Petit memo rapide pour vous guider dans la gestion des engagements de vos compétitions FFM

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1 Petit memo rapide pour vous guider dans la gestion des engagements de vos compétitions FFM Bien souvent, les compétitions que vous gérez ayant été créées par votre ligue, vous n avez qu à en gérer les inscriptions. Ce petit guide rapide vous éclaire sur les bases minimales à connaître. Pour plus d informations sur l outil complet «engage-sports.com», merci de vous reporter au document PDF nommé «Aide Club».

2 1 - Préconisation Pour optimiser et surtout fiabiliser vos traitements, nous vous conseillons fortement d utiliser un navigateur internet respectant pleinement les normes W3C (standards internationaux non propriétaires pour les sites internet) comme par exemple : Firefox Google Chrome Pour télécharger gratuitement Firefox ---à Pour télécharger gratuitement Google Chrome ---à Ces logiciels étant gratuits, nous vous recommandons très fortement d'installer un des deux plutôt que d'utiliser un logiciel propriétaire comme Internet Explorer de Microsoft qui présente encore et toujours beaucoup trop de failles de sécurité L adresse d accès (URL) à votre environnement de gestion de votre compétition en tant que club organisateur FFM est la suivante : Pensez à l enregistrer dans vos favoris ou autres marque-pages. Par défaut, votre session (Identifiant et mot de passe) sera conservée afin de vous éviter de vous identifier à chacun de vos accès. 2 Principe de fonctionnement global d engage-sports.com Une fois votre compétition publiée sur ffm.engage-sports.com, les participants s inscrivent en ligne. Ils peuvent s acquitter de leur droit d inscription par CB, chèque ou Virement (selon le paramétrage de la compétition). S ils payent par CB, vous n avez rien à faire, ils sont directement «Inscrits». S ils payent par chèque ou virement, vous devez signaler au système la bonne réception de leur paiement en attente pour qu ils passent du statut «Paiements en attente» au statut «Inscrits». C est vous qui décidez d engager ou de refuser tel ou tel participant. Dans tous les cas, les participants reçoivent automatiquement par mail leur confirmation ou leur refus d engagement. Vous disposez d une formidable machine à communiquer avec tous les statuts possibles de licenciés participant à votre compétition. Vous envoyez autant de messages à autant de participants que vous le souhaitez. Une fois les inscriptions terminées (fermées), vous n avez plus qu à extraire (au format Excel) toutes les données saisies par les licenciés dans leurs comptes pour les donner au contrôle administratif, au chrono, etc Avec la gestion administrative d une compétition FFM n a jamais été autant simplifiée!!! Le virement des montants d inscription encaissés par CB s effectue directement vers votre compte en banque le mercredi suivant la compétition. Pour qu il puisse s exécuter, tous les participants doivent être au statut «engagé»,«refusé» ou «non terminé»

3 3 Page compétitions Comme c est la page que vous utiliserez le plus souvent, c est sur elle que vous arrivez dès connexion à votre compte. Une compétition peut avoir divers statuts : : Publiée, elle est donc visible sur le portail des licenciés. Ils peuvent s inscrire : Dépubliée, elle n est plus visible dans le portail des licenciés. Vous pouvez la publier à nouveau. : Annulée, elle n est plus du tout visible dans le portail des licenciés : Passée, vous la voyez dans la liste des compétitions passées Le bouton rouge «Tout afficher» vous permet de retrouver toutes vos compétitions passées.

4 4 Les courses d une compétition Sur la ligne de votre compétition, vous trouvez un bouton «x courses», un clic dessus et les «x» courses se déplient. L action utilisée le plus souvent sur une course quand vous avez atteint votre quota d inscrits : fermer les inscriptions à une course spécifique tout en laissant ouvertes celles des autres courses. Un clic sur le petit cadenas et les inscriptions à cette course sont fermées et les licenciés voient cette information depuis leur portail d inscription. Vous pouvez les ré-ouvrir quand vous le désirez par un simple clic sur le petit cadenas.

