RECOPLUS LOGICIEL DE GESTION DES RECOMMANDES NOTICE D UTILISATION DE RECOPLUS RESEAU. N de série

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1 RECOPLUS LOGICIEL DE GESTION DES RECOMMANDES NOTICE D UTILISATION DE RECOPLUS RESEAU N de série Siège social 107, rue Henri Barbusse BP CLICHY Cedex 1

2 Sommaire Description 1. Installation 2. Mise en œuvre 2.1 Installation du poste Maître 2.2 Installation du Poste Utilisateur 2.3 Changement du nombre de licences autorisées 3. Paramétrage des postes utilisateurs 4. Création des expéditeurs 5. Création des destinataires 6. Emission 6.1 Création/Consultation et modification de recommandé 6.2 Impression Impression des recommandés Impression des bordereau de dépôt poste (uniquement sur le poste maître) Impression des bordereau client Impression sur enveloppes 6.3 Retour des AR Par sélection Par code barre Liste AR non revenus 6.4 Retour des lettres non distribuées Par sélection Par code barre 6.5 Envoie en nombre des recommandés 6.6 Réimpression des recommandés 6.7 Statistiques Statistiques de distributions Statistiques de non distribution 7. Réception 7.1 Création et recherche d un courrier en réception. 7.2 Liste des correspondants 7.3 Impression du bordereau 7.4 Statistiques de réception 2

3 8. Service Courrier (uniquement sur le poste maître) 8.1 Saisie des LR externes 8.2 Pointage des LR saisies 8.3 Edition bordereau pointage 8.4 Edition des LR non pointées 8.5 Ecran administrateur 8.6 Modifier mot de passe 9. Utilitaires 9.1 Date de traitement 9.2 Bureau de poste 9.3 Tarifs postaux 9.4 Mise à jour des fichiers codes postaux 9.5 Mise à jour civilités 9.6 Archivage des recommandés 9.7 Restauration des archives 9.8 Consultation des archives 9.9 Sauvegarde des données 9.10 Options par défaut 3

4 DESCRIPTION Ce logiciel permet de gérer les expéditions de lettres recommandées en grand nombre. Il permet d enregistrer plusieurs expéditeurs ainsi que leurs services (ou agences) rattachés. On peut également enregistrer les coordonnées des destinataires les plus souvent concernés. Un bordereau d accompagnement postal est imprimé pour chaque courrier. Un bordereau récapitulatif de dépôt postal est imprimé à la demande. Un tarif postal permet de faciliter la mise à jour des coûts. Un système de gestion de l archivage permet d accéder à des données très anciennes. Il permet également d enregistrer les courriers recommandés reçus et les lettres externes. Des statistiques permettent d établir un tableau de bord des flux d expédition et de réception. 4

5 1. INSTALLATION Recoplus doit être installé à partir du CD-ROM sur votre disque dur, vous ne pouvez pas lancer le programme à partir du CD-ROM. Pour installer Recoplus, insérez le CD-ROM dans le lecteur. Le programme d installation se lance automatiquement. Si le programme d installation ne se lance pas automatiquement, cliquez deux fois sur setup.exe dans la racine de votre lecteur de CD-ROM. Cliquer sur suivant. 5

6 Valider le chemin d installation par défaut en cliquant sur Suivant. Le programme d installation recherche les éléments déjà installés. Sélectionner l option d installation par défaut et cliquer sur Suivant. 6

7 Le logiciel termine l installation en copiant les fichiers sur votre disque dur. L installation est terminée, cliquez sur Terminer. Le programme d installation a également crée un raccourcis pour lancer le logiciel. 7

