Fonomail ProAttendant

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1 Fonomail ProAttendant MANUEL INSTALLATION & PROGRAMMATION Version 5.0 Juillet 2007 TX05FR-InsPrg Edition 1

2 SOMMAIRE 1 Raccordement Physique du FonoMail pour Configuration Schéma de raccordement Démarrage du Serveur Vocal Installation du logiciel depuis le CD-ROM Assistant d installation Mise en Service Messagerie Vocale Gestion des Boîtes Vocales Boite vocale type Création des boîtes vocales Paramétrage des boîtes vocales Suppression des boîtes vocales Groupes de Boîtes Vocales Création de Groupes Modification de Groupes Paramètres Système liés à la Messagerie Vocale Onglet Séquences Onglet Paramètres Système I Onglet Paramètres Système II Enregistrement des Messages d Accueil de Boîtes Vocales Enregistrement par téléphone Enregistrement par chargement de fichiers Mise en Service Accès Web et Messagerie Unifiée Raccordement du Produit Paramétrage Système Paramètres IP & Paramétrage Nom Société Paramétrage des Boîtes Vocales Installation Logiciel GReCo Mise en Service Standard Automatique Fonctionnement des Modes Jour/Nuit/Pause Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

3 6.2 Gestion des Calendriers Calendriers Hiver/ Eté Création d un Horaire Hebdomadaire Programmation des Jours Fériés Définition Standard Automatique Paramètres Système liés au standard automatique Onglet Temps de Numérotation Onglet Tonalités Onglet Signaux de Sonnerie Onglet Séquences Onglet Paramètres Système I Gestion dynamique des accès SA/MV Enregistrement Messages d accueil du Standard Auto Enregistrement par téléphone Enregistrement par chargement de fichiers Statistiques Rapport Technique Musique d Attente Mise en service Procédure d enregistrement des messages Enregistrement par téléphone via les Guides Vocaux Message Manager: Programme de Gestion des enregistrements Connexion et Démarrage Dossiers Annonces dans le Serveur Vocal Chargement d un fichier du PC vers le Serveur Vocal Copie d une annonce du Serveur Vocal vers le PC Options complémentaires Déconnexion Maintenance/Aide au diagnostic Sauvegarde et restauration Sauvegarde Restauration Mesures des Niveaux de Signal et Sonnerie Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

4 9.2.1 Graphique Niveaux de Signal Graphique Niveaux de Sonnerie Paramètres Système Divers Problèmes courants et solutions Créer un fichier Log en Mode Terminal Télémaintenance Connexion via Internet Appel de Télégestion Annexes Description Produit Contenu du kit Produit Poids et dimensions de l appareil Architecture du Système Face Arrière de l appareil Face Avant de l appareil Messages Système Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

5 1 Raccordement Physique du FonoMail pour Configuration 1.1 Schéma de raccordement Connecteur Ethernet Vers les accès PABX pour L1 à L8 Port COM FACE AVANT Lien V24 optionnel (fonction du PABX) FACE ARRIERE Alim 230V 12 VDC 600mA / Canal Musique d attente* Port Modem Compact Flash * Selon versions 1.2 Démarrage du Serveur Vocal La carte Compact Flash fournie doit être insérée dans l appareil (rainure sur la face arrière) avant la première mise sous tension. Il est fortement conseillé d attendre le démarrage complet du Serveur Vocal avant de raccorder le FonoMail au PC de configuration. Brancher le serveur vocal à l aide du bloc d alimentation externe fourni. Suivant les instructions de sécurité de la normative internationale: pour les appareils raccordés au secteur, les prises électriques doivent être installées près de l appareil et doivent être facilement accessibles. La led ON/OFF doit s allumer Vert. Patientez pendant la phase d initialisation (~1 min.) Lorsque la led Statut est allumé Vert, le système est opérationnel. Connecter le câble série fourni dans la package entre le port Série marqué COM sur le Fonomail et un port Série sur votre ordinateur ou le câble réseau fourni entre le connecteur marqué LAN sur le FonoMail et le port réseau sur votre ordinateur. Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

