Applications KIP Cloud Guide de l utilisateur

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1 Guide de l utilisateur

2 Table des matières Configuration requise... 3 Configuration de l impression par le nuage (sans pilote)... 4 Configuration de l imprimante... 5 Impression par le nuage... 8 Onglet Général Onglet Couleur Onglet Divers Aperçu de fichiers rastérisés Récupération des fichiers dans les boîtes aux lettres au moyen de KIP PrintNet Numérisation par le nuage Impression par le nuage avec la carte de visite KIP Foire aux questions sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v - 2 -

3 Introduction KIP Cloud Printing est un utilitaire d impression par courriel et de numérisation compatible avec tous les navigateurs et les clients de messagerie électronique. L impression par le nuage et sans pilote permet aux utilisateurs de sélectionner et d envoyer un seul ou plusieurs fichiers à tous les systèmes KIP connectés au réseau local ou directement à Internet à partir d un courriel. Les utilisateurs peuvent également utiliser KIP Color Advanced pour numériser un fichier vers une imprimante KIP connectée ou une boîte aux lettres. La possibilité d imprimer des documents grand format à partir d un simple courriel, de pièces jointes et de quelques mots clés permet aux clients mobiles de demeurer productifs où qu ils se trouvent. - S utilise avec un téléphone, une tablette, un portatif ou un PC - Aucun logiciel ni aucune application à installer - Aucune formation préalable nécessaire - Envoi de fichiers prêts à imprimer en pièces jointes d un courriel - Mots clés facultatifs offrant davantage de flexibilité Configuration requise Les applications KIP Web exigent : une connexion à un serveur de messagerie électronique (Internet ou intranet), une adresse de courriel valide accompagnée des justificatifs du fournisseur de services de messagerie électronique, une imprimante KIP (700m, 7100, 7700, 7900 ou 9900), KIP en version ou supérieure. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v - 3 -

4 Configuration de l impression par le nuage (sans pilote) Il est aussi facile d installer l application d impression par le nuage que de télécharger un correctif sur le KIP. (La version 7.3 et les versions subséquentes comprennent le plugiciel préinstallé à l usine.) Après avoir téléchargé l application d impression sans pilote, procédez comme suit : 1. Faites l extraction du fichier.zip de KIP. 2. Lancez KIP PrintNET (utilisez votre navigateur Web et tapez l adresse IP de l imprimante; vous trouverez l application sur l écran «?» de l imprimante). 3. Connectez-vous à la page Configuration de l imprimante. 4. Chargez le correctif. 5. Allez à l emplacement du fichier que vous venez d extraire. 6. Sélectionnez ensuite Enregistrer. 7. L écran KIP passe au ROUGE et le message «Mise à jour KIP en cours. Veuillez patienter.» s affiche. 8. KIP redémarre ensuite. 9. Un service permettant à l application d impression sans pilote de fonctionner de façon adéquate s installe. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v - 4 -

5 Configuration de l imprimante KIP Cloud Printing permet aux utilisateurs de soumettre des données d images afin de les imprimer directement ou de les stocker dans une boîte aux lettres KIP locale (file d attente) pour utilisation future. Une fois l application installée, l utilisateur peut gérer la configuration au moyen de KIP PrintNET. Connectez-vous à KIP PrintNET au moyen de l adresse IP de votre imprimante KIP et de votre navigateur Web préféré. Sélectionnez Configuration de l imprimante et entrez les données relatives au compte de l administrateur de l imprimante. Cliquez sur Plugiciel de messagerie pour commencer la configuration. Adresse de courriel L adresse de courriel attribuée ou créée pour l imprimante KIP. Il peut s agir de toute adresse de courriel d un serveur de messagerie électronique POP3 ou IMAP. Type de compte POP3/IMAP Le protocole de messagerie électronique utilisé. Utilisez les données sur votre serveur de messagerie pour remplir ce champ. Adresse du serveur Adresse de la connexion de messagerie électronique. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v - 5 -

