Guide d utilisation du logiciel «Mobile Manager» Guide d utilisation du logiciel «Mobile Manager»

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1 Guide d utilisation du logiciel «Mobile Manager» 1

2 Guide à l utilisation de «MOBILE MANAGER» Logiciel de gestion de magasin en téléphonie mobile Sommaire : 1. Prise en main du Logiciel "Mobile Manager" 1.1. Modification des coordonnées du magasin (En tête des documents factures, avoir, SAV...) 1.2. Mise en place d'un logo 2. Configuration des vendeurs 2.1. Création d'un vendeur 2.2. Affectation des droits des vendeurs 2.3. Modification d un vendeur 3. Configuration des fournisseurs et grossiste en abonnement (AUDIM, Coriolis ) 3.1. Création d'un fournisseur 3.2. Modification d un fournisseur 4. Gestion du Stock 4.1. Création d'un article en stock 4.2. Visualisation du détail d'une ligne de stock pour les articles sérialisables 5. Achats (entrée en stock) 5.1. Saisir une entrée en stock 5.2. Recherche Multicritères d'une entrée en stock 6. Ventes 6.1. Vente de téléphone avec contrat d'abonnement 6.2. Vente de téléphone Nu (sans abonnement) 6.3. Vente de carte SIM Seule 6.4. Vente d'accessoires ou autres produits non sérialisables (PDA, GPS ) 6.5. Recherche Multicritères sur les ventes 7. Gestion des rémunérations et grilles de rémunérations 7.1. Création d'une rémunération Création manuelle des rémunérations 2

3 Création rémunérations par import de fichier Excel Microsoft 7.2. Recherche Multicritères sur les rémunérations 7.3. Modification d'une rémunération 7.4. Suppression d'une rémunération 7.5. Importer les grilles de rémunérations du serveur «MobileManager» 8. SAV 8.1. Création d une fiche SAV 8.2. Recherche multicritères sur les SAV 9. Factures 10. Remboursements 11. Acomptes 12. P.M.S. (Pas de Mise en Service) 13. Transfert Inter Magasins 14. Back Office des contrats 3

4 1. Prise en main du Logiciel "Mobile Manager" 1.1. Modification des coordonnées du magasin (En tête des documents factures, avoir, SAV...) Afin que vos documents imprimés de "Mobile Manager" contiennent les coordonnées de votre magasin, Vous devez les renseigner dans le logiciel. Pour cela il faut ouvrir la fenêtre du Menu "Fichiers->Configuration des coordonnées du magasin". La fenêtre suivante apparaîtra. Remplissez les champs puis valider vos modifications en cliquant sur le bouton "Modifier". Le champ "Mot de passe" contient si vous le renseignez le mot de passe du manager (uniquement) lorsque vous vous connectez à "Mobile Manager". Par défaut il n y a pas de mot passe à la connexion de l utilisateur «manager». Dans le deuxième onglet «Configuration des factures», vous avez la possibilité de personnaliser vos factures avec votre propre texte qui s affichera sur toutes vos factures. Chaque champ correspond à un ligne qui se situe en bas de page sur les factures. 4

5 1.2. Mise en place d'un logo Afin que vos documents imprimés de "Mobile Manager" contiennent le logo de votre enseigne ou de votre société vous devez : - vous procurer votre logo sous format numérique (fichier à l'extension BMP). - le renommer en "Logo_magasin.bmp" TOUT AUTRE NOM DU FICHIER NE FONCTIONNERA PAS!!! - Puis placer ce fichier dans le répertoire "C:\Mobile_Manager\photos\" Vous remplacerez donc le logo par défaut de "Mobile Manager" par le votre. 2. Configuration des vendeurs Ce logiciel vous permet de créer plusieurs vendeurs (pas de limite). Le fait de créer des vendeurs vous permet : - De pouvoir affecter les ventes sur vos vendeurs, Ainsi vous aurez dans les statistiques sur vos ventes le chiffre d affaires et le détail de toutes vos ventes par vendeurs. - De sécuriser l accès au logiciel «Mobile Manager» en donnant l accès à tout ou partie du logiciel «Mobile Manager». Vous pouvez donner accès à tous les menus ou uniquement certains menus par vendeur Création d'un vendeur Pour créer un vendeur vous devez aller dans le menu «Fichiers->Fichier vendeur->créer vendeur» 5

6 La fenêtre ci-dessous s ouvrira : Une fois ouverte remplissez les champs puis valider vos modifications en cliquant sur le bouton "Créer". Les champs «Login» et «Mot de passe» permettra au vendeur de se connecter à «Mobile Manager», il apparaîtra dans la liste déroulante des utilisateurs sous l utilisateur «manager». Le champ Profil permet d affecter les droits à ce vendeur. Vous avez la possibilité de lui affecter un des 3 profils existant. Mais auparavant vous devez affecter les droits de chaque profil (cf paragraphe suivant) Affectation des droits des vendeurs "Mobile Manager" permet d'affecter des droits à deux niveaux : Droits sur les menus du logiciel Vous pouvez interdire l'accès à tout ou partie des différents menus du logiciel. Droits sur les fenêtres du logiciel Vous pouvez désactiver les boutons au niveau des différentes fenêtres. Par exemple si vous voulez que vos vendeurs puissent ouvrir certaines fenêtres mais ne puissent pas cliquer sur les boutons supprimer ou modifier de ces dernières. Pour cela vous devez configurer 3 profils utilisateurs et après affecter ces profils aux vendeurs dans la vendeurs (cf paragraphe vendeurs ci dessus). fiche Pour affecter les droits des profils il faut cliquer sur le menu : «Fichiers->Fichier vendeurs->configuration des droits des vendeurs» 6