6 2 Installation du logiciel depuis le CD-ROM Le programme de configuration du Serveur Vocal permet de paramétrer le système à partir d un PC en définissant et chargeant les données requises pour son fonctionnement. Le programme de configuration est une application Windows 32-bits qui fonctionne sous Windows 98/2000/XP et Vista Professionnel et sur tout PC supportant ces environnements, disposant d un port série libre, et dont la résolution d écran est au minimum 800x600. Fermer toutes les applications éventuellement ouvertes. Insérer le CD-ROM contenu dans le kit. Le CD possède une fonction d auto-démarrage. Depuis la page de démarrage, cliquer sur le bouton Installation puis Fonomail ProAttendant Si le CD ne démarre pas automatiquement, choisir l option Exécuter à partir du menu de démarrage, taper X:\DISK1\SETUP (X: correspond à l unité de CD-ROM) et valider avec la touche ENTREE ou cliquer sur le bouton OK. L écran suivant apparaît: Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

7 Cliquer sur le bouton Next, l écran suivant apparaît. Cet écran permet de spécifier le sous répertoire dans lequel doit être installé le programme de configuration du Serveur Vocal. Choisir le sous répertoire désiré à l aide du bouton Browse puis cliquer sur Next. Le processus d installation commence. A la fin du processus, le logiciel vous demandera de choisir la langue de travail. Une fois l installation terminée, un message apparaît indiquant que l ordinateur doit être réinitialisé. Cliquer sur Finish. Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

8 3 Assistant d installation Si le FonoMail est déjà configuré, n exécutez l assistant d installation que si vous souhaitez le réinitialiser et reprogrammer complètement. Une fois l ordinateur redémarré lancer le programme Voice System 5 1 groupe de programmes du même nom (Démarrer-Programmes). depuis le La fenêtre suivante apparaît : Note. Si cette case est marquée, la date et heure du FonoMail sera automatiquement mise à la date et heure du PC de configuration. Pour une connexion locale via port série: Cliquer sur l option Accès Lien Série/Modem et sélectionner dans la liste déroulante le port série du PC auquel est connecté le système. Cliquer sur OK. Pour une connexion directe via le câble réseau fourni: Cliquer sur l option Accès IP et saisir l adresse IP à assigner au FonoMail. Cliquer sur le bouton Assigner IP. Pour une connexion via le réseau LAN ou Internet 2 : Cliquer sur l option Accès IP et saisir l adresse IP et le mot de passe du système (identique au mot de passe de la boîte vocale de maintenance, 9999 par défaut). Cliquer sur OK. L écran principal de configuration apparaît. Dans le menu Echange PC/Serveur sélectionner l option Assistant d Installation 1 Le nom du programme est variable selon les modèles et les fournisseurs. 2 Uniquement si le système est déjà configuré et opérationnel. Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

9 Cliquer sur Suivant. La fenêtre suivante apparaît: Dans la liste, sélectionner le PABX sur lequel est raccordé le serveur vocal. Cliquer sur Suivant. L écran suivant apparaît : Introduire les valeurs des paramètres suivants: Séq. Transfert vers Standard: Séquence à introduire pour permettre au serveur vocal de transférer un appel vers le standard. Utiliser les caractères spéciaux: R pour Flashing T pour numérotation à fréquence vocale P pour numérotation décimale, pour Pause Normale (500ms). pour Pause Courte (100ms) ; pour Pause Longue (2000ms) Par exemple: si vous introduisez la séquence TR,11, cela signifie que pour contacter le standard il faut: numéroter en fréquence vocale, appuyer sur la touche Flash, puis après une pause de 500 ms composer le numéro du poste opérateur, ici le 11. Longueur num. postes: Plan de numérotation interne de l installation (2, 3, 4, 5 ou 6 chiffres). Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

