1. Installation de COMPTINE

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1 3-5 Rue de Metz PARIS SA à capital variable RCS Paris B Tél. : Fax : contact@arete.fr SIRET : Guide démo

2 SOMMAIRE 1. Installation de COMPTINE... 3 Configuration requise... 3 Installation du logiciel Lancement de COMPTINE Ergonomie de COMPTINE... 6 Informations permanentes... 6 Saisie des écritures... 6 Afficher la liste des comptes en cours de saisie Saisie Sélectionner le Journal Saisir les écritures Les contrôles et fonctions de la saisie Quitter la saisie Génération de la contrepartie automatique Jeu d essai COMPTINE...18

3 1. Installation de COMPTINE Guide démo Configuration requise Le poste de travail doit disposer du Framework.NET (version 4.5) et d une version Windows : Windows Vista, Windows 7 ou Windows 8. Installation du logiciel 1) Insérer le CD COMPTINE12 monoposte dans le lecteur de CD 2) L installation devrait se lancer automatiquement. Si ce n est pas le cas, explorer le CDROM et exécuter le fichier 3) Etapes de l installation Cliquer sur suivant pour débuter l installation 3

4 Pour sélectionner un autre répertoire que le répertoire par défaut Cliquer sur Installer pour démarrer l installation 4

5 L application est en cours d installation L application a été installée 5

6 2. Lancement de COMPTINE Pour lancer COMPTINE : dans le menu Démarrer : Programmes ComptinE 12 démo ou à partir du bureau : raccourci ComptinE12 démo 3. Ergonomie de COMPTINE Informations permanentes Quel que soit l'écran (menus, masques de saisie, consultation), la barre de titres de COMPTINE renseigne l'utilisateur sur : Le nom de la société L'exercice de travail La date d'ouverture et de clôture de l'exercice de travail. Saisie des écritures La touche Tab ou suivante. Entrée valide la saisie d une zone, le curseur passe dans la zone Afficher la liste des comptes en cours de saisie Utiliser la touche F4 ou Entrée Saisir une racine de compte ou F4 ou touche Entrée, ComptinE affiche la fenêtre Chercher un compte. Pour afficher tous les comptes, taper F4. 6

7 Double clic dans la ligne ou Cliquer sur la ligne du compte puis touche Entrée Le filtre de recherche permet de filtrer la liste et d afficher selon des critères différents A partir des rubriques : - N de compte - Intitulé du compte Puis en sélectionnant une condition Vous pouvez chercher les comptes dont : Le numéro débute par 6 ou plusieurs caractères (par exemple un compte qui commence par 41) L intitulé du compte commence par un ou plusieurs caractères (par exemple commence par REPORT) L intitulé du compte contient un ou plusieurs caractères (par exemple pour retrouver le compte d un client par son nom) 7

8 4. Saisie Menu Ecritures Liste des écritures COMPTINE permet de saisir des écritures en brouillard (Possibilité de les modifier ou de les supprimer). La validation s effectue généralement en fin d exercice Sélectionner le Journal COMPTINE affiche la liste des journaux (enregistrés dans Paramètres / Journaux) Cliquer 8

9 Ouvrir le journal concerné, puis sélectionner le mois, exemple journal «Compte courant ASC» de février 2013 Pour saisir des écritures, clic droit de la souris pour afficher le menu contextuel, puis Nouveau Saisir les écritures L'écran de saisie est partagé en plusieurs blocs : En-tête de l écriture Lignes d écritures saisies Calcul du solde de l écriture 9

