Optimiser son utilisation du logiciel Sirius

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1 Optimiser son utilisation du logiciel Sirius A/ Calendrier - Créer et Mémoriser son calendrier (cf. contexte) Un calendrier, comme tout ceux que vous souhaitez utiliser quotidiennement (exemple : calendrier par année civile, par activité ), peut être enregistré dans un contexte que vous définirez. Il vous est aussi possible de mettre en avant les séances non numérotées (calendrier, option, Etat : verrou, numéroté) et/ou les séances particulières, telles que les séances scolaires, par le choix d une couleur. Celle-ci aura été préalablement paramétrée dans votre paramétrage saisonnier. ASTUCE : penser au clic droit (ou info-bulle) pour plein d infos! Le clic droit peut maintenant se paramétrer dans Paramétrage non saisonnier / Divers Votre paramétrage saisonnier n affiche que les 3 dernières saisons. Il vous était donc impossible de remonter sur des saisons plus anciennes. Lors de la création de votre calendrier, il vous est désormais possible d afficher toutes les saisons que vous souhaitez, avec l heure de la séance et d effectuer par ailleurs une sélection spécifique sur les salles, les activités et les spectacles ou sur une période donnée. - Sélection des séances par un ctrl clic + post-it (fenêtre des nouveaux filtres). Si vous êtes amenés à travailler sur des séances différentes, nul n est besoin de créer un calendrier. Un simple ctrl/clic sur chacune des séances, vous permet de retrouver vos commandes par le biais de l icône (Liste des commandes d un calendrier). Le post-it vous permettra d envoyer toutes les commandes dans la nouvelle fenêtre des filtres. - Mise en réserve : Sur du placement non numéroté : Possibilité de créer un calendrier affichant les réserves par colonne dans lequel vous pourrez changer directement le nombre de places mises en réserve. Sur du placement numéroté : Possibilité, par exemple, de libérer les places d une réserve en un seul clic, grâce à l icône de la main affiché dans le plan de salle (fenêtre, plan de salle, «icône de sélection de toutes les places affichées»). Après avoir cliqué sur l icône, sélectionnez dans la trousse le Mode libération, puis la réserve concernée et cliquez ensuite dessus pour qu il prenne toutes les places de votre choix. 1

2 A l inverse, vous pouvez sélectionner des places : cliquez sur la réserve concernée, définissez un nombre de places dans la trousse puis utilisez l icône de la main (barre d icône). En cliquant sur la première place, Sirius avance dans le rang jusqu à sélectionner le nombre de places souhaitées. B/ Commande rapide Créée pour le cinéma, cette commande vous permet de vendre rapidement sur du placement libre, très utile pour la vente au guichet le soir du spectacle. Il affiche de grosses touches de couleurs différentes qui sont des raccourcis sur vos tarifs, prestations, article de la boutique, éditions d états (factures..), modes de paiement, réserve de travail, client «préféré». - Un bouton peut pré-identifier une commande, une réserve et un tarif, dans le cas d un revendeur fréquemment utilisé et afficher directement le plan de la salle. La fiche du client peut être aussi appelée par son numéro de fiche. - Depuis la commande cinéma, il est possible de déclencher une consultation des commandes et d appeler une liste de réservations via un filtre. Cette fonction est utile sur des commandes simples, de vente à l unité. C/ Abonnements Un abonnement est paramétré par un formulaire qui va afficher les séances concernées, le tarif adéquat, éventuellement une réserve spécifique dans laquelle on souhaite prendre ses places et également une édition d état (soit un billet de «reçu», récapitulatif des spectacles pris, soit un courrier d accompagnement) le tout étant contrôlé sur le nombre de places prises. On peut également y associer un drapeau qui marquera tout de suite l abonné dans votre fichier Enfin tout ou presque peut être fait dans un formulaire. On peut classer ses séances par colonnes ou les regroupées par un titre. On peut choisir de notifier une séance en lui attribuant une couleur, soit pour ne pas l oublier, soit pour en regrouper certaines. Une fois vos formulaires d abonnement paramétrés, il va falloir saisir vos abonnements et surtout les placer. Vous allez utiliser le mode panier pour toutes les personnes qui souhaitent être placées côte à côte, sur des séances numérotées. (doc à télécharger sur notre site*) D/ Panier - par l icône du panier : avant de sélectionner votre premier formulaire d abonnement, cliquer sur l icône panier. Celle-ci va s afficher dans la commande (sous le bouton «ok»). Cliquer dessus une 2

