MIGRATION DE THUNDERBIRD VERS OUTLOOK mardi 16 octobre 2012

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1 MIGRATION DE THUNDERBIRD VERS OUTLOOK 2010 mardi 16 octobre 2012

2 MA PRÉSENTATION MARIE-DOMINIQUE MUTEL 14 ans d expérience dans le domaine de l enseignement des outils bureautiques Assure la formation bureautique des entreprises et des centres de formation en Suisse romande Enseigne principalement les outils bureautiques (Windows, Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, MS Project, Visio, OneNote ) FORMABOX Société simple depuis le 1er mars 2001 Spécialiste bureautique Composée d indépendants et partenaires 2

3 OBJECTIFS DU SÉMINAIRE Découvrir l environnement Outlook 2010 Passer en revue l ensemble des fonctionnalités essentielles de la messagerie, des contacts et des tâches Détailler les fonctionnalités du calendrier Attribuer des droits d accès et ouvrir un élément partagé 3

4 ORGANISATION Durée de la présentation 2 heures Questions/Réponses 30 minutes Horaires 14h00 à 16h30 4

5 INFORMATION SUR LA MIGRATION 1300 boîtes aux lettres sur les 8000 ont été migrées sur Outlook Les nouvelles boîtes aux lettres sont maintenant créées sur Outlook La migration commencera dans les facultés à partir du 15 octobre

6 AU PROGRAMME Interface Outlook 2010 Messagerie Contacts Tâches Agenda Droits d accès Questions/Réponses 6

7 OUTLOOK 2010 INTERFACE

8 ÉCRAN OUTLOOK Volet de navigation Volet de contenu Volet de lecture Barre des tâches Volet de personnes 8

9 RUBAN OUTLOOK 2010 Barre d accès rapide Onglets Onglet Fichier Boutons à options Groupes Boîtes de dialogue

10 ONGLET AFFICHAGE Regrouper les messages du volet contenu par Date, Expéditeur, Objet, Type, Importance, Inverser le tri Ajouter des colonnes Développer/Réduire les groupes Afficher Masquer Réduire Personnaliser Afficher Masquer Parmétrer 10

11 VOLET DES PERSONNES Personnes concernées Afficher les personnes concernées pour le message sélectionné et retrouver rapidement les différentes actions réalisées Regroupe les messages de la même conversation, ceux qui ont des pièces jointes, les réunions concernées, Ajout rapide de la personne dans ses contacts Connecter Outlook à ses réseaux sociaux 11

12 LES FAVORIS Placer dans les Favoris les dossiers auxquels vous accédez régulièrement ainsi que d autres boîtes aux lettres Clic droit sur un élément du volet de navigation "Afficher dans les favoris" L affichage des favoris s active depuis l onglet Affichage > Volet de navigation 12

13 OUTLOOK 2010 MESSAGERIE

14 ENVOYER UN MAIL Ctrl + N Nouveau mail Options et mises en forme En-tête Contenu

15 EN TÊTE DE MESSAGE LES DESTINATAIRES À CC CCI La zone Cc - copie carbone est à titre d information La copie du message sans en informer les autres destinataires est la Cci - copie carbone invisible 15

16 EN TÊTE DE MESSAGE L EXPÉDITEUR DE

17 SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE Toutes les adresses saisies manuellement dans un mail se retrouvent dans un dossier «Contacts suggérés» 17

18 LES ADRESSES RECONNUES Les adresses reconnues sont soulignées Si l option vérification des noms est cochée

19 CONTENU DU MESSAGE SIGNATURES Ajout d une signature Signatures par défaut Contenu et mise en forme de la signature 19

20 CRÉER UN MESSAGE BASÉ SUR UN FORMAT PARTICULIER

21 FORMAT PAR DÉFAUT Onglet Fichier > Options > Courrier > Composition des messages

22 POLICE PAR DÉFAUT Onglet Fichier > Options > Courrier > Composition des messages Cliquez sur «Papier à lettres et polices»

