COMPTABILITE SAGE LIGNE 30

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1 COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Date : 25/09/2006 Auteur : Pascal VIGUIER Réf. : SAGE092006

2 SOMMAIRE SOMMAIRE MENU FICHIER AUTORISATION D ACCES... 3 A PROPOS DE VOTRE SOCIETE Onglet Identification... 4 Onglet INITIALISATION Onglet PARAMETRES... 5 Onglet ajustement lettrage Client...5 fournisseur MENU STRUCTURE PLAN COMPTABLE Paramétrage d un compte Cas particulier des comptes chèques en attente et cartes bancaires en attente Impression du plan comptable PLAN TIERS Identification Mode de règlement (onglet complément) Saisie du RIB Impression du plan tiers TAUX DE TAXES CODES JOURNAUX BANQUES Identification RIB MENU TRAITEMENT SAISIE DES ECRITURES JOURNAUX DE SAISIE SAISIE DES ACHATS... 6 MODELES DE SAISIE Création d un modèle... 6 Duplication d un modèle Utilisation du modèle dans le journal de saisie SAISIE DANS LE JOURNAL DE BANQUE Affichage des soldes en saisie... 6 Lettrage du compte lors de la saisie du règlement INTERROGATION DES COMPTES Lettrage automatique Lettrage manuel... 6 Pré lettrage d un compte Délettrage :... 6 Edition d un extrait de compte RAPPROCHEMENT BANCAIRE MANUEL Rapprochement bancaire Annulation d un rapprochement bancaire... 6 Mise en place du rapprochement bancaire RELANCES CLIENTS... 6 CLOTURE DES JOURNAUX ET DE L EXERCICE Clôture des journaux... 6 Clôture de l exercice CREATION D UN NOUVEL EXERCICE... 6 MISE A JOUR DES A-NOUVEAUX SELECTION D UN EXERCICE COMPTABLE... 6 COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 1/42

3 4. MENU ETAT DECLARATION DE TAXES Paramétrage de l édition : Présentation de l édition CAS PARTICULIER DE L EDITION DU GRAND LIVRE GENERAL EDITION DU GRAND LIVRE ET DE LA BALANCE TIERS BALANCE AGEE Paramétrage de base EDITION DU CONTROLE DE CAISSE SUPPRESSION ET ARCHIVAGE DU PREMIER EXERCICE SUPPRESSION ET ARCHIVAGE OUVERTURE D UN DOSSIER ARCHIVE... 6 COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 2/42

4 1. MENU FICHIER 1.1 AUTORISATION D ACCES Créer un utilisateur avec les mêmes droits que l administrateur. Saisir le nouvel utilisateur et le mot de passe. Interdit en suppression Interdit en écriture Interdit en lecture Pour valider taper sur la touche Entrée COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 3/42

5 1.2 A PROPOS DE VOTRE SOCIETE ONGLET IDENTIFICATION Remplir les coordonnées de a société qui seront imprimé dans divers documents ONGLET INITIALISATION Vérifier les dates d exercice COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 4/42

6 1.2.3 ONGLET PARAM ETRES Paramétrage du report à nouveau ONGLET AJUSTEM ENT LETTRAGE CLIENT Paramétrage de l écriture comptable d écart de règlement avec le seuil maximum de l automatisation COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 5/42

7 FOURNISSEUR Paramétrage de l écriture comptable d écart de règlement avec le seuil maximum de l automatisation COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 6/42

8 2. MENU STRUCTURE 2.1 PLAN COMPTABLE Pour atteindre un compte, taper rapidement la racine du compte, exemple 607, le curseur de la souris se positionnera directement sur le premier compte commençant par 607. Comptes détails : comptes sur lesquels sont saisies les écritures Comptes totalisateurs : classe et sous classe. Permet lors des éditions du grand livre et de la balance (option à l édition) d éditer les sous totaux (la saisie sera interdite sur ce type de comptes). Création d un compte comptable COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 7/42