10 Langue par défaut: Langue utilisée par défaut pour la diffusion des messages systèmes. Le Serveur peut contenir jusqu à 3 langues. Changement heure: Activer/Désactiver cette option pour que le système passe automatiquement en heure d été et d hiver. Dépôt boite vocale Mode de réponse par défaut des boites vocales. 3 fonctionnements possibles: a) Dépôt b) Menu c) Rappel (voir section 6.5 pour plus de renseignements). Assistant de configuration des boites vocales: Activer/Désactiver cette option pour diffuser un guide vocal invitant les utilisateurs à configurer leur boite vocale lors du premier appel. Création automatique des boites vocales: Activer/Désactiver cette option pour que le FonoMail crée automatiquement une boite vocale pour chaque numéro de poste appelé via le standard automatique. La boite vocale est crée à partir des paramètres définis dans la boite vocale type. Boite vocale type: Introduire le numéro de la boite vocale à utiliser comme modèle lors de la création automatique des boites vocales (voir point précédent). Cliquer sur Suivant. Introduire les numéros d annuaire interne auxquels sont connectés les accès du Serveur Vocal (cet écran n apparaît qu avec certains modèles de PABX). Cliquer sur Suivant. Introduire les horaires d ouverture et fermetures (deux premières colonnes) ainsi que les horaires de pauses (deux colonnes suivantes) pour chaque jour de la semaine. Ces horaires pourront être modifiés ultérieurement (Section 6.2). Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

11 Cliquer sur Suivant. L écran suivant apparaît, reprenant toutes les valeurs programmées. Si les valeurs sont incorrectes, cliquer sur Retour pour les programmer de nouveau. Si les valeurs sont correctes, cliquer sur Terminer. L Assistant d Installation configure automatiquement le Serveur Vocal en fonction des valeurs sélectionnées comme le montre l écran suivant. En fin de chargement du système, la fenêtre de configuration des boîtes vocales apparaît automatiquement comme représenté ci-dessous. Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

12 4 Mise en Service Messagerie Vocale La fonction Messagerie Vocale est basée sur un échange d informations entre le PABX et le serveur vocal. Cet échange peut se faire selon 2 modes : - Codes Q23 transmis sur les accès analogiques du serveur vocal reliés au PABX - Trames de données transmises sur le lien V24 raccordé à l arrière du système Il est donc impératif de déclarer dans le PABX le raccordement d une Messagerie Vocale Externe pour permettre le bon fonctionnement. 4.1 Gestion des Boîtes Vocales Le programme de configuration permet de créer, ajouter, modifier ou effacer les boîtes vocales du Serveur Vocal. La gestion des boîtes vocales est accessible depuis le menu Boîtes Vocales puis Définir Boîtes Vocales. Remarque : Le système a créé automatiquement jusqu'à 19 boîtes vocales d usage interne dont 1 est utilisée comme boite vocale de maintenance (numéro 999 dans un plan de numérotation à 3 chiffres, 9999 pour 4 chiffres etc..) et 1 comme boite vocale type lors de la création automatique des autres boites vocales. Le champ Libre indique le numéro de boîtes vocales qui peuvent être encore créées Boite vocale type Lorsque cette option est activée, le système crée automatiquement une boite vocale pour chaque poste vers lequel le Standard Automatique tente de transférer un appel. Ces boites vocales sont identiques à la boite vocale Type. Cliquer sur le Bouton Boite vocale Type et réaliser les modifications nécessaires Pour plus de détails sur les différents paramètres, se reporter à la section Note: Si la boite vocale type n est pas créée au moment de l installation, elle peut l être ultérieurement. Voir Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

13 4.1.2 Création des boîtes vocales Cliquer sur le bouton Nouveau pour créer de nouvelles boîtes. Les numéros de boîtes vocales doivent correspondre aux numéros d annuaires internes des postes pour lesquels la fonction Messagerie Vocale est autorisée. Spécifier le numéro de la première boîte ( De ) et le numéro de la dernière ( A ) afin de créer toutes les boîtes vocales comprises dans cet intervalle. Appuyer sur la touche Tab (tabulations) pour passer d un champ à l autre. Valider par OK : le système crée alors les boîtes avec les paramètres par défaut Paramétrage des boîtes vocales Un certain nombre de fonctionnalités de la boîte vocale sont gérables par le propriétaire de la boîte depuis un téléphone. Elles sont alors indiquées par l icône :. Certaines fonctionnalités sont également accessibles par Internet Explorer selon modèles et configurations -. Elles sont alors indiquées par l icône :. Sélectionner une boîte et cliquer sur le bouton Editer pour la modifier. Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