8 2. MISE EN EOUVRE Lors de l installation, le logiciel pré-charge la version complète (Maître et utilisateur). C est au premier lancement du logiciel que l administrateur va configurer le poste. 2.1 Installation du poste Maître Il est impératif que le premier poste configurer soit le poste Maître car c est ce poste qui attribuera les différentes options aux postes utilisateurs. Un seul poste maître doit être installé. De même le répertoire dans lequel se trouvera la base de donnée doit être créé avant de commencer à configurer le poste Maître. Lancer RECOPLUS via son raccourcis. Au premier lancement du logiciel, vous arrivez à la fenêtre suivante : Compléter les paramètres «Installation du poste maître». Compléter les trois champs nécessaires à la configuration du poste maître. Le N de série est celui qui se trouve sur le CD-ROM d installation ou sur la notice d utilisation. Valider en cliquant en bas de la fenêtre sur «OK commencer l installation». 8

9 Si vous avez installé RECOPLUS dans le répertoire c:\recoplus, cliquez directement sur OK, Sinon indiquez le chemin d accès au répertoire d installation et cliquer sur OK. Suivez les indications sur l écran et cliquez sur OK. Vous arriverez dans le logiciel en tant que Poste Maître. L installation de ce poste est terminée. 9

10 2.2 Installation du Poste Utilisateur Après avoir installé le poste Maître, il faut pré-charger le logiciel sur un autre poste du réseau et installer ce même poste en Poste Utilisateur. Suivre les étapes suivantes : Procéder au pré-chargement du logiciel, voir chapitre «1/ INSTALLATION». A la fin du pré-chargement, vérifier de n avoir aucun message d erreur et que le raccourcis a bien été créé. Lancer le programme par son raccourcis, et compléter les paramètres «Installation d un poste utilisateur ou réinstallation du poste maître» Dès que vous paramètrez «Chemin d accès à la base de données», le logiciel va lire les informations dans le fichiers de base de données. Vous retrouvez les informations des postes déjà installés, donnez le nouveau N de poste que vous voulez créer puis valider par «OK commencer l installation» (ne pas rentrer le N de série si il ne vous est pas demandé). Le logiciel s installe en configuration utilisateur. Pour que le logiciel prenne en compte les différents paramètres, il faut quitter puis le relancer. 10

11 2.3 Changement du Nombre de Licence Autorisées Le nombre de licences, donc de postes installés, dépend du numéro de série qui se trouve sur le CD-ROM ou sur la notice d utilisation. 5 licences = 1 poste maître + 4 postes utilisateurs 10 licences = 1 poste maître + 9 postes utilisateurs 20 licences = 1 poste maître + 19 postes utilisateurs Si vous avez un code autorisant 5 licences et vous devez installer X licences supplémentaires, vous devez contacter votre service commercial pour l acquisition d un nouveau code permettant l installation de X postes supplémentaires. En installant votre nouveau poste, si la limite du nombre de poste est atteinte, le logiciel vous demandera un nouveau numéro de série dans la fenêtre suivante : Il vous suffira de rentrer votre nouveau numéro et vous pourrez installer votre (vos) poste(s) supplémentaires. 11

12 3. Paramétrage des postes utilisateurs Le paramétrage des autorisations des postes utilisateurs et du poste maître se fait par l écran administrateur. L accès à cet écran se fait à travers le menu «Service_courrier» Et vous obtenez l écran de paramétrage ci-dessous : Valider ou dévalider les accès en cochant ou en décochant les fonctions. Au prochain démarrages des postes utilisateurs, ces derniers auront accès uniquement aux fonctions validées dans l écran précédent. 12

13 NB : les fonctions suivantes ne doivent êtres disponibles qu à partir du poste maître: Bordereau (édition du bordereau de dépôt poste) En nombre (envois en nombres) Pointage (pointage des recommandés arrivés physiquement au service courrier) Pour une utilisation optimale, les fonctions disponibles dans le menu «Service_courrier» sont réservées exclusivement au service courrier (poste maître). 13

