Business Internet Centrex Business Talk IP Centrex guide administrateur

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1 Sommaire Business Internet Centrex Business Talk IP Centrex guide administrateur SE CONNECTER AU WEB ADMINISTRATEUR... 2 GÉRER LE SERVICE ET VOS UTILISATEURS... 3 VOTRE COMPTE... 4 ADMINISTREZ VOS SERVICES... 4 gestion des comptes et du service... 4 gestion des sites... 7 plan de numérotation... 7 numéros abrégés... 8 restrictions d appels et de renvois... 8 gestion des groupements... 8 accueil téléphonique filtrage manager/assistant(e) musiques d attente UTILISEZ VOS SERVICES STATISTIQUES ET SUIVI CATALOGUE ET COMMANDE ASSISTANCE Pour toute question, veuillez contacter votre Service Client IP Centrex. page 1

2 se connecter au Web administrateur Orange Business Services met à votre disposition un outil pour gérer le service offert à vos sites et utilisateurs : le Web administrateur IP Centrex. Il vous permet de : > consulter les informations relatives au service IP centrex mis en œuvre sur vos sites, > modifier les paramètres du service (utilisateurs, terminaux, numéros abrégés, ) > adresser des demandes d évolutions au service client Orange Business Services pour les opérations nécessitant un processus de validation. Pour accéder au Web administrateur : > depuis votre Intranet (dans le cadre de l offre Business Talk IP Centrex) : > L'accès au Web administrateur est sécurisé. Saisissez vos identifiant et mot de passe reçus par mail du service client IP Centrex.! Si vous avez égaré ces informations, contactez votre Service Client IP Centrex. important! Après 3 tentatives de connexion avec un mot de passe erroné, votre compte sera verrouillé. Contactez le Service IP Centrex pour le déverrouiller. > La page d'accueil vous présente la liste des services associés à votre profil administrateur, ainsi que des informations sur les nouveautés de l'offre et/ou du web administrateur > depuis l Internet page 2

3 gérer le service et vos utilisateurs important! A chaque administrateur est associé un profil définissant ses droits d accès en création / suppression, consultation ou modification des données. Les profils administrateurs suivants sont définis: Administrateur Entreprise : accès en consultation et modification à l ensemble des données accessibles pour tous les sites de l entreprise, Administrateur Site(s) : accès en consultation et modification à l ensemble des données accessibles pour un ou plusieurs sites de l entreprise, Gestionnaire Entreprise : accès en consultation uniquement aux données de tous les sites de l entreprise, Gestionnaire Site(s) : accès en consultation uniquement aux données d un ou plusieurs sites de l entreprise Le Web administrateur vous permet d accéder aux rubriques suivantes : > "votre compte" : cette rubrique vous permet de consulter vos informations personnelles et de modifier votre mot de passe. > "administrez vos services" : pour accéder aux fonctionnalités d administration (modification, création, suppression) du service aux utilisateurs. > "utiliser vos services " : pour accéder au Web utilisateur IP Centrex. > "statistiques et suivis" : pour consulter et télécharger les tableaux de bord IP Centrex (disponibles dans le cadre de l offre Business Talk IP centrex) ainsi que vos factures. > "catalogue et commande" : pour suivre l état de vos commandes et accéder au portail Orange Business Business Services pour découvrir nos produits et services. > "assistance" : pour identifier les contacts utiles pour l utilisation du service et télécharger le guide administrateur. important! Pour plus d information sur les actions que vous pouvez réaliser dans chacune des rubriques, consulter l aide en ligne, en cliquant sur les points d interrogation disponibles sur chaque page page 3

4 votre compte Cette rubrique vous permet de consulter les informations relatives à votre compte (nom, prénom, n de téléphone, mot de passe ) et de modif ier votre mot de passe. La matrice de vos utilisateurs est accessible à partir de la rubrique administrez vos services > gestion des comptes et du service > vos comptes utilisateurs o Après avoir sélectionné le site d affectation de l utilisateur dans «rechercher site», cliquez sur <créer utilisateur> ou <importer> pour créer un nouvel utilisateur ou importer un ou plusieurs utilisateurs à partir d un fichier Excel pré-formaté. Cliquez sur <exporter> pour exporter tous les utilisateurs du site sous forme de fichier Excel. o Après avoir sélectionné le(s) utilisateur(s) concerné(s), cliquez sur <supprimer> pour supprimer le(s) utilisateur(s) sélectionné(s). o Pour effectuer une recherche sur un utilisateur, tapez son nom ou les premières lettres de son nom dans «rechercher utilisateur». administrez vos services gestion des comptes et du service Les rubriques et sous-rubriques décrites ci-dessous vous permettent de créer, modifier, supprimer des utilisateurs et de leur affecter le service IP Centrex. > vos utilisateurs > création d un utilisateur Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur <créer utilisateur>, puis complétez les informations relatives à cet utilisateur dans le formulaire qui vous est alors proposé: nom, prénom, numéro de téléphone. Le suivi des étapes de la création s affiche sur la matrice : service désactivé, en cours d affectation et activé. page 4

