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1 guide web utilisateur pour les services standards 1/22 version 03 décembre 2013

2 table des matières Accès au web utilisateur... 3 Onglet accueil... 5 Onglet services téléphoniques... 7 services standards... 7 transferts d appels... 7 renvois standards... 8 renvois personnalisés... 8 services personnalisés Onglet messagerie vocale messages personnels code d accès préférences Capacité de la boîte vocale Enregistrement du message d accueil de la boîte vocale Interaction Web messagerie et terminal Onglet annuaire Onglet terminaux configuration numérotation rapide Onglet mon compte Onglet aide /22 version 03 décembre 2013

3 Accès au web utilisateur Depuis Internet : puis «accès utilisateur» ou Le service n est garanti que à partir des navigateurs : Internet Explorer 8 et Internet Explorer 9, Version supérieure à FireFox 17, Chrome. Votre identifiant utilisateur vous sera communiqué par votre Administrateur Entreprise. La page d accueil s affiche : Lors de votre première connexion ou si vous avez oublié votre mot de passe, en cliquant sur le lien, il vous sera proposé d en recevoir un nouveau sur l adresse mail qui sert d identifiant. 3/22 version 03 décembre 2013

4 Au bout de 3 tentatives de connexion erronées, l accès sera verrouillé pour une durée de 30 minutes. Lorsque votre authentification est réussie, l écran suivant est proposé : Votre état civil est noté en haut et à droite de l écran. Au-dessus de la fenêtre «messagerie vocale», l identification de votre ligne est indiqué en caractères orange. Si vous êtes titulaire de deux lignes, l icône permet de visualiser votre seconde ligne et de présenter les différents écrans qui servent à sa gestion. Par défaut, vous êtes positionné sur le menu «accueil» qui est écrit en caractères de couleur orange. 4/22 version 03 décembre 2013

5 Onglet accueil La fenêtre : synthèse pour ma ligne Sont indiqués : le numéro au format public qui sera présenté aux interlocuteurs que vous appelez, votre numéro dans le réseau d entreprise au format «indicatif du site + extension site», votre éventuelle appartenance à un ou plusieurs groupements de distribution et votre statut dans ces groupements, les renvois d appels que vous avez activés, les renvois d appels personnalisés qui sont en service, l état et votre position si vous êtes inclus dans un filtrage manager/assistant(e), l état des mobilités en cours, un lien direct vers l onglet «services téléphoniques». La fenêtre : messagerie vocale Un clic sur l icône vous orientera vers l onglet «messagerie vocale». 5/22 version 03 décembre 2013

6 La fenêtre : rechercher un contact dans l annuaire Vous pouvez rechercher : tous les utilisateurs du réseau d entreprise, tous les numéros accueil, tous les numéros de groupements de postes, tous les numéros de standard automatique. La fenêtre : informations Clic pour appel : Cette page vous permet de télécharger l application Clic pour Appel ; vous pourrez alors piloter vos appels sur votre terminal depuis votre ordinateur (émettre un appel, décrocher, renvoyer, mettre en conférence, être notifié, ). Ce service n est accessible que depuis Internet. Le service n est proposé qu aux utilisateurs ayant un numéro au format public (SDA). La rubrique «aide» contient les guides d installation utilisateur. Guide utilisateur : Vous y trouverez un document d aide à l utilisation du service Web Utilisateur. 6/22 version 03 décembre 2013

7 Onglet services téléphoniques services standards double appel : ce service est nécessaire pour la «mise en garde» et le «va et vient».il est indispensable pour gérer plusieurs appels. Seul le bouton «actif» doit être positionné. La mise à «inactif» implique qu à partir du 2éme appel, il y a renvoi vers la destination programmée du renvoi sur occupation. musique d attente : Ce service vous permet de jouer une musique d attente lorsque votre interlocuteur est mis en attente. Vous pouvez le désactiver par un simple clic, alors votre interlocuteur reste «dans le vide». La musique diffusée est choisie par l Administrateur de l entreprise. présentation du numéro de l appelant : en positionnant l icône à «inactif», le numéro qui vous appelle ne sera pas affiché ni pour les appels internes à l entreprise ni pour les appels externes. présentation du nom de l appelant : pour les appels internes à l entreprise, le nom de votre correspondant ne sera pas affiché. rejet des appels anonymes : lorsque le numéro de l appelant est masqué, les correspondants extérieurs au réseau d entreprise seront notifiés par un message audio du rejet de l appel, si l icône est positionné à «actif». secret permanent : vous permet ou pas de présenter lors de vos appels votre numéro public. transferts d appels rappel automatique sur non-réponse lors des transferts aveugles : vous avez la possibilité de paramétrer le nombre de sonneries avant que l appel transféré et non répondu vous soit représenté. 7/22 version 03 décembre 2013