14 Onglet Général Nom d Utilisateur Entrer le nom du propriétaire de la boîte. Les 3 premières lettres seront utilisées par le système pour l accès alphabétique au poste. Nbre maxi. de Messages (valeur par défaut :30) Nombre maximum de messages que peut contenir la boîte vocale (de 1 à 99). La valeur 0 permet de créer une boîte vocale sans limitation de messages. Mot de Passe (valeur par défaut : 1234) Le code secret est nécessaire pour accéder à sa boîte vocale (4 chiffres). Pour désactiver un mot de passe, entrer 0000 dans ce champ. Message Accueil actif (Message A) Chaque propriétaire de boîte vocale dispose de 3 messages d accueil (A, B et C) personnalisables par téléphone depuis le menu de consultation de la boîte vocale. Ces messages contiennent un message système type par défaut «veuillez déposer votre message après le signal sonore» Langue (langue sélectionnée lors de l assistant d installation) Langue dans laquelle les annonces et les menus sont diffusés au propriétaire de la boîte. Si l utilisateur n a pas personnalisé sa boîte vocale, le message d accueil système sera diffusé dans la langue sélectionnée dans ce champ. Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

15 Onglet Avancé Ne Pas Déranger (valeur par défaut : Désactivée) Lorsque ce mode est activé, les appels reçus par le standard automatique ne sont pas transférés vers le poste du propriétaire de la boîte vocale, mais redirigé vers sa boîte vocale. Le système informe l appelant que "le poste correspondant ne répond pas", puis offre la possibilité de laisser un message dans la boîte vocale ou bien d être transféré vers un autre poste. Messages non autorisés (Désactivée) 1 Lorsque cette option est activée, la boîte vocale fonctionne comme un répondeur simple. Déviation d Appel (Interdite) 2 Activée: Le système transfère un appel issu du standard automatique vers le numéro qui apparaît dans le champ "Déviation vers poste". Désactivée: La déviation d appel ne s exécutera pas. Interdite: Rend impossible l activation de la déviation d appel depuis un poste d utilisateur. Déviation vers Poste/Groupe Numéro de poste/groupe vers lequel l appel est dévié lorsque le standard automatique effectue le transfert vers le poste demandé initialement. Filtre d appel (désactivée) Lorsque cette option est activée, à travers le standard automatique, le système demande à l appelant de s identifier vocalement avant de transférer l appel au poste demandé. Lorsque ce dernier répond, le système l informe de l identité de l appelant. Le propriétaire du poste peut alors accepter ou refuser l appel. 1 Si la BV a été forcée en Répondeur simple, cette option est sans effet. 2 Si la fonction n est pas Interdite lors de la création de la BV Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

16 Les 3 champs décrits ci-dessous permettent d établir un fonctionnement particulier pour la boîte vocale en fonction des modes Jour, Nuit et Pause établis dans les calendriers. Dans une utilisation courante de la messagerie vocale, il est préférable de laisser les programmes proposés par défaut et correspondants à la fonction de dépôt standard. Pour plus d informations sur les programmes disponibles, se reporter au chapitre 6.5 Gestion dynamique des accès Jour (valeurs par défaut : MBENTRY, MB_MENU et MB_MENU_CB) Définit quel programme doit être utilisé lorsqu un appel rentre dans une boîte vocale en mode Jour. Nuit (valeurs par défaut : MBENTRY, MB_MENU et MB_MENU_CB) Définit quel programme doit être utilisé lorsqu un appel rentre dans une boîte vocale en mode Nuit. Pause (valeurs par défaut : MBENTRY, MB_MENU et MB_MENU_CB) Définit quel programme doit être utilisé lorsqu un appel rentre dans une boîte vocale en mode Pause. Onglet Messages Messages Ces champs ne sont pas modifiables. Ce sont des compteurs correspondant à l état des boîtes vocales: Stockés: Nombre de messages présents dans la boîte, écoutés + nouveaux. Non écoutés: Nombre de nouveaux messages. Détails Cliquer sur <<Détails pour visualiser la date, l heure et l origine du message. Le numéro de l appelant est visualisable si il est fourni par le PABX dans le protocole. Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