5 > modification Cliquez sur l'icône pour accéder au formulaire permettant de modifier les caractéristiques du service IP Centrex associé à un utilisateur. Vous pourrez suivre le traitement de votre demande de modification dans la rubrique catalogue et commande > suivi de commande. > création d un administrateur Pour déléguer des droits d administration à un utilisateur, cliquez sur <créer administrateur> dans l onglet [administrateurs]. Pour affecter le service IP Centrex à un utilisateur, cliquez sur l icône associé à cet utilisateur : compléter ensuite le formulaire vous permettant d affecter / modifier les caractéristiques du compte utilisateur. > Étape 1 : compte Cette première étape vous permet de définir les paramètres d utilisation du service IP Centrex pour l utilisateur préalablement sélectionné. Les champs suivis d un astérisque (*) sont obligatoires. Le formulaire proposé vous permet ensuite de définir les informations relatives à cet administrateur et les droits d administration délégués. > affectation du service IP Centrex à un utilisateur page 5

6 Les paramètres d utilisation à compléter dans le formulaire d affectation du service IP Centrex sont les suivants : numéro privé : numéro «court» permettant à l utilisateur d être appelé en interne par les utilisateurs IP Centrex de son entreprise numéro public : numéro à 10 chiffres correspondant au numéro SDA de l utilisateur profil de ligne : profil de l utilisateur définissant les fonctionnalités IP Centrex qui lui seront attribuées : standard ou analogique standard: utilisateur disposant d un terminal IP ou analogique et bénéficiant des fonctionnalités téléphoniques classiques manager ou analogique manager : utilisateur disposant d un terminal IP ou analogique et bénéficiant, outre les fonctionnalités téléphoniques classiques, du filtrage de ses appels par un(e) assistant(e) joignabilité : utilisateur disposant d un terminal IP et bénéficiant, outre les fonctionnalités téléphoniques classiques, du service de joignabilité (paramétrage de renvois d appels personnalisés en fonction de listes blanche / noire d appelants) numéro privé assistant(e) (pour le profil manager uniquement) numéro «court» de l assistante filtrant les appels du manager type de terminal : terminal affecté à l utilisateur : terminal IP : Cisco7940, LG6812, LG6830, ST 2030 DECT 4020 terminal analogique : Cisco ATA, Audiocode MP112 ou Cisco ATA fax (pour le raccordement de télécopieurs) softphone : econf MGCP adresse MAC du terminal : port logique permettant de raccorder au service le terminal de l utilisateur (en général complétée par le service client pour les nouveaux utilisateurs) profil d affichage du terminal : profil permettant d affecter au terminal IP de l utilisateur les touches de fonction préprogrammées et onglets contextuels correspondant aux différents usages : standard: fonctionnalités classiques manager : manager dont les appels sont filtrés par un(e) assistant(e) assistant(e) : assistante filtrant les appels d un manager groupement : membre d un groupement de distribution restrictions d appel et de renvoi : restrictions définissant pour les appels sortants ou les renvois d appels les destinations autorisées ou interdites à l utilisateur : Nom de la restriction Interdiction Audiotel Préfixes Autorisés tous sauf les préfixes interdits Préfixes Interdits , , , , , , , , PQ sauf 3212, 3213, 3217, 3220, 3221, 3225, 3232, 3233, 3238, 3240, 3252, 3253, 3258, 3260, 3273, 3295, PQ sauf 3604, 3610, 3620, 3621, 3636, 3637, 3644, 3646, 3654, 3672, 3677, 3678, 3696, PQ sauf 3915, 3919, 3922, 3929, 3939, 3944, 3955, 3960, 3975, 3990, 3994 adresse physique permettant d identifier le terminal de l utilisateur (en général complétée par le service client pour les nouveaux utilisateurs) port du terminal : Interdiction International 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 0262, 02692, 02696, 0508, 0590, tous sauf les préfixes autorisés page 6

