DataCar CRM V2.3. CRM V2.3 Release Notes Production. DataCar CRM v2.3. Release Notes

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1 DataCar CRM v2.3 Release Notes Page 1 de 38

2 TABLE DES MATIÈRES 1. INTRODUCTION Les évolutions par module Module Administration Collaborateurs - Liste des collaborateurs Collaborateurs - Modèle de signature Module Marketing Leads - Rapprochement des informations client Campagnes - Relances des campagnes Campagnes manuelles - Optimisation de la purge des relances et affaires Campagnes - Sourcing marketing des campagnes actives Campagnes - Actions en fonction des vendeurs liés aux véhicules Campagnes - Signature collaborateur pour le canal ing Module Vente Relances - Optimisation de la saisie Agenda - Agenda mutualisé Agenda - Optimisation de la saisie Contacts - Optimisation de l affichage des résultats de recherche Contacts - Ajout du type professionnel «Société» Contacts - Modification des champs obligatoires Contacts - Information vendeur véhicule client Contacts - Affichage des commentaires Contacts - Optimisation du dédoublonnage Affaires - Optimisation de l affichage Pilotage d affaires - Optimisation de la visualisation d une offre Offres - Affichage de l incentive dans les offres alternatives Offres - Optimisation de la saisie des offres Offres - Optimisation de la saisie de reprise Offres Enregistrement des offres en cours Offres - Agrandissement des zones du référentiel Autovista Offres - Optimisation de la validation d une offre Offres Modification de prix des couleurs, garnitures et extensions de garantie Commandes - Commandes multiples Commandes - Optimisation de l archivage des commandes Livraisons - Export des livraisons à venir Livraisons - Décompte Livraison Livraisons - Optimisation de l impression des CERFA Essais - Optimisation de la création d un essai Essais - Création d un contrat de prêt / d essai Module Management Gestion des secteurs géographiques multivendeurs Fusion des menus Tableau de bord et Statistiques Tableau de bord - Synthèse pack de livraison Tableau de Bord - Cockpit d activité Tableau de Bord - Tableau de bord financement Statistiques - Prévisionnel d'activité Page 2 de 38

3 HISTORIQUE DES MISES À JOUR DÉTAILS DU DOCUMENT / REMARQUES GLOSSAIRE Page 3 de 38

4 1. INTRODUCTION Ce document présente les évolutions et les corrections apportées sur DataCar CRM version Les évolutions par module 2.1. Module Administration Collaborateurs - Liste des collaborateurs La gestion des collaborateurs a été facilité par : - L ajout de l entité principale du collaborateur en info bulle, pour les collaborateurs ayant plusieurs entités. - L ajout de l entité principale du collaborateur à l export Excel, pour les collaborateurs ayant plusieurs entités Collaborateurs - Modèle de signature Un modèle de signature peut être créé pour chaque collaborateur, incluant des logos, et des champs dynamiques (en fonction du site par exemple). Dont on peut afficher un aperçu à l aide de l icône suivante : ASTUCE : Vous pouvez coller votre signature habituelle (avec sa police de caractères, couleur, style etc..) directement dans l éditeur. Page 4 de 38

5 Les images doivent être hébergées via un lien internet pour pouvoir être affichées par les destinataires. Pour le vérifier, ou le spécifier, il faut faire un clic droit après avoir sélectionné l image et choisir d afficher les «Propriétés de l image» : D autre part vous pouvez utiliser la fontion d insertion d un logo qui permettra de transférer un logo directement sur les serveurs de DataCar CRM. Seuls les fichiers images de type jpeg (*.jpg, *.jpeg) sont autorisés. Le logo chargé s inserera tout seul en fin de signature et pourra être supprimé à l aide de l icone prévue à cet effet. Page 5 de 38

6 Une fois le résultat satisfaisant, pensez à Enregistrer. Pour utiliser, votre signature d à l envoi, il suffit de cocher la case adéquate : Votre signature sera insérée dans le mail envoyé. (Non visible dans l éditeur de texte) Page 6 de 38

7 2.2. Module Marketing Leads - Rapprochement des informations client Lors de la réception d un lead, les informations client fournies par le fournisseur peuvent être erronées. Ainsi, dorénavant il est possible de rejouer le rapprochement des informations clients provenant du lead, à posteriori. Cette action s effectue depuis la relance ou l affaire créée par le lead. Page 7 de 38

