Guide utilisateur - Outlook Guide d utilisateur. Outlook JTo Page 1

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1 Guide d utilisateur Outlook 2010 JTo Page 1

2 Table des matières Assistance... 3 Pour avoir la suite Office 2010 en français... 4 Raccourci clavier pour Outlook... 5 Création de ma signature... 6 Gestionnaire d absence... 7 Tout savoir sur l envoi de mail... 8 Choisir le destinataire... 8 Joindre un fichier... 9 Activer la copie cachée... 9 Accusé de réception / Accusé de lecture... 9 Différer l envoi du mail Tout savoir sur le calendrier Le menu général Création d une réunion/d un rendez-vous Explication du menu «Réunion»/ «Rendez-vous» Comment partager mon calendrier et gérer les droits de celui-ci Tout savoir sur les archivages Créer un dossier d archive Ajouter une archive existante Configurer un archivage automatique Tout savoir sur le Webmail OWA Se connecter Définir le gestionnaire d absence Gérer son filtre anti-spam JTo Page 2

3 Assistance Si vous rentrez des problèmes ou si vous avez des questions, n hésitez à contacter l une des personnes ci-dessous : JTo Page 3

4 Pour avoir la suite Office 2010 en français Dans le «Menu démarrer», «Microsoft Office», «Outils Microsoft Office 2010», cliquer sur «Préférences de langue de Microsoft» Choisir la langue d affichage «Français» par défaut. JTo Page 4

5 Raccourcis clavier pour Outlook Basculer vers le Courrier Basculer vers le Calendrier Basculer vers les Contacts Basculer vers les Tâches Basculer vers les Notes Rechercher un message ou un autre élément Ouvrir un nouveau mail Guide utilisateur - Outlook Étendre la recherche afin d'inclure tous les éléments Courrier, Calendrier, Contacts, en fonction du module dans lequel vous vous trouvez Rechercher du texte dans un élément ouvert Supprimer un message Créer un rendez-vous Créer un contact Vérifier l'orthographe Envoyer/Recevoir Passer dans la boîte de réception Transférer Répondre à un message Passer dans la boîte d'envoi Répondre par une demande de réunion Vérifier l'arrivée de nouveaux courriers Marquer comme lu Marquer comme non lu Supprimer et ignorer une conversation Ouvrir le carnet d'adresses Envoyer Faire suivre en tant que pièce jointe Afficher 6 jours dans le calendrier Basculer vers le Courrier Recherche d un contact selon une sélection donnée Ctrl+1 Ctrl+2 Ctrl+3 Ctrl+4 Ctrl+5 Ctrl+E Ctrl+N Ctrl+Alt+A F4 Ctrl+D Ctrl+Maj+A Ctrl+Maj+C F7 F9 Ctrl+Maj+I Ctrl+F Ctrl+R Ctrl+Maj+O Ctrl+Alt+R Ctrl+M Ctrl+Q Ctrl+U Ctrl+Maj+D Ctrl+Maj+B Ctrl+Entrée Ctrl+Alt+F Alt+6 Ctrl+1 Ctrl+K JTo Page 5

6 Création de ma signature 1. Pour créer ou récupérer votre signature sur Outlook, ouvrir un nouveau mail. 2. Dans le menu «Message», aller dans «Signature», «Signatures» 3. Cliquer sur «Nouveau», saisir un nom pour votre signature, puis cliquer sur «OK». 4. Définir dans quel cas la signature doit être utilisée. Dans le cas ci-dessous, la signature est utilisée pour les nouveaux messages, les réponses et les transferts de mails. 5. Il ne reste plus qu à écrire votre signature. Vous pouvez aussi copier votre ancienne signature de Thunderbird dans le champ correspondant. JTo Page 6

7 Gestionnaire d absence 1. Aller dans «Fichier», vérifier que vous utilisiez le bon compte et cliquer sur «Réponses automatiques» 2. Sélectionner «Envoyer des réponses automatiques» et cocher «Envoyer uniquement pendant ce laps de temps». Entrer les dates auxquelles vous souhaitez avoir un mail d absences 3. Avec Exchange, il est possible de créer un message automatique distinct pour les personnes internes et externes à l entreprise. JTo Page 7

8 Tout savoir sur l envoi de mail Pour écrire un mail, cliquer sur «Nouveau message électronique» (Raccourci clavier Ctrl+N) Choisir le destinataire Outlook va chercher dans le carnet d adresse : tous les contacts UNIL, les listes de distribution ou alors tous simplement dans vos contacts. Pour retrouver un contact, cliquer sur «À» ou alors «Cc». Ensuite, sélectionner s il s agit d un contact se trouvant dans vos contacts personnels ou encore dans l annuaire UNIL Il est aussi possible de trouver un contact en tapant directement les initiales de la personne et en validant par un raccourci clavier (Ctrl+K ). Cliquer ensuite sur «Vérifier les noms» (Raccourci clavier Ctrl+K) JTo Page 8

9 Joindre un fichier Pour joindre un fichier vous pouvez glisser le fichier dans la fenêtre du mail ou alors cliquer «Joindre un fichier». Vous pouvez aussi joindre des mails, des événements calendrier ou des contacts en cliquant sur «Joindre un élément». Activer la copie cachée Aller dans «Options» et cliquer sur «Cci» Accusé de réception / Accusé de lecture Aller dans «Options» et cocher les cases qui vous intéressent. JTo Page 9

10 Différer l envoi du mail Aller dans «Options» et cliquer sur «Différer la livraison». Dans cette fenêtre, vous pouvez choisir l importance du mail, demander un accusé de lecture, réception et définir la date d envoi. JTo Page 10