7 La fenêtre ci dessous s'ouvrira : Dans un premier temps sélectionner le profil à configurer dans la liste déroulante à droite de la fenêtre qui se nomme «Profil du vendeur» Sélectionner après dans la liste déroulante du dessus «Fenêtre / Menu» le type de droits à affecter : Droits sur les Menus uniquement : Si vous sélectionner Menu, dans la liste déroulante, vous visualiserez la liste de tous les menus uniquement. Droits sur les fenêtres uniquement : Si vous sélectionner Fenêtre, dans la liste déroulante, vous visualiserez la liste de toutes les Fenêtres uniquement. Droits sur les fenêtres et les Menus : Si vous sélectionner «Menu & Fenêtre», vous visualiserez la liste des menus et de toutes des Fenêtres. Une fois que vous avez choisi le type de droits, vous devez maintenant donner les droits en cochant devant chaque ligne le menu ou en décochant pour lui enlever les droits. Vous avez à votre disposition un bouton à droite de la fenêtre «Tous (Dé)Sélectionner» qui vous permet comme son nom l indique de cocher tous ce que vous visualiser ou de tout décocher d un seul coup. Le regroupement des fenêtres et des menus se fait par catégorie d action : Acomptes, Achats, Air Time, Avoirs, Caisse, Clients, Commandes, Factures, Fournisseurs,. Si la ligne concerne un «Menu» vous avez dans la colonne «Nom de la fenêtre / Menu» le nom du Menu et si la ligne concerne une fenêtre vous avez dans la colonne «Nom de la fenêtre / Menu» le nom de la fenêtre et dans la colonne «Texte du bouton» le nom du bouton que vous voulez autoriser ou interdire l accès. Une fois que vous avez affectez les droits du profil 1, il faut procéder de la même manière pour les autres profils et affecter le profil aux différents vendeurs dans la fiche vendeur Modification d un vendeur Pour Modifier les vendeurs existants il faut ouvrir la liste des vendeurs existants par le menu : 7

8 «Fichiers-> Fichier vendeur->liste des vendeurs». La fenêtre ci-dessous s ouvrira : Pour ouvrir la fiche vendeur à modifier placez le curseur de votre souris sur la ligne à modifier puis cliquer sur le bouton «Détails» ou double cliquez directement sur la ligne en question. La fiche du vendeur s ouvrira, vous pouvez modifier la fiche puis validez les modifications en cliquant sur le bouton «Modifier». Si vous fermez la fenêtre sans avoir validé vos modifications vos changements ne seront pas pris en compte. 3. Configuration des fournisseurs et grossiste en abonnement (AUDIM, Coriolis ) "Mobile Manager" vous permet de créer votre liste des fournisseurs avec lesquels vous travaillé. L'intérêt est que lorsque vous ferez vos entrées en stock vous renseignerez le champ fournisseur, cela vous permettra d'avoir une traçabilité de tous vos produits achetés et vendus. "Mobile Manager" est fournit avec une liste prédéfinit et non exhaustive de fournisseurs Création d'un fournisseur 8

9 Pour créer un fournisseur cliquez sur le menu : "Fichiers->Fichier Fournisseurs->Créer un fournisseur". La fenêtre suivante s'ouvrira : La fenêtre ci-dessous s ouvrira : Renseignez les différents champs (Tous ne sont pas obligatoires), puis validez votre saisie en cliquant sur le Bouton "Créer". Vous venez de créer votre premier fournisseur. Une fois créer et tant que vous êtes sur la fenêtre de création vous pouvez toujours modifier certains champs en cliquant sur le bouton "Modifier". Quitter la fenêtre de création en cliquant sur le bouton "Quitter" Modification d un fournisseur Pour modifier une fiche fournisseur existante, éditer la liste de tous vos fournisseurs en cliquant sur le menu : "Fichiers->Fichier Fournisseurs->Liste des fournisseurs". La fenêtre ci dessous s'ouvrira. 9

10 Placer le curseur de votre souris sur la ligne du fournisseur que vous voulez modifier, puis cliquer sur le bouton "Détails". La fiche du fournisseur va s'ouvrir. Faites vos modifications et validez votre saisie en cliquant sur le bouton "Modifier", Puis fermer la fenêtre de modification en cliquant sur le bouton "Quitter". 10

11 4. Gestion du Stock "Mobile Manager" vous permet de gérer efficacement votre stock de votre magasin de téléphonie mobile. Par défaut la base de données de "Mobile Manager" contient une liste non exhaustive de produits. Si vous avez des produits qui ne sont pas déjà créés dans le stock par défaut il vous faut les créer avant d'effectuer vos saisies d'entrée en stock (achats) et vos ventes Création d'un article en stock Pour créer un nouvel article en stock vous devez ouvrir la fenêtre de création d'article par le menu : «Articles -> Création d'articles». La fenêtre ci dessous s'ouvrira : Remplissez les champs "Articles", "Marque" et "Référence" en les saisissant ou en les sélectionnant à l'aide des listes déroulantes si elles existent déjà. Vous êtes libre de nommer les produits comme vous le désirez. Si votre produit possède un code barre identique sur toutes les boites de ce produit, vous pouvez le saisir ou le biper (à l'aide d'une douchette optique), comme cela lors des Achats (entrées en stock) et des ventes (sorties de stock) votre produit sera reconnu automatiquement en bipant (ou en saisissant) le code barre. Le fait de renseigner le champ code barre est plus utile quand vous créez un accessoire (ou autres produit vendus) hormis les téléphones ou les cartes SIM, car les accessoires peuvent être identifier par un code barre unique (GENCODE) pour tous les produits d'une même référence. Par contre ce champ code barre est moins important pour les téléphones ou les cartes SIM car la gestion de ces produits se fera par saisie ou en bipant le N IMEI ou N SIM lors de l'entrée en stock. En effet les téléphones et les cartes SIM possèdent un identifiant (N IMEI et N SIM) unique qui différencie les produits à l'intérieur d'une même référence. Le champ "Stock critique" est juste un renseignement sur le stock à partir duquel vous voulez être prévenu (Menu visualisation du stock critique). Par exemple : Si je le renseigne à 2 chaque fois qu'il me restera 2 pièces ou moins de cette article, il apparaîtra dans la liste des articles en stock critiques à partir duquel je peux effectuer mes commandes à mon fournisseur. En bas à droite vous devez (obligatoire) renseigner la typologie du produit créé ( Téléphone (Sérialisé) / Carte SIM (Sérialisé) / Accessoire (ou Autre type)". Attention la typologie affectée joue un rôle important lors des achats (entrées en stock) et ventes (sorties de stock) car il va reconnaître la typologie du produit et vous demandera de saisir le N IMEI pour les téléphones et les N SIM pour les Carte SIM, tous les deux sont sérialisable ils sont et peuvent être suivit par un numéro de série unique. Remarque : Si vous avez déjà créer un article et que vous vous êtes trompé dans la typologie de l'article (Téléphone/SIM/Accessoires). Vous pouvez modifier cette typologie dans le menu " Articles -> Liste des articles en stock " 11