23 VÉRIFICATION ORTHOGRAPHIQUE Onglet révision Automatique si

24 LIRE SES MAILS Attribution d une catégorie Message répondu Message transféré Message important Pièce jointe Action à réaliser (suivi) 24

25 PAS AUTOMATIQUE! Décocher

26 LES DIFFÉRENTS TYPES D AFFICHAGES - sur une ligne d en tête - Organisation par dates - volet de lecture masqué - Aperçu du texte des messages non lus Informations des messages (objets, expéditeur, - sur deux lignes d en tête - Organisation par dates - volet de lecture à droite - sur une ligne d en tête - Organisation par dates - volet de lecture à droite

27 LES DISPOSITIONS PRÉDÉFINIES

28 RÉPONDRE / TRANSFÉRER Onglet Accueil > Groupe Répondre Répondre uniquement à l expéditeur Répondre à toutes les personnes concernées (expéditeurs, destinataires principaux et destinataires en copie) Transférer Créer une demande de réunion à partir du mail reçu Transférer en tant que pièce jointe 28

29 LES INFOS-COURRIER Les alertes par infos-courrier peuvent être déclenchées par des actions telles qu un clic sur Répondre à tous en cas de longue liste de destinataires Les infos-courrier Onglet Fichier > Options > Courrier Sous Infos-courrier, cliquez sur Options Infos-courrier Activer ou désactiver les infos-courrier Par défaut, les infos-courrier sont activées

30 OUTLOOK 2010 LES OPTIONS D ENVOI

31 OPTIONS D ENVOI Onglet Message Onglet Options

32 OPTIONS D ENVOI Onglet Message Importance du message Assurer un suivi (action) Boîte de dialogue «Options» Onglet Options

33 DÉFINIR L IMPORTANCE D UN MESSAGE

34 DÉFINIR LES CRITÈRE DE DIFFUSION D UN MESSAGE

35 ASSURER UN SUIVI

36 GÉRER LE SUIVI D UN MESSAGE Liste des messages Bandeau du message : Action à réaliser Échéance, Rappel En-tête du message Indicateurs de suivi : Plus le drapeau est rouge et plus l échéance est proche, la cloche indique le rappel Le message affiché en rouge signifie que l échéance est en retard Un clic sur le drapeau pour définir l action comme terminée

37 OPTIONS D ENVOI Onglet Message Onglet Options Boutons de vote Suivi (accusés) Différer la livraison Dévier les réponses à

38 OPTIONS DE VOTE

39 LE SUIVI

40 DIFFÉRER L ENVOI

41 RÉPONSE À UNE AUTRE PERSONNE DÉVIER LES RÉPONSES VERS

42 OPTION D ENVOI L enregistrement des messages envoyés ce fait dans éléments envoyés. Pour changer de dossier :

43 OPTIONS POUR LES MESSAGES ENVOYÉS Votre message est parti. Et vous souhaiter : le renvoyer Le rappeler

44 RENVOYER UN MESSAGE Placer vous dans Eléments envoyés Ouvrir le message (double clic) Puis «Actions»

45 RAPPELER REMPLACER UN MESSAGE DÉJÀ ENVOYÉ Conditions: - Que le message n est pas été lu - Travailler avec Exchange server Ouvrir le message Puis

46 OUTLOOK 2010 AFFICHAGE CONVERSATION

47 AFFICHAGE CONVERSATION Cet affichage fusionne les messages qui ont le même objet

48 OUTLOOK 2010 CLASSEMENT ET ACTIONS

49 ASSURER UN SUIVI Onglet Accueil > Groupe Indicateurs > Bouton Assurer un suivi Sélectionner le message pour lequel il faut assurer un suivi Aujourd hui, Demain, Cette semaine, Semaine prochaine, Aucune date n ont pas de rappel et de message spécifique Personnalisé permet de spécifier une action à réaliser et de définir un rappel 49

50 Onglet accueil CLASSEMENT Onglet Accueil > Groupe Indicateurs > Bouton Classer Sélectionner le message Choisir une catégorie