6 N o de port du serveur - Le numéro de port du serveur utilisé pour la connexion. La sélection du port s effectue automatiquement d après le type de compte et l état de la connexion SSL. Dossier de la boîte aux lettres IMAP Si vous utilisez le protocole IMAP, il s agit du nom du dossier servant à l impression des fichiers. Par défaut, la valeur est «Boîte aux lettres». Nom d utilisateur Le nom de l utilisateur employé pour le compte de messagerie aux fins d authentification. Mot de passe Le mot de passe employé pour le compte de messagerie aux fins d authentification. Confirmation du mot de passe Sert à confirmer le mot de passe entré pour le compte de messagerie. Vérification des nouveaux courriels (intervalle) Sert à indiquer la fréquence à laquelle le système vérifie la présence de nouveaux courriels (par défaut, la valeur est de trois minutes). Le plugiciel de messagerie électronique KIP vérifie la présence de nouveaux courriels à un intervalle préétabli. Le système compare tout courriel apparaissant sur le serveur de messagerie à une base de données locale (sur le KIP) afin d établir s il s agit d un nouveau courriel. Le cas échéant, le plugiciel télécharge le courriel ainsi que toute pièce jointe. Les courriels ne comprenant pas de pièce jointe sont ignorés. Le propriétaire de l adresse de courriel est responsable de la suppression de tout vieux courriel sur le serveur de messagerie électronique. Le plugiciel de messagerie électronique KIP Web NE SUPPRIME PAS les courriels périmés. La section ci-dessous sert à établir des mots clés particuliers qui peuvent être utilisés pour personnaliser le billet de travail et gérer la façon dont les fichiers seront imprimés. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v - 6 -

7 Fichier Le nom du fichier à imprimer (p. ex., 2014-M3-A0.plt) Copie Le nombre de copies à imprimer (p. ex., 2) Support Le support sur lequel le fichier sera imprimé (p. ex., papier bond) Zoom L échelle (en pourcentage) d impression du fichier (p. ex., 50) Mode de livraison par défaut o o Déplacer dans la boîte aux lettres (en attente) Cette option permet de déposer les fichiers dans la boîte aux lettres précisée et de les mettre en attente jusqu à ce qu ils soient récupérés ou imprimés. Créer un billet de travail Cette option permet de créer un billet de travail et de le déposer dans le chemin d impression. Soumettre Ce bouton sert à enregistrer toutes les modifications apportées à cette section. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v - 7 -

8 Impression par le nuage Impression directe Cette fonction permet de soumettre des images numériques à l imprimante KIP par un simple courriel accompagné de pièces jointes et de mots clés (facultatifs). Assurez-vous que le paramètre Créer un billet de travail est activé dans le plugiciel de messagerie de PrintNet, puis procédez comme suit : 1. Ouvrez l application de messagerie (Outlook, Yahoo Mail ou Google Mail). 2. Entrez l adresse de courriel de l imprimante KIP (il s agit de l adresse de courriel attribuée à l imprimante KIP par l administrateur de système). Remarque : L adresse de courriel qui apparaît dans l exemple ci-contre N EST PAS l adresse à utiliser; elle n est fournie qu à titre d exemple. 3. Entrez l Objet du message Il peut s agir de quelque chose de simple qui sera enregistré dans le journal de KIP Track. a. L adresse de courriel de l expéditeur sera celle du demandeur dans le journal de KIP Track. 4. Dans le corps du texte (facultatif), entrez tout mot clé (établi dans PrintNet) permettant de régler le format de sortie des fichiers. Remarque : L expéditeur ne recevra aucun message indiquant que le fichier a été reçu ou imprimé. Pour savoir si le courriel s est bien rendu comme prévu, l utilisateur peut ajouter son nom dans la section CC (copie conforme) du courriel. 5. Allez à l emplacement du fichier à transmettre. 6. Une fois le fichier reçu, il s affichera dans la file d impression. Toute l information ayant servi à sa création sera inscrite au journal une fois le fichier imprimé. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v - 8 -