5 5 Le bouton «Alertes» d une compétition Sur la ligne de votre compétition, à la colonne «Alertes», vous trouvez aussi un bouton contenant un chiffre indiquant le nombre d alertes à traiter. Il s agit en fait de raccourcis pour vous faire gagner du temps. Les alertes peuvent être de deux types : - soit un concurrent s est inscrit et son paiement (par chèque ou virement) reste en attente de validation à sa réception. - Soit un concurrent a effectué une demande au sujet de son inscription. Bien entendu, il vous suffit de cliquer sur le lien de l alerte pour aller directement à sa page de traitement. Astuce : Pour refermer la petite fenêtre des alertes, cliquez à nouveau sur le nombre orange d alertes

6 6 Gérer les engagements Pour ce faire, vous pouvez soit choisir le raccourci direct «Gérer les engagements» soit vous servir de l item «Engagements» et de ses sous-menus proposant la totalité des fonctions nécessaires pour cette tâche. Gérer les engagements Par cet item, vous arrivez sur le tableau synoptique de votre compétition qui vous permet de suivre en un coup d œil toutes les inscriptions conclues ou pas. Vous voyez aussi en temps réel les montants encaissés pour les inscriptions pour tous les moyens de paiement autorisés dans votre compétition. Inscrire gratuitement un participant Par cet item, vous arrivez sur la page qui vous permet «d offrir» à un participant de votre choix une inscription gratuite. Vous sélectionnez la course dans laquelle vous voulez qu il participe, vous le cherchez par son nom et cliquez le bon choix parmi ceux proposés. Un message automatique contenant un lien lui est envoyé. Il clique sur le lien et il s inscrit par le processus habituel sans passer par la case paiement. Messages d inscription Par cet item, vous arrivez sur la page de visualisation des messages automatiques envoyés aux participants. Pour chaque type de message, vous disposez d un champ vous permettant de personnaliser son contenu. Penser à cliquer sur le bouton «Enregistrer» en bas de page Exemple : vous pouvez rajouter l heure et le lieu de l apéro sur le message de confirmation d inscription :o) Tableau Excel personnalisé Par cet item, vous arrivez au moteur d extraction au format Excel des données collectées lors des inscriptions. Vous disposez de modèles prédéfinis : Contrôles administratifs et techniques - Chronométrage - Contremarques d entrée Vous pouvez, à volonté, ajouter des champs ou en enlever. Liberté totale En bas de page, vous choisissez le statut des inscriptions dont vous souhaitez extraire les données Un clic sur le bouton «Télécharger», le système mouline quelques secondes (fonction du nombre de participants) puis enregistre sur votre PC un classeur au format Excel avec un onglet pour chacune des courses de votre compétition. Nota Bene : Les listes extraites d engage-sports.com étant mises à jour à chaque inscription, elles ne seront figées qu après fermeture des inscriptions à votre compétition

7 6.1 Tableau récapitulatif des inscriptions à votre compétition Avec engage-sports.com, vous pouvez suivre et piloter à tout moment l évolution des inscriptions à votre compétition. Par le biais du raccourci «Gérer les engagements» du menu «Actions» de la compétition, vous arrivez sur un tableau récapitulatif vous présentant l état global des inscriptions de toutes les courses de votre compétition. Vous disposez aussi à tout moment en temps réel d un état financier précis de votre compétition pour tous les moyens de paiement (CB, Virement, Chèque). Choisissez la course qui vous intéresse, cliquez sur la loupe à gauche et analysons les informations mises à votre disposition.

8 6.2 La communication avec les participants et les listes d inscriptions A votre arrivée sur les listes d inscription, engage-sports.com vous a amené sur la liste des «inscrits» car c est celle qui reçoit toutes les nouvelles inscriptions. Vous pouvez aller voir les inscriptions d une autre course de votre compétition directement par le menu situé en haut à droite de cette page (au dessus de l onglet «Refusés») sans repasser par le tableau récapitulatif. Vous pouvez exporter les données de vos inscriptions directement dans Excel via le bouton vert «Export Excel» Par le biais du menu «Menu» en haut à droite de la page : - Vous pouvez accéder aux grilles de n à l année des catégories de la discipline dont dépend votre compétition. - Vous pouvez envoyer des messages aux différents statuts d inscription (Inscrits, Engagés, Refusés, Non terminés et à tout le monde à la fois). Astuce : toutes les colonnes des listes sur manage.engage-sports.com se trient (de a à z) au premier clic sur le titre de la colonne que vous souhaitez trier et de z à a par le clic suivant.