12 Modifié la colonne Descriptif par la liste déroulante puis validé vos changements en cliquant sur le bouton «Modifier». La aussi si vous Modifié les colonnes et que vous fermé la fenêtre sans cliquer sur le bouton «Modifier», vos changements ne seront pas pris en compte Visualisation du détail d'une ligne de stock pour les articles sérialisables Pour Visualiser tout votre stock il faut cliquer sur le menu : " Stock -> Visualisation du stock ", tout votre stock apparaîtra (fenêtre ci dessous). Une fois ouverte, vous pouvez toujours effectuer une recherche affinée avec les 3 champs du haut («Article», «Marque» et «Référence». Exemple : vous voulez afficher uniquement les produits de marque Samsung, tapez dans le champ «Marque» les lettres suivantes SAM, il affichera uniquement tous les produits de marque qui commence par ces 3 lettres dont les produits SAMSUNG. Par contre si vous voulez rechercher plus finement dans votre stock il faut cliquer sur le menu : "Stock->Recherche sur le stock " La fenêtre de recherche ci dessous s'ouvrira. Vous pouvez aussi cliquer sur l icône ci-dessous qui se trouve sur l écran. 12

13 Par défaut la fenêtre est configurée pour ne rechercher que le stock dont la quantité est supérieur à 1. Si vous voulez visualiser tout votre stock remplacer le 1 par 0. Afin de rechercher plus finement dans le stock il faut renseigner un des trois champs sur lequel vous voulez affiner votre recherche. Exemple : si vous voulez rechercher tout votre stock de marque NOKIA supérieur à une quantité, il faut laisser le champs "quantité supérieure à" 1 est taper dans le champ marque le mot «nokia» : tout le stock NOKIA apparaîtra. Si on avait tapé les 3 lettres «nok» à la place du mot «nokia», il affichera tout le stock dont la marque commence par les lettres «nok» dont le stock «nokia». Pour Visualiser le détail du stock d une ligne d un produit ayant une typologie de «Téléphone» ou «carte SIM», double cliquer sur la ligne en question ou placez le curseur de votre souris dessus et cliquez sur le bouton «Détail». La fenêtre suivante apparaîtra : 13

14 Ainsi vous pouvez visualiser le détail du stock de tous vos produits sérialisables. 14

15 5. Achats (entrée en stock) «Mobile Manager» vous permet de gérer le stock de votre magasin à condition de rentrer auparavant vos achats (entrées en stock) Saisir une entrée en stock Pour procéder à une entrée en stock, cliquez sur le menu «Achats -> Saisir un achat» ou bien cliquez sur l icône ci-dessous qui se trouve sur l écran : La fenêtre ci dessous s'ouvrira (fenêtre de sélection du produit à entrer en stock) : A ce stade là vous avez deux possibilités : Si vous avez créé l article avec un code barre générique pour cet article, vous pouvez renseigner ce code barre et l article sera reconnu. Si non vous devez sélectionner le produit à entrer en stock en double cliquant d abord sur la liste des articles. Quand vous avez double cliqué sur l article sélectionné la liste des marques et des références s est mis à jour en fonction de cette sélection. Puis maintenant double cliquez sur la marque du produit du produit à entrer en stock, en fonction la marque sélectionné la fenêtre «Référence» s est mis à jour en affichant uniquement la liste des références disponible pour cet article et cette marque. Enfin vous n avez plus qu a double cliquer sur la référence à entrer en stock puis valider pour continuer l entrée en stock. 15

16 Si vous vous êtes trompé dans la sélection, vous pouvez tout réinitialiser en cliquent sur le bouton «Initialisation», si vous voulez abandonner l entrée en stock cliquer sur le bouton «Quitter» et cette fenêtre se refermera. Après avoir validé la première étape une autre fenêtre s affiche qui reprend les informations de la sélection du produit de la phase précédente. Renseignez le champ quantité du produit à entrer en stock., le prix d achat unitaire Hors Taxes, le nom du fournisseur, le N de la facture du fournisseur. Ensuite vous pouvez renseigner un des 4 champs au dessus du champ fournisseur qui sert à fixer un prix de vente. Soit en choisissant une marge HT désirer et il calculera seul le prix de vente, soit en fixer le prix de vente HT ou TTC et il calculera automatiquement les autres champs. Le métier de la téléphonie a des particularités qui pour un même produit peut avoir des prix de ventes différents suivant qu il a été vendu avec abonnement ou nu (sans abonnement). Vous pouvez lui mettre le prix de vente TTC dans le cas ou il serait vendu nu (sans abonnement). Ce n est pas du tout bloquant si vous le vendez après avec un autre prix et avec un abonnement. Le plus important est de bien renseigner le prix d achat car il sera repris ensuite pour le calcul des marges des produits vendus. La partie «Transfert» de cette fenêtre permet de tracer les transfert inter Magasin d une enseigne de magasins en téléphonie mobile. Dans le cas des mono magasin ces 2 champs ne sont pas utiles. Dans le cas des PACK des différents opérateurs ou le prix d achat est toujours supérieur au prix de vente, les deux champs «Régularisation produit HT» et «Régularisation produit TTC» (Alignement du produit) se calcule automatiquement et sera repris lors de la vente. Ainsi lors de la gestion back office des contrats vous connaîtrez exactement le montant que votre grossiste devra vous reverser pour l alignement du produit. Si entre l entrée en stock et la sortie de stock le prix de vente du pack à augmenter ou diminuer, l alignement se recalculera automatiquement lors de la vente avec le prix de vente effectif. Si le produit entrée en stock est un téléphone ou une carte SIM (produit sérialisable) le bouton «Saisie des IMEI» ou «Saisie des SIM» est disponible sinon il est grisé et non disponible. Une fois l entrée en stock validée (bouton «Valider») et si le produit a été reconnu en tant que produit sérialisable, la fenêtre des «Saisie des IMEI» ou «Saisie des SIM» s ouvre automatiquement (fenêtre cidessous) et vous demande de biper ces numéros de série. Il vous demandera de saisir ou de bipés autant de N IMEI ou N SIM que la quantité renseignée dans l entrée en stock précédemment. Si le produit a été reconnu en tant que non sérialisable l entrée en stock a été réalisée. 16

