Support application ProgrÉ. Académie de Paris

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1 Support application ProgrÉ Académie de Paris 1

2 Dans ProgrÉ, la facturation est directement liée au conventionnement. En effet, les factures reprennent tels quels les éléments qui composent la (ou les) échéance(s) de la convention. Signé Échanges avec GFC (application comptable) Il n est pas possible de créer une facture de toutes pièces. Contrôle des conventions Ce lien très fort Convention Facture impose un contrôle rigoureux des éléments de la convention avant de commencer les opérations de facturation. Pour vérifier les données des conventions (surtout les échéances), il faut ouvrir l environnement Gestion Commerciale et démarrer le programme Conventionnement : 2

3 Ce programme propose la fenêtre suivante : Dans le champ Vue en cours, sélectionnez Conventions et confirmez en cliquant sur l icône Vous pouvez, à l aide du moteur de recherche proposé, effectuer une sélection des conventions à afficher : 3

4 Les différents champs du moteur de recherche de conventions : Critère Type Numéro / Avenant Date début / fin Service Resp. Tech. Resp. Fact. Critère Financeur Client Action Stagiaire Inscription n Critère Exercice Référence Échéance du / au Argument Type de la (des) convention(s) que l on souhaite facturer Numéro de la convention (et de l avenant s il existe) que l on souhaite facture Dates de début et de fin des conventions recherchées Centre de production Responsable technique tel qu il a été défini dans la (les) convention(s) que l on souhaite facturer (onglet Description de la convention) Responsable facturation tel que défini dans la (les) convention(s) que l on souhaite facturer (onglet Financeur de la convention) Argument Code du financeur (Catégorie Client / Numéro client) que l on souhaite facturer Code du client (Catégorie Client / Numéro client) que l on souhaite facturer Référence de l action (Code du Produit / Numéro d action) que l on souhaite facturer Code du stagiaire (convention de type Stagiaire ou Inscription) N de l inscription (convention de type Inscription) Argument Exercice budgétaire sur lequel porte la recherche d échéances Tel qu elle a été renseignée dans la (les) convention(s) que l on souhaite facturer (onglet Financeur, champ Réf. Convention de la convention) Période couvrant les dates d échéances sur lesquelles porte la recherche (onglet Exercice rubrique Echéances de la convention) Une fois les champs renseignés, confirmez votre requête en cliquant sur l icône 4

5 La liste des conventions qui répondent aux critères de recherche est présentée : Pour afficher le détail d une convention, pointez sa case sélection puis de cliquez sur le bouton Détail présent dans la barre des boutons de commande en bas du formulaire 5

6 C est depuis l onglet Exercices que l on peut consulter, pour l exercice budgétaire qui nous intéresse (ici l année 2014), l échéancier de la convention. Par défaut ProgrÉ construit une échéance automatique par exercice budgétaire couvert par la convention. En cas de besoin cet échéancier peut être modifié (chaque échéance de convention donnera lieu à une facture distincte). Chaque convention porte aussi obligatoirement un code d Imputation comptable. Ce code permettra aux applications ProgrÉ et GFC de dialoguer correctement lors des échanges de données informatiques (il doit donc être vérifié avec attention et corrigé au besoin). 6

7 La dernière vérification à effectuer avant de commencer la facturation est l état de la convention. En effet, seules les échéances des conventions à l état Signé pourront être traitées en préparation de facturation. L état des conventions peut être «lu» depuis la liste des conventions (ainsi que dans l onglet Description lorsqu on affiche le détail de la convention). Les différents états possibles sont les suivants : Ils correspondent aux étapes successives du traitement de la convention. En Cours Édité Signé État Argument Passage La convention vient d être créée. Cet état correspond à un «brouillon». La convention a été vérifiée, imprimée et envoyée au client. La convention est revenue revêtue de la signature du client. Cet état est celui des exercices antérieurs d une convention pluriannuelle (dont l année en cours) Manuel (bouton Edition OK) Manuel (bouton Signé) Automatique Soldé Il est possible de passer manuellement une convention Manuel (bouton Soldé) à l état Soldé dans ce cas, l ensemble des encaissements doit avoir été réceptionné dans ProgrÉ Annulé Correspond à une convention annulée. Manuel Une fois les conventions pour lesquelles on souhaite facturer une ou plusieurs échéances ont été soigneusement contrôlées, il est possible de débuter le traitement de la facturation. 7