7 0594, uniquement, conserver sur le serveur Interdiction Mobiles tous sauf les préfixes interdits 06, , , , , , contenant le message, conserver sur le serveur de notification Interdiction Service d assistance utilisateur (SAU) Restrictions Nomades tous sauf les préfixes interdits tous sauf les préfixes interdits et BPQ, 1XY(Z), 118XYZ, 08 date d activation du service souhaitée. > Étape 2 : récapitulatif Une fenêtre récapitulative du service vous est proposée. Vous pouvez alors valider la demande ou retourner à la page précédente si vous souhaitez modifier certains paramètres d utilisation. Tout interdit sauf IP, SAU, Urgence, Business Talk IP, Business Internet Centrex et Business Talk 15, 17, 18, 112, 115, 119, , , tous sauf les préfixes autorisés Vous pourrez suivre le traitement de votre demande d'affectation de service dans la rubrique catalogue et commande > suivi de commande. gestion des sites Cette rubrique vous permet de consulter les caractéristiques des sites, de modifier directement certains paramètres ou de demander leur modification par un formulaire. centre de frais : codification interne à votre entreprise de l entité de l utilisateur permettant l affectation des coûts du service messagerie vocale : affectation d une messagerie vocale à l utilisateur : désactivée : pas de boite vocale activée en mode répondeur simple : boite vocale disposant uniquement de la fonction répondeur (pas d enregistrement des messages) activée en mode répondeur-enregistreur : boite vocale assurant la fonction de répondeur-enregistreur des messages Si la messagerie vocale est activée : type de notification : choix du type de notification dans la boite mail de l utilisateur : pas de notification Informations générales : > nom du site, > présentation du nom (activée ou désactivée), > numéro général du site, > numéro de Désignation de l Installation. Numéros SDA : consultation de l association des numéros privés et des numéros SDA, de vos sites Numéros privés : création, suppression d une tranche de numéros privés. plan de numérotation Cette rubrique vous permet de consulter les plans de numérotation affectés aux sites de votre entreprise, ainsi que le préfixe d échappement RTC. Pour toute modification des ces informations, contactez le service client IP Centrex. page 7

8 numéros abrégés Cette rubrique vous permet de créer des listes de numéros abrégés entreprise et/ou site (selon votre profil) directement ou en effectuant des imports en masse de numéros abrégés depuis un fichier pré formaté. Vous pouvez également ajouter, modifier ou supprimer des numéros dans les listes de numéros abrégés entreprise et/ou site. restrictions d appels et de renvois Cette rubrique vous permet de consulter les catégories de restrictions d appels et de renvois prédéfinies (définition de liste noire définissant les préfixes des numéros interdits et liste blanche définissant les préfixes des numéros outrepassant les restrictions définies dans la liste noire). Pour toute demande de modification de ces restrictions prédéfinies, contactez le service client IP Centrex. gestion des groupements Les rubriques et sous-rubriques décrites ci-dessous vous permettent de créer, modifier, supprimer des groupements de distribution, d interception et mixte (distribution et interception) affectés à un site et d en configurer les caractéristiques (type de distribution, file d attente, débordement, renvoi immédiat, ). Vous pouvez visualiser l ensemble des groupements de poste. > Pour configurer un groupement de postes, accédez à la rubrique administrer vos services > IP centrex > services > groupement de postes > création d un groupement Pour créer un groupement, sélectionner le site de l entreprise puis cliquez sur <créer un groupement>. Le formulaire proposé vous permet ensuite de définir les informations au groupement : nom et type (distribution, interception ou mixte). Vous pourrez suivre le traitement de votre demande de création de groupement dans la rubrique catalogue et commande > suivi de commande. > Groupement de distribution > Plusieurs lignes d un site peuvent être associées dans un groupement de distribution, caractérisé par un numéro d annuaire unique, chaque ligne restant accessible par son propre numéro. Tout appel entrant vers ce numéro est distribué sur les lignes du groupement selon une distribution prédéfinie. > Un groupement de distribution est déclaré au niveau d un site : une extension du site lui est affectée à sa configuration. Le groupement peut ainsi être joint en numérotation publique (si un numéro correspond à cette extension) ou privée (par les utilisateurs IP Centrex de l entreprise). > Groupement d interception Plusieurs lignes d un même site peuvent être associées au sein d un groupement d interception : les utilisateurs de ce groupement peuvent répondre à un appel en cours de sonnerie sur le terminal d un membre du groupement en composant un préfixe de service ou en utilisant l'onglet [IntGp] de leur poste IP. > propriétés d un groupement de distribution Le formulaire relatif aux propriétés du groupement de distribution vous permet de configurer les caractéristiques du groupement de distribution précisées ci-dessous. page 8