9 Impression File d attente d une boîte aux lettres Cette application KIP Web permet à l utilisateur d envoyer des fichiers pour impression sans avoir à installer un pilote d imprimante particulier. Assurez-vous que le paramètre Déplacer dans la file d attente de la boîte aux lettres est activé dans le plugiciel de messagerie de PrintNet, puis procédez comme suit : 1. Ouvrez l application de messagerie (Outlook, Yahoo Mail ou Google Mail). 2. Entrez l adresse de courriel de l imprimante KIP (il s agit de l adresse de courriel attribuée à l imprimante KIP par l administrateur de système). Remarque : L adresse de courriel qui apparaît dans l exemple ci-contre N EST PAS l adresse à utiliser; elle n est fournie qu à titre d exemple. 3. Entrez l Objet du message Quelque chose de simple. 4. Dans le corps du texte (facultatif), entrez tout mot clé (établi dans PrintNet) permettant de régler le format de sortie des fichiers. Remarque : L expéditeur ne recevra aucun message indiquant que le fichier a été reçu ou imprimé. Pour savoir si le courriel s est bien rendu comme prévu, l utilisateur peut ajouter son nom dans la section CC (copie conforme) du courriel. 5. Une fois la numérisation terminée, le courriel apparaît dans la file d attente de la boîte aux lettres. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v - 9 -

10 Impression couleur à partir d un fichier Les fichiers reçus par courriel sur l appareil KIP sont enregistrés dans une boîte aux lettres portant le nom de l expéditeur. Ils peuvent désormais être imprimés au moyen de la fonction Impression à partir d un fichier du logiciel KIP, ou encore récupérés dans KIP Request ou KIP PrintNet. Cliquez sur le bouton «Impression à partir d un fichier» pour imprimer les fichiers stockés localement dans l imprimante. Ceux-ci peuvent provenir d une boîte aux lettres locale ou de tout autre dossier sur le disque dur. Dans la partie droite de l écran, accédez à l emplacement approprié, puis sélectionnez les fichiers à imprimer. Cliquez ensuite sur le bouton OK. La fenêtre ci-dessous s affiche. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v

11 Fichier Ce champ contient le nom et l emplacement du fichier à imprimer. Le bouton Fichier vous ramène à l écran de sélection Impression à partir d un fichier. Le champ Imprimante permet de sélectionner l imprimante (une imprimante KIP, une imprimante à jet d encre ou toute autre imprimante compatible). Onglet Général L onglet Général permet de sélectionner le nombre de copies à imprimer et de régler les autres paramètres suivants : o o o o o Format original Établi selon la taille réelle de l image (il n est pas possible de le modifier). Format de sortie Sélectionnez une option parmi les formats disponibles ou entrez manuellement le format. Imprimante Sélectionnez une option dans la liste déroulante des imprimantes disponibles. Support Sélectionnez une option dans la liste déroulante des supports étalonnés. Luminosité Permet de régler l éclat de la couleur selon les besoins. Remarque : Toutes ces options sont expliquées en détail dans les sections précédentes. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v

12 Onglet Couleur L onglet Couleur propose certains paramètres de couleur : Utilisation de la gestion des couleurs (activée) Utilise le profil ICC (modèle RVB ou CMJN). Utilisation de la gestion des couleurs (désactivée) Utilise les couleurs indiquées dans le fichier. Mode de rendu Permet de choisir l un des quatre modes de rendu : Colorimétrie absolue, Colorimétrie relative, Perceptif et Saturation. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v