51 GESTION DES RÈGLES Automatiser son classement et/ou dévier ses mails à l aide de règles Onglet Accueil > Groupe Déplacer > Bouton Règles > Créer une règle permet de créer une règle standard, sur les informations du mail en cours Cette pourra être appliquée sur les anciens mails du dossier actif 51

52 GESTION DES RÈGLES Automatiser son classement et/ou dévier ses mails à l aide de règles Onglet Accueil > Groupe Déplacer > Bouton Règles > Créer une règle 52 Le bouton «Options avancées» permet d ouvrir l assistant Gestion des messages

53 ACTIONS RAPIDES Réaliser des suites d actions en un seul clic Onglet Accueil > Groupe Actions rapides La liste d actions les plus courantes est proposée, mais peut être personnalisée Les actions rapides peuvent être les suivantes : déplacement vers un dossier, attribution d une catégorie, automatisation d une réponse, transférer au responsable 53

54 MESSAGES INDÉSIRABLES 54

55 MESSAGES INDÉSIRABLES BLOQUER DES DOMAINES 55

56 GESTIONNAIRE D ABSENCE Onglet Fichier > Groupe Informations > Bouton Réponses automatiques Spécifier une date de départ et une date de fin Possibilité de définir un message pour l interne et un pour l externe Créer des règles de transfert, suppression et/ou déplacement durant votre absence Gestionnaire d absence 56

57 GESTIONNAIRE D ABSENCE ACTIF Indication de l activation et possibilité de le désactiver L expéditeur est avertit que le destinataire a son message d absence activé 57

58 CLASSER Ou Clic droit sur un dossier 58

59 OUTLOOK 2010 LA RECHERCHE

60 RECHERCHE INSTANTANÉE La zone supérieure du volet contenu affiche la zone de recherche Sélectionner le dossier dans lequel lancer la recherche Inscrire l élément recherché (objet, expéditeur, contenu) Si le résultat de la recherche n est pas concluant, relancer la recherche dans tous les éléments Courrier

61 RECHERCHE INSTANTANÉE Si le résultat de la recherche n est pas concluant, relancer la recherche dans tous les éléments Courrier 61

62 AFFINER LA RECHERCHE Affiner la recherche lorsque la zone de recherche est active par l onglet Recherche Groupe Etendue : spécifier l emplacement de la recherche Groupe Affiner : spécifiez le champ dans lequel doit se faire la recherche du mot-clé saisi (expéditeur, objet, date, importance, ) 62

63 AFFINER LA RECHERCHE 63

64 DOSSIERS DE RECHERCHE Choix d un type de filtre Le dossier de recherche est un filtre recherchant tous les messages de la boîte aux lettres selon un critère Clic droit «Dossiers de recherche» pour créer un nouveau dossier de recherche Critère du filtre

65 OUTLOOK 2010 LES CONTACTS

66 DIFFÉRENTES LISTES D ADRESSES Liste d adresses globale Liste des contacts entreprise Administrée par le service Exchange Non modifiable par l utilisateur Carnets d adresses Outlook Votre carnet d adresse privé modifiable par l utilisateur Carnet d adresse mobile Avec compte service Outlook Mobile

67 AFFICHAGES Onglet Accueil > Groupe Affichage actuel Carte de visite, Carte, Téléphone, Liste Tri des contacts par les en-têtes de colonne Zone de recherche dans la partie supérieure droite de la zone de contenu

68 CRÉER/MODIFIER/SUPPRIMER UN CONTACT Ctrl + N Nouveau contact Informations sur le contact Double-clic pour modifier un contact Clic droit pour supprimer un contact 69

69 AJOUTER UN EXPÉDITEUR AUX CONTACTS Intéragir avec une personne Ajouter des adresses aux contacts à partir d un mail ouvert Placer la souris sur l adresse à ajouter depuis l en-tête du mail Bouton Afficher plus d options pour interagir avec cette personne Ajouter aux contacts Outlook 70

