, un emplacement dans lequel vous pouvez conserver vos documents de travail et autres fichiers. Lorsque vous stockez vos fichiers sur OneDrive Pro, vous pouvez non seulement les voir, travaillez en mode Web mais aussi facilement les partager avec vos collègues et y accéder sur vos appareils mobiles. Vos fichiers sont conservés de manière sécurisée dans le nuage sur Office 365. Avec OneDrive Pro, vous pouvez effectuer les tâches suivantes : Stocker et organiser vos documents privés et autres fichiers dans un emplacement sécurisé dans le nuage avec une capacité de 20 Go Partager des fichiers et des dossiers avec d autres personnes dans votre organisation et leur donner l autorisation de réviser ou de modifier leur contenu Travailler directement en ligne sur vos documents avec les application Word, Excel, PowerPoint en mode web Vous pouvez accéder à votre environnement OneDrive à partir du menu OneDrive de votre compte Office 365 : 6.2. Ajout d un document dans OneDrive Vous pouvez ajouter vos documents dans cet espace OneDrive en cliquant sur : «+ nouveau document» Page 14 sur 20

15 Ce qui vous permettra de créer des documents de type Word, Excel, PowerPoint ou OnNote. Vous pouvez également ajouter dans votre bibliothèque des documents Office existants en cliquant sur «Télécharger un fichier existant» - ou en faisant un glisser-déposer de vos documents dans la bibliothèque OneDrive Page 15 sur 20

16 Le menu «Fichier» en haut à droite de la bibliothèque de document permet de retrouver ces différentes actions ainsi que la création des dossiers Il est également possible de déplacer des documents dans un nouveau dossier à partir de l interface web en mode «glisser-déplacer» Edition des documents en mode WEB Page 16 sur 20

17 Que vous soyez au bureau, à votre domicile ou en déplacement, Microsoft Office Web Apps vous fournit les outils pour étendre votre expérience Microsoft Office au Web et exécuter vos tâches en ligne. Ce compagnon en ligne de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et OneNote offre un moyen simple d afficher, de modifier et de partager vos fichiers directement depuis un navigateur Web. Vous travaillez dans un environnement d édition familier, à l aide des fonctionnalités que vous connaissez déjà. Vous collaborez sans peine avec vos collègues éloignés géographiquement, indépendamment de la version Microsoft Office présente sur leurs ordinateurs, voire sans que Microsoft Office ne soit installé. Vous pouvez afichez vos fichiers avec leur mise en forme d origine et vous pouvez les modifiez en toute confiance Edition des documents sur la version Office en local L édition dans Word Web App convient particulièrement aux modifications rapides, telles que l application d une correction, l insertion d une image ou l ajout de texte supplémentaire. Si vous avez besoin de l ensemble des fonctionnalités de Word, cliquez sur Ouvrir dans Word. Word Web App ouvre le document directement dans votre application de bureau Word, qui permet de travailler de manière plus approfondie, par exemple pour modifier des styles dans le document, modifier des graphiques SmartArt ou ajouter des en-têtes et des pieds de page. Lorsque vous cliquez sur Enregistrer dans Word, le document est réenregistré sur le serveur web. Remarque : L ouverture de documents directement à partir du navigateur dans l application de bureau Word est prise en charge dans les navigateurs Firefox, Internet Explorer (Windows) Page 17 sur 20

18 et Safari (Mac). Dans Windows, vous devez également disposer de Word 2003 ou version ultérieure pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité (si vous utilisez Firefox, vous devez également utiliser Word 2010). Sur le Mac, cette fonctionnalité requiert Microsoft Word pour Mac 2008 version ou Word pour Mac Modalité de partage d un document - Pour décider de partager les documents de votre OneDrive avec d autres utilisateurs soit de votre organisation, soit de l exterieur : Cliquez sur les points de suspension (...) en regard du document pour ouvrir la légende du document, puis cliquez sur Partager. - Pour commencer à partager un document dans une bibliothèque SharePoint : Dans la fenêtre Partager, entrez le nom de chaque personne que vous voulez inviter au partage du document. Quand vous tapez chaque nom, SharePoint recherche des correspondances dans le carnet d adresses et répertorie les options. Quand vous voyez le nom souhaité, cliquez dessus pour l ajouter à la liste des invitations. - Pour inviter des personnes de votre réseau au partage d un document : Dans le menu déroulant, sélectionnez l autorisation que vous voulez accorder aux invités (Vous pouvez modifier l autorisation pour une personne ultérieurement). Si vous le souhaitez, tapez un message à inclure dans un à envoyer à tous les invités (l contient un lien vers le document partagé). Quand vous partagez un document, vous pouvez le suivre, ce qui signifie que vous recevez des mises à jour dans votre flux d actualités quand d autres personnes le modifient. Vous pouvez Page 18 sur 20

19 arrêter de suivre un document à tout moment, si vous ne souhaitez plus recevoir ces mises à jour dans votre flux d actualités. Les personnes avec lesquelles vous avez partagé le document peuvent également choisir de le suivre Règles de travail en mode collaboratif Office Web Apps redéfinit la collaboration grâce aux fonctions de co-création qui permettent à plusieurs personnes situées en différents lieux de modifier simultanément le même classeur Excel ou bloc-notes OneNote : Ouvrez simplement votre fichier depuis votre emplacement OneDrive afin de le modifier dans Word, Excel ou Power Web App. Même si, pendant ce temps-là, d autres utilisateurs ouvrent le fichier dans les Web App, vous pouvez poursuivre vos modifications sans les interrompre. Les changements intervenent pratiquement en temps réel et vous pouvez rapidement voir à tout instant qui modifie le fichier dans la barre d état. Nota : Le travail simultané dans les WebApps est possible : Dans Excel à l échelle de la cellule Dans Word à l échelle d un paragraphe Dans PowerPoint à l échelle d une diapositive Si le document est ouvert par un utilisateur dans une version Office en local tous les autres utilisateurs ne pourront accéder au document qu en lecture seule. Page 19 sur 20

20 6.7. Déploiement sur IPhone, Android ou Windows Phone Une application mobile «Office 365» permet en particulier de synchroniser les documents de votre OneDrive Pro et de travailler directement sur les documents. Il suffit pour vous obtenir ces Apps de vous identifier avec votre compte Office 365. La licence simple E2 permet de synchroniser et de visualiser ses documents. La version complète d Office 365, licence E3, permet de modifier en ligne les documents sur votre téléphone. Page 20 sur 20