8 Le Traitement des échéances. Le traitement des échéances est une opération simple qui permet de générer des Bons à Facturer à partir des échéances des conventions préalablement vérifiées. Un bon à facturer est un «brouillard» de la facture à venir. Ce traitement s effectue lui aussi depuis le programme Conventionnement dans l environnement de Gestion Commerciale. Il suffit de modifier la Vue en cours (n oubliez pas de cliquer sur pour valider votre choix) pour afficher le formulaire de traitement des échéances. Le formulaire de recherche et de sélection des échéances propose un moteur de recherche très similaire à celui que précédemment utilisé pour les conventions : 8

9 Les champs de recherche sont pratiquement identiques à ceux du moteur de recherche des conventions. Seul champ «dédié» : celui permettant de préciser la période couvrant les dates d échéances sur lesquelles porte la recherche. Le fonctionnement est le même et, après saisie des critères de recherche (et le lancement de la requête en cliquant sur l icône ), la liste des échéances pouvant être traitées s affiche : Pour générer les bons à facturer il faut : 1) Cocher les cases de sélection des échéances que l on souhaite facturer 2) Cliquer sur le bouton 3) Choisir l état souhaité pour le(s) bon(s) à facturer 9

10 Les différents états du bon à facturer En Cours État Argument Passage Cet état peut être assimilé à un «brouillon» de facture. Un bon à facturer à l état En cours peut être modifié et/ou enrichi d un certain nombre d informations complémentaires (voir plus loin) Manuel (bouton En cours) (étape optionnelle) Le bon à facturer a été traité (s il y a lieu) et contrôlé. Il peut maintenant être traité en gestion. Manuel (bouton Facturable) Facturable A l état facturable, le bon à facturer ne peut plus être modifié (en fonction des droits de l utilisateur il peut être rétrogradé à l état En cours). (étape optionnelle) Le bon à facturer a été contrôlé en gestion (notamment les informations comptables nécessaires aux échanges avec GFC). Il peut faire l objet d un transfert d écritures vers le logiciel comptable. Manuel (bouton Envoi Ordo) Envoi ordo A l état Envoi Ordo, le bon à facturer ne peut pas être modifié (en fonction des droits de l utilisateur il peut être rétrogradé à l état En cours ou Facturable). (cet état est indispensable pour pouvoir trasmettre les informations du bon à facturer en comptabilité) Un bon à facturer est une facture qui s ignore encore. Tous les éléments de base de la facture sont présents il ne manque que le numéro! Le numéro sera attribué par ProgrÉ au moment des opérations de transfert d écritures vers le logiciel comptable. Il n est pas obligatoire (sauf droits spécifiques mis en œuvre dans ProgrÉ au niveau du GRETA) de passer par les états intermédiaires : il est possible (mais pas nécessairement conseillé) de créer le bon à facturer directement à l état Envoi Ordo. Pour être exploité en gestion et que l écriture correspondant au bon à facturer puisse être transmise au logiciel comptable, un bon à facturer doit obligatoirement être à l état Envoi ordo. Une fois que l état initial du bon à facturer a été choisi depuis la liste des échéances, les échéances traitées disparaissent de l affichage en cours (les bons à facturer ont été générés donc les échéances ne sont plus à traiter). 10

11 Traitement du bon à facturer Pour «travailler» ou même simplement consulter un bon à facturer, de la même façon que pour les échéances, il faut changer la vue en cours : A nouveau, un moteur de recherche permet d effectuer une recherche dans la base des factures (les bons à facturer et les factures sont présentes dans le même fichier). 11