14 4. Création des expéditeurs La saisie des expéditeurs est impérative, lors de la création d un recommandé, seul les expéditeurs créés dans la base de donnée pourront être utilisés. Vous pouvez créer plusieurs expéditeurs et leur attribuer différents services internes. Exemple de création d expéditeur : On retrouve dans la partie supérieur la raison sociale et l adresse de l expéditeur, et dans la partie inférieur les différents services pouvant expédier des recommandés. Après avoir saisi votre expéditeur et service cliquer sur nouveau pour saisir un nouvel expéditeur et/ou service, ou sur fermer pour sortir de la saisie et enregistrer automatiquement l expéditeur affiché à l écran. Il est impossible de supprimer un expéditeur ou service tant qu il est utilisé par un recommandé non archivé. 14

15 5. Création des destinataires La création des destinataires est utilisée pour entrer dans la base de donnée les destinataires les plus souvent utilisés. Une fois les destinataires mémorisés dans la base de données, il sera facile de leur écrire sans avoir à ré-entrer leur adresse. Exemple de création d expéditeur : L avantage de créer un destinataire dans la base de donnée est de pouvoir le réutilisé sans avoir à ressaisir ses coordonnées. Il est donc bien plus rapide de créer des recommandés avec des destinataires existant dans la base. Après avoir saisi votre destinataire cliquer sur nouveau pour saisir un nouveau destinataire ou sur fermer pour sortir de la saisie et enregistrer automatiquement le destinataire affiché à l écran. 15

16 6. Emission 6.1 Création/Consultation et modification de recommandé Après avoir saisi au préalable les expéditeurs et les destinataires, nous pouvons créer un recommandé. Aller dans le menu «Emission» puis sur «Nouveau». La fenêtre vierge de création à l écran. Sélectionner via les menus déroulant : Un expéditeur et un service Un destinataire Lettre ou colis avec ou sans AR Le tarif, le poids et le montant Les champs référence (optionnel) Le logiciel crée automatiquement un code barre pour ce courrier. Le code barre créé sera unique (pas de doublon possible). Exemple de fenêtre de création : Après avoir créé votre courrier, cliquer sur nouveau pour créer un autre courrier ou sur fermer pour sortir de ce formulaire de création. Le courrier à l écran est automatiquement enregistré. 16

17 Les champs «Date de retour» et «Date de distribution» sont vierges. Ils seront complétés plus tard lors du retour de l accusé de réception (AR). Les icônes en haut de la fenêtre sont utilisés pour : Fermer le formulaire Imprimer le recommandé Supprimer le recommandé Saisir un nouveau recommandé Rechercher un courrier par code barre Rechercher un courrier par sélection Pour Modifier ou Consulter un courrier: dans le menu «Emission» cliquez sur «Modifier» ou «Consulter». Dans les deux cas, vous avez les mêmes formulaires de sélection. Après avoir donné des critères de sélection, valider par «OK envoyer la sélection». La liste des courriers apparaît. Si vous désirez avoir tous les courriers, ne pas rentrer de critères de sélection et cliquer directement sur «OK envoyer la sélection». Sélectionner le courrier à consulter ou modifier puis valider en cliquant sur «OK». Le recommandé apparaît à l écran dans la fenêtre de saisie des recommandés. Si vous avez choisi «Consulter», vous ne pourrez apporter aucune modification au courrier. NB: Après avoir saisi l adresse du destinataire dans l écran de création de recommandé, vous pouvez l enregistrer dans la base de donnée des expéditeurs en cliquant sur l icône: 17