10 A Entête de l écriture Guide démo Journal sur lequel est enregistrée l'écriture «Compte courant ASC» Mois de l'écriture «Février 2013» Modèles : si besoin sélectionner un des modèles. B Lignes d écritures saisies Au fur et à mesure de la saisie, les lignes s'affichent dans ce bloc tant que l écriture n est pas validée. En fin de ligne, COMPTINE ajoute une nouvelle ligne pour continuer la saisie. Utiliser le menu contextuel pour afficher ces fonctions complémentaires de saisie : Consulter, Modifier, Dupliquer sélectionner une ligne de saisie pour activer la fonction souhaitée. En cours de saisie, il est possible, sans quitter cet écran : de générer la contrepartie par pièce de valider les écritures, dans ce cas COMPTINE génère les écritures par date et/ou numéro de pièce selon le paramétrage du journal. Les écritures sont enregistrées dans le journal. L écran de saisie est réinitialisé, COMPTINE affiche une ligne vide pour reprendre la saisie. de visualiser les écritures d un compte et le budget en se positionnant en début de ligne d enregistrement. C Calcul du solde de l écriture Comptine calcule le Total des débits, des crédits et le solde de l écriture. Rappel : l écriture doit être équilibrée pour être enregistrée. 10

11 4.3. Les contrôles et fonctions de la saisie Saisie 1 ère ligne de saisie Le curseur se positionne sur la 1ère zone de la ligne de saisie, le Jour. Jour Par défaut le 1 er jour du mois (ou le jour de saisie) puis Touche Tab Compte Général C'est une zone obligatoire. Saisir le compte général concerné sur 6 ou 8 caractères (compte de détail). Puis Touche Tab Pour afficher la liste des comptes généraux, utiliser la touche F4 ou la Touche Entrée. Saisir une racine de comptes pour afficher tous les comptes ayant la même racine. Sélectionner le compte dans la fenêtre Filtre de recherche. Si on saisit un numéro de compte qui n existe pas (et qui est autorisé pour le journal de saisie Voir Gestion des Journaux), COMPTINE propose de créer le compte dans le plan comptable général. Indiquer l intitulé du compte (le compte sera rajouté automatiquement au plan comptable général) Compte Analytique C'est une zone obligatoire si le compte général est de la classe 6 ou 7 et si l option Analytique est activée (Configuration). Saisir le compte analytique concerné. Puis Touche Tab ll est également possible d afficher le plan de compte analytique, de récupérer un compte dans la zone de saisie, de créer un compte analytique en cours de saisie qui se rajoutera automatiquement au plan comptable analytique. Libellé de l'écriture C'est une zone obligatoire, le libellé de l'écriture peut comporter 50 caractères. Puis Touche Tab 11

12 Numéro de pièce C'est une zone facultative. La référence de la pièce comptable peut comporter 8 caractères alphanumériques. Cette zone peut être utilisée pour enregistrer le n de chèque émis (indispensable pour établir le rapprochement bancaire). Puis Touche Tab Montant Indiquer le montant à imputer au compte général et éventuellement au compte analytique concerné. (Le curseur se positionne par défaut dans la zone débit pour une charge (compte 6) et au crédit pour une recette (compte 7) afin de guider l utilisateur sur la méthode de saisie. Puis Touche Tab Saisie lignes suivantes Les lignes de saisie suivantes s'enregistrent comme la première. COMPTINE propose des fonctions complémentaires comme la répétition des zones de saisie. Utiliser la Touche Entrée ou la Touche Tab sur une zone vide, COMPTINE répète le contenu de la zone de la ligne précédente. Comptine permet d enregistrer toutes les écritures sur un mois sans quitter l écran de saisie. Au fur et à mesure des enregistrements, COMPTINE calcule le montant des débits et des crédits, le solde débiteur ou créditeur. Ceci permet de vérifier visuellement l'équilibre de l'écriture en cours lorsque le journal n a pas de contrepartie automatique. Erreurs de saisie Au fur et à mesure de la saisie, ComptinE signale les erreurs par une pastille rouge. Erreur signalée en ligne 1 sur le compte analytique par la présence d une pastille rouge. En positionnant la souris sur la pastille rouge, une info bulle apparaît pour préciser la nature de l erreur. 12

