Pégase 3 Echanges avec Compt heures

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1 Pégase 3 Echanges avec Compt heures Dernière révision le 16/11/ [email protected]

2 Sommaire Fonctionnement général de l échange de données... 4 Paramétrage de Compt heures... 5 Paramétrage de Pégase Export des infos de base de Pégase 3 vers Compt heures... 7 Export depuis Pégase Import dans Compt heures des sociétés, établissements & salariés...8 Import dans Compt heures des rubriques...8 Export des éléments de paie de Compt heures vers Pégase Export depuis Compt heures des éléments de paie...9 Import des éléments de paie dans Pégase Format des fichiers d échange Pégase 3 Echanges avec Compt heures 3/9

3 Les échanges avec Compt heures... où comment partager les informations entre la paie Pégase 3 et la gestion de temps Compt heures. Remarque : cette notice a été réalisée à partir de la version 1.35(2) de Pégase 3. Il est possible que le module décrit dans cette notice, puisse évoluer dans les versions suivantes. Méfiez-vous des écrans qui peuvent différer légèrement d une version à l autre. Fonctionnement général de l échange de données L interface Pégase 3 Compt heures permet : De récupérer dans la gestion de temps les informations saisies en paie. De récupérer dans la paie les éléments variables (heures, etc...) saisis dans la gestion de temps. Par conséquent, après mise en place des paramétrages généraux (cf. paragraphes II et III), l échange peut être résumé par le schéma suivant : Saisie, dans Pégase 3, des informations de base (sociétés, établissements, salariés, rubriques). Exportation vers Compt heures Gestion des heures et des éléments variables dans Compt heures. Récupération dans Pégase 3 Les élements variables résultant de Compt heures sont présents dans le programmateur de paie. Il peuvent être exploités dans les bulletins. Pégase 3 Echanges avec Compt heures 4/9

4 Paramétrage de Compt heures Avant d utiliser les échanges de données entre les deux logiciels, il convient de paramétrer ces deux logiciels. Commençons par le paramétrage de la gestion de temps. Le paramétrage se fait dans la partie Administration du logiciel. Pour passer en administration, entrer normalement dans Compt heures puis faire Fichier Admnistration. On constate immédiatement un changement du menu général de Compt heures : Menu général de Compt heures en mode normal Menu général de Compt heures en mode Administration : Remarque : pour quitter le mode Administration de Compt heures, faire Fichier Retour à la barre principale. Le paramétrage se fait dans le menu Administration Paramètres. L onglet «Pégase» permet de paramétrer l échange avec Pégase 2 et Pégase 3. Il suffit donc dans cet écran de : Cocher la case «Pégase 3». Saisir le répertoire d installation de la paie (C:\Program Files\Micromegas\Pegase 3\ par défaut), un clic sur le libellé en gras «Répertoire d installation» permettant l utilisation d une boite de dialogue windows. Valider le paramétrage en cliquant sur le bouton «Valider» situé en bas à droite de l écran. Pégase 3 Echanges avec Compt heures 5/9

5 Paramétrage de Pégase 3 Pégase 3 est, depuis la version 1.17(3), livré avec un paramétrage permettant les échanges avec Compt heures. Par conséquent, seuls les sites installés avec une version antérieure à la 1.17(3) doivent effectuer ce paramétrage. Pour cela, entrer dans Pégase 3 et choisir Divers Importations d éléments de paie Paramétrage des fichiers de liaison. Si aucun import COMPTHEURES n existe, il faut le créer en cliquant sur «Créer» pour lancer l assistant de création. Dans cet assistant, saisir : Le code : «COMPTHEURES» Le libellé : «Importation depuis Compt'Heures» Décocher l option «Fichier de longueur constante». Choisir «Point-virgule» dans la liste déroulante des séparateurs de champs. Valider en cliquant sur «Terminer». Une fois l import créé, compléter le paramétrage : Saisir dans le nom du fichier de liaison : «%D%\LienMH.txt». Passer à la page «Champs», et saisir les différentes informations de manière à avoir : Dans les champs obligatoires : Pégase 3 Echanges avec Compt heures 6/9