9 > simultanée : tout nouvel appel est envoyé simultanément à l'ensemble des lignes actives et disponibles du groupement. > Pour chacun de ces types de distribution (hormis la distribution simultanée), vous pouvez paramétrer la temporisation de distribution (délai s'écoulant avant le passage au membre suivant). définir le numéro privé ou le numéro public du débordement choisir le type de distribution > Activer la messagerie vocale du groupement > Chaque groupement de distribution peut disposer d'une messagerie vocale sur laquelle les appelants vers le groupement pourront déposer des messages en cas de débordement. Pour associer une messagerie vocale à votre groupement, cochez la case activée. > Définir le renvoi immédiat du groupement définir le renvoi immédiat du débordement définir le renvoi immédiat du groupement > Le renvoi immédiat d'un groupement de distribution permet de renvoyer immédiatement les appels à destination d'un numéro de groupement vers une destination alternative interne ou externe. > La destination de renvoi immédiat est configurable uniquement depuis le Web administrateur. L activation/désactivation de ce renvoi immédiat peut être effectuée par les membres du groupement depuis le Web Utilisateur ou par touche de fonction préprogrammée sur leur poste IP. > Choisir le type de distribution > Sélectionner le type de distribution d appels souhaité: > à tête fixe : tout nouvel appel est envoyé vers la première ligne active et disponible, suivant un ordre prédéterminé. > à tête tournante (ou cyclique) : tout nouvel appel est envoyé vers la ligne du groupement, active et disponible, suivant la ligne ayant répondu au précédent appel pour le groupement > au plus long temps de repos : tout nouvel appel est envoyé vers la ligne du groupement, active et disponible, qui n'a pas reçu d'appel pour le groupement depuis le plus long laps de temps > aléatoire : tout nouvel appel est envoyé aléatoirement vers l'une des lignes actives et disponibles du groupement. page 9

10 affecter des membres au groupement > Affecter des membres dans un groupement > Renseignez les premières lettres du nom du membre à affecter au groupement puis cliquez sur OK > Utiliser les flèches horizontales pour affecter ou désaffecter un membre au groupement (en faisant passer la ligne sélectionnée d un cadre à l autre). > Propriétés d un groupement d interception > La création d un groupement d interception suit les mêmes étapes que celle d un groupement de distribution. > La page relative aux propriétés du groupement d interception vous permet de configurer les caractéristiques du groupement d interception précisées ci-dessous. > L écran permet d indiquer quels sont les membres du groupement dont les appels sont interceptables : > Les appels vers les lignes figurant dans le cadre de droite peuvent être interceptés par les membres du groupement d interception, > Les appels vers les lignes figurant dans le cadre de gauche ne peuvent pas être interceptés par les membres du groupement d interception. > modification d un groupement Sélectionnez le groupement de postes dans la liste des groupements existants puis cliquez sur le bouton <modifier> pour accéder au formulaire de modification des caractéristiques du groupement. page 10