17 Par défaut «Mobile Manager» est configuré de tel sorte que lorsque vous créé une entrée de stock sur un produit de type sérialisable, il vous oblige de bipés les N de série (IMEI ou SIM). Pour connaître comment débloquer cette option veuillez contacter par mail la hot line [email protected] et on vous rappellera pour vous expliquer les options de configuration. une fois ouverte biper le premier N de série (IMEI / SIM) de l entrée en stock, validez ensuite la ligne en cliquant sur le bouton «Valider», cliquez ensuite sur le bouton «Autre IMEI» pour biper le second puis «Valider» encore. Il faut procéder de cette manière autant de fois que la quantité renseignée auparavant. Une fois toutes les lignes bipées cliquer sur le bouton «Quitter» pour terminer l entrée en stock. Vous avez maintenant la possibilité de continuer les entrées en stock des produits achetés sur la même facture de ce fournisseur en cliquant sur le bouton «Autre achat» de la fenêtre précédente. Dans ce cas «Mobile Manager» gardera en mémoire le nom du fournisseur et le N de facture Recherche Multicritères d'une entrée en stock «Mobile Manager» possède plusieurs menus de recherche multicritères sur les achats (entrées en stock) : Recherche par période en entrant une plage de date et vous visualiserez tous les achats de cette période Du jour : visualisation des achats du jour Pour un jour antérieur saisie Par article : vous devez dans ce cas renseigner soit le nom de l article soit la marque soit la référence ou soit une combinaison de ces 3 critères. Vous visualiserez donc les achats en fonction de vos critères de sélection. Pour un fournisseur donné Pour un N de facture donné Pour un N IMEI donné : «Mobile Manager» retrouvera la facture du fournisseur pour chaque N IMEI entrée dans le stock. Si un de vos clients revient un jour avec un téléphone, vous serez capable de connaître si ce téléphone a bien été acheté chez vous avec la traçabilité du N IMEI. Exemple : recherche des ventes par période : 17

18 Renseignez la plage de période : Résultat : vous visualisez toutes les vente de cette période, vous pouvez même visualiser le détail de la vente en double cliquant sur la ligne ou en placant le curseur de votre souris sur la ligne à détailler et cliquer sur le bouton «Détail». Détail de l entrée en stock. Si l entré en stock est un produit sérialisable (téléphone / carte SIM) le bouton «Saisie des IMEI» est disponible pour visualiser le détail des N IMEI ou des N de saisie de cette achat (cf fenêtre ci-dessous) 18

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20 6. Ventes Dans "Mobile Manager" vous avez la possibilité d'effectuer 4 types de ventes : Vente de GSM avec abonnement Dans cette rubrique la vente s'effectue en 3 étapes : 1. Choix du GSM vendu (en bipant le N IMEI ou en le sélectionnant) & Choix de l'opérateur et du forfait 2. Renseignement des informations clients et des informations de la vente (Vendeur, Prix, Remise, Acompte...) 3. Choix du grossiste, des options sur le forfait et calcul des rémunérations automatique. Après deux solutions, soit la vente est terminée et la facture s'affiche automatiquement pour impression ou vous continuez la vente en ajoutant un autre article vendu (Accessoire, mobile Nu, mobile avec abonnement, Carte SIM...) Vente de GSM sans abonnement (Nu) Dans cette rubrique la vente s'effectue en 2 étapes : 1. Choix du GSM vendu (en bipant le N IMEI ou en le sélectionnant) 2. Renseignement des informations clients et des informations de vente (Vendeur, Prix, Remise, Acompte...) Après deux solutions, soit la vente est terminée et la facture s'affiche automatiquement pour impression ou vous continuez la vente en ajoutant un autre article vendu (Accessoire, mobile Nu, mobile avec abonnement, Carte SIM...) Vente de carte SIM seule Dans cette rubrique la vente s'effectue en 3 étapes : 1. Choix de la carte SIM vendu (en bipant le N SIM ou en la sélectionnant) & Choix de l'opérateur et du forfait 2. Renseignement des informations clients et des informations de vente (Vendeur, Prix, Remise, Acompte...) 3. Choix du grossiste, des options sur le forfait et calcul des rémunérations automatique. Après deux solutions, soit la vente est terminée et la facture s'affiche automatiquement pour impression ou vous continuez la vente en ajoutant un autre article vendu (Accessoire, mobile Nu, mobile avec abonnement, Carte SIM...) Vente d'accessoires ou autres produits non sérialisables (PDA,...) Dans cette rubrique la vente s'effectue en 2 étapes : 1. Choix du produit de catégorie Accésoire (en bipant le code Barre générique du produit ou en le sélectionnant) 2. Renseignement des informations clients et des informations de vente (Vendeur, Prix, Remise, Acompte...) Après deux solutions, soit la vente est terminée et la facture s'affiche automatiquement pour impression ou vous continuez la vente en ajoutant un autre article vendu (Accessoire, mobile Nu, mobile avec abonnement, Carte SIM...) 20