12 Les champs du moteur de recherche des bons à facturer (ou des factures). Critère Argument Type Etat Convention / Av. Date de Facture / N Service Resp. Tech. Resp. Fac. Type de la (des) facture(s) : Facture (ou bon à facturer) ou Avoir Etat de facturation Numéro de la convention (et de l avenant s il existe) que l on souhaite facturer Date de facturation / Numéro de facture Centre de production Responsable technique tel qu il a été défini dans la (les) convention(s) que l on souhaite facturer (onglet Description de la convention) Responsable facturation tel que défini dans la (les) convention(s) que l on souhaite facturer (onglet Financeur de la convention) Critère Financeur Client Action Argument Code du financeur (Catégorie Client / Numéro client) que l on souhaite facturer Code du client (Catégorie Client / Numéro client) que l on souhaite facturer Référence de l action (Code du Produit / Numéro d action) que l on souhaite facturer 12

13 Critère Argument Exercice Réf. Cmde Date Cmde Exercice budgétaire sur lequel porte la recherche des bons à facturer (ou factures) Référence de la Commande, telle qu elle a été renseignée dans le bon à facturer ou la facture Date de la Commande, telle qu elle a été renseignée dans le bon à facturer ou la facture (uniquement en complément de la référence Réf. Cmde et Date Cmde sont saisies lors du traitement du bon à facturer ou de la facture Ces champs ne sont donc utilisables que pour un bon (ou une facture) déjà traité(e) dans lequel ces informations ont été complétées. Le fonctionnement est le même que pour les moteurs de recherche précédents : après saisie des critères de recherche, et le lancement de la requête en cliquant sur l icône, la liste des bons à facturer (ou factures) qui correspondent à la demande est affichée On peut modifier l état d un bon à facturer en pointant sa case de sélection puis en cliquant sur le bouton 13

14 On peut aussi effectuer une sélection multiple en cliquant sur la case de sélection rapide puis en cochant les cases de sélection des éléments sur lesquels on souhaite intervenir enfin, cliquer sur le bouton en bas de l écran. ProgrÉ propose alors de choisir l état de facturation en cliquant sur le bouton correspondant : 14

15 Editer un bon à facturer On peut éditer un bon à facturer individuellement pour le modifier ou le compléter. Il suffit pour cela de cocher la case de sélection en regard du bon que l on souhaite éditer puis de cliquer sur le bouton Détail dans la barre de commandes en bas du formulaire. On accède aux différents formulaires qui constituent le bon à facturer en cliquant sur les onglets : Pour modifier ou compléter un bon à facturer, cliquez sur le bouton Modifier situé dans la ligne des boutons de commande en bas du formulaire. 15

16 Le formulaire d entête. La partie gauche du formulaire d entête ( ) s intéresse à l information relative au client. Il est possible d indiquer 3 références différentes : - Le client livré : C est le donneur d ordre ; celui qui a commandé la formation. Il est désigné dans la convention (cas d une convention de type Client ou Client/Action par exemple) et ne peut pas être modifié. Si sa fiche client a été renseignée avec 2 adresses différentes (adresse postale et adresse de facturation), il est possible d opter pour l une ou pour l autre depuis ce formulaire d entête. - Le client facturé : C est le destinataire (et donc le payeur) de la facture. Il peut être différent du client livré et du client financeur. S il n est ni le client livré, ni le client financeur, il doit avoir été désigné au niveau de l échéance de convention qui fait l objet de la facturation : 16

17 Si sa fiche client a été renseignée avec 2 adresses différentes (adresse postale et adresse de facturation), il est possible d opter pour l une ou pour l autre depuis ce formulaire d entête. - Le client financeur : Désigné dans la convention, c est le client sur le compte duquel est imputée comptablement la facture. Il peut être différent du client livré (cas de la subrogation de paiement par exemple). Si un client financeur, distinct du client livré, a été désigné dans la convention, ses coordonnées apparaissent dans cet onglet. Il ne peut pas être modifié ici. Si sa fiche client a été renseignée avec 2 adresses différentes (adresse postale et adresse de facturation), il est possible d opter pour l une ou pour l autre depuis ce formulaire d entête. Le destinataire de la facture sera donc, dans l ordre - le client facturé s il existe, - à défaut, s il a été désigné dans la convention, le client financeur sera le client facturé, - à défaut de client financeur et de client facturé, c est le client livré qui sera aussi le client facturé. La partie droite du bon à facturer ( ) permet de saisir et/ou de consulter quelques données techniques : Onglet Origine : Les informations affichées ont été reprises dans la convention. Au besoin, certaines d entre-elles peuvent être modifiées ici (attention à la cohérence en cas de modification!). Onglet Conditions de facturation : 17