13 Onglet Divers L onglet Divers permet d afficher un aperçu avant l impression. Aperçu de fichiers rastérisés Le bouton Aperçu de l image numérisée permet de visualiser le fichier avant l impression. La fonction lance la numérisation de l original, puis affiche un aperçu du résultat. Sélectionnez OK pour revenir à la fenêtre principale de copie. Il est également possible de copier une zone d intérêt particulier (ZI) selon l une des deux méthodes présentées ci-dessous. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v

14 La première méthode consiste à toucher l écran du doigt sans le relâcher, puis à faire glisser le doigt de façon à former un cadre autour de la zone ciblée. La zone sélectionnée sera affichée en surbrillance. En cliquant sur OK, l utilisateur lance la numérisation de cette zone. Cliquez sur le bouton Réinitialiser ZI pour revenir à l affichage plein écran. La deuxième méthode consiste à toucher l écran et à attendre une ou deux secondes avant de le relâcher. Un menu apparaîtra, où l utilisateur pourra sélectionner le format de papier à utiliser pour la ZI. Le format sélectionné s affichera en surbrillance. En cliquant sur OK, l utilisateur lancera alors la numérisation de la ZI. Remarque : Dans les deux méthodes, une fois le format sélectionné, l utilisateur peut faire glisser le cadre pour en modifier l emplacement à l écran. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v

15 Onglet Mosaïquage La fonction de mosaïquage permet de créer un format d impression plus grand que ce que l imprimante accepte normalement. On utilisera le mosaïquage pour imprimer un document au format 108 po sur 72 po, par exemple. Ici, l original de format 36 po sur 24 po est agrandi à 108 po x 72 po au moyen de la fonction de mosaïquage. L image ci-contre illustre les valeurs correspondantes dans l onglet Mosaïquage. L utilisateur peut régler lui-même le nombre de panneaux (champ Par nombre) ou laisser le logiciel le calculer. Il peut également régler la hauteur des panneaux afin d en simplifier la manipulation par la suite. Onglet File d attente La file d attente de l impression montre l état d avancement du fichier transmis à l imprimante couleur. Le fichier disparaît de la file d attente quand son transfert à l imprimante est complété. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v

16 Récupération du contenu des boîtes aux lettres au moyen de KIP PrintNet La fonction Boîtes aux lettres permet de télécharger des fichiers numérisés dans l une des boîtes aux lettres KIP. L utilisateur peut voir toutes les boîtes aux lettres actives et y sélectionner les fichiers à télécharger. Ceux-ci peuvent être groupés dans un fichier ZIP pour simplifier le téléchargement. Cliquez sur l icône Boîtes aux lettres. Choisissez une boîte aux lettres, puis sélectionnez les fichiers à télécharger. Cliquez enfin sur le bouton Télécharger. Récupération des fichiers dans les boîtes aux lettres au moyen de KIP PrintNet Récupération du contenu d une boîte aux lettres Les documents numérisés sur un appareil KIP peuvent être récupérés à l aide du logiciel KIP Print. Ils se trouvent dans l une des boîtes aux lettres KIP. Pour récupérer des documents numérisés et enregistrés dans une boîte aux lettres à partir de KIP Print, procédez comme suit : 1. Sélectionnez «TRANSFÉRER TRANSFÉRER BOÎTE AUX LETTRES» pour aller à la boîte aux lettres KIP de votre imprimante. 2. Choisissez le dossier de destination sur votre disque local. 3. À la fin de la copie des fichiers, un message vous demandera si vous souhaitez supprimer le dossier sur l appareil KIP. Vous pouvez effectuer cette tâche maintenant, ou plus tard. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v

17 4. Les images numérisées que vous venez de copier peuvent ensuite faire l objet de nombreuses manipulations dans des applications KIP ou autres, telles que : a. Enregistrement des images dans une base de données; b. Modification des images; c. Impression à partir de KIP Print; d. Tout autre traitement d images possible dans l application utilisée. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v