17 Onglet Notification Cet écran permet de programmer les horaires et modes de notifications des nouveaux messages déposés dans la boite vocale. Pour chaque type de notification il est possible de préciser une tranche horaire (colonnes horaires), une temporisation (colonne Tempo.) et éventuellement un nombre de re-essais (colonne re-essai) Notification sur le Poste (DTMF) Type de notification utilisée pour avertir le propriétaire de la boîte qu il a reçu de nouveaux messages. Lorsqu un message est déposé, le Serveur Vocal dispose, selon le modèle du PABX, de plusieurs modes de notification pour prévenir le propriétaire de la boîte vocale. Suivant les modes supportés par le PABX, la notification peut être de type: Appel: Le Serveur Vocal appelle directement le poste associé à la boîte vocale. Si son propriétaire décroche, une annonce l informe qu il a reçu de nouveaux messages et lui demande son code secret afin d écouter le(s) message(s) déposé(s). Si le poste ne répond pas, le système répétera le processus à espace de temps régulier. Sonnerie: Le Serveur Vocal appelle directement le poste de la boîte vocale, et raccroche à la seconde sonnerie. L utilisateur doit alors effectuer un appel vers le Serveur Vocal pour pouvoir écouter ses messages. Si le poste ne répond pas, le système répétera le processus à espace de temps régulier. (Voir 7.6 Paramètres Système I, Retard Notification) DTMF: Le Serveur Vocal envoie une séquence de codes à fréquence vocale au PABX qui notifie alors l appel sur le poste (témoin lumineux, affichage écran...). DTMF2: Notification spéciale utilisée lorsque le système nécessite deux types différents de notification, par exemple lorsque l on utilise deux types de téléphones spécifiques. RS232: Notification utilisée lors d un raccordement par V24 au PABX dans le cadre de la messagerie vocale. Le PABX notifie le poste qu il a un message (témoin lumineux, etc.). Répondeur: Permet de forcer la boîte vocale en type Répondeur Simple uniquement, la fonction répondeur enregistreur est désactivée. Si un appel est transféré vers la boîte vocale, le message d accueil de la boîte est diffusé au correspondant puis le Serveur Vocal raccroche. Si aucun message d accueil n a été enregistré, le système diffusera le message suivant: Boîte Vocale saturée avant de raccrocher. Sans: A sélectionner si l on ne désire pas de notification. Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

18 Notification par Lorsqu un message est déposé, le Serveur Vocal envoie un de notification contenant éventuellement en fichier joint le message déposé dans la boite vocale: Interdite: La notification par n est pas autorisée pour cette boîte vocale. Désactivée: La notification par est inactive mais peut être mise en service par le propriétaire de la boîte depuis l interface Web. Texte & Message: Chaque message déposé dans la boîte vocale génère un mail à l adresse spécifiée dans le champ Adresse Mail avec le message joint sous forme de fichier son (format propriétaire). Texte Uniquement: Le fichier joint n est pas transmis dans l de notification. Adresse , Adresse destinataire pour la notification . Notification à Distance (Interdite) 1 Activée: Le système effectuera la notification en appelant le numéro qui apparaît dans le champ Numéro de Notification à distance (option désactivable depuis un poste). Désactivée: La notification ne s exécutera pas sur le numéro spécifiée (peut être activée depuis un poste). Interdite: Rend impossible l activation de la notification à distance depuis un poste d utilisateur. Numéro de Notification à distance: Numéro à appeler pour la notification à distance. Il est également possible de modifier ce numéro à partir d un poste téléphonique et les caractères spéciaux sont obtenus de la façon suivante: + touche = Caractère spécial Marquer 1 pour:. Pause Courte (100ms) Marquer 2 pour:, Pause Normale (500ms) Marquer 3 pour: ; Pause Longue (2000ms) Marquer 4 pour: T Numérotation à fréquence vocale Marquer 5 pour: P Numérotation décimale Marquer 7 pour: R Flashing Marquer # pour: # Marquer pour: Si le préfixe de sortie (par exemple le 0) a déjà été programmé dans les paramètres systèmes, il ne doit pas être rajouté au numéro. Renvoi vers une autre boite (Interdite) 2 Activée: Le système enverra une copie du message dans la boite vocale dont le numéro apparaît dans le champ Numéro de Renvoi (option désactivable depuis un poste). 1 Si la fonction n est pas Interdite lors de la création de la BV 2 Si la fonction n est pas Interdite lors de la création de la BV Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