18 6.2 Impression Impression des recommandés L impression des recommandés se fait par le menu «Emission» puis «Impression des recommandé» ou icône : Cette fonction ouvre un écran de sélection comprenant : Le numéro de poste (non modifiable). La date de session en cours. Le numéro de session en cours. Deux cases d option pour éditer : Soit les courriers avec accusé de réception. Soit les courriers sans accusé de réception. Quand votre choix est fait, cliquez sur «OK envoyer l édition». Recoplus édite tous les recommandés répondant à ces critères en tenant compte des options utilisateur : Avec ou Sans codes barre. Avec ou sans aperçu avant impression Impression du bordereau de Dépôt Poste (uniquement par le poste maître) L impression du bordereau de dépôt se fait par le menu «Emission» puis «Impression du bordereau de dépôt poste» ou icône : Cette fonction ouvre un écran de sélection comprenant : Le numéro de poste (non modifiable). La date de la session en cours. Le numéro de session en cours. Quand votre choix est fait, cliquez sur «OK envoyer l édition». Recoplus édite un bordereau de dépôt poste regroupant, par établissement tous les recommandés de la session spécifiée en tenant compte de l option utilisateur : Avec aperçu avant impression, ou en direct sur l imprimante. Attention, quand ce bordereau est édité, il n est plus possible de modifier un recommandé. Quand l impression est terminée, RECOPLUS vous demande si vous voulez ouvrir une nouvelle session. Si vous répondez OUI, une nouvelle session s ouvre POUR LA MÊME DATE. 18

19 Note : Seule les LR pointées figureront sur le bordereau poste. Ceci est indispensable pour valider que les différents services aient bien fait parvenir leurs LR créées au service courrier pour expédition. A voir paragraphe 8.2 Pointage des LR saisies Impression du bordereau clients L impression du bordereau client se fait par le menu «Emission» puis «Impression du bordereau client» Cette fonction ouvre un écran de sélection comprenant : Le choix d un bordereau complet ou synthétique. Le numéro de poste (non modifiable). La date de session en cours. Le numéro de session en cours. Quand votre choix est fait, cliquez sur «OK envoyer l édition». RECOPLUS édite un bordereau client qui comprend, par établissement tous les recommandés de la session spécifiée en tenant compte de l options utilisateur : Avec aperçu avant impression, ou en direct sur l imprimante Impression sur enveloppes Avant de lancer l impression sur les enveloppes, il faut paramétrer la taille de l enveloppe dans les propriétés du pilote d impression de Windows. L impression des adresses sur les enveloppes se fait par le menu «Emission» puis «Impression des enveloppes» ou icône : Cette fonction ouvre un écran de sélection comprenant : Le numéro de poste (non modifiable). La date de session en cours. Le numéro de session en cours. Quand votre choix est fait, cliquez sur «OK envoyer l édition». RECOPLUS édite les adresses client sur les enveloppes en tenant compte de l option utilisateur : Avec aperçu avant impression, ou en direct sur l imprimante. 19

20 6.3 Retour des AR Par sélection Cette fonction permet de saisir les accusés de réception en retrouvant les lettres recommandées émises dans la liste qui s affiche automatiquement à la demande de cette fonction, menu «Emission», «Retour des accusés de réception» puis par «sélection». La liste affichée est triée en ordre décroissant sur la date démission. En cliquant dans une colonne avec le bouton droit de la souris, vous pourrez trier cette liste à votre convenance, ou chercher dans cette colonne une chaîne de caractère sur tout ou partie de la donnée. Quand la lettre recommandée est retrouvée, faites un double clic sur sa ligne, dans la zone référence 1. La date du jour s affichera alors dans la zone date accusé de réception. Si vous vous êtes trompé de ligne : noircissez la date d accusé de réception, et appuyez sur la touche Suppression de votre clavier. Vous pouvez également saisir la date distribution reportée par le facteur sur l AR. Pour saisir rapidement la date, utiliser le raccourci clavier touche «Control + ;» 20

21 6.3.2 Par code barre Cette fonction permet de saisir les accusés de réception avec le lecteur code barre. Dans le menu «Emission», cliquez sur «Retour des accusés de réception» puis sélectionnez par «code barre». Ou cliquez sur l icône : A l appel de cette fonction, un écran apparaît. Avec votre douchette passée sur le code barre. Il affiche toutes les lettres recommandées dont les accusés de réception ont été saisis dans la journée. Vous pouvez également saisir la date distribution reportée par le facteur sur l AR. Pour saisir un nouvel accusé de réception, il suffit de passer la douchette sur le code barre Liste AR non revenus Cette fonction permet d imprimer la liste des courriers dont l accusé de réception n est pas revenu par expéditeur, en tenant compte de l option utilisateur : Avec aperçu avant impression, ou en direct sur l imprimante. Dans le menu «Emission», «Retour des accusés de réception» cliquez sur «liste des AR non revenus». 21