18 Onglet Statut du bon : Il est possible, dans cet onglet, d indiquer une référence et une date de commande. Il est aussi possible de bloquer la relance pour cette facture (cocher la case + indication du motif de non-relance) Onglet Imputation : Dans cet onglet sont reprises les informations comptables nécessaires aux échanges avec l application GFC. Elles ne sont normalement pas modifiables 18

19 Le formulaire du corps du bon à facturer : A l aide de ce formulaire vous pouvez ajouter du texte dans le corps de la facture : Cliquer sur le bouton Modifier fait apparaître une nouvelle ligne de commandes La barre de commandes supérieure permet de gérer les lignes d écriture : Créer Modifier Supprimer une ligne de texte dans le corps de la facture La barre inférieure concerne le bon à facturer sur lequel on est en train de travailler. Attention à ne pas les confondre! 19

20 Un clic sur le bouton propose les champs de positionnement et de saisie du texte à insérer. Le positionnement du texte à insérer s effectue par numérotation des lignes de texte. Pour créer une ligne de texte, il suffit de choisir un numéro de ligne (ou d accepter celui qui est proposé par défaut) et de saisir le texte à insérer. Un clic sur le bouton enregistre la saisie. Recommencer ensuite pour chaque ligne supplémentaire. 20

21 Pour quitter le mode saisie et revenir aux autres écrans du bon à facturer, il faut cliquer sur le bouton Lors de l impression de la facture, le texte s insèrera juste avant le tableau financier. Un des usages possibles de ces ajouts de texte est par exemple de préciser un échéancier de règlement (à ne pas confondre avec les échéances de convention) 21

22 Le formulaire Lignes du bon à facturer :! Aucune modification n est possible! Ce formulaire ne permet que la consultation des lignes financières de la (future) facture (ou de l avoir de facturation). A noter : Dans ProgrÉ toute valorisation (fixation d un prix) est réalisée à partir d une nomenclature alimentée par le GRETA : la nomenclature des articles. Cette nomenclature liste les prestations proposées par le GRETA, l unité de comptage, le prix de vente maximum et quelques informations utiles au suivi budgétaire. Dans cette nomenclature, chaque article peut proposer 2 libellés : une désignation interne, utilisée pour travailler, et une désignation externe qui sera utilisée - si elle existe - dans tous les documents communiqués à l extérieur du GRETA (et donc dans les factures). Comme toutes les nomenclatures du GRETA, celle-ci est alimentée par l administrateur ProgrÉ. 22

23 Le formulaire Pied du bon à facturer : Ce formulaire présente dans sa partie haute un récapitulatif des éléments financiers du bon à facturer. La partie inférieure du formulaire s intéresse aux conditions de règlement et permet d établir un échéancier de règlement. Les informations présentées dans la partie supérieure de cet écran ne sont pas modifiables à l exception du champ Acompte versé qui permet d indiquer le montant d un éventuel acompte précédemment perçu par le GRETA. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier en bas du formulaire 23

24 Dans ce cas, après validation de la saisie, le net à payer est diminué du montant de l acompte. La partie basse du pied du bon à facturer présente les conditions de règlement (par défaut règlement par chèque, échéance à 30 jours fin de mois) : Ces conditions peuvent être modifiées : en cliquant sur commandes devient disponible. une nouvelle ligne de boutons de Pour créer, par exemple, un échéancier de règlement, il faut commencer par modifier (pour la réduire) l échéance automatique proposée par ProgrÉ. Les éléments modifiables sont présentés dans la partie gauche : Le code Règl. (pour mode de règlement) s appuie sur une nomenclature définie au niveau académique. 24

25 On peut indiquer le montant de l échéance en euros ou en pourcentage du montant total prévu. La date de règlement peut être composée à l aide des champs suivants : ou saisie directement dans le champ Date Forcée. Validez enfin votre saisie : Créez de la même manière les échéances suivantes jusqu à construction de l échéancier complet A noter : Le montant de la dernière échéance peut être calculé automatiquement par ProgrÉ. Il suffit d indiquer ** dans le champ % de la ligne d échéance (Le code Règlement et la date d échéance doivent avoir été saisis) et de valider. 25