19 Désactivée: La notification ne s exécutera pas sur le numéro spécifiée (peut être activée depuis un poste). Interdite: Rend impossible l activation du renvoi vers une autre boite vocale. Numéro de Renvoi: Numéro de la boite vocale vers laquelle est envoyée une copie du message Suppression des boîtes vocales Sélectionner une ou plusieurs boîtes et cliquer sur le bouton Effacer pour les supprimer après confirmation. Remarque : Pour sélectionner plusieurs boîtes vocales successives: o Cliquer sur la 1 ère puis maintenir la touche SHIFT enfoncée et Cliquer sur la dernière à supprimer. Pour sélectionner plusieurs boîtes vocales isolées : o Cliquer sur la première de la série puis maintenir la touche CTRL enfoncer et cliquer sur les suivantes. 4.2 Groupes de Boîtes Vocales L option Groupes, du menu Boîtes Vocales, permet de créer des listes de diffusion de messages. Ces listes peuvent être utilisées pour transférer un message reçu vers plusieurs boîtes simultanément ou pour déposer un nouveau message à plusieurs utilisateurs en une seule fois. Le système propose neuf groupes, référencés de 1 à 9, une même boîte pouvant appartenir simultanément à plusieurs groupes. Il existe deux types de groupes: o Capture: Dès qu un membre du groupe écoute ou supprime le message, il apparaît comme Ecouter ou Supprimer pour tous les autres membres du groupe. o Distribution: Chaque membre du groupe reçoit une copie du message et peut l écouter ou le supprimer indépendamment du reste du groupe. Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

20 4.2.1 Création de Groupes Dans la colonne de gauche, sélectionner le groupe que vous désirez créer. Double-cliquer sur un groupe pour éditer sa catégorie (capture ou distribution). Dans la colonne de droite, sélectionner les boîtes vocales que vous désirez associer à ce groupe. Vous pouvez utiliser les touches SHIFT et CTRL pour des sélections groupées ou bien séparées. Cliquer sur <<Ajouter. Une fois vos groupes définis, cliquer sur OK pour sauvegarder les paramètres. 1. Cliquer sur Fermer pour annuler les changements effectués Modification de Groupes Cliquer sur pour visualiser les boîtes qui composent le groupe. Double-cliquer sur un groupe pour éditer sa catégorie (capture ou distribution). Pour supprimer une ou des boîtes vocales d un groupe déterminé, les sélectionner puis cliquer sur Supprimer>>. 4.3 Paramètres Système liés à la Messagerie Vocale Depuis l écran principal, accéder au menu Configuration puis Paramètres Systèmes. Dans ce paragraphe, seuls les paramètres liés à la messagerie vocale sont décrits Onglet Séquences Cliquer sur l onglet Séquences. L écran qui apparaît permet de programmer les séquences émises par le Serveur Vocal vers le PABX. Les 2 paramètres Notification Message et Dé_notification Message ci-dessous correspondent au choix DTMF pour le paramètre Notification Poste de la boîte vocale. Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

21 Notification Message Séquence de caractères utilisée pour indiquer la présence de nouveaux messages dans une boîte vocale. Dé-notification Message Séquence de caractères utilisée pour indiquer l absence de nouveaux messages dans une boîte vocale. Ces séquences sont fonction du PABX et se composent de la manière suivante : Préfixe NuméroPoste (Suffixe). Le caractère E dans la séquence correspond au numéro de poste qui sera automatiquement remplacé par l extension concernée. Le PABX gère la notification/dénotification sous différentes formes : - Témoin lumineux - Message sur afficheur - Tonalité au décroché du poste Les 2 paramètres suivants Seconde Notification Message et Seconde dé-notification Message correspondent au choix DTMF2 pour le paramètre Notification Poste de la boîte vocale. Certains PABX gèrent 2 séquences différentes, par exemple, l une pour des postes dédiés et la seconde pour des postes conventionnels Seconde Notification Message Séquence de caractères utilisée pour indiquer la présence de nouveaux messages dans une boîte vocale. Seconde Dé-notification Message Séquence de caractères utilisée pour indiquer la présence de nouveaux messages dans une boîte vocale Onglet Paramètres Système I Cliquer sur Paramètres Système I pour faire apparaître l écran suivant: Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

