Créer une base de données dans CEGID sous SQL Server

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1 Créer une base de données dans CEGID sous SQL Server Allez sur puis validez le message d erreur. Se connecter en administrateur SQL comme dans l exemple ci-dessous : Société exemple à définir Conserver sa Nom du serveur à déterminer. Serv-gestion à Chaptal CEGID Puis CONNEXION puis l onglet BASES, vous obtenez : Vous choisissez de données existantes:, vous obtenez les bases Choisir la base Modele-entp Vous sélectionnez la base que vous souhaitez dupliquer, puis DUPLIQUER. Isabelle POSTIC - David COTONNEC 1/36

2 Vous obtenez : Saisissez le nom de la base de données à créer Les chemins d accès se créent automatiquement Puis confirmez la création de la base de données Travailler sur une société qui a été créée sur un autre poste informatique Ouvrez une société présente sur votre poste Puis, Administration Société Gestionnaire société Choisissez une société dont les caractéristiques sont déjà présentes Puis, (dupliquer) Indiquez le nom de la société. Indiquez le nom de la base de données. Puis,. Isabelle POSTIC - David COTONNEC 2/36

3 Aller dans CEGID Administration Société puis dans Paramètres généraux Exercices Création de l exercice comptable Complétez les éléments suivants Isabelle POSTIC - David COTONNEC 3/36

4 Fiche d instruction- CEGID comptabilité Compléter les caractéristiques de l entreprise Administration/Outils Société Assistant de paramétrage Indiquez le nom de la société Puis, saisissez les coordonnées de la société Puis, et complétez les paramètres de l entreprise selon les exigences du sujet. Ouvrir un exercice comptable (soit dans l assistant de paramétrage), soit Structures/paramètres Paramètres Exercices Utilisez le dérouleur et choisissez Ouvert Créer des groupes utilisateurs (soit dans l assistant de paramétrage), soit Administration/Outils Utilisateurs et accès Groupes d utilisateurs puis (nouveau) Code et libellé du groupe d utilisateurs Montant autorisé en saisie éventuellement Isabelle POSTIC - David COTONNEC 4/36

5 Créer des utilisateurs (soit dans l assistant de paramétrage), soit Administration/Outils Utilisateurs et accès Groupes d utilisateurs puis (nouveau) Code et Nom de l utilisateur Attribution d un login, et d un mot de passe à l utilisateur Confirmation du mot de passe Rattacher l utilisateur à un groupe d utilisateurs Gestion des droits d accès Administration/Outils Utilisateurs et accès Gestion droits d accès Commencez par choisir tous les menus Nous décidons par exemple de réduire les accès des stagiaires et d autoriser uniquement les saisies courantes. Vous pouvez sélectionner plusieurs lignes à la fois. Puis, Refusez l accès aux éléments sélectionnés. Isabelle POSTIC - David COTONNEC 5/36

6 Création des devises et mise à jour des cotations dans l assistant de paramétrage (Administration/Outils Société Assistant de paramétrage) ou préférez le module de Gestion Commerciale (Paramètres Généraux Devises) de l assistant de paramétrage. Puis, (nouveau) pour créer une nouvelle devise. Saisissez les caractéristiques de votre nouvelle devise. Puis,. Cotation de la devise Appuyez sur Saisissez la date de votre cotation Saisissez votre cotation Choisissez la période de validité de votre cotation Isabelle POSTIC - David COTONNEC 6/36

7 Mettre à jour le plan comptable (Comptes généraux) Structures/paramètres Comptes généraux Puis, (nouveau) Saisissez le compte et son libellé Choisissez la nature du compte Sens habituel du compte pour améliorer la saisie Mettre à jour le plan comptable (Comptes auxiliaires) Structures/paramètres Comptes auxiliaires Puis, (nouveau) Saisissez la nature Rattachez le compte auxiliaire au compte collectif Sélectionnez le régime fiscal du tiers (Intracom., Export ) Saisissez le compte Sélectionnez la devise Saisissez les coordonnées du tiers dans l onglet Coordonnées Sélectionnez les conditions de règlement dans l onglet «Règlement» Isabelle POSTIC - David COTONNEC 7/36

8 Modifier les tables Structures/paramètres Société Tables (Exemples : ajouter une forme de société, un mode de paiement ) Saisir des écritures comptables Écritures Courantes Saisie courante Sélectionnez le journal Sélectionnez la nature de la pièce Saisissez la date de la pièce Modifier des écritures comptables Écritures Courantes Modification Supprimer une écriture comptable Écritures Courantes Suppression Pièces Valider des écritures enregistrées au brouillard Traitements Validations Choix de la validation par ; ; Isabelle POSTIC - David COTONNEC 8/36

