Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 1 ~

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1 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 1 ~ Table des matières Facturation... 2 Tri Filtre... 2 Procédures facturation... 3 Transfert Compta... 8 Création d un profil utilisateur... Erreur! Signet non défini. Trucs et astuces... 9 Fonction tri... 9 Fonction Sélection Fonction regroupement Fonction filtre... 13

2 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 2 ~ Facturation La facturation sur wintrans9 est disposée en 4 parties. Elles-mêmes avec plusieurs sous menus. - La partie vente correspond aux factures clients. - La partie achat correspond aux factures fournisseurs - La partie écriture pour le transfert en comptabilité des factures vers un logiciel de comptabilité. - La partie statistiques où vous retrouverez les divers états de statistiques. Tri Filtre Comme de partout dans WINTRANS, il est possible de faire des tris et des filtres afin de trouver ce que l on cherche. 1) Tri Il suffit de faire un clic droit sur la colonne que l on souhaite trier soit ou 2) Filtre

3 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 3 ~ En appuyant sur F11, on peut taper la condition pour filtrer ; ex un code client L en-tête de la colonne filtrée se met en rouge. On fera un clic droit annuler les filtres pour tout annuler. Procédures facturation 1) La partie vente «Journal des ventes» 1- La liste des factures. 2- Le détail de chaque facture ligne par ligne. 3 -Le menu avec les actions possibles et les éditions.

4 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 4 ~ a) Facturer On clique sur Facturer à gauche. Il suffit de rentrer tous les critères que l on souhaite prendre en compte sachant que : - Il faut bien réfléchir au type de date à prendre (commande, Enlèvement, Livraison) - On peut choisir soit un client (F3 ou taper le code client), plusieurs (F3 plus rester appuyer sur ctrl et sélectionner les clients) ou tous en ne rien renseignant. b) Editer, dévalider ou supprimer une facture. Pour éditer une facture, on la sélectionne et on clique sur éditer dans le menu action. Pour supprimer une facture, il faut d abord la dévalider (elle perd sa réf facture) et ensuite la supprimer avec la corbeille.

5 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 5 ~ 2) Les Factures annexes a) Les Factures Pour créer une facture annexe, il faut aller dans Facturation/Vente/Facture Annexe: Ensuite, il faut cliquer sur nouveau Cela va créer une ligne vierge, avec uniquement renseigné le numéro de facture incrémenté. C est dans le formulaire et les fenêtres liées que les éléments de la facture seront renseignés comme ci-dessous : L écran en dessous se remet à 0. Il faut rentrer le code du client. Une fois que tous les champs * sont saisis, il faut aller dans ligne de facture annexes à gauche.

6 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 6 ~ L onglet apparait : Dans code il faut saisir le type de prestations que vous souhaitez facturer. Ensuite rentrer le prix et la quantité.

7 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 7 ~ Dans l exemple ci-dessous nous créons trois prestations, un dégroupage, un multi-chargement et une prestation de camion remorque. L ordre de facturation apparait dans la colonne ORDRE selon l ordre de saisie : L ordre des lignes de facture peut être modifié. Pour cela, il suffit de se placer dans la cellule de l ordre et de modifier le numéro. Si on met 2 dans la cellule du dégroupage, le numéro échangera automatiquement avec la ligne correspondante au moment de la validation. La ligne 1 devient la ligne 2 et inversement. b) Les Avoirs La seule différence sera qu il faudra sélectionner dans réf avoir la facture concernée.

8 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 8 ~ Transfert Compta 1) Paramétrage des comptes Dans l onglet paramètres client, c est ici qu il faut configurer les comptes des nouveaux clients. Nous pouvons transformer les factures en écritures. Pour cela, il fait retourner dans la liste des factures, faire un clic droit dans les dates et sélectionner pour sélectionner les dates à transférer. Une fois les dates pointées, clic sur OK et ensuite annuler. Ensuite clic sur transférer dans Actions Renseigner toutes les infos et valider.

9 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 9 ~ Se rendre dans la partie écriture. On voit les écritures et il n y a plus qu à sélectionner toutes les écritures et à cliquer sur export comptable. Trucs et astuces Fonction tri Explication : Un tri s applique à un ou plusieurs champs. Définir un tri consiste à définir dans quel ordre doivent s afficher les valeurs d une colonne. La fonction Tri ne peut s appliquer qu à une seule colonne à la fois. L ordre dans lequel le premier champ sera trié peut être inversé (devenir descendant) en répétant la fonction dans une colonne où elle a déjà été appliquée. Opération : Pour appliquer un tri à une colonne, il faut se positionner sur l en-tête de la colonne sur laquelle on veut l appliquer et faire un clic droit avec la souris.