70 LISTE DE DISTRIBUTION (GROUPE) Nom du groupe et membres Créer une liste de distribution (groupe) Nommer le groupe Onglet Groupe de contacts > Groupe Membres > Bouton Ajouter des membres 71

71 ENVOI D UN MESSAGE Onglet Accueil > Groupe Communiquer Envoyer un mail au contact/groupe sélectionné Les contacts et les listes de distributions peuvent être accessibles également depuis la création d un mail par le bouton A > Carnets d adresses > Contacts Planifier une réunion avec le contact/groupe sélectionné 72

72 TRANSFÉRER Onglet Accueil > Groupe Partager Transférer sous la forme de pièce jointe le contact/groupe sélectionné dans un nouveau mail Le destinataire pourra récupérer rapidement et facilement le contact en glissant l icône de la pièce jointe dans la vue Contacts à gauche de l écran 73

73 OUTLOOK 2010 TÂCHES

74 AFFICHAGE DEPUIS L ACTIVITÉ TÂCHES Une tâche est une charge professionnelle que vous devez suivre jusqu à son accomplissement Les tâches en retard s affichent en rouge, Les tâches terminés s affichent en gris barré Le volet de navigation propose deux affichages : Liste des tâches qui affiche les tâches et les suivis (à faire) Tâches qui liste les tâches créées (avec % réalisé, travail réel ) 75

75 CRÉER / MODIFIER / SUPPRIMER Ctrl + N Nouvelle tâche Détail de la tâche Double-clic pour modifier une tâche Clic droit pour supprimer une tâche Cocher pour terminer la tâche 76

76 TÂCHE RÉPÉTITIVE 1 2 Icônes Appliquer une périodicité sur une tâche Spécifier le type de périodicité ainsi que la plage 1. Une tâche qui se répète chaque vendredi et qui est terminée un mercredi génère la prochaine tâche pour le vendredi suivant 2. Une tâche qui se répète chaque vendredi et qui est teminée un mercredi génère la prochaine tâche pour le mercredi suivant 77

77 AFFICHAGE DEPUIS L ACTIVITÉ TÂCHES Choix de l affichage

78 AFFICHAGE DEPUIS LA BARRE DES TÂCHES La barre des tâches est visible depuis le courrier, le calendrier, les contacts Onglet Affichage > Groupe Disposition > Barre des tâches La liste affiche uniquement les tâches en cours et en retard Barre des tâches 79

79 AFFICHAGE DEPUIS LE CALENDRIER La liste des tâches quotidiennes s affiche dans la partie inférieure du calendrier Onglet Affichage > Groupe Disposition > Liste des tâches quotidiennes Réorganiser les tâches par date de début ou d échéance Afficher/Masquer les tâches achevées 80

80 TÂCHES DE GROUPE Affecter une tâche à un collègue Créer une nouvelle tâche Onglet Tâche > Groupe Gérer la tâche > Bouton Affecter une tâche Choisir un destinataire Compléter la tâche Etre informé du suivi de la tâche par un rapport d état 81

81 FAIRE UN RAPPORT D ÉTAT 82

82 RÉPONDRE À UNE DEMANDE DE TÂCHE Accepter / Refuser une tâche Réception d un mail pour une demande de tâche Répondre à la demande de tâche à l aide des boutons Accepter ou Refuser La tâche acceptée est placée automatiquement dans la liste des tâches 83

83 OUTLOOK 2010 CALENDRIER

84 AFFICHAGES Revenir à aujourd hui Encadré : Date d aujourd hui Gras : Date occupée Tramé : Date sélectionnée Onglet Accueil > Groupes Atteindre et Organiser Revenir à aujourd hui Affichage d aujourd hui et des 6 prochains jours en colonnes Affichage par jour Affichage par semaine de travail (5 colonnes) Affichage par semaine (7 colonnes) Affichage par mois L ouverture de la boîte de dialogue Atteindre permet d atteindre rapidement une date précise