8 Campagnes - Relances des campagnes Le nom de la campagne apparait maintenant sur les relances clients de type campagne, remplaçant le numéro interne moins significatif. Visualisation du nom de la campagne dans les relances clients : Campagnes manuelles - Optimisation de la purge des relances et affaires Lors de l abandon d une campagne on distingue maintenant 2 situations : Cas n 1 : il n existe pas de canal de type relance ou affaire pour la campagne : le message de confirmation de clôture de la campagne reste le même : Page 8 de 38

9 Cas n 2 : il existe au moins un canal de type relance ou affaire pour la campagne : le message de confirmation de clôture de la campagne contient une coche donnant la possibilité de supprimer les relances ou affaires n ayant eu aucune action : Campagnes - Sourcing marketing des campagnes actives Afin de mieux suivre le résultat des campagnes marketing, à la création d un contact ou d une offre, les sourcing marketing contiennent maintenant les campagnes actives. A la création d un contact : Page 9 de 38

10 Ou d une affaire (au travers de la première offre) : Cela permettra de mieux suivre les résultats au travers du tableau de bord de la campagne : Page 10 de 38

11 Campagnes - Actions en fonction des vendeurs liés aux véhicules Dans le cadre des campagnes, il est maintenant possible d affecter une action au vendeur du véhicule «ciblé» plutôt qu au collaborateur attitré de la fiche client, par exemple dans le cas de vendeurs VN/VO différents ou de sites multimarques. Pour cela, il faut obligatoirement utiliser des campagnes en utilisant le filtre véhicule à l étape 4 dans le cadre d un «Marketing direct interne» ou un champ «véhicule client» dans le cas de requêtes Campagnes - Signature collaborateur pour le canal ing Si les collaborateurs ont renseigné une signature personnalisée, on peut désormais insérer cette signature , lors d envois ing suite à une campagne (Fonction optionnelle). Page 11 de 38

12 2.3. Module Vente Relances - Optimisation de la saisie Lors de la création d une relance, le type d action sélectionné par défaut est maintenant «Téléphone» : Agenda - Agenda mutualisé La fonction d agenda mutualisé regroupant l ensemble des vendeurs a été ajouté dans le module agenda afin d avoir une vue rapide sur la disponibilité de l ensemble des collaborateurs. (Max. 9 par page) Cliquez sur une date et un collaborateur, vous obtiendrez le détail des RDVs concernés, que vous pourrez Visualiser, Modifier ou Supprimer. (En fonction des droits du profil) Page 12 de 38

13 Agenda - Optimisation de la saisie Pour les types de rendez-vous suivants : Rendez-vous de type «Affaire» Rendez-vous de type «Livraison» Rendez-vous de type «Financement» Rendez-vous de type «Autre» Le lieu et le site sont renseignés par défaut par le site en cours. Rendez-vous de type «Affaire» : Rendez-vous de type «Livraison» : Page 13 de 38

14 Rendez-vous de type «Financement» : Rendez-vous de type «Autre» : Page 14 de 38

15 Contacts - Optimisation de l affichage des résultats de recherche Lors de la visualisation des résultats d une recherche de contact, les contacts NPAI sont mis en évidence par une couleur différenciatrice. De plus une colonne indiquant le collaborateur en charge du contact a été ajoutée lorsque la recherche est en [Suivi par : Tous] Contacts - Ajout du type professionnel «Société» Afin d améliorer la communication et le traitement des fiches professionnelles avec des outils externes, un type professionnel «Société» a été ajouté. Page 15 de 38

16 Contacts - Modification des champs obligatoires Lors de la création d un contact, les champs obligatoires ont été modifiés. Désormais, un seul moyen de communication est obligatoire : Un téléphone au choix, un ou une adresse complète (adresse + CP + Ville). Cette mention est reprise dans les fiches contact en création ou en modification. Les zones Civilité/Type Société, Nom/ Raison Sociale, Prénom et Régime de TVA (prédéfini à Normal 20%) restent obligatoires Contacts - Information vendeur véhicule client Lors de la visualisation d un contact, dans l onglet «Véhicule», le nom et le prénom du vendeur s affiche à présent en info bulle, s il est connu Contacts - Affichage des commentaires A l affichage de la fiche contact les sauts de lignes et retours chariot dans les commentaires sont désormais visibles, au lieu d être présents sur la même ligne. Page 16 de 38

17 Contacts - Optimisation du dédoublonnage Pour les cas où lors du dédoublonnage on souhaite conserver une information dans un autre champ, il est maintenant possible de modifier l ensemble des zones. D autre part il est maintenant possible de rapprocher des informations du «Profil +» dans le dédoublonnage Enfin, les icones d association et de dissociation ont été revues. Page 17 de 38