22 6.4 Retour des lettres non distribuées Par sélection Cette fonction permet de saisir le retour ainsi que le motif (de non distribution) des lettres non arrivées aux destinataires. Dans le menu «Emission»,cliquez sur «Retour du courrier non distribué», sélectionnez «Par sélection». En retrouvant les lettres recommandées émises dans la liste qui s affiche automatiquement à la demande de cette fonction. La liste affichée est triée en ordre décroissant sur la date d émission. En cliquant dans une colonne avec le bouton droit de la souris, vous pourrez trier cette liste à votre convenance, ou chercher dans cette colonne une chaîne de caractère sur tout ou partie de la donnée. Quand la lettre que vous cherchez est retrouvée, faites un double clic dans le champs «Non distrib le». Un nouvel écran s affiche qui vous rappelle la lettre sélectionnée, la date du jour, et une boite de liste apparaît pour vous permettre de choisir le motif de non distribution. Sélectionner le motif de non distribution puis valider par «OK». Les champs «non distrib le» et «motif» sont automatiquement mis à jour. Faire de même pour tous les courriers à traiter. 22

23 6.4.2 Par code barre Cette fonction permet de saisir le retour ainsi que le motif (de non distribution) des lettres non arrivées aux destinataires. Dans le menu «Emission», cliquez sur «Retour du courrier non distribué»,sélectionnez «Par code barre». A l appel de cette fonction, un écran apparaît. Il affiche toutes les lettres recommandées non distribuées saisis dans la journée. Pour saisir un nouveau retour pour non distribution, il suffit de choisir le motif de non distribution dans la boite de liste, puis de passer la douchette sur le code barre de la lettre revenue. Après avoir saisi le code barre, le courrier vient s ajouter dans la liste des courrier. Faire de même pour toutes les lettres revenues. 23

24 6.5 Envoie en nombre des recommandés Cette fonction sert à intégrer des lettres recommandées à expédier, en provenance d un ordinateur externe. Menu «Emission», «Envoie en nombre» ou icône : Ces adresses peuvent se présenter sous différents format de fichier : ASCII de longueur fixe. ASCII avec séparateur de champs «;» ASCII avec séparateur de champs «:» ASCII avec séparateur de champs «!» Cet envoi en nombre doit concerner le même expéditeur et la même agence. Toutes les lettres seront envoyées à la même date, et au même tarif. Saisir les données du bandeau grisé en haut de l écran, sans oublier le chemin d accès au fichier à récupérer. Cliquez ensuite sur le bouton Vous verrez apparaître les adresses récupérées et mises en forme. A ce stade, vous pouvez modifier ou supprimer des adresses. Cliquez ensuite sur le bouton : 24

25 RECOPLUS édite tous les recommandés répondant à ces critères en tenant compte des options utilisateur: Avec ou sans aperçu avant impression. Format du fichier en entrée (longueur fixe uniquement). Nom du champ type longueur Raison sociale texte 32 nom texte 32 adresse 1 texte 32 adresse 2 texte 32 adresse 2 texte 32 code postal texte 05 ville texte 26 Référence 1 texte 22 Référence 2 texte 22 Référence 3 texte 22 25