9 2.1.1 PARAM ETRAGE D UN COMPTE Visualisation d un graphique. Interrogation et lettrage Détail pour les comptes 401, 411 et 511, aucun pour les comptes 6 et 7, solde pour les autres comptes. un classement par ordre alphabétique. Reprend les 15 premiers caract. Permet de faire A renseigner pour les comptes 6 et 7. A créer auparavant dans menu : Structure Taux de taxes. Permet de regrouper ce compte en édition du Grand livre et balance si la case Regroupement des écritures est cochée dans menu Etat / Grand livre : à l édition il y aura une seule ligne de totalisation par mois. Oblige la saisie d une section analytique à condition que saisie analytique soit également cochée dans le journal Case à cocher pour les comptes 401,411 et 511 Case à cocher pour les comptes 401, 411 et 511 Case à cocher pour les comptes collectifs 401 et CAS PARTICULIER DES COMPTES CHEQUES EN ATTENTE ET CARTES BANCAIRES EN ATTENTE COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 8/42

10 2.1.3 IMPRESSION DU PLAN COMPTABLE A partir du plan comptable Rechercher 2.2 PLAN TIERS Les clients et les fournisseurs seront créés de préférence dans le DMS. Avec le lien ODBC les modifications (nom, prénom adresses téléphone et fax) apportées sur la fiche tiers du DMS seront reporté sur la fiche tiers sage. Les RIB clients et fournisseurs seront renseigné dans sage. COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 9/42

11 2.2.1 IDENTIFICATION Adresse à laquelle seront envoyé certaine édition par mail (extrait tiers) COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 10/42

12 2.2.2 MODE DE REGLEM ENT (ONGLET COMPLEM ENT) Le mode de règlement permettra une saisie rapide de l écriture comptable en particulier dans les modèle de saisie. Cette option rend possible le lettrage automatique des écritures sur le compte en question (lorsque vous en ferez la demande). un type, sélectionné à partir d'une zone à liste déroulante : pourcentage, équilibre, montant ; une valeur : pourcentage ou montant suivant la sélection précédente ; jour net : à partir de la date d'écriture ; fin de mois civil : à partir de la date de fin de mois réel (28, 29, 30 ou 31) correspondant à la date d'écriture ; fin de mois : à partir de la date d'écriture, après application du nombre de jours, la date d'échéance correspond à la date de fin de mois (si pas de jour de tombée). vide : le programme calcule la date de tombée en fonction du nombre de jours et de la condition, un jour précis saisi manuellement, jusqu'à 6 jours séparés par des virgules : jj,jj,jj,jj,jj,jj. mode de règlement COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 11/42

13 2.2.3 SAISIE DU RIB La saisie du RIB permettra d effectuer des virement magnétiques pour les fournisseurs et des LCR magnétique avec lettre traite pour les clients. Saisir les données et taper sur la touche Entrée pour valider les informations IMPRESSION DU PLAN TIERS A partir du plan tiers Rechercher Pour les comptes clients CLI00000 et CLIZZZZZ Pour les comptes fournisseurs F et FZZZZZZZZ COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 12/42

14 2.3 TAUX DE TAXES Assure le lien entre le compte de charge (6) ou produit (7) et le compte de TVA (4457 pour la TVA collectée et 4456 pour la TVA déductible). Pour les comptes exonérés de TVA, créer un code taxe à 0 qui servira à la préparation de la déclaration de TVA (ainsi la base Exo apparaîtra dans la déclaration). Compte général de TVA correspondant Taux de TVA Les comptes généraux rattachés s afficheront dans ce cadre COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 13/42

15 Après la création des codes, il faut retourner sur le plan comptable pour renseigner le code taxe sur chacun des comptes 6 et CODES JOURNAUX Les journaux proviennent de la migration DMS Pour créer un code journal Achats Ventes Trésorerie : (Banques, CCP, Chèques en attente, Cartes bancaires en attente et Caisse) Général : (OD, A nouveaux, Cessions internes). Situation, il permet de saisir des écritures comptables de situation pour un arrêté comptable intermédiaire. Si besoin le créer dans Sage ; Pour les journaux de ventes, cessions internes et reprises, ne pas modifier car les n de COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 14/42