85 AFFICHAGES Onglet Affichage > Groupe Réorganisation > Bouton Echelle de temps Onglet Affichage > Groupe Couleur 86

86 AFFICHAGE DES NUMÉROS DE SEMAINE

87 DÉFINIR VOTRE DISPONIBILITÉ

88 JOURS FÉRIÉS

89 CRÉER / MODIFIER / SUPPRIMER Ctrl + N Nouveau RDV Rdv privé Détail du rdv Double-clic pour modifier un rdv Clic droit pour supprimer un rdv Déplacer un rdv par un cliquer/glisser Glisser la barre supérieure/inférieure pour modifier l heure du rdv 90

90 LES OPTIONS D UN RDV Rdv privé Disponible ou pas Rappel Catégorie 91

91 COULEURS Personnalisation Catégories Faciliter la lecture de votre agenda en catégorisant vos occupations Le bouton «Classer» contient une liste de couleur par défaut nommée «Catégorie» L option «Toutes les catégories» permet de renommer les catgérories, d en ajouter des nouvelles et d appliquer des raccourcis clavier 92

92 OCCUPATION PÉRIODIQUE Appliquer une périodicité sur un rendez-vous Modifier, si nécessaire, la durée du rendez-vous Spécifier le type de périodicité Préciser la date de fin

93 DEMANDE DE RÉUNION Contenu de la réunion Détail de la réunion Qui? Inscrire les participants dans la zone A... Quoi? Objet de la réunion Où? Lieu de la réunion Quand? Date et heures Contenu? Détail de l invitation avec pièce jointe éventuelle 94

94 VISUALISER LES DISPONIBILITÉS Affichage des disponibilités Aperçu de la plage réservée Visualisation des disponibilités de chaque participants Le volet de droite propose les prochaines plages libres pour l ensemble des invités 95

95 LES OPTIONS DE RÉPONSE Empêcher les contre-propositions Onglet Réunion > Groupe Participants > Bouton Options de réponse Désactiver l option «Permettre de nouvelles propositions d horaires» 96

96 RÉPONDRE À UNE DEMANDE DE RÉUNION Réponses à une invitation Accepter (la réunion est placée automatiquement dans le calendrier) Provisoire Refuser Proposition d un nouvel horaire Visualiser le calendrier 97

97 GÉRER LES RÉPONSES Ouvrir la réunion planifiée depuis le calendrier Le volet Personnes indiques le nombre de réponses Le bouton Suivi affiche la liste des invités avec la date et leur choix de réponse Statistiques des réponses 98

98 REPORTER / SUPPRIMER UNE RÉUNION Reporter Annuler Reporter une réunion Ouvrir la réunion à replanifier Modifier la date et l heure Contrôler les disponibilités des participants à l aide du bouton «Planification» Envoyer une mise à jour de la réunion qui devra être à nouveau répondue par les participants Annuler une réunion Sélectionner la réunion à annuler Onglet Réunion > Groupe Actions > Bouton Annuler la réunion Adapter le contenu pour préciser le motif de l annulation Bouton Envoyer l annulation 99

99 OUTLOOK 2010 ARCHIVAGE

100 TAILLE DE SA BOÎTE AUX LETTRES Onglet Fichier > Groupe Informations > Bouton Outils de nettoyage Nettoyer la boîte aux lettres Afficher la taille de la boîte aux lettres Taille par dossier

101 CORBEILLE + Del Suppression définitive Onglet Dossier > Groupe Nettoyer > Bouton Vider le dossier Vider l ensemble de la corbeille Les messages sont conservés sur le serveur Exchange en fonction des paramètres de l Administrateur 102

102 POUR VIDER LA CORBEILLE DÉFINITIVEMENT + Del Suppression définitive Onglet fichier 103

103 CRÉER UN FICHIER D ARCHIVES Onglet Accueil > Groupe Nouveau > Bouton Nouveaux éléments Autres éléments > Fichier de données Outlook Sélectionner l option «Fichier de données Outlook (.pst)» Enregistrer le fichier d archives en spécifiant l emplacement et son nom Fichier d archives 104