26 ! L échéancier de règlement qui est saisi au niveau de la facture n est pas pris en compte dans les états de relance. La validation des modifications d un bon à facturer s effectue en cliquant sur le bouton d état de facturation dans lequel on souhaite enregistrer le bon à facturer.! In Fine, le bon à facturer devra être passé à l état Envoi Ordo ce qui permettra de le prendre en compte lors des prochains échanges de données entre ProgrÉ et le logiciel comptable GFC Liste des bons à facturer à l état Envoi ordo Lorsque tous les bons à facturer devant faire l objet d un envoi vers le logiciel comptable (GFC) ont été passés à l état Envoi Ordo, il faut éditer le document : Ce document peut être édité depuis le module Report Manager présent dans tous les menus généraux (gestion de production / pédagogique / commerciale) 26

27 La signature de l Ordonnateur du GRETA sur ce document vaut autorisation d envoi des données informatiques vers GFC Echanges avec le logiciel comptable GFC. Le dialogue entre les applications ProgrÉ et GFC permet d émettre vers le logiciel comptable les informations liées à la facturation préparée dans ProgrÉ. En retour, GFC informe ProgrÉ de la prise en compte (ou du rejet) des écritures ainsi émises. Par le suite, régulièrement, des fichiers relatifs aux encaissements réalisés dans GFC pour le compte du GRETA, sont émis depuis le logiciel comptable pour «informer» ProgrÉ du suivi des encaissements et permettre la gestion des recettes et des relances. Ces différentes opérations sont effectuées dans ProgrÉ par l intermédiaire du programme «Boite à outils» accessible depuis l environnement de Gestion commerciale. 27

28 Préparation des fichiers d envoi des factures pour leur prise en compte dans GFC Pour les échanges avec GFC, la Famille proposée par défaut Interfaces GFC est celle que nous allons utiliser. Le Traitement à sélectionner est Envoi GFC (IF GFC 2014) N oubliez pas de confirmer votre sélection! La procédure est rappelée dans ce cartouche. 28

29 Il est possible de sélectionner les bons à facturer devant faire l objet de l envoi vers GFC par Centre de Production et/ou par responsable désigné (listes de choix). Les échanges avec GFC sont numérotés. Chaque envoi doit faire l objet d un retour. Les numéros des derniers lots sont indiqués ici. Vous pouvez forcer la date de facturation Cliquer sur le bouton remontera la liste des Bons à Facturer à l état Envoi Ordo. En cliquant sur ce bouton, vous pourrez télécharger les fichiers du dernier lot préparé dans ProgrÉ 29

30 Cochez les cases de sélection des Bons à Facturer que vous souhaitez facturer. Un bouton de sélection rapide est disponible en fin de liste Pour finir, cliquer sur le bouton Le numéro de lot a été mis à jour et le nouveau fichier de transfert a été préparé par ProgrÉ 30

31 A noter : C est au moment de la préparation du fichier d envoi que ProgrÉ numérote les bons à facturer qui deviennent, de fait, des factures. Le statut des «bons à facturer» qui ont été traités lors de la préparation des fichiers d envoi est automatiquement passé d Envoi ordo à Envoi GFC. Traitement des écritures dans le logiciel GFC Le traitement des écritures dans GFC est détaillé dans un document élaboré par l éditeur du logiciel comptable (DSI de Montpellier). Annexé à la fin du présent document, il est également téléchargeable sur le site ProgrÉ de l académie de Paris à l adresse suivante : Réception des fichiers de retour de GFC A l issue du traitement des fichiers d envoi, GFC émet 2 fichiers en retour. Ces fichiers contiennent les informations de bonne réception ou de rejet par GFC des factures transférées par ProgrÉ. Ces fichiers doivent être réceptionnés dans ProgrÉ. Cette opération est également réalisée dans le programme Boite à outils. 31

32 Indiquez l emplacement des fichiers de retour. Le traitement à sélectionner est Retour GFC. Pour finir, cliquer sur le bouton A l issue du traitement des fichiers de retour, le numéro du dernier lot reçu est mis à jour. Il est maintenant possible de préparer le lot suivant. Les factures acceptées par GFC sont automatiquement passées à l état Comptabilisé. 32