21 Pour accéder à ces 4 types de ventes vous avez 2 possibilités : - Par le Menu du Logiciel «Mobile Manager» : - Par les icônes sur le bureau du Logiciel «Mobile Manager» : 6.1. Vente de téléphone avec contrat d'abonnement Afin d effectuer une vente de GSM ( Pack ou Nu ) avec une abonnement vous pouvez cliquez sur l icône de raccourci du bureau du logiciel «Mobile Manager» ci-dessous. La fenêtre ci-dessous s ouvrira : Il faut d abord sélectionner le GSM ou le pack vendu. Si vous travaillé avec une douchette optique biper le N IMEI dans le champs «N IMEI», il reconnaîtra automatiquement le GSM. Sinon en double cliquant en premier sur l article puis sur la marque et ensuite sur référence, comme pour les entrées en stock (Achats). Ensuite sélectionner l opérateur de l abonnement et le forfait choisi en double cliquant sur l opérateur en premier puis sur le forfait (cf fenêtre ci-dessous). 21

22 Si vous vous êtes trompé, vous pouvez tout ré initialiser en cliquant sur le bouton «Initialisation» sinon continuez la deuxième étape de la vente en cliquant sur le bouton «Valider» la fenêtre ci-dessous s ouvrira : Dans cette fenêtre vous allez saisir les informations du client, qui seront repris en partie sur la facture, et les informations de la vente (Prix si vous voulez le modifier, la remise si vous en faite une, les informations de l acompte si le client en possède un, le mode de paiement qui permettra d éditer la caisse, le nom du vendeur Dans cette fenêtre tous les champs soulignés sont obligatoires. Quand vous devez remplir les informations du client et si le client a déjà acheté un produit chez vous, il doit donc avoir une fiche cliente, il vous suffit de saisir le début de son nom dans le champ «Nom / Société» et cliquer sur l icône bleu à droite ce champ et une fenêtre listant toute les fiches clientes dont le nom commence par ce que vous venez de taper, Il ne vous reste plus qu à double cliquer sur la fiche en question pour la sélectionner et tous les informations déjà saisies se rempliront dans la fenêtre de vente automatiquement. Toujours dans cette fenêtre de vente nous allons nous intéresser à quelques champs en particulier : Champ «Régul Produit» : Ce champ est très important pour les packs des opérateurs. Il vous permet de calculer automatiquement l alignement (la régularisation du produit) en calculant automatiquement la différence entre le prix de vente du pack et le prix d achat du pack (en allant chercher le prix dans les achats pour ce N IMEI). Si vous voulez que la case «Régul Produit» soit coché (affichage automatique de l alignement) il faut que le nom de l article contiennent le nom de l opérateur (Exemple : Pack SFR, Pack Bouygues, Pack Orange) si non vous devez cocher cette case pour qu il calcule l alignement du produit. 22

23 La case à cocher «Pièce Manquante» : Cette case vous permet lors d une vente qui serait incomplète, par exemple le client n a pas tous les papiers sur lui pour effectuer l abonnement, d avoir une alerte dans la gestion back office (Menu «Suivi des contrats») des contrats afin de ne pas envoyer sans vérifier que cette pièce manquante a bien été reçu ultérieurement. Il vous suffit pour cela de cocher la case et de mettre le motif dans le champ «Commentaires». Une fois toutes les informations de cette fenêtre saisies vous devez valider la vente en cliquant sur le bouton «Valider la vente». Une fois validé la fenêtre de la facture s ouvre automatiquement et se miniaturise, n y touchez pas elle se ré-ouvrira automatiquement aussi lors de la clôture de la vente. Il faut ensuite effectué la saisie des options en cliquant sur le bouton «Saisie des Options», La fenêtre cidessous s ouvrira : Sélectionner le Grossiste (Fournisseur de lignes) chez qui vous effectuez le contrat en le sélectionnant avec la liste déroulante en haut. Sélectionnez les différantes options du contrat puis validez votre sélection des options en cliquant sur le bouton «Valider les options». Si vous avez appuyé sur «Valider les options» et que vous avez oublié une option, ce n est pas grave vous pouvez la sélectionner et re-valider les options ensuite. Votre vente est maintenant terminée vous pouvez maintenant soit clôturer la vente et imprimer la facture (La fenêtre facture apparaîtra automatiquement) ou ajouter un autre produit vendu sur la même facture en cliquant sur le bouton «Autre Produit». Notes : Si le grossiste n apparaît pas dans la liste déroulante c est qu il n a pas été créé dans la liste de vos fournisseurs. Vous devez d abord le créer mais vous êtes obligé d abandonner la vente et de recommencer. Vous pouvez configurer «Mobile Manager» de tel sorte que les montant des rémunérations n apparaissent pas dans la fenêtre (les montants sont cachés), si vous ne voulez pas que vos vendeurs les visualisent. Pour cela veuillez contacter par mail la hot line [email protected] et on vous rappellera pour vous expliquer les options de configuration. Une fois la vente clôturée la fenêtre de la facture apparaîtra automatiquement (cf fenêtre ci-dessous) : 23

24 Dans cette fenêtre vous avez trois icônes en haut à gauche qui vous permet de pré visualiser la facture et de l imprimer (cf fenêtre ci-dessous) Vente de téléphone Nu (sans abonnement) Afin d effectuer une vente de GSM Nu (sans abonnement) vous pouvez cliquez sur l icône de raccourci du bureau du logiciel «Mobile Manager» ci-dessous. La fenêtre ci-dessous s ouvrira : 24