13 Si vous validez sans tenir compte de cette erreur alors ce message s affiche. Guide démo En cliquant sur OK, on a accès à un rapport d erreur. Modifier une zone dans la ligne en cours de saisie Se positionner sur la ligne d écriture à rectifier, puis aller d une zone à la suivante au moyen de la touche Tab, ou bien cliquer sur la zone à modifier à l aide de la souris. Cliquer avec le bouton droit de la souris en début de ligne Sélectionner la ligne concernée. Cliquer sur le menu souhaité Ajouter une ligne Supprimer une ligne Dupliquer une ligne 13

14 Zoom sur un Compte Calcul budget Guide démo Suivi du budget consommé en montant et en % 4.4. Quitter la saisie Valider la saisie, les écritures en cours sont enregistrées Utiliser le bouton pour Enregistrer l écriture comptable. COMPTINE selon le journal : contrôle l équilibre de l écriture et génère un numéro d écriture brouillard par date. Génère la contrepartie automatique par date et numéro de pièce ou par date uniquement, génère un numéro d écriture par date. COMPTINE revient sur l écran de sélection du journal. Vous pouvez sélectionner un autre journal. Quand l écriture est équilibrée, les montants des débits et crédits sont égaux, le solde est à zéro. Confirmer par Oui l enregistrement définitif de l'écriture. L écran de saisie se réinitialise et le numéro d'écriture est incrémenté de 1. 14

15 Il est impossible d'enregistrer une écriture non équilibrée. Un message apparaît Guide démo Abandonner la saisie, les écritures en cours ne sont pas enregistrées. Cliquer sur le bouton Confirmer par Oui. COMPTINE revient à l écran de sélection d un journal. 4.5 Génération de la contrepartie automatique Principe général : COMPTINE génère une ligne de contrepartie par date et numéro de pièce ou par date. Remarque : la contrepartie est principalement utilisée pour les comptes bancaires afin que les opérations de dépenses et de recettes alimentent automatiquement le solde du compte banque. Attention : si le numéro de pièce n est pas renseigné, COMPTINE génère : une ligne de contrepartie au crédit du compte banque par ligne de débit une ligne de contrepartie au débit du compte banque par date, si le libellé est identique sur toutes les lignes de crédit, COMPTINE reprend le libellé. 15

16 Exemple de contrepartie au crédit d un compte banque Cliquer sur contrepartie 16

17 Exemple de contrepartie au débit d un compte banque Cliquer sur contrepartie 17

18 5. Jeu d essai COMPTINE Guide démo Sélectionner la société «STAGE ARETE» et cliquer sur Ouvrir Sélectionner l exercice 2013 et cliquer sur Ouvrir. Vous pouvez éditer les listes, enregistrer des opérations comptables. 18

19 Pour enregistrer des écritures, aller dans Ecritures puis Liste des écritures, sélectionner le journal Banque. Ce journal génère automatiquement la contrepartie sur le compte Banque. Exemple : écritures d une remise banque, encaissement de la participation des salariés au week-end ski pour un montant de Exemple : écriture de dépenses, enregistrement du paiement de l acompte par le CE pour le week-end ski pour un montant de

20 Ecran de rapprochement bancaire : aller dans Pointages puis rapprochement bancaire. Les écritures peuvent être classées en cliquant sur les intitulés de colonnes : exemple sur la colonne pièce Le pointage s effectue en cochant les écritures avec le relevé de banque 20

21 Menu «Editions» puis «Rapport» Guide démo 21

22 Exemples : critères de sélection d une édition «Balance analytique croisée» Guide démo Critères de sélection : par date en choisissant une borne de comptes (en cochant partiel et en sélectionnant le ou les comptes concernés). Cette édition est particulièrement intéressante, elle permet de visualiser les dépenses (prestation totale payée par le CE) et les recettes (participation des salariés) par exemple sur l activité week-end de ski. 22

23 Etats budgétaires : ci-dessous balance budgétaire analytique sous forme de tableau Ou sous forme de graphique 23

24 N hésitez pas à nous contacter pour plus d informations. ARETE 3-5 rue de Metz PARIS Tél Fax contact@arete.fr 24