8 forcer la sonnerie sur le poste à destination du transfert, même en cas de renvoi d'activité : vous pouvez activer ou pas ce service. renvois standards Renvois : pour chaque type de renvoi hormis le renvoi sur déconnexion, vous avez les 3 choix indiqués dans l écran ci-dessous. Protection de l identité : vous permet de masquer à vos correspondants la destination des renvois programmés pour uniquement les appels externes au réseau d entreprise ou pour tous les appels. renvois personnalisés vous pouvez renvoyer les appels qui vous sont destinés vers une autre destination selon différents critères en différentiant les appels internes à l entreprise des appels externes. Les critères concernent les numéros appelants et certaines séquences de numéro (ex : commençant par 0899), les calendriers. 8/22 version 03 décembre 2013

9 La saisie d un numéro de téléphone interne ou externe permet d afficher les choix de la condition de renvoi. en fonction d un calendrier en fonction d une liste de numéros 9/22 version 03 décembre 2013

10 services personnalisés Autoriser un tiers à être en mobilité sur mon poste : lorsque le service sera déclaré «actif», vous permettrez aux autres utilisateurs du réseau d entreprise de retrouver les caractéristiques attachées à son numéro de téléphone sur votre terminal. Durant l utilisation de votre terminal par un tiers, vos appels seront redirigés automatiquement vers votre boîte vocale. Configurer ma mobilité : Lorsque vous serez en déplacement et que vous souhaiterez profiter de ce service qui permet de rediriger tous vos appels sur le terminal que vous avez à portée, vous devez activer le bouton, choisir un terminal dans le menu déroulant (qui a autorisé au préalable la fonctionnalité) et indiquer la durée d utilisation de la fonctionnalité. Les renvois personnalisés ou standards sont toujours actifs et s appliqueront même en cas de mobilité. Sonnerie différenciée : permet de moduler la sonnerie du terminal pour les appels venant de l extérieur de l entreprise. 10/22 version 03 décembre 2013

11 Onglet messagerie vocale Depuis votre terminal téléphonique, l accès à la messagerie vocale se fait en composant le Un film audio vous sera diffusé. Vous pouvez consulter votre messagerie vocale depuis le numéro long depuis un terminal quelconque n appartenant pas au réseau d entreprise. Cependant, vous devez au préalable indiquer un code d accès dans le menu «code d accès». messages personnels Cette interface vous donne accès à votre boîte vocale personnelle. Les utilisateurs multi lignes ont une boîte vocale unique pour les 2 numéros. Les utilisateurs membres de groupement ont l écran suivant : Un onglet est proposé pour chaque groupement. Le chiffre indiqué dans le rond orange indique le nombre de nouveaux messages non lus. Vous aurez accès à vos messages et pourrez les manipuler à votre guise, en cliquant sur les différents boutons. 11/22 version 03 décembre 2013

12 Un message non écouté présente l icône. Une fois écouté, le nouvel icone est. En cliquant sur ce même icone, vous verrez apparaître l écran suivant : Vous pouvez écouter le message si votre PC est multimédia. Vous pouvez enregistrer ce message sur votre poste de travail au format MP3. Utilisation d Internet Explorer L utilisation d Internet Explorer permet l affichage de l écran ci-dessous L icône déclenche la lecture du message. L icône permet de mettre en «pause». L icône L icône propose la suppression du message. autorise l écran ci-dessous 12/22 version 03 décembre 2013