9 Créer un guide de saisie Lors de la saisie de l écriture, faites un clic droit. Puis, créez un guide. Nommez votre guide et validez. Réaliser un lettrage manuel Tiers Lettrages Lettrage manuel Imprimer un brouillard Écritures Courantes Brouillard Imprimer un journal Éditions Journaux Journal des écritures Imprimer un grand-livre Éditions Grand-livres Général ou auxiliaire selon le besoin Imprimer une balance Éditions Balances Général ou auxiliaire selon le besoin Isabelle POSTIC - David COTONNEC 9/36

10 Fiche d instruction- CEGID gestion commerciale Mettre à jour les compteurs Paramètres Gestion commerciale Compteurs Positionnez le compteur Choisissez le document commercial Saisir l adresse du dépôt Articles et stocks Fichiers Dépôts Double-clic sur le dépôt par défaut Renseigner le dépôt est une étape indispensable pour éviter les messages d erreurs par la suite. Créer des familles comptables Paramètres Articles et stocks Familles comptables Puis, Isabelle POSTIC - David COTONNEC 10/36

11 Rattacher des familles comptables à des comptes du plan comptable Paramètres Gestion commerciale Ventilations comptables Commencez par rechercher une famille comptable (le titre est ambigu car on ne recherche pas un article mais une famille comptable) Choisissez votre famille, puis Rattachez les comptes à votre famille comptable. Puis, Associer des comptes de TVA à un régime fiscal Paramètres Généraux Codes taxes Codes TVA Saisissez les comptes de TVA selon les taux applicables de la société Saisissez les mêmes comptes dans les deux colonnes Notez également le paramétrage en cas d achats intracommunautaires NB : Pour générer les écritures des opérations intracommunautaires, veuillez suivre cette manipulation : Paramètres Paramètres société Passation comptable Cochez la gestion de la TVA intraco. Choisissez le régime intracommunautaire. Isabelle POSTIC - David COTONNEC 11/36

12 Créer des articles Articles et stocks Articles Articles marchandises Référence et libellé article Cochez la case Tenu en stock (si cela n est pas déjà fait) Recherchez le fournisseur Indiquez le prix (toujours en ) ; Servira au calcul du prix de vente et à la facturation en Taux de TVA Famille comptable Cas particulier des achats en devise Achats Tarifs Saisie Cochez Tarif par article Fournisseur Devise A cocher Saisir à nouveau le libellé Prix en devise Dates de validité du tarif Isabelle POSTIC - David COTONNEC 12/36

13 Créer des nomenclatures Articles et stocks Articles Articles nomenclatures Code nomenclature Référence nomenclature TVA Famille comptable Puis Puis revenez sur l article en double-cliquant dessus, vous avez accès à la saisie de la décomposition de la nomenclature. Reprenez le code de la nomenclature Reprenez la référence de la nomenclature Validez, puis Listez les articles rentrant dans la composition de la nomenclature Puis,. Isabelle POSTIC - David COTONNEC 13/36

14 Puis revenez sur l article en double-cliquant dessus, vous pouvez à présent déterminer le mode de calcul du prix de vente. Déterminez l origine du calcul du prix de vente Déterminez la marge à appliquer Cochez pour le calcul du prix de vente Cas particulier des ventes en devise Ventes Tarifs Article Recherchez l article à vendre en devise Recherchez la devise dans laquelle l article sera vendu Indiquez le prix de vente en devise Indiquer le stock minimum et maximum Articles et stocks articles articles de marchandises «double-clic sur l article souhaité» «double-clic sur l article» Stock maximum Stock minimum Cette fonction est également possible en passant par : Articles et stocks consultations articles disponibles Isabelle POSTIC - David COTONNEC 14/36

15 Créer des mouvements de stock exceptionnels Articles et stocks Traitements Mouvements exceptionnels Exemple de reprise du stock Articles et stocks Traitements Mouvements exceptionnels Entrée Saisissez la date du mouvement Choisissez votre dépôt Saisissez la quantité du mouvement de stock Sélectionnez l article Choisissez le motif du mouvement de stock Si vous n avez pas créé de motif, Appuyez sur, puis. Et créez le motif de mouvement de stock Isabelle POSTIC - David COTONNEC 15/36