33 Dans le cas où GFC refuse une facture, son statut passera à «Rejet et régul GFC» et un avoir de cette facture sera automatiquement généré par ProgrÉ. Il faudra alors corriger les éléments du bon à facturer et le transférer à nouveau vers GFC à l occasion d un prochain transfert. Réception des encaissements Régulièrement, la comptabilité proposera le transfert vers ProgrÉ des fichiers des encaissements qui auront été enregistrés dans GFC. Ce transfert s effectue de la même manière que la réception des fichiers de retour de GFC. Il suffit d indiquer à ProgrÉ l emplacement des fichiers des encaissements générés par GFC. Lorsque des fichiers d encaissement ont été préparés dans GFC, il suffit d indiquer l emplacement de ces fichiers ( ) puis de les importer dans ProgrÉ ( ). Le traitement à sélectionner est Réception Encaissements. 33

34 Imprimer les factures Le bouton est disponible depuis le formulaire de la facture. Le programme «Gestion Documentaire RM» s ouvre et propose de sélectionner le document à éditer : Les choix concernent le Répertoire des états disponibles (national ou académique) et le document à générer (lorsque plusieurs choix sont possibles) N oubliez pas de confirmer vos choix en cliquant sur le(s) bouton(s) 34

35 En fonction de l état sélectionné, des options d édition peuvent être proposées. Cliquez enfin sur le bouton Générer le document Après sa génération, le document est disponible, au format PDF, dans l onglet «Disponibles». Cliquez sur le logo pour afficher le document. 35

36 Les factures peuvent également être imprimées depuis la liste des factures : Dans ce formulaire il est possible de passer alternativement du mode de sélection unique au mode multi sélection. Mono sélection Multi sélection En mode multi sélection il est possible d imprimer un lot de factures.! Il n existe pas pour le moment d état académique permettant l impression par lot. L état national par contre le permet (Rappel : l état national est destiné à une impression sur du papier à entête).! Quelques informations supplémentaires peuvent être obtenues en consultant le document technique qui détaille les évolutions de la version de l application ProgrÉ. Ce document peut être téléchargé sur le site ProgrÉ de l académie de paris à l adresse suivante : 36

37 GFC Recettes externes RECETTES EXTERNES Attention : l'utilisateur doit disposer des droits sur les Recettes Externes 1 DASI Montpellier Janvier 2014

38 GFC Recettes externes SOMMAIRE 1 WORKFLOW GENERAL RECETTES EXTERNES 3 2 WORFLOW DETAILLE RECETTES EXTERNES FACTURATION PROGRE RECEPTION FICHIER ISSUE DE PROGRE EN COMPTABILITE BUDGETAIRE RECETTES EXTERNES EN ATTENTE MODIFICATION D UNE RECETTE EXTERNE VALIDATION DES RECETTES EXTERNES RECEPTIONNEES TRANSFERT DES ECRITURES CBUD VERS CGENE RECEPTION DES ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE TRAITEMENT DES ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE VALIDATION DES ECRITURES AUTOMATIQUES REJETS DU COMPTABLE EN COMPTABILITE GENERALE EN COMPTABILITE BUDGETAIRE TRANSFERT DE LA LISTE DES RECETTES VERS PROGRE RECEPTION DES CREANCES ISSUES DES RECETTES EXTERNES SAISIE DES ENCAISSEMENTS TRANSFERT DES ENCAISSEMENTS VERS PROGRE 24 2 DASI Montpellier Janvier 2014

39 GFC Recettes externes 1 WORKFLOW GENERAL RECETTES EXTERNES Ce schéma a pour but de présenter les différentes étapes qui sont nécessaires dans la gestion des recettes externes issues de Progrè au niveau de l application GFC. 3 DASI Montpellier Janvier 2014

40 GFC Recettes externes 2 WORFLOW DETAILLE RECETTES EXTERNES 2.1. FACTURATION PROGRE Tout au long de l année, Progrè envoie des fichiers de facturations destinés au gestionnaire des GRETA. Le fichier envoyé par Progrè est un fichier zip contenant deux fichiers : FACTURES.dbf (qui contient les factures/avoirs issus de Progrè) FACTUREC.dbf (qui permet de contrôler le numéro d établissement et le numéro de transfert) 2.2. RECEPTION FICHIER ISSUE DE PROGRE EN COMPTABILITE BUDGETAIRE 1 Réceptionner le fichier issu de Progrè 2 L assistant de réception s ouvre. 4 DASI Montpellier Janvier 2014

