Courrier électronique

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1 Courrier électronique TABLE DES MATIÈRES COMMENT OBTENIR VOTRE COURRIEL PAR L INTERNET 2 / 8 OUVRIR, CRÉER, SUPPRIMER DES COURRIELS ET Y RÉPONDRE Pour ouvrir un courriel 5 / 8 Pour créer un nouveau courriel 5 / 8 Trouver des adresses à partir de la fonction Find Names 6 / 8 Pour supprimer un courriel 7 / 8 FONCTIONS DU COURRIEL Out of Office Assistant 7 / 8 Modifier un mot de passe 7 / 8 Les fuseaux horaires et le calendrier 7 / 8

2 COMMENT OBTENIR VOTRE COURRIEL PAR L INTERNET D abord, A. Connectez-vous (par modem) à votre fournisseur de services Internet (FSI) (c.-à-d. Sympatico) OU B. Connectez-vous au réseau local (vous n avez PAS besoin d accès à l Internet sur votre bureau pour vous connecter) Lancez votre navigateur Web (Internet Explorer). Dans la case de l adresse, entrez l URL : et faites un retour. (La fenêtre Microsoft Outlook Web Access apparaîtra) Courriel par Internet 2/8

3 Dans la case Log On, tapez votre nom d utilisateur (p. ex. JDoe) et faites un retour. (La fenêtre Enter Network Password s affichera. Dans la zone User Name (nom d utilisateur), entrez le nom du domaine et votre nom d utilisateur (p. ex. Prairies/Jdoe). Dans la zone Password (mot de passe), entrez votre mot de passe du réseau et cliquez sur OK (ou faites un retour). NOTA : Assurez-vous que la touche de verrouillage des majuscules n est pas enfoncée (car le système fait une distinction entre la majuscule et la minuscule). Votre boîte de réception s ouvre automatiquement et vous pouvez voir vos courriels. Courriel par Internet 3 /8

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5 OUVRIR, CRÉER, SUPPRIMER DES COURRIELS ET Y RÉPONDRE POUR OUVRIR UN COURRIEL : Pour ouvrir un courriel, cliquez sur le nom souligné de l auteur. À partir de cette la fenêtre qui s ouvrira, vous pourrez soit répondre à l auteur, répondre à tous les destinataires du courriel, transmettre le courriel, le supprimer ou le déplacer. Pour fermer la fenêtre, cliquez sur le X (au coin droit supérieur). Les courriels qui n ont pas été lus sont en caractères gras, tandis ceux qui ont été lus ne le sont pas. Lorsque vous cliquez sur les boutons Reply (répondre) ou Forward (transférer) d un message ouvert, vous fermez le message qui est ouvert et vous en ouvrez un au tre (fenêtre d un nouveau message). C est dans cette fenêtre que vous devez taper votre message. Les commandes courantes du courriel sont : Send (envoyer), Sav e (sauvegarder), Check names (vérifier les noms), Importance (préciser l importan ce) Attachments (ajouter des pièces jointes) et Tracking Options (assurer le suivi). Cliquez sur le bouton Send (envoyer) pour transmettre le courriel. POUR CRÉER UN NOUVEAU COURRIEL : Cliquez sur l icône Compose new mail message (créer un nouveau message). Cette commande ouvrira une fenêtre (nouveau courriel) dans laquelle vous pouvez composer votre message à envoyer. Vous devez connaître l adresse de courriel du destinataire (afin de l inscrire dans les cases To (À) ou Cc. Courriel par Internet 5/8

6 Si vous ne connaissez pas l adresse de courriel du destinataire et que cette personne est connectée au système de l Agence, vous pouvez trouver son adresse à partir de l icône Find Names (trouver des noms). Cette fonction est expliquée ciaprès. Lorsque vous avez terminé de composer votre message, cliquez sur le bouton Send (envoyer). TROUVER DES ADRESSES À PARTIR DE LA FONCTION FIND NAMES : Cliquez sur l icône Find Names (trouver des noms) dans la fenêtre de gauche. La fenêtre Find Names s ouvrira. Une fois dans cette fenêtre, entrez tous les renseignements connus sur le destinataire dans la case pertinente (p. ex. prénom, nom, service). Cliquez ensuite sur le bouton Find (trouver) afin d afficher une liste des employés de l Agence qui répondent aux critères de recherche (au bas de la page). NOTA : Il n est pas nécessaire d entrer le nom au complet dans chacun des champs, mais les données entrées doivent correspondre au début du nom à trouver (p. ex., si vous cherchez le nom Alexander Sanderson, vous pouvez faire une recherche à partir de «Alex» et de «Sand», mais pas à partir de «xand» comme prénom et «son» comme nom de famille). Courriel par Internet 6/8

7 Pour obtenir les adresses d employés en Bosnie, entrez «Bosnia» dans la zone Department. Soulignez et copiez l adresse et collez-la dans la zone To (À) ou Cc du nouveau message. POUR SUPPRIMER UN COURRIEL : Dans la fenêtre Inbox (boîte de réception) de Microsoft Exchange, insérez un crochet dans la case à gauche de chaque courriel à supprimer. Cliquez sur l icône Delete marked items (supprimer les messages sélectionnés). Pour supprimer ces messages de façon permanente, cliquez sur Empty Deleted Items Folder (supprimer définitivement les éléments sélectionnés). FONCTIONS DU COURRIEL OUT OF OFFICE ASSISTANT (GESTIONNAIRE D ABSENCE DU BUREAU) : Cette fonction avise automatiquement les personnes qui vous envoient des messages que vous êtes absent de votre bureau pendant une période de temps. Dans la zone Auto reply (texte de la réponse automatique), entrez le message que vous désirez communiquer aux personnes qui vous envoient des courriels pendant votre absence. Cliquez sur I am currently Out of the Office (je suis absent du bureau) pour activer cette fonction. De retour au bureau, cliquez sur I am currently in the Office (je suis au bureau) pour la désactiver. Cliquez sur OK au bas de l écran. MODIFIER UN MOT DE PASSE : Vous ne pouvez pas modifier votre mot de passe. On vous a assigné un mot de passe et un nom d utilisateur qui demeurera en vigueur jusqu à votre retour au Canada. Il vous incombe de ne pas divulguer cette information. Si vous oubliez votre mot de passe ou nom d utilisateur, veuillez communiquer avec le service de soutien informatique au Canada ( ) afin de réactiver votre mot de passe. LES FUSEAUX HORAIRES ET LE CALENDRIER Il est possible de fixer le fuseau horaire à Prague (+1 GMT), le fuseau pour la Bosnie, et de fixer les options du calendrier selon vos préférences personnelles. Courriel par Internet 7/8

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