26 6.6 Réimpression des recommandés Cette fonction permet de ré-imprimer des recommandés en cas de bourrage de l imprimante par exemple, menu «Emission» puis «Re-impression des recommandés». A l appel de cette fonction, un double écran apparaît pour vous permettre de sélectionner les recommandés à rééditer. La partie haute contient toutes les lettres recommandées susceptibles d être rééditées. Commencez par sélectionner AVEC ou SANS accusé de réception. Quand votre choix sera fait, seules les lignes concernées apparaissent. Pour sélectionner une ligne, amenez la souris sur la partie gauche (sélecteurs), la flèche devient horizontale, complètement noire, et tournée vers la droite. Cliquez sur le bouton gauche de la souris : la ligne devient noire. Pour sélectionner plusieurs lignes d un seul coup, maintenez la touche de la souris enfoncée, puis tirez vers le bas. Quand votre sélection est faite, cliquez sur le bouton Envoi vers ré-impression. Les lignes sélectionnées apparaissent dans l écran inférieur. Pour enlever des lignes préparées à la ré-impression, sélectionner les lignes dans l écran inférieur, et cliquez sur le bouton «suppression réimpression». Pour lancer la ré-impression : cliquez sur l icône imprimante en haut à gauche de la fenêtre. RECOPLUS édite tous les recommandés répondant à ces critères en tenant compte des options utilisateur : Avec ou sans aperçu avant impression. 26

27 6.7 Statistiques Statistiques distribution Dans le Menu «Emission», cliquez sur «Statistiques distribution» Cette fonction édite un état papier comprenant, par expéditeur, la quantité et le montant des expéditions en R1, R2, R3 et TOTAL, avec AR d une part et sans AR d autre part. Au lancement de cet état, il vous sera demandé de donner la date de début, puis la date de fin de la période que vous souhaitez comprendre dans votre statistique. Ces périodes seront reprises et éditées sur l état. Le montant total est donné en EURO Statistiques non distribué Dans le menu «Emission», cliquez «Statistiques non distribués». Cette fonction édite un état papier comprenant, par expéditeur et par code retour : La quantité et le montant des courriers revenus. Au lancement de cet état, il vous sera demandé de donner la date de début, puis la date de fin de la période que vous souhaitez comprendre dans votre statistique. Ces périodes seront reprises et éditées sur l état. 27

28 7. Réception 7.1 Création et recherche d un courrier en réception Dans le menu «Réception» cliquez sur «Nouveau» Dans le menu «Utilitaire», choix «Options utilisateur», vous pouvez choisir de rendre obligatoire soit la saisie de l adresses de l expéditeur ou du code barre. Si vous avez choisi de rendre l adresse est obligatoire, elle devra être saisie et valide. Seul une vérification de doublon sera effectuée sur le code barre. Si vous avez choisi de rendre obligatoire le code barre, une vérification de doublon et de validité a la norme postale française sera effectuée. Il n y aura aucune vérification sur l adresse du destinataire. NB: Après avoir saisi l adresse de l expéditeur dans l écran de création de recommandé en réception, vous pouvez l enregistrer dans la base de donnée des expéditeurs en cliquant sur l icône : 28

29 La recherche d un recommandé existant peut se faire de deux façon différentes : 1 Avec l icône dans la fenêtre de création 2 Via le menu «réception» puis «Rechercher», ce qui donne la fenêtre de recherche avec les critères suivants : 7.2 Liste des correspondants Dans le menu «réception», cliquez sur «liste des correspondants» Cette fonction vous permet d éditer la liste de tous vos correspondants créés et enregistrés dans la liste des destinataires. 29

30 7.3 Impression du bordereau Recoplus édite un bordereau de réception qui comprend, par établissement tous les recommandés saisis en réception de la session spécifiée en tenant compte de l option utilisateur : Avec aperçu avant impression, ou en direct sur l imprimante. Cette fonction ouvre un écran de sélection comprenant, le numéro de poste (non modifiable) et la date de la session en cours. Quand votre choix est fait, cliquez sur «OK envoyer l édition». 7.4 Statistiques de réception Dans le menu «Réception», cliquez «Statistiques» Cette fonction édite un état papier comprenant, par destinataire et service, la quantité de lettre reçues. Au lancement de cet état, il vous sera demandé de donner la date de début, puis la date de fin de la période que vous souhaitez comprendre dans votre statistique. Ces périodes seront reprises et éditées sur l état. 30