41 GFC Recettes externes 4 Cliquer sur le bouton «Parcourir» puis sélectionner le fichier de transfert issu de Progrè. 5 Le tableau de visualisation des recettes externes réceptionnées s affiche. Points d attention A cette étape, l établissement peut imprimer la liste des recettes externes réceptionnée en faisant un clic droit au niveau du tableau. 5 DASI Montpellier Janvier 2014

42 GFC Recettes externes 6 Cliquer sur le bouton «Terminer» 7 La réception s achève RECETTES EXTERNES EN ATTENTE 1 Aller dans le menu «Recettes externes en attente». 6 DASI Montpellier Janvier 2014

43 GFC Recettes externes 2 La fenêtre «Recettes externes en attente» s ouvre. Points d attention Pour une facture, la ligne d imputation doit être ouverte au budget afin que l état soit «Admis». (Si ce n est pas le cas l état de la facture sera «A Modifier» et l utilisateur devra modifier la facture pour que l imputation soit prise en compte) Pour un avoir, il doit exister la facture correspondante. Si la facture n a pas été réceptionnée, l avoir sera automatiquement rejeté MODIFICATION D UNE RECETTE EXTERNE 1 Ci-dessous la fenêtre de modification d une recette externe 7 DASI Montpellier Janvier 2014

44 GFC Recettes externes Points d attention Pour une facture, l imputation peut être modifiée (sauf le service qui est limité à FC). Pour les avoirs, seul le nombre de pièces justificatives est modifiable (doit obligatoirement être supérieur à 0) 2.5. VALIDATION DES RECETTES EXTERNES RECEPTIONNEES 1 Pour valider les recettes externes, vous pouvez passer par le menu ou par l icône de validation OU 2 L assistant de validation des recettes externes s ouvre. 8 DASI Montpellier Janvier 2014

45 GFC Recettes externes 3 L assistant de validation des recettes externes s ouvre. 4 Suite de l assistant de validation 5 La validation des recettes externes se termine. 9 DASI Montpellier Janvier 2014

46 GFC Recettes externes Points d attention A la fin de cette étape, les factures génèrent des ordres de recettes et les avoirs des annulations d ordres de recettes. La situation des recettes de l établissement est mise à jour. L établissement doit éditer les ordres de recettes/annulations d ordres de recettes avant tout transfert en comptabilité générale. Si des factures comportent la même imputation, celles-ci sont regroupées sur un même OR TRANSFERT DES ECRITURES CBUD VERS CGENE 1 Aller dans le menu «Transfert des écritures» 2 La fenêtre «Transfert des écritures automatiques» s ouvre. 10 DASI Montpellier Janvier 2014

47 GFC Recettes externes Points d attention Le transfert à destination des encaissements est effectué lors du transfert d écritures. C est pour cela qu il n y a plus de menu «Transfert» au niveau du chemin d accès «Comptabilité budgétaire» / «Recettes» / «Recettes externes» 2.7. RECEPTION DES ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE (GRETA) 1 Réceptionner les écritures transférées de la comptabilité budgétaire vers la comptabilité générale. 2 L assistant de réception s ouvre. 11 DASI Montpellier Janvier 2014

48 GFC Recettes externes 3 Continuer dans l assistant. Point d attention Possibilité d imprimer la liste des écritures automatiques réceptionnées (facultatif) 4 Cliquer sur «Terminer» 12 DASI Montpellier Janvier 2014

49 GFC Recettes externes 5 Les écritures automatiques en provenance de la comptabilité budgétaire sont bien réceptionnées en comptabilité générale TRAITEMENT DES ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE (GRETA) 1 Aller dans le menu «Ecritures en attente» 2 La fenêtre «Ecritures en attente» s ouvre. 13 DASI Montpellier Janvier 2014