3 fois votre abonnement terminé. Répétez l opération pour chaque abonnement. Retrouver toutes vos commandes, en cliquant sur l icône panier en bas à gauche de votre fenêtre Sirius. - par l abo magellan : pour ceux qui vendent leurs abonnements sur internet, les opérateurs au guichet peuvent retrouver la même configuration que l internaute pour gérer leur saisie. Elle a un côté très pratique : accès direct au fichier, différentes formules accessibles dans la même saisie, panier automatique et disponibilité sur chaque séance! Possibilité d avoir un raccourci pour éditer des factures groupées sur plusieurs commandes (bilpanier) E/ Contexte Plusieurs modèles de contextes adaptés à votre travail peuvent vous aider à travailler plus vite. - Vente - Reserve : par le calendrier de mise en réserve, vous pouvez gérer vos quotas par le pavé numérique. - Fichier : On peut également enregistrer un contexte affichant directement le fichier ouvert et mémoriser certaines options d affichage dans la petite loupe - Abonné - Collectivité : avec client «usuels» Un contexte doit être mémorisé par poste. Vous pouvez avoir autant de contextes que vous le souhaitez. F/ Raccourcis Raccourci de la commande Il existe aussi dans Sirius plusieurs raccourcis pour imprimer directement un état lié à commande. Ces raccourcis sont paramétrables au niveau du formulaire, dans la partie variable, en inscrivant les formules ci-dessous : - Edition d une lettre de confirmation, - Edition d une étiquette - Edition d une confirmation directement envoyée de votre boîte mail. 3

4 Ami Sirius Vous disposez dans Sirius d un certain nombre d états vous permettant d analyser et de contrôler votre billetterie. Le plus difficile est de trouver le moyen d obtenir le bon état. Un outil a été développé pour «mettre en Favori» vos états les plus fréquemment utilisés que ce soit à partir de vos commandes ou à partir du journal : l Ami Sirius. Autres nouveautés : L accès aux filtres : Enfin, vous n avez peut-être pas encore tous vus ce que l on appelle maintenant l accès aux nouveaux filtres, (détails dans l atelier Fichier). Néanmoins cela va vous servir également à avoir accès de manière beaucoup plus rapide et plus conceptuelle à la liste de vos réservations et leur utilisation (export excel, ing, étiquettes ou autres) Utilisation du post-it disponible aussi à partir du journal. Par exemple faites une sélection des paiements par chèques sur une période, et envoyer sous excel. Exportation d une maquette sous format excel (petite icône excel à l affichage de la maquette) La liste des commandes est complétée de l affichage de la raison sociale pour toutes les commandes rattachées à une fiche fille. Prestation datée (+ presta dans plan de salle : bus/navette) : 4

5 On peut également, dans Sirius, vendre des prestations et maintenant des prestations datées, c est-à-dire liée à une séance, comme un repas, une navette et donc avec un coût également paramétrable par séance. Accès rapide - à votre répertoire (système, votre dossier Sirius), à votre mise à jour Sirius (Système, version), à votre site en ligne (Système, forumsirius.net fr). Trucs et Astuces Cet atelier était un atelier trucs et astuces, je vous en donne quelques autres Utilisez l icône des pièces jaunes à partir de la séance pour avoir la liste des tarifs et sélectionner directement les places. Utilisez le point d interrogation sur un siège pour arriver à la commande client ou à l historique de la place. Paramétrez sa trousse en «Init Défaut»lorsque l on doit travailler uniquement sur un seul mode. Cliquez sur la disquette bleue dans les 10 dernières commandes pour ouvrir la fiche zac du client. Un état : Utilisez la touche ctrl pour sélectionner plusieurs séances d une commande afin d éditer une facture partielle. Un double clic sur une ligne de places en attente dans une commande, avec l icône de la main, charge et affiche le nombre de places à prendre dans la trousse. En cliquant sur la première place, Sirius sélectionne le nombre de place attendues. ASTUCE : n oubliez pas que vous pouvez afficher l état de vos réserves pour chaque séance sur votre plan de salle (fenêtre, plan de salle, état des réserves). Pour toute question, n hésitez pas à nous contacter au Ou alcion@forumsirius.fr 5

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