18 Numérisation par le nuage La numérisation par le nuage permet à l utilisateur d envoyer directement des fichiers d une application de messagerie électronique valide vers une imprimante KIP, afin de les imprimer automatiquement ou de les transmettre à une boîte aux lettres. Marche à suivre pour la numérisation par le nuage Vous pouvez numériser un fichier afin de la transférer vers une boîte aux lettres ou une imprimante KIP, peu importe où cette dernière se trouve. Numérisation en vue de l impression Assurez-vous que le paramètre Déplacer pour créer un billet de travail est activé dans le plugiciel de messagerie de PrintNet, puis procédez comme suit : 1. Sélectionnez Numérisation couleur dans un fichier. 2. Sélectionnez Numérisation vers un courriel ( l adresse de courriel qui apparaît dans l exemple ci-contre N EST PAS l adresse à utiliser; elle n est fournie qu à titre d exemple). 3. Entrez l adresse de courriel de l imprimante KIP (il s agit de l adresse de courriel attribuée à l imprimante KIP par l administrateur de système). 4. Entrez l Objet du message Quelque chose de simple. 5. Vous pouvez également ajouter tout mot permettant de régler le format de sortie des fichiers. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v

19 Remarque : L expéditeur ne recevra aucun message indiquant que le fichier a été reçu ou imprimé. Pour savoir si le courriel s est bien rendu comme prévu, l utilisateur peut ajouter son nom dans la section CC (copie conforme) du courriel. 6. Insérez le fichier. 7. Pour ne numériser qu une partie du fichier, affichez-en l aperçu et sélectionnez la zone d intérêt à numériser. 8. À la fin de la numérisation, le fichier s affichera dans la file d attente. Toute l information ayant servi à sa création sera inscrite au journal une fois le fichier imprimé. Numérisation dans une file d attente de boîte aux lettres Assurez-vous que le paramètre Déplacer dans la boîte aux lettres (en attente) est activé dans le plugiciel de messagerie de PrintNet, puis procédez comme suit sur l écran tactile KIP : 1. Sélectionnez Numérisation couleur vers un fichier. 2. Sélectionnez Numérisation vers un courriel ( l adresse de courriel qui apparaît dans l exemple ci-contre N EST PAS l adresse à utiliser; elle n est fournie qu à titre d exemple). 3. Entrez l adresse de courriel de l imprimante KIP (il s agit de l adresse de courriel attribuée à l imprimante KIP par l administrateur de système). 4. Entrez l Objet du message Quelque chose de simple. 5. Vous pouvez également ajouter tout mot permettant de régler le format de sortie des fichiers. 6. Insérez le fichier. 7. Pour ne numériser qu une partie du fichier, affichez-en l aperçu et sélectionnez la zone d intérêt à numériser. 8. Une fois la numérisation terminée, le courriel apparaît dans la file d attente de la boîte aux lettres. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v

20 Impression par le nuage avec la carte de visite KIP La carte de visite KIP (vcard) automatise le processus d impression par le nuage en éliminant l étape qui consiste à taper les préférences d impression dans le corps du courriel pour les travaux d impression les plus courants. Par exemple, la carte de visite peut-être réglée de sorte que les fichiers soient imprimés sur du papier bond, à 50 %, vers l adresse de courriel correspondant à un système KIP 7100 particulier. L utilisateur de KIP Cloud Printing n a qu à joindre les fichiers et à envoyer le courriel. Les instructions d impression sont préétablies selon les préférences de l utilisateur. Instructions d impression préétablies : Nom du fichier Support Nombre de copies Format La carte de visite KIP contient toute l information nécessaire, y compris l adresse de courriel de l imprimante et des mots clés simples qui indiquent les préférences d impression. Vous trouverez un exemple de carte de visite dans la boutique d applications KIP. Carte de visite en format vcard La carte de visite par courriel contient de l information sur le système, des renseignements détaillés et des instructions de mise en page. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v