16 Établir un document des achats (Bon de commande, bon de réception, facture, avoir ) Achats saisie Choisir le document des achats souhaité Exemple : commande fournisseur Date de la commande Fournisseur Date souhaitée de la livraison Réf. article Quantité article Permet d agir sur les lignes d articles. Permet de faire des sous-totaux d articles. Permet d ajouter du port et divers frais. Possibilité de transformer le document en : Possibilité de modifier le mode règlement habituel ou de répartir le montant entre plusieurs modes de paiement. Isabelle POSTIC - David COTONNEC 16/36

17 Établir un document des ventes (Bon de commande, bon de livraison, facture, avoir ) Ventes saisie Choisir le document des ventes souhaité Exemple : Facture client Date de la commande Client Date prévue de la livraison Réf. article Quantité article Permet d agir sur les lignes d articles. Permet d affecter un centre analytique Permet de saisir des acomptes Permet d ajouter du port et divers frais. Possibilité de modifier le mode règlement habituel ou de répartir le montant entre plusieurs modes de paiement. Permet de faire des sous-totaux d articles. Isabelle POSTIC - David COTONNEC 17/36

18 Saisir un acompte Saisir le document commercial Rechercher l icône NB : Les acomptes sur les documents commerciaux des achats ne sont accessibles qu à partir du mode opératoire suivant. Paramètres Pièces Natures On propose à présent de noter le mot de passe du jour (différent chaque jour). Vous pouvez ne pas saisir de mot de passe. Mais dans ce cas, vous n aurez pas accès à tous les paramétrages. Pour obtenir ce mot de passe, il faut téléphoner à l assistance CEGID. Ce mot de passe n est valable que pour une seule journée. 1 Choisir le ou les document(s) commercial(iaux) pour lesquels vous souhaitez gérer d éventuels acomptes 2 Sélectionner l onglet Gestion 3 Cochez «Gestion des acomptes» Modifier un document des achats ou des ventes Ventes ou achats modification Choisir le document à modifier Choisir le fournisseur ou client et la date du document Vous avez les documents qui apparaissent, choisissez celui qui vous intéresse modifiez le document à votre souhait Isabelle POSTIC - David COTONNEC 18/36

19 Transformer un document des achats ou des ventes Ventes ou achats modification Choisir le document à transformer Choisir le fournisseur ou client et la date du document Vous avez les documents qui apparaissent, choisissez celui qui vous intéresse Appuyez sur le bouton de génération et choisissez le document Ou Achats ou Ventes Génération Choisir le document commercial que vous souhaitez obtenir (BL, facture ) Recherchez le document commercial que vous souhaitez transformer Exemple : Génération d un bon de livraison Recherche du document à transformer Plusieurs critères de choix sont possibles pour rechercher votre document. Validez votre recherche Imprimer un document des achats ou des ventes Ventes ou achats Éditions Éditions différées Préparer un réapprovisionnement Achats Réapprovisionnement Suggestion Important : renseignez le dépôt Isabelle POSTIC - David COTONNEC 19/36

20 Fiche d instruction- CEGID Suivi des règlements Comptabilisation des opérations réalisées avec la caisse Selon le cas, choisissez, Suivi fournisseurs Écritures Saisie courante Suivi clients Écritures Saisie courante Puis choisissez le journal de caisse Règlements des fournisseurs Règlement et comptabilisation des chèques des fournisseurs Suivi fournisseurs Chèques Lettres-chèques Édition et comptabilisation des lettres-chèque Soit vous recherchez le fournisseur à partir des critères de sélection Soit vous recherchez la dette parmi les dettes existantes Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou «CTRL» et clic gauche de la souris, Puis. Complétez le journal, le compte de génération et la génération. Puis validez. Isabelle POSTIC - David COTONNEC 20/36

21 Complétez les cellules selon vos données Sélectionnez le modèle «Lettre chèque avec escompte» Puis imprimez la lettre chèque Validez l écriture qui s est générée Règlement et comptabilisation des virements fournisseurs Suivi fournisseurs Virements Lettres-virement Édition et comptabilisation des lettres-virement Soit vous recherchez le fournisseur à partir des critères de sélection Soit vous recherchez la dette parmi les dettes existantes Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou «CTRL» et clic gauche de la souris, Puis. Complétez le journal, le compte de génération et la génération. Puis validez. Complétez les cellules selon vos données Isabelle POSTIC - David COTONNEC 21/36

22 Sélectionnez le modèle «Lettre avis de virement» Puis imprimez la lettre avis de virement Validez l écriture qui s est générée Cas particulier des virements fournisseurs en devises Suivi fournisseurs Virements Lettres-virement Édition et comptabilisation des lettres-virement Choisissez la devise du virement et validez Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou «CTRL» et clic gauche de la souris Puis. Complétez le journal, le compte de génération et la génération. Complétez les cellules selon vos données On vous demande de saisir le taux de devise Saisissez votre cotation Puis validez. Sélectionnez le modèle «Lettre avis de virement» Puis imprimez la lettre avis de virement Validez l écriture qui s est générée Isabelle POSTIC - David COTONNEC 22/36