31 8. Service Courrier 8.1 Saisie des LR Externes (uniquement sur le poste maître) La saisie des LR (lettres externes) est utilisée si vous désirez inclure dans Recoplus une lettre recommandée non crée dans Recoplus. La manipulation consiste à entrer le code barre et/ou l adresse du destinataire pour que ce courrier puisse être traité et suivi comme les autres LR. 8.2 Pointage des LR saisies Le pointage des LR consiste à valider la présence physique de la lettre avant d imprimer le bordereau de dépôt poste. Seule les LR pointées figureront sur le bordereau poste. Ceci est indispensable pour valider que les différents services aient bien fait parvenir leurs LR créées au service courrier pour expédition. Ce pointage peut se faire de deux façons : Lecture optique du code barre de chaque recommandés créés par les postes utilisateurs (hors poste maître). Par saisie manuelle. 8.3 Edition bordereau pointage Cette fonction permet d imprimer le bordereau de pointage, qui est un récapitulatif des LR pointées dans la journée. 8.4 Edition des LR non pointées Cette fonction permet d imprimer un état de LR saisies par les différents postes et non parvenues au service courrier (LR non pointées). 8.5 Ecran administrateur Permet le paramétrage des postes utilisateurs ( accès aux différentes fonctions). Voir chapitre 3 «Paramétrage des postes utilisateurs». 8.6 Modifier mot de passe Cette fonction permet de modifier le mot de passe nécessaire pour le changement de numéro poste dans les «options par défaut du menu «Utilitaires» (exemple : prendre la main en tant que poste maître à partir d un poste utilisateur). 31

32 9. Utilitaires 9.1 Date de traitement Cette fonction permet de saisir la date de traitement si elle est différente de la date du jour. 9.2 Bureau de poste Cette fonction permet de saisir le nom du bureau de poste où vous déposez vos courriers recommandés 9.3 Tarifs postaux Cette fonction permet de créer, modifier ou supprimer les tarifs postaux pour les lettres et colis. Les tarifs postaux livrés avec le logiciel servent d exemple, ils doivent être vérifiés avant utilisation. 9.4 Mise à jour des fichiers codes postaux Cette fonction permet de créer, modifier ou supprimer les codes postaux et villes correspondantes. En mode création, à la saisie du code postal, la ville est automatiquement reconnue. 9.5 Mise à jour civilités Cette fonction permet de créer, modifier ou supprimer les civilités. 9.6 Archivage des recommandés Cette fonction permet d alléger la base des données obsolètes ou trop anciennes. Ne pas confondre avec la sauvegarde. Avant de lancer un archivage, il est conseillé de faire une sauvegarde. Dans le menu «Utilitaire», cliquez sur «Archivage». L écran de préparation à l archivage vous demande : 1 - A partir de quelle date voulez- vous archiver les données antérieures. Toutes les données dont la date est inférieure ou égale à la date que vous saisirez seront potentiellement archivables. 32