16 pièces sont donnés par le DMS. Mensuelle : les n de pièces se réinitialisent tous les mois ; Continue par journal : les n de pièces se réinitialisent à chaque début d exercice (conseillé). Cocher pour les journaux dont on désire saisir une répartition analytique. uniquement pour les journaux de type trésorerie Compte général de banque ou caisse Cocher pour éviter les écritures centralisé ceci facilitera le rapprochement bancaire. de banque Trésorerie pour un rapprochement sur le compte 2.5 BANQUES Les banques permettront les remises en banque dans Moyens de paiement. Pour créer une nouvelle banque COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 15/42

17 2.5.1 IDENTIFICATION Le code abrégé et l intitulé sont obligatoires RIB Saisie de l abrégé et du RIB, ne pas oublier le code journal associé à la banque. Valider par la touche Entrée. COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 16/42

18 3. MENU TRAITEMENT 3.1 SAISIE DES ECRITURES JOURNAUX DE SAISIE La saisie des écritures est identique dans les deux menus, seule la façon d y accéder est différente. Saisie des écritures : Sélectionner le code journal et la période Journaux de saisie Faire défiler la liste, sélectionner le journal et la période puis double clic sur le journal à saisir. Journal non imprimé Ecritures présentes dans le journal COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 17/42

19 3.2 SAISIE DES ACHATS Rajouter la colonne code taxe sur le journal d achats et de ventes et la déplacer complètement a droite. Clic droit dans la fenêtre : Personnaliser la liste, sélection code taxe et clic sur Ajouter. Pour se déplacer d une colonne à l autre : Touche TABULATION pour changer de zone Touche ENTREE pour valider la ligne. Jour de la période (date d écriture) Le n de pièce est géré par Sage Dans cette colonne, on peut saisir le n de facture fournisseur. Attention la référence ne s édite pas dans le journal, grand livre et balance en ligne 30 (les éditions sont paramétrable en ligne 100). N Compte général et N Compte tiers, à la saisie du compte tiers ne pas renseigner la colonne n compte général. La recherche du tiers peut se faire en saisissant les premiers caractères de la raison sociale et en appuyant sur la touche Cliquer sur l intitulé du compte pour obtenir le nom du fournisseur. Le mode de règlement et la date d échéance provienne de la fiche tiers si ils sont renseignés. Saisir le montant et appuyer sur la touche Entrée. COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 18/42

20 3.3 MODELES DE SAISIE Pour les achats, il est vivement recommandé de créer des modèles de saisie qui facilitent la saisie des factures. COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 19/42

21 3.3.1 CREATION D UN MODELE Pour créer un nouveau modèle Exemple location Exemple achats matériel avec frais port Explication des différents symboles : Code journal auquel sera rattaché le modèle. Type de journal correspondant au modèle Saisie manuelle ( ) Répéter ( ) Calculer ( ) Fonction (reprend ici le libellé tiers saisie en ligne 1) Equilibre : on saisit le débit HT, la TVA est calculée, le crédit TTC équilibrera la pièce comptable ( ). COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 20/42

22 3.3.2 DUPLICATION D UN MODELE Renommer le modèle et modifier les lignes. Fermer la fenêtre avec la croix pour l enregistrer UTILISATION DU MODELE DANS LE JOURNAL DE SAISIE Valider par la touche Entrée. COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 21/42

23 3.4 SAISIE DANS LE JOURNAL DE BANQUE AFFICHAGE DES SOLDES EN SAISIE Cocher les cases COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 22/42

24 3.4.2 LETTRAGE DU COMPTE LORS DE LA SAISIE DU REGLEM ENT Se positionner sur l écriture du tiers et cliquer sur l icône Un fenêtre s ouvre dans laquelle apparaîtront les écritures non lettrées Pour lettrer plusieurs factures pour un seul règlement, Il suffit de sélectionner les lignes (touche CTRL appuyé).. Et S il y a un écart (qui est défini dans le A propos), ne pas oublier de cocher. Une écriture d écart sera générée dans le journal des OD. COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 23/42

25 3.5 INTERROGATION DES COMPTES Interrogation et lettrage pour les comptes généraux Interrogation tiers pour les clients et fournisseurs. Sur ces deux menus, possibilité de lettrer automatiquement ou manuellement et d éditer des extraits de comptes. COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 24/42