23 Vous allez générer à présent la comptabilisation des différences de change Choisissez la devise et validez Appuyez sur le troisième onglet, «Paramètres de régularisation» Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou «CTRL» et clic gauche de la souris, Choisissez le journal «Écart de change» Puis. Règlement et comptabilisation des effets de commerce auprès des fournisseurs : La création de l effet Suivi fournisseurs B.O.R. Lettres-BOR Édition et comptabilisation des lettres-bor Soit vous recherchez le fournisseur à partir des critères de sélection Soit vous recherchez la dette parmi les dettes existantes Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou «CTRL» et clic gauche de la souris, Puis. Complétez le journal, le compte de génération et la génération. Puis validez. Complétez les cellules selon vos données Isabelle POSTIC - David COTONNEC 23/36

24 Sélectionnez le compte de la banque Sélectionnez le modèle que vous souhaitez Puis imprimez la lettre avis de virement Validez l écriture qui s est générée Règlement et comptabilisation des effets de commerce auprès des fournisseurs : Le paiement de l effet Suivi fournisseurs B.O.R. Remise en banque Remise Appliquez ces critères Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou «CTRL» et clic gauche de la souris, Puis. Appliquez ces critères Complétez les cellules selon vos données Validez l écriture qui s est générée Isabelle POSTIC - David COTONNEC 24/36

25 Règlements des clients Règlement et comptabilisation des chèques des clients Suivi clients Autres traitements Encaissement divers, puis.. Soit vous recherchez le client à partir des critères de sélection Soit vous recherchez la créance parmi les créances existantes Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou «CTRL» et clic gauche de la souris, Puis. Complétez le journal, le compte de génération et la génération. Puis validez. Complétez les cellules selon vos données Validez l écriture qui s est générée Règlement et comptabilisation des virements des clients Suivi clients Autres traitements Encaissement divers, puis.. Soit vous recherchez le client à partir des critères de sélection Soit vous recherchez la créance parmi les créances existantes Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou «CTRL» et clic gauche de la souris, Isabelle POSTIC - David Puis COTONNEC. 25/36

26 Complétez le journal, le compte de génération et la génération. Puis validez. Complétez les cellules selon vos données Validez l écriture qui s est générée Cas particulier des encaissements en devises Suivi clients Autres traitements Encaissement divers, puis Choisissez la devise de l encaissement Puis sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou «CTRL» et clic gauche de la souris. Puis. Complétez le journal, le compte de génération et la génération. Complétez les cellules selon vos données Isabelle POSTIC - David COTONNEC 26/36

27 On vous demande de saisir le taux de devise Saisissez votre cotation Puis validez. Vous allez générer à présent la comptabilisation des différences de change Validez l écriture qui s est générée Vérifiez la devise Appuyez sur le troisième onglet, «Paramètres de régularisation» Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou «CTRL» et clic gauche de la souris, Choisissez le journal «Écart de change» Puis. Règlement et comptabilisation des effets de commerce auprès des clients : La création de l effet Suivi clients Traites Lettres-Traites Édition et comptabilisation lettres-traites Soit vous recherchez le client à partir des critères de sélection Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou «CTRL» et clic gauche de la souris, Puis. Soit vous recherchez la créance parmi les créances existantes Isabelle POSTIC - David COTONNEC 27/36

28 Complétez le journal, le compte de génération et la génération. Complétez les cellules selon vos données Sélectionnez le modèle que vous souhaitez Puis imprimez le document Validez l écriture qui s est générée Règlement et comptabilisation des effets de commerce auprès des clients : Le paiement de l effet Suivi clients Traites Remise à l encaissement Remise Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou «CTRL» et clic gauche de la souris, Puis. Isabelle POSTIC - David COTONNEC 28/36

29 Paramétrages utiles avant de débuter Fiche d instruction- CEGID Paie 1 créez les comptes des organismes dans Cegid comptabilité (utile pour le transfert des écritures en comptabilité) 2 Administration Société Assistant Création Dossier Étape 1/3 Caractéristiques Cochez Gestion des congés payés Génération comptable Établissements Sélectionnez comptable Complétez selon vos éléments Étape 2/3 Caractéristiques Vérifiez les éléments Profils Sélectionnez le modèle CEG Salaire mensuel Isabelle POSTIC - David COTONNEC 29/36