25 Il faut d abord sélectionner le GSM vendu. Si vous travaillé avec une douchette optique biper le N IMEI dans le champs «N IMEI», il reconnaîtra automatiquement le GSM. Sinon en double cliquant en premier sur l article puis sur la marque et ensuite sur référence, comme pour les ventes avec abonnement. Si vous vous êtes trompé, vous pouvez tout ré initialiser en cliquant sur le bouton «Initialisation» sinon continuez la deuxième étape de la vente en cliquant sur le bouton «Valider» la fenêtre ci-dessous s ouvrira : Comme pour les ventes avec abonnement vous devez remplir les différents champs hormis qu ici il n y a pas d information sur les abonnements (Opérateur, forfait, saisie d options.). Dans le haut à droite de la fenêtre vous avez un champ «Comptoir» avec la possibilité de cocher une des 3 case suivantes ; Espèces, Chèque et CB. Ce champ permet de passer outre la saisie des informations du client dans le cas ou celui-ci ne veut pas les donner. Valider votre vente en cliquant sur le bouton «Valider». Votre vente est maintenant terminée vous pouvez maintenant soit clôturer la vente et imprimer la facture (La fenêtre facture apparaîtra automatiquement) ou ajouter un autre produit vendu sur la même facture en cliquant sur le bouton «Autre Produit». Une fois la vente clôturée la fenêtre de la facture apparaîtra automatiquement (cf paragraphe ci-dessus) : 6.3. Vente de carte SIM Seule 25

26 Afin d effectuer une vente de Carte SIM seule (avec abonnement) vous pouvez cliquez sur l icône de raccourci du bureau du logiciel «Mobile Manager» ci-dessous. Pour les ventes de carte SIM seule la procédure est identique à celle des téléphones de GSM avec abonnement, reportez vous au paragraphe en question. La seule différence est qu ici les N IMEI seront Remplacés par des N de SIM Vente d'accessoires ou autres produits non sérialisables (PDA, GPS ) Afin d effectuer une vente d accessoires autres produits non sérialisables (PDA, GPS ), vous pouvez cliquez sur l icône de raccourci du bureau du logiciel «Mobile Manager» ci-dessous. Pour les ventes d accessoires autres produits non sérialisables (PDA, GPS ) la procédure est identique à celle des téléphones de GSM sans abonnement, reportez vous au paragraphe en question. La seule différence est qu ici vous n avez pas un champ N IMEI obligatoire. 26

27 6.5. Recherche Multicritères sur les ventes «Mobile Manager» possède de nombreux menu de recherche sur les ventes : Les ventes du jour, vous pouvez y accéder avec l icône de raccourci ci-dessous qui se trouve sur le bureau : Recherche sur les ventes par période Pour une journée donnée Par article, marque et référence Par N IMEI ou N SIM Calcul des marges : Ce menu vous permet de savoir sur chaque produit la marge dégagée en allant chercher le prix d achat HT, le prix de vente HT, La rémunération du contrat si c est un abonnement et l alignement (Régularisation du produit) si c est un pack. 27

28 7. Gestion des rémunérations et grilles de rémunérations Afin que "Mobile Manager" calcule automatiquement votre rémunération sur abonnement lors des ventes de téléphone avec abonnement, il faut au préalable créer votre propre grille de rémunérations. Par défaut "Mobile Manager" est distribué avec une grille de rémunérations pré configurées. Vous avez la possibilité de les modifier ou de les effacer entièrement (cf paragraphe suppression des rémunérations), et de créer votre propre grille de rémunération (paragraphe suivant) 7.1. Création d'une rémunération Vous avez 2 méthodes de création de la grille de rémunérations 1) par l'interface graphique du logiciel "Mobile Manager" 2) par import automatique d'un fichier préparé sous Excel suivant un format prédéfinit Création manuelle des rémunérations Pour créer manuellement les rémunérations vous devez ouvrir la fenêtre de création de rémunérations dans le menu : «Rémunérations/Air Time->Saisir une rémunération». La fenêtre ci-dessous s ouvrira : Vous devez à présent renseigner les champs suivants : Fournisseur de lignes est le Grossiste chez qui vous vous faites rémunérer vos contrats (CORIOLIS, AUDIM, Avenir Telecom...) Opérateur est le nom de l'opérateur (SFR, Oranges, BOuygues, CORIOLIS,...) Forfait est le nom du forfait de l'opérateur renseigné précédemment. Nom de la rémunération est la ligne de l'option du forfait et de l'opérateur renseignés précédemment. Rémunération est le montant HT de la Rémunération En bas de la fenêtre vous avez trois options de création de rémunération 1. Créer cette rémunération dans tous les forfaits de cette opérateur : Si vous cochez cette option vous allez créer l'option dans tous les forfaits de l'opérateur en question. Exemple : Vous avez renseigné dans le champ "fournisseur de ligne" : 'AVENIR TELECOM', dans le champ "Opérateur" : 'SFR', dans le champ "Fofait" : 'FORFAIT ESSENTIEL 1H', dans le champ "Nom de la rémunération" : 'OPTION 24 MOIS', dans le champ "Rémunération" : 5,00 (Montant en HT). 28