104 ACCÉDER AU FICHIER D ARCHIVES Fichier d archives Volet de navigation Outlook Le fichier d archives créée s affiche automatiquement dans le volet de navigation Il peut être masqué du volet par un clic droit de la souris «Fermer mes archives» Il peut être affiché en passant par l onglet Fichier > Ouvrir > Ouvrir le fichier de données Outlooks Retrouver le fichier à l endroit où il a été sauvegardé Le fichier d archives peut être supprimé uniquement s il n apparaît plus dans le volet de navigation 105

105 ARCHIVER MANUELLEMENT Deux solutions Volet de navigation Cliquer/Glisser les dossiers à archiver dans le fichier d archives Bouton droit sur le fichier d archives pour accéder aux propriétés et options avancées afin de connaître l emplacement du fichier Onglet Fichier > Groupe Informations > Bouton Archiver Spécifier les dossiers à archiver antérieurs au Contrôler que le fichier d archives soit bien sélectionné 106

106 ARCHIVER AUTOMATIQUEMENT Onglet Dossier > Groupe Propriétés > Paramètres d archivage auto Paramètres Ne pas activer d archivage automatique Archiver automatiquement selon des paramètres prédéfinis Archiver automatiquement les éléments antérieurs à Chaque dossier peut être paramétré par un clic droit «Propriétés > Archivage automatique 107»

107 OUTLOOK 2010 DROITS D ACCÈS

108 INFORMATION SUR LA MIGRATION Les droits standards sont attribués aux nouveaux utilisateurs Récupérations des droits de délégations qui avaient été définis sur l agenda Sun/Oracle

109 PARTAGER Onglet Accueil > Groupe Partager Se placer dans son calendrier, ses contacts et/ou ses tâches pour partager une de ces activités Le bouton «Partager» envoie un mail au délégué pour l avertir de son droit de lecture Le bouton «Autorisations» permet de spécifier le type de droit à donner Le délégué reçoit un mail avec un bouton pour l ouverture de l activité partagée et celle-ci se place en raccourci dans le volet de navigation sous un groupe «partagés» 110

110 PARTAGER 111

111 ACCÉDER 112

112 AFFICHAGE DES CALENDRIERS Accès aux calendriers Les calendriers d autres personnes qui ont été ouverts s affichent dans le volet de navigation Activer les calendriers à visualiser 113

113 SUPERPOSITION DES CALENDRIERS 114

114 AFFICHAGE PLANIFICATION Utiliser le bouton «Affichage planification» de l onglet Accueil pour une vision horizontale

115 ACCÉDER Accès rapide 116

116 PARTAGER SA BOÎTE DE RÉCEPTION Clic droit sur le dossier «Boîte de réception» > Propriétés > Onglet Autorisations d accès Ou Onglet Fichier > Groupe Informations > Bouton Paramètres du compte > Options Accès délégué Bouton «Ajouter» pour choisir une ou plusieurs personnes à qui donner les droits Spéficier les droits à donner Choisir le délégué Spécifier les droits Procéder par un clic droit pour d autres dossiers à déléguer 117

117 OUVRIR LA BOÎTE DE RÉCEPTION DE Onglet Fichier > Groupe Ouvrir > Bouton Dossier d un autre utilisateur Sélectionner la personne dans le carnet d adresses Une nouvelle fenêtre s affiche avec le contenu du dossier Réouvrir la boîte de réception ultérieurement par le raccourci placé automatiquement dans le groupe Ouvrir L accès à la boîte de réception ne donne pas accès aux sousdossiers et autres dossiers de la structure de la boîte aux lettres 118

118 OUTLOOK 2010 DÉLÉGATION

119 PROCÉDURE DE DÉLÉGATION

120 OUTLOOK 2010 QUESTIONS/RÉPONSES

121 BONNE MIGRATION!

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