30 Congés payés Exercices sociaux Vérifiez les données de l exercice en double-cliquant sur la ligne Renseignez les dates et ouvrez l exercice Complétez selon vos données Important Permet de visualiser les congés sur le bulletin 3 mettre en place des calendriers (utile pour la saisie des congés payés) Paramètres Dossier Calendrier Horaire Donnez un titre à votre calendrier Renseignez les horaires de votre calendrier Recherchez votre calendrier nouvellement créé Saisissez les horaires de ce calendrier 4 Sauf en cas de création d entreprise, vous aurez une reprise des congés payés acquis des salariés (utile pour la saisie des congés payés) Paie Salariés Congés payés Reprise des congés payés Date de la reprise Acquis N-1 Acquis N Montant du salaire Nombre de mois Nombre de Nombre Congés pris en annuel de base donnant le droit à jours acquis de jours valeur acquisition des CP 2.08*12 pris 54000*0.1/25*20 Isabelle POSTIC - David COTONNEC 30/36

31 Saisie des données d un salarié Paie Salariés Salariés Exemple de saisie : Saisie de données classiques d un salarié CEG Salaire horaire permet le calcul : Nombre d heures par mois x taux horaire CEG Cadre est le profil prédéfini pour le calcul d un bulletin de salaire d un cadre Nous ne possédons pas à cet instant une version mise à jour pour le calcul de l exonération des charges des heures supplémentaires. Par contre, si vous possédez une version postérieure à la mise à jour de décembre 2006, vous trouverez une ligne dans ce cadre pour l exonération des heures supplémentaires. Renseignez les horaires Selon le cas d espèce Personnalisez le calendrier selon l emploi du salarié Informations sur les congés de ce salarié Saisie des coordonnées bancaires du salarié Isabelle POSTIC - David COTONNEC 31/36

32 Ajout d une cotisation Paramètres Cotisations Saisissez le taux Base du taux Liste des cotisations qu il faut rattacher à un compte comptable Double-clic Folio 1 = Taux salarial Folio 2 = Taux patronal Rattachez le compte comptable Modification d un taux de cotisation Paramètres Cotisations Recherchez la cotisation souhaitée et double-clic dessus Modification d un calendrier Soit vous revenez dans l assistant de création de dossier Administration Société Assistant Création Dossier Soit vous retrouvez les paramètres dans Paramètres Dossier Calendrier Horaire Insertion d un nouveau motif d absence (maladie, AT ) Paramètres Tables Motifs Absences Isabelle POSTIC - David COTONNEC 32/36

33 Saisie d un congé payé Paie Salariés Congés payés Gestion par salarié Choisissez le salarié pour lequel il faut saisir les congés payés Puis validez Puis, et. Indiquez la date de début et de fin des congés Le nombre de jours et les heures se calculent si vous avez renseigné un calendrier auparavant Saisie d une absence (ex : maladie) Paie Salariés Absences Gestion par salarié. Choisissez le salarié Indiquez le motif d absence Indiquez la date de début et de fin de l absence Isabelle POSTIC - David COTONNEC 33/36

34 Établissement des bulletins de paie Paie Paie Saisies Saisie de bulletins Choisissez le mois Décochez «liste des paies effectuées» Appliquez le critère Puis, Double-clic pour obtenir le bulletin d un salarié. Congés payés précédemment saisis Permet d insérer une ligne dans le détail du salaire et d ajouter des heures supplémentaires, une prime, un avantage en nature Permet de gérer plusieurs éléments du salaire et notamment des congés payés ou absences Si l on veut par exemple que cette prime figure chaque mois sur le bulletin, choisissez «salarié». Isabelle POSTIC - David COTONNEC 34/36

35 Gestion des acomptes Avant d enregistrer les acomptes, vérifiez que vos paramètres soient bien renseignés. Paie Paie Gestion des acomptes Saisie Choisissez la période Complétez selon vos données Puis validez L acompte est visible dans le bulletin dans l onglet «retenues» Et visible sur le bulletin Isabelle POSTIC - David COTONNEC 35/36

36 Clôture d un mois de paie Paie Paie Outils Cloture mensuelle Choisissez l année et le mois que vous souhaitez clôturer. Puis,. Génération d écritures de paie Paie Paie Génération comptable Sélectionnez un établissement Sélectionnez la période de paie Puis,. Sélectionnez le journal de paie Sélectionnez le modèle d écriture. Modèle Cegid si vous n en n avez pas créé Puis,. Impression des bulletins et divers documents Paie Éditions Isabelle POSTIC - David COTONNEC 36/36