29 Le fait d'avoir coché cette option va créer automatiquement l'option : '' dans tous les forfaits déjà créés de l'opérateur 'SFR' de tous les grossistes existants, et pas seulement dans le forfait : 'FORFAIT ESSENTIEL 1H'. 2. Créer cette rémunération dans tous les forfaits de ce grossiste : Si vous cochez cette option vous allez créer l'option dans tous les forfaits de l'opérateur en question. Exemple : Vous avez renseigné dans le champ "fournisseur de ligne" : 'AVENIR TELECOM', dans le champ "Opérateur" : 'SFR', dans le champ "Fofait" : 'FORFAIT ESSENTIEL 1H', dans le champ "Nom de la rémunération" : 'BONUS', dans le champ "Rémunération" : 10,00 (Montant en HT). Le fait d'avoir coché cette option va créer automatiquement l'option : 'BONUS' dans tous les forfaits déjà créés de ce grossiste de tous les opérateurs existants pour ce grossiste et pas seulement dans le forfait : 'FORFAIT ESSENTIEL 1H'. 3. Créer cette rémunération dans ce forfait de tous les grossistes : Si vous cochez cette option vous allez créer l'option dans tous les forfaits de l'opérateur en question. Exemple : Vous avez renseigné dans le champ "fournisseur de ligne" : 'AVENIR TELECOM', dans le champ "Opérateur" : 'SFR', dans le champ "Fofait" : 'FORFAIT ESSENTIEL 1H', dans le champ "Nom de la rémunération" : 'BONUS', dans le champ "Rémunération" : 10,00 (Montant en HT). Le fait d'avoir coché cette option va créer automatiquement l'option : 'BONUS' dans tous les forfaits 'FORFAIT ESSENTIEL 1H' déjà créés de tous les grossistes de cette opérateur et pas seulement pour le grossiste 'AVENIR TELECOM'. Si vous ne cochez pas d'option il ne vous créera qu'une seule ligne derémunération, celle que vous venez de remplir. Vous avez la possibilité de renseigner tout type de rémunérations avec tout type d'opérateur existant. Conseils : Commencez à créer une ligne (Activation vente ou Rémunération de base par exemple) par forfait et par grossiste puis créez toutes les autres options en rafale en utilisant les 3 options possibles du bas de la fenêtre Création rémunérations par import de fichier Excel Microsoft "Mobile Manager" vous donne la possibilité de préparer toutes vos rémunérations dans un fichier Excel puis de les importer dans le logiciel. Procédure : préparer un fichier Excel contenant 5 colonnes dans l'ordre suivant : 1 ère colonne doit contenir le nom de l'opérateur 2 ième colonne doit contenir le nom du grossiste 3 ième colonne doit contenir le nom du forfait 4 ième colonne doit contenir le nom de la rémunération (nom de l'option) 5 ième colonne doit contenir le montant HT de cette rémunération Vous devez créer autant de ligne qu'il y a d'options pour chaque forfait de chaque opérateur avec les grossistes concernés. 29

30 Une fois votre fichier Excel terminé allez dans le menu "Fichier - > Enregistrer sous". Sélectionnez dans la liste déroulante du bas de la fenêtre enregistrer sous le type "Text (Tabulation) (*.txt)" donnez lui ensuite le nom que vous désirez et enregistrez le dans un de vos répertoires de travail. Une fois enregistrer lançait dans "Mobile Manager" la procédure d'import de ce fichier dans le menu : «Rémunérations/Air Time->Import des rémunérations». La fenêtre ci dessous va s'ouvrir : 30

31 Cliquez sur le bouton "Importer" une fenêtre va s'ouvrir vous demandant de sélectionner le fichier que vous voulez importer. Vous devez sélectionnez le fichier que vous venez de sauvegarder dans votre répertoire de travail contenant ce fichier, puis cliquez sur le bouton "Ouvrir". La procédure d import est terminé un message de succès s affiche. Vous pouvez ensuite vérifier que l'import s'est effectué avec succès dans la recherche multicritères sur les rémunérations (cf paragraphe suivant) Recherche Multicritères sur les rémunérations Si vous voulez éditer ou rechercher tout ou partie de vos rémunérations configurées dans "Mobile Manager", allez dans le menu «Rémunérations/Air Time->Recherche Multi-Critères sur les rémunérations". La fenêtre ci dessous s'ouvrira : Si vous ne remplissez aucun champ et que vous cliquez sur le bouton valider toute la liste des rémunérations va s'ouvrir entièrement. Par contre si vous saisissez quelque chose dans un des champs, il va ouvrir la liste des rémunérations en fonction de votre saisie. Exemple : si dans le champs Opérateur vous saisissez uniquement la lettre S, il va ouvrir que les rémunérations de tous les opérateurs dont le nom commence par la lettre S (SFR,...) et uniquement ceux la. Vous pouvez coupler votre saisie : si en plus de la lettre S dans le champs opérateur vous saisissez la lettre A dans le champ grossiste, il va ouvrir que les rémunérations de tous les opérateurs dont le nom commence par la 31

32 lettre S (SFR,...) et des grossistes dont le nom commence par A donc dans notre base d'exemple les forfaits SFR pour AUDIM et AVENIR TELECOM (ces 2 grossistes commencent par la lettre A). Note : Presque toutes les fenêtres de recherche multicritères du logiciel "Mobile Manager" fonctionnent de la même manière pour les recherche Modification d'une rémunération Afin de modifier la grille de rémunération, vous devez ouvrir votre liste de rémunérations que vous voulez modifier par l'intermédiaire de la recherche multicritères sur les rémunérations (cf paragraphe précédent). Une fois la fenêtre ouverte vous pouvez modifier les montants et le nom de la rémunération uniquement. Vous ne pouvez pas modifier l'opérateur, le grossiste et le nom du forfait de la rémunération. Il vous faut obligatoirement valider vos modifications en cliquant sur le bouton «Modifier», tant que vous ne le faites pas vos changements ne sont pas pris en compte Suppression d'une rémunération Afin de supprimer une ou plusieurs rémunérations, il vous faut éditer la liste des rémunérations ou une partie de cette dernière par l'intermédiaire des recherches multicritères (cf paragraphe 7.2). La fenêtre suivante s ouvrira : 32

33 Dans le cas ou vous voulez supprimer une seule ou plusieurs lignes, sélectionnez chaque ligne à effacer avec la case à cocher se trouvant à gauche et en début de ligne, une fois toutes les lignes sélectionnées cliquez sur le bouton "Effacer". Si vous voulez supprimer toute la liste des rémunérations entièrement vous pouvez sélectionner ou désélectionner toutes les lignes d'un coup par l'intermédiaire de la case à cocher se situant en haut à gauche "Tout (Dé) Sélectionner". Si vous cliquez dessus une fois tout se sélectionnera si vous cliquez une deuxième fois tout se désélectionnera, ainsi de suite Importer les grilles de rémunérations du serveur «MobileManager» «Mobile Manager» vous permet aussi de vous connecter sur notre serveur afin de récupérer une grille de rémunération que l on maintient à jour. 33