11 Tout savoir sur le calendrier Le menu général Menu «Nouveau» : Vous permet de créer un nouveau rendez-vous (sans invitation à d autre personne) ou alors une nouvelle réunion (avec mail d invitation aux attenants à la réunion. Menu «Atteindre» : Vous permet d afficher le calendrier du jour ou pour les sept prochains jours. Menu «Organiser» : Vous permet d afficher votre calendrier selon votre souhait (jour, semaine de travail, semaine, mois et affichage planification). Menu «Gérer les calendriers» : Vous permet de créer un nouveau calendrier, d ouvrir un calendrier partagé. Permet aussi la connexion à des calendriers Internet communs. Menu «Partager» : Vous permet d envoyer votre calendrier par mail, de le partager avec quelqu un et de gérer les autorisations d accès à votre calendrier. JTo Page 11

12 Création d une réunion/d un rendez-vous La différence entre un rendez-vous et une réunion est que dans le premier cas, aucune invitation ne sera envoyée au participant tandis que pour une réunion, un mail sera envoyé à chaque participant. Un rendez-vous peut être transformé en réunion à tout moment et vice-versa. Pour créer une nouvelle réunion, aller dans «Accueil», «Nouveaux éléments» et cliquer sur «Réunion». Compléter la réunion avec les personnes devant participer, l heure et la date de début et de fin. JTo Page 12

13 Explication du menu «Réunion»/ «Rendez-vous» Menu «Action» : Le menu action permet de retourner sur le clavier, de transférer la réunion ou de l importer dans OneNote. Permet aussi la suppression du rendez-vous. Menu «Afficher» : Vous permet de basculer entre la vue du rendez-vous (corps du message) et la vue planification qui permet l affichage de tous les calendriers des participants. Menu «Participants» : Vous permet d annuler l invitation, d accéder au carnet d adresse et de paramétrer les options de réponses comme la réponse à une invitation et la proposition d un nouvel horaire. Menu «Options» : Permet d afficher quelle type de rendez-vous il s agit (occupé, absent du bureau, provisoire et disponible). Permet de configurer un rappel de la réunion ainsi que sa périodicité. Menu «Indicateurs» : Permet la classification des réunions, si il s agit d un événement privé (cache les informations de cet évènement aux autres). De plus, vous pouvez définir l importance de ce rendez-vous. JTo Page 13

14 Comment partager mon calendrier et gérer les droits de celui-ci 1. Dans le menu «Accueil», dans la partie calendrier, cliquer sur «Partager le calendrier». 2. Si vous souhaitez partager votre calendrier mutuellement, cocher «Demander l autorisation d afficher le Calendrier du destinataire». Vous pouvez aussi gérer les détails d affichage (si vous souhaitez juste afficher votre disponibilité, l objet ou tout afficher). Pour gérer les droits d affichage 1. Dans le menu «Accueil», dans la partie calendrier, cliquer sur «Autorisations du calendrier». 2. Vous permet de gérer les droits, il faut avoir au préalable partagé son calendrier. Ensuite vous pouvez gérer le niveau d autorisation JTo Page 14

15 Tout savoir sur les archivages Guide utilisateur - Outlook Créer un dossier d archive L utilité d avoir un ou des dossiers d archives est un gain de temps lors de recherche de mail ainsi que de gagner de la place dans la boîte de messagerie (qui est limitée à 5Go) 1. Aller dans «Fichier», «Paramètres du compte», «Paramètres du compte» 2. Dans l onglet «Fichiers de données», cliquer sur «Ajouter» 3. Donner un nom à votre archive et cliquer «Ok» 4. Votre archive va apparaitre en bas de la page de l onglet courrier JTo Page 15

16 Ajouter une archive existante 1. Aller dans «Fichier», «Ouvrir», «Ouvrir le fichier de données Outlook» 2. Aller chercher votre archive (là où elle est sur votre disque dur). Cliquer sur «Ouvrir» JTo Page 16

17 Configurer un archivage automatique Il peut être lourd de devoir archiver les mails soi-même. Outlook permet de faire un archivage automatique se basant sur l âge de votre mail. Il le fait même très bien. En effet, si le mail archivé se trouve dans un sous dossier, l arborescence de celui-ci sera recréée dans l archive. 1. Pour activer l archivage automatique, aller dans «Fichier», «Nettoyer la boîte aux lettres», «Archiver» 2. Définir l ancienneté des mails à archiver (plus vieux que par exemple) 3. JTo Page 17

18 Tout savoir sur le Webmail OWA Guide utilisateur - Outlook Se connecter Avec la migration, le Webmail change aussi et donc le site change aussi. Nouveau site : Note : La coche sur «Ordinateur privé» sert à définir la durée d inactivité avant déconnexion. Elle sera plus longue si coché, conseillé que si vous êtes l unique utilisateur du l ordinateur. JTo Page 18

19 Définir le gestionnaire d absence Il est aussi possible de définir une réponse automatique depuis OWA. 1. En haut à droite, cliquer sur l écrou des paramètres puis sur «Set automatic replies». 2. Sélectionner «Send automatic replies». Vous pouvez gérer la période à laquelle la réponse automatique se fera ainsi que si vous souhaiter avoir un mail différent pour les personnes internes et externes. JTo Page 19

20 Gérer son filtre anti-spam 1. Aller sur la page 2. Se Connecter avec le login suivant : VotreUsername@UNIL.CH 3. Dans «Configuration», cliquer sur «Mode de filtrage». Dans cette page, vous pouvez choisir que faire avec un mail indésirable ainsi que la périodicité d envoi de rapports sur la mise en quarantaine de vos mails. JTo Page 20