6 Dans les champs optionnels : Export des infos de base de Pégase 3 vers Compt heures Les informations de base (sociétés, établissements, salariés & rubriques) sont saisies dans la paie. Pour ne pas avoir à les ressaisir, il faut utiliser le module d exportation vers Compt heures, situé dans Divers Lien vers Compt heures. Export depuis Pégase 3 Le module d exportation permet d exporter les sociétés, établissements, salariés & rubriques séparément : un assistant permet l export des sociétés, un autre permet l export des établissements, etc... Chacun de ces assistants fonctionne de la manière suivante : sélectionner, sur la première page, les éléments à exporter dans Compt heures, cliquer sur le bouton «Suivant» puis sur «Terminer» pour lancer l exportation. Les données exportées depuis Pégase 3 ne sont pas insérées directement dans Compt heures. Elles sont stockées dans des fichiers intermédiaires (fichiers ascii, à ne pas modifier) nommés ficsocietes.txt, FicEtab.txt, FicSalaries.txt et FicRubriques.txt. Pégase 3 Echanges avec Compt heures 7/9

7 Import dans Compt heures des sociétés, établissements & salariés Après avoir exporté les données depuis la paie, il faut les récupérer dans Compt heures. Le module d import dans Compt heures est accessible (en mode Administration seulement, cf paragraphe I) par le menu Echanges Pégase Import global. Si le module d import détecte des doublons (ex : on veut importer une société ou un salarié qui existe déjà dans la gestion de temps), il propose ce message d avertissement. Si «Oui», les doublons seront écrasés : l élément de nouveau importé sera par conséquent mise à jour : les modifications saisies en paie seront reprises dans la gestion de temps. Si «Non», les doublons ne seront pas modifié. Le traitement est cependant effectué sur les éléments absents de la gestion de temps (éléments nouvellement saisis en paie). Import dans Compt heures des rubriques L import des rubriques de paie est accessible (en mode Administration seulement, cf paragraphe I) par le menu Echanges Pégase Import des rubriques de paie. Cet import ne sera possible que si les rubriques ont été exportées depuis la paie. Une fois les rubriques importées, les paramétrer dans Compt heures. Pour cela, faire Echanges Pégase Rubriques de paie. Choisir les rubriques Pégase 3 puis cliquer sur chercher pour accéder à l écran de paramétrage des rubriques. Pégase 3 Echanges avec Compt heures 8/9

8 Export des éléments de paie de Compt heures vers Pégase 3 Avant de créer les bulletins de la période, il faut exporter les informations données par la gestion de temps vers la paie. Cette récupération se fait en deux temps. Export depuis Compt heures des éléments de paie Se fait, dans Compt heures, par le menu Compteur Export vers la paie. Les éléments de paie sont alors stockés dans un fichier intermédiaire et non pas directement en paie. C est pourquoi il faut passer par l étape suivante. Import des éléments de paie dans Pégase 3 Se fait, dans Pégase 3, par le menu Divers Importations d éléments de paie Lecture d un fichier de liaison. Ce menu lance un assistant qui fonctionne de la manière suivante : Saisir le code de l import à utiliser : «COMPTHEURES». Ce code est proposé dans la liste déroulante s il existe. S il n est pas présent dans la liste déroulante, se référer au paragraphe III. Après avoir cliqué sur «Suivant», indiquer l emplacement du fichier contenant les informations à récupérer. Laisser la mention «%D%\LIENMH.TXT» proposée par défaut, sauf si le fichier généré par Compt heures a été déplacé. Après avoir cliqué sur «Suivant», indiquer la société qui accueillera les informations importées. Le bouton «Terminer» permet alors de lancer l importation des éléments issus de la pointeuse. Pégase 3 Echanges avec Compt heures 9/9

9 Après importation, ces éléments sont stockés dans le programmateur de paie (cf. Edition Programmateur de paie) pour être consultés ou modifiés. Ils seront intégrés sur les bulletins créés ensuite (aucun élément du programmateur ne sera intégré sur un bulletin existant). Format des fichiers d échange Le fichier ficsalaries.txt contenant les salariés exportés depuis Pegase 3 est un fichier ASCII utilisant le symbole «;» comme séparateur de champs. Il contient les informations suivantes : #VER2# (identificateur de version). Code établissement. Section salarié (section de la fiche salarié, l analytique n étant pas géré). Matricule. Genre : «Monsieur», «Mademoiselle», ou «Madame». Nom. Prenom. Nom de jeune fille. Numero SS. Adresse, ligne 1. Adresse, ligne 2. Adresse, ligne 3. Adresse, code postal. Adresse, ville. Adresse, libellé du pays. Telephone, Situation familiale : «Célibataire», «Divorcé(e)», «Concubin «, «Marié(e)», «Séparé(e)», «Veuf/Veuve». Echelon. Qualification (libellé). Code de la convention collective. Emploi (libellé). Niveau. Nombre de points. Montant du point. Horaire contractuel. Date d ancienneté. L équipe Micromegas reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire. Pégase 3 Echanges avec Compt heures 10/9