9 Au dessus de la liste, vous disposez de six onglets dans lesquels viennent se classer les inscriptions selon leur statut. Non terminés (Rouge) : Concurrent qui a manifesté son désir de participer mais qui n a pas encore payé son inscription. NB : Le système engage-sports.com relance automatiquement les inscriptions «non terminées = non payées» 15 jours, 7 jours et 1 jour avant la date d application des pénalités de retard (s il y en a) ou 15 jours, 7 jours et 1 jour avant la date de fin des inscriptions pour leur rappeler de payer leur inscription s ils veulent être «inscrits». Paiements en Attente (bleu) : Si le règlement de l inscription est effectué par chèque (C) ou virement (V), il vous faudra le pointer dans cet onglet à réception pour qu il apparaisse dans la liste des inscrits. Tant que vous n aurez pas signalé au système que vous avez bien reçu le règlement par chèque ou par virement, l inscription restera dans les paiements en attente. Impayés (noir) : Certains championnats autorisent une inscription globale en une fois à toutes les épreuves. Un plan de financement des inscriptions (prélevées 30 jours avant la compétition) est mis en place. Si une échéance n est pas honorée, l inscription est alors placée en «impayé» et le concurrent est automatiquement prévenu par mail qu il lui faut régulariser son paiement au plus vite. Dès régularisation, son inscription repasse au statut «inscrit» automatiquement. Les trois autres statuts des inscriptions évoluent en fonction de l'avancée de leur traitement par le club organisateur. Inscrits (Orange) : Concurrent qui a payé son inscription. S il a payé par Carte Bancaire (CB), le système gère automatiquement la réception du règlement et l inscription apparaît directement dans la liste des inscrits. Avec les paiements par CB, votre tâche est très allégée. S il paye par chèque ou virements, voir Paiements en Attente Engagés (Vert) : Après avoir saisi les numéros de course, vous acceptez les inscriptions des inscrits qui par votre action apparaissent ensuite dans la liste des engagés. Un mail avec toutes les informations nécessaires pour confirmer l'engagement les prévient automatiquement de votre accord de participation positif. Refusés (Gris) : Si vous ne souhaitez pas accepter certains licenciés, vous pouvez toujours refuser leurs inscriptions. Dans ce cas, ils sont prévenus automatiquement (et gentiment) par mail de votre refus d'engagement. Le champ «Rechercher» vous permet de rechercher un participant directement en saisissant son prénom ou son nom

10 Colonne HL = hors Ligue, le système vous signale les participants ayant pris une licence dans un club d une autre ligue. N de course : si votre compétition dépend d un championnat obligeant la prise de n à l année, les n sont automatiquement affectés dès l inscription sinon, vous devez les spécifier vous-même. Les participants sont automatiquement prévenus du n que vous leur avez affecté par le message de confirmation d engagement. L œil : un clic et une vue synthétique des informations du participant s affiche. Vous pouvez aussi lui envoyer individuellement un message dans sa boite privée sur engage-sports.com. La bulle bleue : signifie qu un participant vous a envoyé un message lors de la prise de son inscription. Vous pouvez lui répondre par le lien «envoyer un message» de l œil. Modifier une inscription En tant qu organisateur, vous pouvez modifier la presque totalité d une inscription. Accepter cette demande d engagement Passe le participant d inscrit en engagé et envoie un message de confirmation. Refuser cette demande d engagement Passe le participant d inscrit en refusé et envoie un message de refus d inscription S il a payé par CB, il est automatiquement remboursé sans aucune action de votre part. Astuces : Pour sélectionner tous les participants dans une liste en un seul clic, cliquez sur la boite à cocher dans la ligne de titres de la 1ère colonne Toutes les colonnes des listes sur manage.engage-sports.com se trient (de a à z) au premier clic sur le titre de la colonne que vous souhaitez trier et de z à a par le clic suivant.

11 6.3 - Télécharger au format Excel Cette fonction, accessible par le bouton vert «Export Excel» en haut à droite de la page des listes de licenciés, vous permet à tout moment de télécharger au format Excel, les données des participants à votre compétition. engage-sports.com génère et enregistre automatiquement sur votre ordinateur des classeurs Excel avec un onglet par course. Les engagés sont automatiquement triés sur leurs numéros de course. Arrivé sur le moteur d export d engage-sports.com, plusieurs choix s offrent à vous : Vous pouvez opter pour un des modèles pré-paramétrés Contrôles administratifs et techniques, Chronométrage, Contremarque d entrée, Tout (exporte tous les champs). Vous pouvez rajouter ou enlever des champs à volonté sur votre modèle après l avoir choisi. Vous pouvez choisir vous-même les champs que vous souhaitez exporter sans choisir de modèle de base. Nota Bene : avant de cliquer sur le bouton «Télécharger», n oubliez pas de spécifier les statuts des inscriptions dont vous souhaitez exporter les données.