10 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 10 ~ Ensuite, cliquer sur «Trier sur la colonne» ou taper sur la touche T du clavier. Le tri est appliqué. Pour inverser le sens du tri, répéter l opération. Fonction Sélection Explication : Les données étant présentées sous forme de tableau, il faut, pour certaines fonctions, sélectionner celles sur lesquelles va s'appliquer l'opération. Ces bons, pour des raisons visuelles, sont présentés sur un fond orangé de manière à bien les distinguer des autres bons et indiquer au système que la fonction du bouton ne s applique qu à ces bons orangés. Les principales fonctions pour lesquels on souhaite sélectionner des lignes sont : L édition de confirmation, l affectation, l affichage d un itinéraire, la facturation, le calcul de cumul, etc. Opération : Pour sélectionner une ligne vous devez : Positionner le pointeur de la souris sur l extrémité gauche de la ligne à sélectionner et lorsque le pointeur de la souris représente une flèche cliquer.

11 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 11 ~ Pour sélectionner plusieurs lignes, vous devez : Rester appuyé sur la touche Ctrl Déplacer le pointeur de la souris dans les colonnes Positionner le pointeur de la souris sur l extrémité gauche de la ligne à sélectionner et lorsque le pointeur de la souris représente une flèche cliquer. Répéter cette opération sur chacune des lignes correspondant à votre sélection Pour désélectionner une ligne, il vous suffit de maintenir la touche Ctrl enfoncée et de cliquer, dans la zone affichant la flèche, sur la ligne orangée à désélectionner en utilisant le bouton gauche de la souris. Sélectionner un groupe d enregistrements Pour certaines opérations (facturation manuelle, confirmation de commandes multiples, etc.), il vous est nécessaire de sélectionner un bloc d enregistrements. Afin d éviter de rendre cette opération fastidieuse, le système vous propose plusieurs moyens vous permettant de faire votre sélection. Sélection à partir des premières et dernières lignes : Vous devez : Presser sur le bouton Shift (représenté par une flèche double pointant vers le haut) située audessus du bouton Ctrl. Rester appuyer sur la touche Shift Déplacer le pointeur de la souris dans les colonnes Lorsque le pointeur de la souris représente une flèche vous cliquez à l aide du bouton gauche de la souris sur la première ligne de la sélection Déplacer le pointeur de la souris, dans la même colonne, sur le dernier enregistrement de la sélection à effectuer Cliquer à l aide du bouton gauche de la souris L ensemble des lignes comprises entre la première ligne et la dernière vont s oranger. Pour désélectionner une ligne, il vous suffit de maintenir la touche Ctrl enfoncée et de cliquer, dans la zone affichant la main avec le doigt tendu, sur la ligne grisée à désélectionner en utilisant le bouton gauche de la souris.

12 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 12 ~ Sélection de toutes les lignes du tableau En se positionnant, tout en haut à gauche du tableau et en cliquant sur le bouton gauche de la souris, on a la possibilité de sélectionner toutes les lignes du tableau. Sélection à partir d un critère En pressant la touche F7 dans l en-tête de colonne où l on souhaite faire une sélection, on ouvre une fenêtre qui nous permet de sélectionner des lignes à partir d une valeur en particulier. Ex : on veut la liste des clients qui paient par virement. On se positionne sur la colonne «Règlement» et on tape sur la touche F7. S ouvre une fenêtre (cf. figure ci-dessus). On saisit le terme exact correspondant à la sélection voulue et on clique sur OK Sont orangées les lignes correspondantes. Si on souhaite sélectionner d autres lignes, relatives à une autre valeur présente dans la colonne en question, on renouvelle la saisie du terme correspondant à la sélection (la fenêtre de sélection reste ouverte) et d autres lignes vont s oranger. Sinon, on clique sur Annuler pour fermer la fenêtre de sélection. La fonction sélection est souvent combinée à la fonction filtre afin de ne sélectionner que les lignes à des critères bien précis.

13 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 13 ~ Fonction regroupement Cette fonction est accessible depuis le bandeau des tâches. Elle permet de rassembler les enregistrements relatifs à l écran où nous nous trouvons selon des critères bien précis. Le regroupement actif sur un écran est facilement repérable dans la mesure où le critère sur lequel il est appliqué est suivi du terme «(Actif)». L application de cette fonction modifie sensible l apparence de l affiche mode liste de la fenêtre centrale. Dans le graphique ci-dessous, on a appliqué un regroupement sur le département WinTrans offre la possibilité de créer de nouveaux Regroupements (cf. Administration) Fonction filtre Vous avez la possibilité de demander à WinTrans de ne vous afficher qu une partie des données en utilisant la fonction de filtre. Cette fonction permet d éliminer tous les enregistrements ne correspondant pas au filtre. Ce filtre est actif sur les colonnes de type ALPHANUMERIQUE, NUMERIQUE et DATE. Ce filtre n'est pas actif sur les colonnes de type HEURE. On peut combiner autant de filtre que voulu sur différentes colonnes. Chaque filtre saisi reste en mémoire tant qu on n annule pas le filtre. Pour annuler tous les filtres, faites un clic droit sur le tableau concerné puis cliquer sur Annuler les filtres. Ou touche raccourci clavier CTRL+F11