21 Foire aux questions KIP Cloud Printing accélère le passage à l impression par le nuage en offrant des solutions qui permettent aux clients de bénéficier de services d impression plus flexibles et accessibles. Q. : Qu est-ce qu une carte de visite? R. : La carte de visite est le format de fichier standard des cartes professionnelles électroniques. On peut la personnaliser et la joindre à un courriel ou la distribuer sur le Web. La carte de visite KIP contient des préférences d impression personnalisées. Q. : Quels navigateurs Web sont compatibles avec KIP Cloud Printing? R. : KIP Cloud Printing offre, dans TOUS les principaux navigateurs Web, un éventail complet de caractéristiques. Q. : Quels protocoles de messagerie électronique sont compatibles avec KIP Cloud Printing? R. : KIP Cloud Printing est compatible avec tous les protocoles de messagerie électronique POP3 et IMAP. Q. : Est-il facile d utiliser KIP Cloud Printing? R. : Oui. Il faut simplement une carte de visite en format standard.vcf pour transmettre des coordonnées aux imprimantes KIP. Cette carte contient toute l information nécessaire : l adresse de courriel de l imprimante, des mots clés, une foire aux questions et un exemple de préférences qui illustre la mise en forme d un courriel adéquat. Vous trouverez un modèle de carte.vcf dans la boutique d applications KIP. Q. : Qui peut accéder à mes renseignements sensibles? R. : Vous seul. Contrairement aux autres applications d impression grand format par le nuage, KIP Cloud Printing ne conserve pas vos fichiers, même de façon temporaire. Vous demeurez en contrôle de vos fichiers de la création jusqu à l impression. Q. : Quels sont les types de fichiers que je peux imprimer? R. : KIP Cloud Printing accepte tous les types de fichiers imprimables, notamment : Fichiers matriciels couleur : TIF, JPG, JPG2000, PNG, BMP, GIF, PCX, TGA, RLE/RLC Fichiers matriciels monochomres : TIF (groupes 3 et 4), Cals (groupe 4), TIF en nuances de gris, Intergraph CIT/TG4, Government C4 Vector sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v

22 Fichiers vectoriels mono/couleur : HPGL, HPGL/2, HP-RTL, Postscript (PS/EPS), PDF, DWF, PDF et DWF multipages Q. : Combien de fichiers puis-je envoyer? R. : Le nombre de fichiers que vous pouvez joindre et transmettre au moyen de KIP Cloud Printing est limité uniquement par les paramètres de votre serveur de messagerie électronique. Q. : Les pièces jointes sont-elles assujetties à une limite de taille? R. : La taille totale des fichiers que vous pouvez joindre et transmettre au moyen de KIP Cloud Printing est limitée uniquement par les paramètres de votre serveur de messagerie électronique. Q. : Puis-je inclure des instructions d impression dans le courriel? R. : Dans KIP Cloud Printing, l expéditeur peut facilement entrer des instructions d impression dans le corps du texte en utilisant des mots clés préétablis qui précisent le type de support, le format et le nombre de copies. Les possibilités de personnalisation sont illimitées. Il est possible d appliquer un seul ensemble d instructions à tous les fichiers ou des instructions différentes pour chaque pièce jointe. Q. : De quelle façon puis-je savoir si un fichier a été transmis au système KIP? R. : Lorsqu un système KIP reçoit un courriel accompagné d une pièce jointe, il envoie automatiquement un avis à tous les destinataires désignés. Cette fonction est réglée dans KIP PrintNet par un administrateur de système. Q. : Le calculateur de coûts KIP fonctionne-t-il avec KIP Cloud Printing? R. : KIP Cloud Printing est entièrement intégré au calculateur de coûts, ce qui permet de générer des rapports de production actualisés à la minute près, qui peuvent être envoyés à n importe quel périphérique connecté aux fins de visualisation ou d impression. sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v

23 KIP Cloud Printing : Exemple de mise en forme d un courriel sans l autorisation écrite de KIP. KIP vii_v