26 permet de revenir à la fiche du compte général ou tiers pour en modifier le paramétrage.. Par défaut, affiche les écritures non lettrées. permet d affiner les critères de recherche (période, code journal, date échéance, montant, ) LETTRAGE AUTOMATIQUE Montant, n de pièce ou n de facture. Le seul à utiliser est montant (sauf après migration : référence). de Un à Neuf (Nombre de factures pour x règlements) attention plus la puissance est haute, plus le traitement est long. soldés seront lettrés. seul les tiers les tiers dont le solde est inférieur ou égal au maximum paramétré dans l ajustement lettrage seront lettrés LETTRAGE MANUEL Sélectionner les lignes à lettrer (touche CTRL appuyée). COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 25/42

27 Si un déséquilibre se présente dans le solde lettrage, le menu suivant apparaît : PRE LETTRAGE D UN COMPTE Le pré-lettrage (les lettres sont en minuscule) permet d affecter des acomptes à une ou plusieurs factures. Procédé de la même façon que le lettrage manuel DELETTRAGE : Sélectionner les écritures lettrées et saisir la lettre à supprimer et cliquer sur la corbeille dans la barre d outils ou clic droit et supprimer. ATTENTION : Ne jamais utiliser le bouton Délettrer dans la fenêtre de lettrage automatique.tout le compte sera délettré et pas seulement l écriture sélectionnée. Aucune confirmation ne vous sera demandée. COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 26/42

28 3.5.5 EDITION D UN EXTRAIT DE COMPTE Par défaut, Ecritures non lettrées, si l on sélectionne Ecritures lettrées, il est possible de sélectionner un lettrage particulier. Situation du compte a une date donnée. Décocher de préférence. Sélection du modèle d édition envoie de l extrait par mail. Répertoire h:\sage\société\documents comptables\extraits Extrait général base à utiliser en Interrogation et lettrage, Extrait tiers base en Interrogation Tiers. Ces modèles sont modifiables dans le menu Fichier Mise en page. COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 27/42

29 3.6 RAPPROCHEMENT BANCAIRE MANUEL seules les écritures saisie dans le journal de banque apparaîtra dans le rapprochement bancaire. Il permet le pointage entre les écritures comptables et les opérations bancaires sur le relevé de banque. Touche Entrée pour valider la saisie. Date de rapprochement, permettra de rééditer un rapprochement à une date donnée. Touche Entrée pour valider la saisie. Par défaut, les écritures non rapprochées sont affichées. Le montant su Solde relevé correspond au montant du relevé bancaire. COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 28/42

30 3.6.1 RAPPROCHEM ENT BANCAIRE Sélectionner les lignes à rapprocher (touche CTRL appuyé) et, le logiciel inscrit le n de pièce saisi précédemment, dans la colonne «pièce trésorerie». Edite l état de rapprochement ANNULATION D UN RAPPROCHEM ENT BANCAIRE la saisie. n de pièce à annulé et touche Entrée pour valider Sélectionner une ou plusieurs écritures rapprochées, clic droit pour afficher le menu et clic gauche sur supprimer les éléments sélectionnés. Les écritures peuvent être trié par pièce de trésorerie MISE EN PLACE DU RAPPROCHEMENT BANCAIRE Au début de la mise en place du dossier, le solde du relevé est différent du solde bancaire. L écart correspond aux règlements saisis en comptabilité sur l exercice N -1, non enregistrés dans la banque. Pour régulariser, il faut saisir le détail des opérations non pointées dans le journal de banque au premier jour de l exercice et en contrepartie saisir dans le journal d OD la même opération en sens inverse. Ex : le solde de relevé dans Sage est de alors qu au 31/12 le relevé bancaire est de L écart correspond à un chèque de 500 et de Passer une écriture dans le journal de banque : 471 (Commencer par saisir le 47XXXXX) Ecritures non rapprochées exercice N-1 Libellé Débit Crédit COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 29/42

31 Passer une autre écriture dans le journal d OD 512 Ecritures non rapprochées exercice N-1 Libellé Débit Crédit RELANCES CLIENTS Avant d effectuer une relance, lettrer les comptes client. Date limite d échéance sur les écritures à prendre en compte. Imprime les lettres de relance, le modèle d édition sera à rechercher dans le répertoire h:\sage\société\documents comptable\règlements rappels. Le niveau de relance s incrémentera. COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 30/42