14 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 14 ~ On saisira la donnée voulue en prenant soin de respecter les majuscules s il y en a. On peut distinguer le filtre normal (F9 ou bouton droit de la souris Filtrer sur la colonne) du filtre rapide(f11). Filtre Normal F9 Pour effacer les données tapées on peut cliquer sur EFFACE TOUT. Les principales fonctions de filtres sur les champs de type alphanumérique sont les suivantes: NB : Les côtes s inscrivent automatiquement. Valeur exacte On cliquera sur =. Données Après, Après ou égale, Avant, Avant ou égale On cliquera soit sur >, >=, >, >= et on saisit les premières lettres.

15 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 15 ~ Valeur commençant par ou finissant par On cliquera sur COMMENCE PAR ou FINI PAR et on saisit les premières lettres ou les dernières. Valeur à blanc ou non blanc On cliquera sur VIERGE ou NON VIERGE. Attention le zéro n est pas considéré comme une valeur à blanc. Ce filtre peut être utile pour visualiser les bons non facturés donc pour lesquels le N facture est blanc. Valeur différente de On cliquera sur <>.

16 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 16 ~ Valeur contient ou ne contient pas On cliquera sur CONTIENT ou NE CONTIENT PAS. Cette condition permet de rechercher plusieurs valeurs dans le même champ donc remplace le OR, à ne pas confondre avec commence par. Toutes ces conditions peuvent être précédées de PAS pour prendre la négation de la condition actuelle. Les principales fonctions de filtres sur les champs de type numérique sont les suivantes: NB : Les quotes s inscrivent automatiquement. Valeur exacte On cliquera sur =.

17 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 17 ~ Valeurs Supérieure, Supérieure ou égale, Inférieure, Inférieure ou égale On cliquera soit sur >, >=, >, >=. Valeur à blanc ou non blanc On cliquera sur VIERGE ou NON VIERGE. Attention le zéro n est pas considéré comme une valeur à blanc. Valeur différente de On cliquera sur <>. Valeur contient ou ne contient pas On cliquera sur CONTIENT ou NE CONTIENT PAS.

18 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 18 ~ Valeur comprise entre On cliquera sur COMPRIS ENTRE. Les principales fonctions de filtres sur les champs de type date sont les suivantes: NB : Les côtes s inscrivent automatiquement. Valeur exacte On cliquera sur = puis sur DATE puis on saisira la date voulue.

19 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 19 ~ Valeurs Supérieure, Supérieure ou égale, Inférieure, Inférieure ou égale On cliquera soit sur >, >=, >, >= puis sur DATE puis on saisira la date voulue. Valeur à blanc ou non blanc On cliquera sur VIERGE ou NON VIERGE. Attention le zéro n est pas considéré comme une valeur à blanc. Valeur différente de On cliquera sur <> puis sur DATE puis on saisira la date voulue.

20 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 20 ~ Valeur comprise entre On cliquera sur COMPRIS ENTRE puis sur DATE puis on saisira la première date puis idem pour la seconde. Date du jour On cliquera sur CE JOUR. Date du jour -365 jours, -30 jours, -1 On cliquera sur ANNEE PREC, ou MOIS PREC ou HIER.

21 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 21 ~ Filtre Rapide F11 Dans un même champ on peut combiner 2 conditions alors on utilisera le OR. Valeur OR Il s agit du OU logique. On saisira les conditions séparées par des OR. Les principales fonctions de filtres sur les champs de type alphanumérique sont les suivantes: NB : Ne pas mettre de côtes. Valeur exacte On saisira la donnée voulue. Valeur commençant par On saisira les premières lettres puis... Valeur à blanc ou non blanc On saisira BLANK. Ce filtre peut être utile pour visualiser les bons non facturés donc pour lesquels le N facture est blanc. Valeur différente de On saisira NOT. Valeur contient ou ne contient pas On saisira les données voulues séparées par des OR.

22 Modes Opératoires WinTrans Mai 13 ~ 22 ~ Les principales fonctions de filtres sur les champs de typ Le numérique sont les suivantes: NB : Ne pas mettre de quotes. Valeur exacte : On saisira la donnée voulue. Valeurs Supérieure, Supérieure ou égale, Inférieure, Inférieure ou égale : On saisira soit >, >=, >, >=. Valeur différente de : On saisira <>. Valeur contient ou ne contient pas : On saisira les données voulues séparées par des OR. Valeur comprise entre : On saisira la première donnée puis AND puis la seconde donnée. La seule fonction de filtre sur les champs de type date est la suivante:

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