50 GFC Recettes externes Points d attention Les ordres issus des factures ou des avoir peuvent désormais être rejetés par le comptable. Le rejet d un des ordres entrainera le rejet de toutes les factures/avoirs liés à l ordre rejeté. Le compte de liaison sera pré-renseigné avec le compte issu de Progrè si celui-ci existe dans le plan comptable de l établissement VALIDATION DES ECRITURES AUTOMATIQUES 1 Le comptable valide les écritures automatiques 2 L assistant de réception s ouvre. Point d attention Possibilité d imprimer la liste des écritures automatiques en attente (facultatif) 14 DASI Montpellier Janvier 2014

51 GFC Recettes externes 3 Cliquer sur «Terminer» 4 L assistant de validation d écritures automatiques s achève REJETS DU COMPTABLE Suite à la validation des écritures automatiques, si le comptable a rejeté certaines écritures, celles-ci doivent être transférées à l ordonnateur EN COMPTABILITE GENERALE (GRETA) 15 DASI Montpellier Janvier 2014

52 GFC Recettes externes 1 Aller dans le menu de rejets des écritures automatiques Point d attention Trois nouveaux motifs de rejets sont existants : - «Pièce déjà traitée» - «Pièce d origine manquante» - «Avoir précédent non traité» 2 Cliquer sur «Transférer» 3 Choisir le chemin de destination et transférer. 16 DASI Montpellier Janvier 2014

53 GFC Recettes externes Points d attention Si la comptabilité budgétaire est dans une implantation différente à celle de l agence comptable, il est important de penser à faire parvenir le fichier de transfert des écritures rejetées à l ordonnateur. La reprise du transfert du fichier de rejets est possible EN COMPTABILITE BUDGETAIRE 1 Aller dans le menu de réception des rejets 2 Sélectionner à l aide du bouton «Parcourir» le chemin de destination dans lequel se trouve le fichier de rejets fourni par le comptable. 17 DASI Montpellier Janvier 2014

54 GFC Recettes externes 3 A cette étape il vous est possible de visualiser les rejets réceptionnés 4 Editer les documents des rejets (obligatoire) puis aller jusqu au bout de l assistant TRANSFERT DE LA LISTE DES RECETTES VERS PROGRE (COMPTA GENE GRETA) 1 Aller dans le menu «Transfert vers Progrè» 18 DASI Montpellier Janvier 2014

55 GFC Recettes externes 2 Débuter le transfert vers Progrè 3 L assistant de transfert s ouvre. Choisir le chemin de destination à l aide du bouton «Parcourir» 4 Editer la liste des factures acceptées et rejetées (Obligatoire) 19 DASI Montpellier Janvier 2014

56 GFC Recettes externes 5 Cliquer sur le bouton «Terminer» 6 Fin de l assistant de transfert. 20 DASI Montpellier Janvier 2014

57 GFC Recettes externes Points d attention Une reprise des différents transferts est possible par l agent comptable. Les différents fichiers de transfert contiennent les factures acceptées et refusées RECEPTION DES CREANCES ISSUES DES RECETTES EXTERNES 1 Au niveau de l agence comptable, aller dans le menu de réception des créances 2 Choisir comme origine «Recettes externes» 3 Sélectionner le GRETA 21 DASI Montpellier Janvier 2014

58 GFC Recettes externes 4 Possibilité d éditer la liste des créances à réceptionner. 5 Continuer jusqu à la fin de l assistant de réception. 6 Fin de l assistant de réception. 22 DASI Montpellier Janvier 2014

59 GFC Recettes externes Points d attention Les recettes externes qui n auront pas été rejetées généreront automatiquement des créances. Les avoirs mettront automatiquement à jour les créances existantes SAISIE DES ENCAISSEMENTS 1 Aller dans la saisie des encaissements 2 Ajouter un encaissement OU 3 Saisir l encaissement 23 DASI Montpellier Janvier 2014

60 GFC Recettes externes Points d attention La FQE doit être éditée avant tout transfert d encaissement vers Progrè TRANSFERT DES ENCAISSEMENTS VERS PROGRE 1 Aller dans le menu du transfert des encaissements vers Progrè 2 Cliquer sur «Transférer» 3 Choisir le chemin de destination 24 DASI Montpellier Janvier 2014