18 Affaires - Optimisation de l affichage Les notions d Offre spontanée, d Initiative personnelle, et de Campagne pour les affaires sont abandonnées. V 2.2 V2.3 Page 18 de 38

19 De ce fait l affichage et la recherche des affaires sont simplifiés. Reste la possibilité de filtrer les affaires provenant d une campagne en cochant la case adéquate, pour les leads constructeurs par exemple Pilotage d affaires - Optimisation de la visualisation d une offre Dans le pilotage d'affaires, dans l onglet «Offres», l'affichage a été enrichi des éléments suivants : - valeur de reprise du véhicule - % de remise octroyé Remarque : Ces informations sont visibles y compris pour les anciennes affaires. Page 19 de 38

20 Offres - Affichage de l incentive dans les offres alternatives Offres - Optimisation de la saisie des offres Grâce à un paramètre, la carte grise, le bonus/malus et la taxe Co2 sont pré-cochés dans le cadres des offres, afin d éviter tout oubli. Page 20 de 38

21 Attention : Pour bénéficier de cette fonctionnalité il faut modifier votre paramétrage dans «Management» puis «Paramétrage» Après avoir choisi le «Paramétrage divers» des «Offres», cocher les cases prévues à cet effet. Page 21 de 38

22 Offres - Optimisation de la saisie de reprise Afin d optimiser la saisie des reprises, des zones sont désormais pré-remplies : - Pour le type de kilométrage : «Non garanti» est sélectionné par défaut - Les informations de livret ont été déplacées près du type de kilométrage. - Il existe maintenant un bouton de copie de la date de mise en circulation vers la date de carte grise pour les premières mains. - Le kilométrage est repris des kilomètres précédemment saisis à l étape des Informations générales Page 22 de 38

23 Enfin, on peut ajouter un commentaire aux FREVO saisis afin de détailler la remise en état Offres Enregistrement des offres en cours A présent, en quittant une offre en cours elle pourra être enregistrée en l état, et vous pourrez la reprendre plus tard. Pour cela, il suffit de se rendre sur l écran d accueil pour la retrouver. Oui - L offre est enregistrée Non - L offre est supprimée Annuler - Retour à l offre en cours Page 23 de 38

24 Offres - Agrandissement des zones du référentiel Autovista V2.2 V2.3 Page 24 de 38

25 Offres - Optimisation de la validation d une offre Lors de la validation de l offre, la relance client est maintenant sélectionnée par défaut : Offres Modification de prix des couleurs, garnitures et extensions de garantie prix. Attention cette fonctionnalité est active seulement si le référentiel («Autovista France») contient les Pour autoriser les utilisateurs à modifier les prix des options, il faut aller dans la gestion des profils du module «Administration» : Page 25 de 38

26 Dans le pavé «Offre» de l onglet «Vente», cochez l option : «Autoriser la modification du prix de vente du véhicule et du prix des options» Lors de la création d une offre à l étape «Equipements», vous pouvez modifier dans l onglet «Couleurs» le prix de l option sélectionnée en cliquant sur l icône de modification : Une fenêtre s ouvre pour vous permettre de modifier le prix : Page 26 de 38

27 Il en est de même dans l onglet «Garnitures» : Et l onglet «Extension de garantie» : Dans le module «Parc», lors de la création d un véhicule neuf ou d un véhicule d occasion, la modification du prix des extensions de garantie est dorénavant possible. Ce prix sera repris lors de la création d une offre VN ou VD et sera éventuellement modifiable si le collaborateur possède les droits. Page 27 de 38

28 Commandes - Commandes multiples Lors de la transformation en commande d offres multiples sur un client, la possibilité est offerte d éditer l offre au format PDF, dans la fenêtre de choix de l offre à commander. (Fonctionnement identique lors du passage en commande d une offre dupliquée) Commandes - Optimisation de l archivage des commandes Les commandes archivées peuvent maintenant être affichées sur une période donnée, en plus de l organisation mensuelle par dossier. Page 28 de 38

29 Livraisons - Export des livraisons à venir Afin d optimiser la planification des livraisons à venir, il est maintenant possible de les exporter depuis la «Gestion des livraisons». On obtient alors un export Excel des livraisons : Ou un export PDF : Page 29 de 38