33 2 - Quel que soit votre souhait, les données archivées seront copiées sur disquette. Le deuxième paramètre consiste à cocher oui ou non à la question : «voulez-vous conserver sur votre ordinateur les données archivées sur disquette?». Si vous cochez OUI, la base de données ARCHIVE créée pour recevoir les données obsolètes restera sur votre disque dur. Si vous répondez NON, cette base sera effacée de votre disque dur (il vous restera tout de même la disquette). De plus, si vous cochez NON, il vous sera posé une autre question : «Voulez-vous conserver sur votre ordinateur les LR avec AR dont l accusé de réception n est pas revenu?» - Cochez OUI ou NON. Quand ces paramètres sont prêts, mettez une disquette vierge dans votre lecteur et cliquez sur «OK Envoyer l archivage». Etiquetez soigneusement cette disquette, et n oubliez pas de mettre la date paramètrée de l archivage sur la disquette. NB : Si vous archiver sur une disquette contenant déjà un archivage, ce dernier sera écrasé et perdu. Le fichier de paramétrage de la fonction archivage est «Recoarch.bat» (sous le répertoire par défaut c:\recoplus). Dans ce fichiers vous paramétrez le chemin d accès par défaut à la base à archiver et le chemin de destination de la base compressée. 9.7 Restauration des archives Cette fonction permet de recharger dans la base de données RECOPLUS une disquette contenant des données archivées. Vous devez aller dans le menu «Utilitaires» puis «Restauration des archives». 9.8 Consultation des archives Pour consulter les données restaurées, dans le menu «Utilitaire» cliquez sur «Consultation des archives». Dans ce mode un bandeau rouge sur le haut de l écran vous infirme que vous êtes en consultation des archives. Vous pourrez ainsi parcourir et rechercher une donnée. Dans ce mode de «consultation des archives», vous ne pouvez ni créer ni modifier les données archivées. Pour revenir au mode de travail, vous devez aller dans le menu «Utilitaires» puis «retour à la saisie normale». NB : Le fichier de paramétrage de la fonction restauration des archivages est «Recorest.bat» (sous le répertoire par défaut c:\recoplus). Dans ce fichier vous paramétrez le chemin d accès par défaut à la base compressée et le chemin de destination de la base à restaurer. 33

34 9.9 Sauvegarde des données Cette fonction permet de sauvegarde la totalité de la base de données. En cas de problème matériel (panne de votre ordinateur), vous pourriez, en rechargeant cette disquette, retrouver votre configuration immédiatement sur une autre machine. La sauvegarde des données est absolument indispensable, vous y avez accès par le menu «Utilitaires» puis «Sauvegarde des données». Vous pouvez programmer le rappel (la fréquence) de vos sauvegarde (voir chapitre «options par défaut» ). NB : Le fichier de paramétrage de la fonction sauvegarde des données est «Recosauv.bat» (sous le répertoire par défaut c:\recoplus). Dans ce fichier vous paramétrez le chemin d accès par défaut à la base de donnée à sauvegarder et le chemin de destination de la base de données sauvegardée. Pour restaurer la sauvegarde, vous devez lancer manuellement le fichier «sauvrest.bat» (sous le répertoire par défaut c:\recoplus). Vous trouverez dans ce fichier le chemin d accès à la sauvegarde à restaurer et le chemin de destination de la restauration. Cette commande de restauration a été volontairement rendue disponible en dehors du logiciel. Car si celui-ci était inutilisable, vous pouvez tout de même restaurer votre sauvegarde sans être tributaire du logiciel Options par défaut Dans ce formulaire vous devez renseigner un minimum de paramètres pour l utilisation du logiciel. vous devez saisir : 1 - le nom de votre société. Impératif 2 - Le numéro de poste. Si vous êtes en monoposte, tapez Le chemin d accès à la base de données. Par défaut, c est C:\RECOPLUS mais vous pouvez le changer. Vous y serez obligé en cas d utilisation en réseau. En effet, la lettre qui indique le lecteur (A B C D E F etc) ne sera peut-être pas la même pour tous les postes. 4 - Le chemin d accès à la base ARCHIVAGE - Idem. 5 - Indiquez ensuite l ordre pour la saisie du poids et du prix. 6 - Indiquez ensuite si vous utilisez des bordereaux avec des codes barre déjà imprimés. 7 - Indiquez ensuite comment vous gérez la réception de vos lettres recommandées. Voulez-vous que l opératrice saisisse obligatoirement l adresse ou pas. 8 - Donnez ensuite la fréquence à laquelle RECOPLUS doit vous rappeler qu il faut faire une sauvegarde. 34

35 9 - Saisissez ensuite le poids et le prix et la notion d accusé de réception par défaut qui s afficheront si vous ne saisissez rien dans ces zones Indiquez enfin si vous souhaitez que les éditions sont visibles en aperçu avant impression ou si les éditions partent directement à l imprimante. Exemple de fenêtre : 35

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