13 vous enregistrerez le message sur votre poste informatique. L icône vous permet de régler le volume du son. code d accès Pour sécuriser l accès à votre boîte vocale et obligatoirement pour y accéder à distance, vous devez indiquer un code à 4 chiffres. préférences Les choix proposés sont : ou. L icône vous apporte une aide sur la fonction. autoriser le dépôt de message vous pouvez choisir entre la fonction répondeur ou répondeur-enregistreur. 13/22 version 03 décembre 2013

14 protéger la consultation des messages depuis votre terminal protégez votre boîte vocale par un code d accès à 4 chiffres. Ce code est indispensable pour la consultation à distance. Être notifié par lors de la réception d un message Le service positionné sur «actif» vous enverra un message sur l adresse mail qui vous sert d authentification avec en pièce jointe le message au format MP3. Capacité de la boîte vocale Le nombre de messages par boite vocale par défaut est de : 50 messages voix et 100 messages d'indication d'appels n'ayant pas donné lieu à un enregistrement audio. La durée maximale de dépôt de message est de 2 minutes. La durée maximale de l annonce est de 2 minutes. Lorsque le nombre de 45 messages déposés est atteint, le titulaire de la boîte vocale est informé du risque de saturation par la diffusion d un message. Lorsque la limite de nouveaux messages d une boite vocale est atteinte, la messagerie vocale jouera un film d'erreur à tout appelant dirigé vers cette boite vocale et ne proposera pas de dépôt de message. Il n est pas proposé de sauvegarder les messages directement sur le serveur de messagerie vocale. Pour sauvegarder un message vocal, vous devez indiquer «un code d accès», ensuite activer «être notifié par ». A la réception du mail, vous pouvez enregistrer la pièce jointe sur votre poste informatique. Enregistrement du message d accueil de la boîte vocale Les annonces permettent d'informer et guider vos correspondants lorsqu ils déposeront un message sur votre boîte vocale. Vous avez la possibilité d activer une annonce standard, temporaire ou personnalisée. Il suffit de procéder comme suit : Composer le 03103, Composer *. Un film audio proposant plusieurs choix vous sera joué, Appuyer sur la touche correspondant au type d annonce à activer et laissez vous guider. La mise en service ne s effectuera qu à la fin de l appel. Pour désactiver une annonce, il suffit d en activer une autre en effectuant les manipulations présentées ci-dessus. Interaction Web messagerie et terminal Le dépôt de message sur la boîte vocale utilisateur provoque une indication lumineuse sur le terminal. 14/22 version 03 décembre 2013

15 Lorsque le message est écouté depuis le terminal, sur le serveur web messagerie le message est grisé donc considéré comme lu. Lorsque le message est écouté depuis le web messagerie, la diode d indication de dépôt s éteint, l indication de nouveau message est réinitialisée. 15/22 version 03 décembre 2013

16 Onglet annuaire Vous pouvez rechercher : les utilisateurs du réseau d entreprise, les numéros «accueil», les numéros de groupements de postes, les numéros de «standard automatique». Dans les champs «nom» et «prénom» vous devez saisir au moins 3 caractères. Dans le champ «numéro» vous devez saisir les numéros : - soit au format extension du site, sans préfixe site, - soit au format national 0ZABPQMCDU sans espace entre les chiffres. Le champ «site» vous propose un menu déroulant avec l ensemble des sites de votre réseau d entreprise. 16/22 version 03 décembre 2013

17 Onglet terminaux configuration Sous-menu : Accueil Votre type de poste est présenté. Vous avez à votre disposition un lien pour vous permettre de consulter la liste des codes (ou préfixes) de service. Sous-menu : Téléphone L emplacement des touches que vous pouvez programmer est indiqué pour chaque type de terminal mis à disposition. Les fonctions sont accessibles par menu déroulant. 17/22 version 03 décembre 2013