30 Livraisons - Décompte Livraison La valeur de reprise et l éventuel solde de financement restant ont été ajoutés au décompte de livraison Livraisons - Optimisation de l impression des CERFA Lors de la saisie d une livraison, l heure est maintenant obligatoire. Page 30 de 38

31 L heure de livraison est inscrite dans la déclaration de cession d un véhicule. L heure de livraison est inscrite dans la déclaration d achat d un véhicule. Page 31 de 38

32 Essais - Optimisation de la création d un essai Afin d améliorer la recherche des véhicules d essai, nous avons ajouté plusieurs colonnes : une colonne contenant une pastille pour connaitre l état du véhicule, de nombre de «portes», le «code couleur» et le «code garniture». Nous avons aussi ajouté les libellés de couleur et garniture dans les détails du véhicule. Ces colonnes peuvent maintenant être triées en cliquant sur l en-tête. Afin d améliorer la saisie des essais, les zones de saisie des horaires d essais sont pré-remplies de la façon suivante : Après avoir renseigné l heure de début : Le fonctionnement actuel pour le renseignement automatique des minutes est conservé Si date de début = date de fin et que l heure de fin n est pas renseignée : L heure de fin se calcule selon l heure de début plus 1 heure, les minutes de début sont ainsi identiques à celles de début Après avoir renseigné l heure de fin : Le fonctionnement actuel pour le renseignement automatique des minutes est conservé Si date de début = date de fin et que l heure de début n est pas renseignée : L heure de début se calcule selon l heure de fin moins 1 heure, les minutes de début sont ainsi identiques à celles de fin La façon la plus simple de comprendre étant de faire «l essai»! Page 32 de 38

33 Essais - Création d un contrat de prêt / d essai Suite à la création d un essai, vous avez dorénavant la possibilité d éditer un contrat de prêt. Ce contrat sera rempli avec entre autres les coordonnées du client sélectionné, celle du site, du véhicule mis à disposition, des conditions de prêt, etc Remarque : Cette feuille de prêt ne fonctionne qu avec les coordonnées d un client c està-dire pour un essai dans le cadre d une affaire. Ce document n est donc pas disponible dans le cadre d une réservation collaborateur. Page 33 de 38

34 2.4. Module Management Gestion des secteurs géographiques multivendeurs Afin de pouvoir affecter des mêmes secteurs géographiques de prospection à des vendeurs différents, VN/VO ou sites multimarques, il est possible d affiner les secteurs géographiques en fonction de marques et/ou activités Fusion des menus Tableau de bord et Statistiques Afin de gagner en clarté les statistiques sont maintenant dans le même menu que le tableau de bord. (Module Management pour l ensemble des collaborateurs, et Vente pour le collaborateur lui-même) Management Vente Page 34 de 38

35 Tableau de bord - Synthèse pack de livraison Il est maintenant possible dans le tableau de synthèse de comptabiliser les packs de livraison même partiels. Pour cela, adaptez le paramétrage qui s effectue dans le module «Administration» au niveau de l «Entité» puis au niveau de l onglet «Statistiques» Page 35 de 38

36 Tableau de Bord - Cockpit d activité Un nouveau cockpit d activité est maintenant disponible dans le menu Tableau de bord. Il permet de suivre le nombre de ventes par type (VN/VD/VO), par type de client (Part./Pro.), le nombre de livraisons, de contacts travaillés, de relances en retard, etc. Ce tableau est exportable vers un tableur Tableau de Bord - Tableau de bord financement Un tableau de bord permettant de suivre les performances de financement par organisme et collaborateur est maintenant disponible. Ce tableau est exportable vers un tableur. Page 36 de 38

37 Statistiques - Prévisionnel d'activité Un prévisionnel d activité est disponible dans le menu Statistiques / Activité. Cet état permet de connaitre l activité d un collaborateur ou de l ensemble du site, pour un mois ou une période à venir. On y recense le nombre de relances, RDV, essais, livraisons et absences. Ces informations sont exportables en PDF. Page 37 de 38

38 HISTORIQUE DES MISES À JOUR Date (AAAA-MM-JJ) Édition Auteur Description VR Création du document LP Mise à jour du document avant release DÉTAILS DU DOCUMENT / REMARQUES Nom/n du document Titre Release Notes DataCar CRM v2.3 N Produit DTF / version DataCar CRM version 2.3 Constructeur Pays N projet / demande Documents associés Mots-clés N N N Remarques FREVO NPAI Mot GLOSSAIRE Définition Frais de Remise en Etat de Véhicule d Occasion N habite Pas l Adresse Indiquée Page 38 de 38