32 3.8 CLOTURE DES JOURNAUX ET DE L EXERCICE CLOTURE DES JOURNAUX Une sauvegarde est recommandée avant de lancer cette opération. Une copie du fichier société.mae dans le répertoire h:\sage\société suffit. La clôturer les journaux nécessite une édition de ceux ci. Sélectionner tous les journaux (clic droit pour afficher le menu et clic gauche sur sélectionner tout), et cliquer sur les opérations à effectuer. Edition des journaux s ils ne sont pas édités. A cliquer en premier, sinon pas d activation possible du bouton clôture. Clôture partielle : fige les écritures dans le journal mais n interdit pas la saisie de nouvelles pièces comptables dans ce journal. Cette clôture ne suffit pas pour clôturer l exercice. Clôture totale : fige les écritures dans le journal et empêche toutes saisies nouvelles dans ce journal. Lance la clôture. La clôture des journaux est définitive. COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 31/42

33 3.8.2 CLOTURE DE L EXERCICE ATTENTION : cette opération est irréversible. COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 32/42

34 3.9 CREATION D UN NOUVEL EXERCICE Avant la création, Menu Fenêtre et décocher le mode assistant Vérifier les dates de début et de fin d exercice. Les reports à nouveau provisoires seront générés. Ne pas oublier de bien paramétrer dans les comptes si le report est Aucun, Solde ou Détail (voir le chapitre plan comptable). COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 33/42

35 3.10 MISE A JOUR DES A-NOUVEAUX Les reports à nouveau pourront être générés plusieurs fois dans le nouvel exercice en recommençant l opération du paragraphe précédent à partir de l exercice comptable précédent SELECTION D UN EXERCICE COMPTABLE COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 34/42

36 4. MENU ETAT 4.1 DECLARATION DE TAXES La déclaration de TVA permet d éditer les bases taxables. Cette édition sera correcte si les taux de TVA sont créés et tous les comptes de charges et produits sont rattachés aux différents taux de TVA. COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 35/42

37 4.1.1 PARAM ETRAGE DE L EDITION : Déclaration de taxe CA3 Choisir le modèle Double clic sur la ligne => ouverture de la fenêtre «rubrique.» Lignes à contrôler : COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 36/42

38 4.1.2 PRESENTATION DE L EDITION Base taxable HT Taxes brute Solde du compte Ecart Base de chacun des comptes rattachés au différents taux de TVA Calcul du montant de la TVA par rapport à la base taxable HT Solde du compte de TVA dans la comptabilité sur la période sélectionnée Ecart entre le solde TVA et la taxe brute (ne devrait correspondre qu aux seuls écarts d arrondi) Lors de l édition de l état préparatoire de TVA, répondre Non à la question «Voulez-vous mettre à jour les écritures de taxes?» 4.2 CAS PARTICULIER DE L EDITION DU GRAND LIVRE GENERAL COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 37/42

39 écritures à éditer. choix des affiche des critères de sélection plus approfondis. le regroupent prendra en compte les comptes généraux qui auront cette option (voir chapitre 2.1.1). 4.3 EDITION DU GRAND LIVRE ET DE LA BALANCE TIERS 4.4 BALANCE AGEE COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 38/42

40 4.4.1 PARAM ETRAGE DE BASE Date écritures ou échéance Paramétrage des délais des écritures échues 4.5 EDITION DU CONTROLE DE CAISSE COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 39/42

41 5. SUPPRESSION ET ARCHIVAGE DU PREMIER EXERCICE Pour ouvrir un 4 ème exercice, un archivage sera nécessaire. Le dossier archivé pourra être lu par le logiciel comptable afin de consulter ou éditer les données. Cet exercice doit être clôturé au préalable. 5.1 SUPPRESSION ET ARCHIVAGE COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 40/42

42 Décocher la case 5.2 OUVERTURE D UN DOSSIER ARCHIVE Fermer le dossier en cours Ouverture du dossier Sélectionner un dossier archivé COMPTABILITE SAGE LIGNE 30 Page 41/42