18 Pour programmer une touche de votre terminal, vous devez choisir une fonction sur la touche souhaitée. IMPORTANT : il est recommandé de ne pas programmer de touches directement sur le terminal. La programmation d au moins une touche via le web effacera toutes les programmations réalisées en local sur le terminal. Les Fonctions messagerie vocale : accès direct à votre boîte vocale. renvoi vers messagerie vocale : l appui sur la touche activera le renvoi immédiat des appels vers la boîte vocale. Il n y a pas d indication visuelle ni sonore indiquant l activation de ce renvoi. renvoi vers numéro : l appui sur la touche activera le renvoi immédiat vers un numéro, qui peut être interne ou externe à l entreprise. Il faut ici entrer dans la colonne «numéro» : o soit un numéro privé au format site ou format réseau d entreprise o soit un numéro public au format national du contact précédé du préfixe d échappement (zéro). Par exemple : A noter que la diode reste éteinte en cas d activation. L information est affichée sur l écran. annulation de renvoi vers messagerie : l appui sur la touche désactivera le renvoi immédiat des appels vers la boîte vocale. annulation de renvoi vers numéro : l appui sur la touche désactivera le renvoi immédiat des appels. L écran est mis à jour. répertoire du poste : l appui sur cette touche permet l accès à votre répertoire personnel. Le répertoire personnel est initialisé à partir du terminal. Pour les numéros externes à l entreprise, le préfixe d échappement est à rajouter. journal des appels du poste : l appui sur la touche affichera sur l écran le dernier appel sans distinction du type d appel. Les touches de navigation du poste permettent de faire défiler le contenu du journal des appels. appel du dernier appelant : l appui sur cette touche déclenchera un appel vers le dernier appelant qu il soit extérieur à l entreprise ou dans l entreprise. 18/22 version 03 décembre 2013

19 numérotation de : l appui sur cette touche déclenche l appel vers la destination programmée qui peut être interne ou externe à l entreprise. Il faut ici entrer dans la colonne «numéro» : o soit un numéro privé au format site ou format réseau d entreprise o soit un numéro public au format national du contact précédé du préfixe d échappement (zéro). Par exemple : supervision : cette touche vous permettra de connaître l état du poste supervisé (libre, occupé ou en sonnerie). En pressant la touche, vous déclencherez la numérotation programmée (interne ou externe au site). Il vous sera proposé dans la colonne «numéro» un menu déroulant contenant les noms des membres de votre réseau d entreprise. Afin que les modifications soient prises en compte, il faut redémarrer le terminal. Vous avez 3 possibilités de redémarrage : maintenant, ce soir ou moi-même. La particularité du poste IP8840E Le poste est à affichage dynamique. C est ce que vous aurez inscrit dans la colonne «LABEL» qui sera affiché sur l écran du terminal. Les caractères accentués ne sont pas utilisables. Sur le terminal, l affichage peut contenir 11 caractères. Sur le boîtier d extension, l affichage est de 10 caractères maximum. Les caractères accentués et les ç ne s affichent pas correctement sur l écran du terminal, il est recommandé de les éviter. numérotation rapide l affichage répond à l ordre suivant : - les numéros contenus dans la liste des numéros abrégés site, - les numéros à numérotation rapide à 1 chiffre, - les numéros à numérotation rapide à 3 caractères. 19/22 version 03 décembre 2013

20 Vous pouvez créer des listes de numéros personnelles soit : - au format à 1 chiffre compris entre 2 et 8, - au format 3 caractères compris entre #00 et #99. Les numéros publics à saisir sont au format 10 chiffres, sans indiquer le préfixe d échappement réseau. Les caractères accentués ne sont pas utilisables. Vous avez la possibilité de modifier votre saisie en cliquant sur l icône et de la supprimer en cliquant sur l icône. 20/22 version 03 décembre 2013

21 Onglet mon compte Vous pouvez modifier votre mot de passe d accès au portail Web utilisateur dans le cadre ci-dessous. Un mot de passe différent ou le même peut être modifié pour accéder aux fonctionnalités étendues : clic pour appel, Softphone, console de supervision et console réceptionniste. Code d accès à la messagerie vocale : le lien vous positionnera dans la rubrique «code d accès» de l onglet «messagerie vocale». 21/22 version 03 décembre 2013

22 Onglet aide Vous trouverez l accès à la documentation du service. 22/22 version 03 décembre 2013

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