34 Sélectionner ensuite le grossiste de l opérateur que vous voulez importer en cochant la case à gauche du nom du grossiste, puis cliquer sur le bouton «importer Rém». La liste de votre grille de rémunérations se mettra automatiquement à jour. 34

35 8. SAV «Mobile Manager» vous permet de gérer votre servie SAV (Service Après Vente) Création d une fiche SAV Pour cela cliqué sur le menu : «SAV -> Nouvelle Fiche SAV» : Ou bien cliquer sur l icône de raccourci qui se trouve sur le bureau : La fenêtre ci-dessous s affichera : Renseigné les différents champs de ce SAV puis validez votre saisie en cliquant sur le bouton «Créer Fiche». Si vous ne cliquez pas dessus votre saisie ne sera pas pris en compte. Les 3 petits bouton à droite des champs «Nom», «GSM de prêt» et «GSM en SAV» vous permet de sélectionner les produits en prêts, en SAV, ou de sélectionner un client qui a déjà une fiche SAV à son nom (cela vous permet de ne pas re-saisir une fiche existante). A la fin de la saisie vous pouvez imprimer la fiche en Cliquant du bouton droit de la souris pour afficher les icônes d impression et de prévisualisation. 35

36 Ci-dessous la fiche de SAV imprimée : 8.2. Recherche multicritères sur les SAV «Mobile Manager» possède plusieurs menus de recherche multicritères sur les SAV : Vous pouvez rechercher la liste des SAV (par société de réparation ) en cours ou bien visualiser les historiques de SAV. Quand le SAV été remis (retourné) au client il faut indiquer à «Mobile Manager» de clôturer ce SAV en cours. Pour cela il faut ouvrir la liste des GSM en réparation, en cliquant sur le menu «SAV-> Liste des GSM en réparation». La fenêtre ci-dessous s ouvrira, placez le curseur de votre souris sur la ligne de SAV à clôturer et cliquer sur le bouton «Retour SAV» de la fenêtre. «Mobile Manager vient de clôturer cette fiche SAV. 36

37 9. Factures «Mobile Manager» vous permet de ré éditer toutes vos factures en allant les chercher dans le menu : «Ventes -> Factures->Recherche des factures par numéro» 10. Remboursements «Mobile Manager» vous permet d effectuer des remboursements de produits en cliquant dans le menu cidessous. Vous devez sélectionner le produit à rembourser donc à ré entrer en stock : La fenêtre ci-dessous ouvrira : Remplissez les informations du remboursement puis validez votre remboursement en cliquant sur le bouton «Créer». Si vous voulez imprimer le remboursement faite un clique droit du bouton de la souris et les icônes d impression de prévisualisation s afficheront. 37

38 11. Acomptes «Mobile Manager» vous permet de gérer les acomptes donnés par des clients afin de réserver ou de commander un article qui ne se trouve pas en stock. Pour cela cliquez sur le menu «Ventes -> Acomptes -> Créer un Acompte». La fenêtre ci-dessous s ouvrira (Fenêtre de sélection du produit sur lequel l acompte est créé). Comme pour les achats ou les ventes, double cliquez d abord sur l article puis la marque et ensuite le produit de l acompte. Cliquez sur le bouton «Valider» ou réinitialisé si vous vous êtes trompé. La fenêtre suivante apparaîtra : Renseigné le nom du client, le prénom (pas obligatoire), le vendeur ainsi que le montant de l acompte en fonction du mode de paiement de l acompte. Ainsi votre acompte sera pris en compte dans la caisse du jour. 38

39 Une fois la saisie terminée cliquer sur le bouton créer pour valider votre saisie. Afin d imprimer l acompte il vous faut faire un clique du bouton droit de la souris et 3 icônes s afficheront. Le premier icône correspond à l impression, le second à l enregistrement sous forme de fichier et le troisième à la prévisualisation de l acompte avant impression. 12. P.M.S. (Pas de Mise en Service) Cette rubrique concerne les produits qui sont retournés peu de temps après la vente (car ils ne fonctionnent pas) et sont échangés contre un article identique ou différent. Cette rubrique fonctionne de la manière suivante : L article est retourné est mis dans un stock particulier (Stock des PMS) car ils ne fonctionnent plus et doivent être retournés au fournisseur ou réparateur. Echange contre un autre produit : donc il y une sortie de stock du nouveau produit avec une facture à Transfert Inter Magasins Ce module de «Mobile Manager» sert à tracer les transferts de stock entre les différents magasins d une même chaîne de magasin en téléphonie mobile. Ce module créé des bons de livraison ente magasins puis centralise tous les transferts à la centrale. 39

40 Veuillez contacter par mail la hot line vous rappellera pour vous fournir la version Multi Magasin. 14. Back Office des contrats Cette rubrique vous permet de suivre l état de votre contrat après la vente. Le contrat peut se trouver dans 4 états : Le contrat est encore au magasin et n a pas été envoyé chez le grossiste (Liste des contrats enregistrés). Le contrat est chez le grossiste et est en attente de paiement Le contrat a été payé mais aucune vérification de rémunération n a été effectuée (retour sur devis, note de crédit ) Le contrat est archivé car le paiement attendu a été fait. On accède a cette gestion par le menu ci-dessous : Les 4 phases correspondent au 4 menu dans l ordre du «Suivi des contrats». Pour faire passer un contrat d une phase à une autre il vous suffit d ouvrir une des phases (ci-dessous la première) : Placer votre curseur de la souris sur la ligne du contrat que vous voulez faire passer à la phase suite (ici l envoi chez le grossiste) et cliquer sur le bouton «Sélectionner», la ligne sera en surbrillance. Effectuez la même manipulation pour tous les autres contrats à envoyer. La case à cocher dans ce stade des contrats, si elle est cochée vous alerte que ce contrat possède une pièce manquante (donc ce contrat reviendra sans être payée). Allez dans le détail du contrat en cliquant sur le bouton «Détails du contrat» pour visualiser les commentaires sur la pièces manquantes et régularisez la case à cocher si il y a lieu de la faire. 40