11 Vous pourrez suivre le traitement de votre demande de modification de groupement dans la rubrique catalogue et commande > suivi de commande. > suppression d un groupement Pour supprimer un groupement, sélectionnez le groupement de poste dans la liste des groupements existants puis cliquez sur le bouton <supprimer>. Vous pourrez suivre le traitement de votre demande de suppression de groupement dans la rubrique catalogue et commande > suivi de commande. accueil téléphonique La rubrique accueil vous permet de configurer, pour chacun de vos sites, le service accueil téléphonique, qui permet de traiter efficacement les appels à destination du numéro du standard téléphonique du site et peut être joint à la fois en numérotation publique et privée. Vous pourrez suivre le traitement de votre/vos demande(s) de création, modification ou suppression d accueil simple dans la rubrique catalogue et commande > suivi de commande. > accueil par poste opérateur > pour créer un accueil par poste opérateur, cliquez sur <créer accueil poste opérateur> pour accéder au formulaire permettant de renseigner les caractéristiques de l'accueil (numéro public, action sur débordement, etc ). > pour créer un accueil par poste opérateur, sélectionnez l'accueil dans la liste des accueils existants puis cliquez sur le bouton <modifier> pour accéder au formulaire de modification des caractéristiques de l'accueil. > pour supprimer un accueil par poste opérateur, sélectionnez l'accueil dans la liste des accueils existants puis cliquez sur le bouton <supprimer>. Vous pourrez suivre le traitement de votre/vos demande(s) de création, modification ou suppression d accueil par poste opérateur dans la rubrique catalogue et commande > suivi de commande. filtrage manager/assistant(e) La rubrique filtrage vous permet de configurer le service de filtrage manager/assistant(e), qui permet à un utilisateur manager de faire filtrer tout ou partie de ses appels par un(e) assistant(e). > accueil simple Pour créer un accueil simple, cliquez sur <créer accueil simple> pour accéder au formulaire permettant de renseigner les caractéristiques de l'accueil (numéro public, groupement de distribution). Pour modifier un accueil simple, sélectionnez l'accueil dans la liste des accueils existants puis cliquez sur le bouton <modifier> pour accéder au formulaire de modification des caractéristiques de l'accueil. Pour supprimer un accueil simple, sélectionnez l'accueil dans la liste des accueils existants puis cliquez sur le bouton <supprimer> Lorsqu'un appel se présente à destination d'un manager filtré, il est acheminé vers le terminal de l'assistant(e) qui, après réponse, peut ensuite transférer l'appel au manager. Pour bénéficier d'un filtrage manager / assistant(e), le poste du manager doit être affecté d'un profil manager. Le poste de l'assistant(e) peut être un poste avec un profil standard dès lors qu'il fait l'objet d'une association avec un poste d'un profil manager et qu'il possède un profil d'affichage assistant(e). Une assistant(e) peut être associée à plusieurs managers. Un manager est associé à un(e) seul(e) assistant(e). page 11

12 Pour créer un filtrage, choisissez l'assistante puis sélectionner les managers à associer à cette assistante. Si le manager ou l assistant(e) sélectionné n a pas le bon profil, la rubrique permet de modifier directement le profil de l utilisateur. Pour supprimer un filtrage, sélectionnez dans la rubrique catalogue et commande > suivi de commande le filtrage précédemment créé puis cliquez sur supprimer dans le formulaire récapitulatif. musiques d attente La rubrique musique d'attente vous permet de personnaliser les musiques d'attente de niveau entreprise ou site diffusées aux correspondants en situation d'attente sur mise en garde d'un appel, mise en file d'attente d'un appel à destination d'un groupement de postes, du numéro accueil d'un site, Le fichier son correspondant à la nouvelle musique à implémenter est à joindre en format WAV PCM MONO 44,1 Khz. Pour supprimer une musique d'attente existante, sélectionnez dans la rubrique catalogue et commande > suivi de commande la musique d'attente précédemment créée puis cliquez sur supprimer dans le formulaire récapitulatif. Depuis le Web utilisateur, vous pouvez configurer, activer et consulter vos services de téléphonie (renvois, annuaire, journal des appels, répertoire personnel, programmations des touches de fonctions des postes téléphoniques,, ). Toute modification s'effectue en annule et remplace. utilisez vos services Cette rubrique vous permet d accéder directement au Web utilisateur IP Centrex. L'accès au Web utilisateur est sécurisé. Saisissez l'identifiant et le mot de passe reçus par mail du service client IP Centrex. important! Pour plus d information sur les actions que vous pouvez réaliser depuis le web utilisateur, consulter le guide utilisateur en ligne dans la rubrique documentation. statistiques et suivi Cette rubrique vous permet d accéder directement au portail Orange Business Services pour consulter vos tableaux de bord IP Centrex (disponibles dans le cadre de l offre Business Talk IP centrex) et vos factures. catalogue et commande La rubrique catalogue vous permet d accéder au catalogue des produits Orange Business Services. page 12

13 La rubrique suivi de commande vous permet de consulter l historique de vos commandes (création d utilisateurs, affectation du service IP Centrex, création de groupements de postes, ), de les classer par thème ou par date. Pour toute modification soumise à facturation un drapeau rouge s affiche. assistance Cette rubrique vous permet de contacter le support technique et commercial pour l utilisation du service, d accéder au glossaire et de télécharger le guide administrateur. Orange Business Services vous accompagne dans votre soutien auprès de vos utilisateurs en mettant à votre disposition un numéro vert gratuit le pour les questions relatives à l usage de votre solution. Le service d assistance vous accueille du lundi au vendredi de 8h à 18H. Il est disponible pour vos utilisateurs, si cette option a été préalablement souscrite. page 13

14 France Télécom 6 place d Alleray Paris Cedex 15 - SA au capital de euros RCS Paris - document non contractuel mars2007 page 14 Merci d'avoir choisi le service IP Centrex.

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