22 Retard Notification (Min.) Choisir la fréquence en minutes entre deux notifications sur un même poste (valable pour les notifications "Sonnerie", "Appel" et la notification à distance). Durée Maximum Message (Sec.) Choisir la durée maximum des messages déposés dans les boîtes vocales. Ce paramètre est globale à toutes les boîtes vocales. Si vous modifiez la valeur par défaut, prendre en compte les éléments suivants : - Le nombre de boîtes vocales. - Le nombre d accès. - La capacité mémoire (carte Compact Flash) - L intensité d utilisation du système (trafic). Type horodatage o Lors de l écoute des messages dans la boîte vocale, sélectionner les informations diffusées par le système : o Jour-Mois-Heure-Message o Jour-Mois-Message o Message Assistant de configuration des boites vocales: Activer/Désactiver cette option pour diffuser un guide vocal invitant les utilisateurs à configurer leur boite vocale lors du premier appel Onglet Paramètres Système II Cliquer sur l onglet Paramètres Système II et l écran suivant apparaît: Accès Notification DTMF Programmer l accès qui sera utilisé pour la notification et la dénotification des messages. Si l accès retenu est occupé, la notification est mise en attente jusqu à la libération de l accès. Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

23 L option Tous signifie que le système utilisera le premier accès libre pour notifier. Dans le cas d un trafic Messagerie Vocale intense, cette solution est déconseillée afin de laisser des accès libres pour les appels entrants. Effacer Msgs. Ecoutés (Jours) Choisir la fréquence de purge automatique des messages écoutés. Effacer Msgs. Non Ecoutés (Jours) Choisir la fréquence de purge automatique des messages non écoutés. Paramètres V24 Utiliser lors d une signalisation avec le PABX par un lien V24. Programmer la vitesse de transmission, la parité, le nombre de bits de stop et le nombre de bits de données de manière équivalente au PABX. Langue par défaut Définir la langue utilisée par défaut pour la diffusion des menus et annonces du Serveur Vocal. La langue spécifiée sera également celle renseignée par défaut lors de la création de boîtes vocales. Une fois les paramètres système ajustés dans les différents onglets, il est nécessaire de les charger dans le serveur vocal à l aide du menu Sauvegarder puis cocher Serveur et cliquer sur Ok. L option Fichier permet de sauvegarder les paramètres dans un fichier de configuration PABX (extension *.cnf). 4.4 Enregistrement des Messages d Accueil de Boîtes Vocales Enregistrement par téléphone Il est possible pour chaque utilisateur d enregistrer son (ou ses) message(s) d accueil depuis un poste téléphonique à travers le menu de consultation de sa boîte vocale. (Cf. Section de la Notice Utilisateur) Enregistrement par chargement de fichiers Il est également possible d importer des annonces sonores déjà existantes (Cf. Section 8.2 de cette notice) Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1

24 5 Mise en Service Accès Web et Messagerie Unifiée La fonction Messagerie Unifiée est disponible selon versions et modèles. Consulter votre revendeur pour plus de renseignements. Pour la mise en place de cette fonctionnalité, il est nécessaire d obtenir les éléments suivants de la part de l administrateur informatique du réseau sur lequel le produit est raccordé : - Une adresse IP fixe pour le serveur vocal - L adresse IP du serveur de messagerie - Eventuellement un compte utilisateur et un mot de passe en fonction du type de messagerie L interface de messagerie utilisée pour cette fonctionnalité est l interface du client (Outlook, Lotus Notes, Eudora, ) si elle est compatible SMTP. L écoute des messages déposés dans la boîte vocale sur un PC utilisateur nécessite simplement l installation d un logiciel, GRECO, fourni dans le CD-ROM livré avec le produit. 5.1 Raccordement du Produit Réseau Ethernet Lors de la première mise en service, seul le dialogue par port série est possible. L adresse IP du système n étant pas encore paramétrée, il n est pas possible de configurer le système à travers le réseau LAN ou Web. 5.2 Paramétrage Système Connecter votre PC au serveur vocal et lancer le programme de configuration Voice System 5 depuis le groupe de programmes. Juillet TX05FR-InsPrg Ed.1