Manuel d utilisation du logiciel Signexpert Paraph

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1 Manuel d utilisation du logiciel Signexpert Paraph 1

2 Contenu Introduction... 3 Téléchargement de Signexpert Paraph... 4 Installation de Signexpert Paraph... 4 Description des différentes zones du logiciel... 6 Détails des différentes zones ZONE TRAITEMENT ZONE DES FICHIERS «BOUTONS «FICHIERS A TRAITER & FICHIERS TRAITES» ZONE «OPTIONS» LES PROFILS DEFINITION DES ICONES DANS LA ZONE PROFIL DEFINITION DES MENUS ET SOUS-MENUS NENU SIGNER SOUS MENU «REPERTOIRE» MENU PREUVE SOUS MENU «CONTENU» SOUS MENU «FORMAT LP7» MENU «PROPRIETES» SOUS MENU «POLITIQUE» SOUS MENU «ADRESSE» SOUS MENU «DATATION» SOUS MENU«ROLES» MENU «PLUGINS» MENU «AVANCE» SOUS MENU «TRAITEMENT» SOUS MENU «VISUALISATION» SOUS MENU «FILTRE» SOUS MENU «NOMMAGE»

3 Introduction Signexpert Paraph est un logiciel de signature électronique permettant de sécuriser tout type de documents. C est un automate, c est-à-dire qu il effectue un traitement par lot, sur demande ou au fil de l eau. Il n est utilisable qu avec la clef Signexpert et non-pas avec le Cachet Cabinet. Il peut être utilisé de diverses manières : En mode nomade. La solution est embarquée sur un périphérique amovible (clé ou disque dur externe) permettant la signature de documents de manière nomade, sans installation sur le poste client. Installée sur un poste utilisateur. Ce manuel a pour objet une prise en main rapide de l outil. Nous développerons les points suivants : Téléchargement & installation Fonction démarrer & arrêter Création et utilisation de la fonction «Profil» Utilisation de la fonction «Respect de l arborescence» Fonction «Positionnement d une signature visible» Fonction «Création d une règle de nommage» Nous proposons également des travaux pratiques permettant de vous accompagner dans le paramétrage de l outil. 3

4 Téléchargement de Signexpert Paraph Les porteurs Signexpert disposent gratuitement d une licence logicielle Signexpert Paraph, téléchargeable sur le site internet dans l onglet «Support», menu «Installer Signexpert». Signexpert Paraph fonctionne actuellement uniquement sous Microsoft Windows. Une version pour Mac OS X sera disponible courant décembre Installation de Signexpert Paraph Vous pouvez installer le logiciel Signexpert Paraph : Manuellement, à partir du site en cliquant sur l onglet «support», puis le menu «Installer Signexpert», puis le bouton : L installation manuelle peut être : Silencieuse, c est-à-dire qu elle ne requière aucune action de votre part et s exécute sur le bureau de votre ordinateur. Interactive, c est-à-dire que vous devez accepter les termes de la licence, les conditions générales d utilisation et l emplacement ou s exécute le logiciel. Autonome ; dans ce cas, le logiciel est copié et installé sur une clef USB ou sur un disque dur externe. Pour installer double-cliquez sur l icône du logiciel : Une boîte de dialogue s ouvre vous proposant de continuer l installation en cliquant sur «suivant» : 4

5 Cliquez ensuite de nouveau sur «suivant». Acceptez les termes de la licence en cochant «J accepte», puis cliquez sur «suivant». Vous pouvez choisir ensuite l emplacement d installation, il est conseillé de laisser l emplacement par défaut. Cliquez ensuite sur «suivant» et de nouveau sur «suivant». Cliquez ensuite sur le bouton «Installer» pour terminer l installation du logiciel. Une fois Signexpert Paraph installé, une nouvelle icône apparaitra sur le bureau. 5

6 Double-cliquez dessus pour le lancer. Description des différentes zones du logiciel Le logiciel Signexpert Paraph est divisé en trois grandes parties : La zone «Traitement» qui permet de choisir le profil de traitement appliqué aux documents ; La zone «fichiers» correspondant aux répertoires des documents à traiter et des documents traités ; La zone «options» permettant de configurer l ensemble du logiciel suivant vos besoins. 6

7 Détails des différentes zones 1. ZONE TRAITEMENT Cette zone comprend 3 parties : Une liste déroulante permettant de choisir le type de traitement à appliquer aux documents ; Le bouton permettant de démarrer l application ; Les indicateurs de réussite ou d échec du traitement. 7

8 2. ZONE DES FICHIERS 2.2 «BOUTONS «FICHIERS A TRAITER & FICHIERS TRAITES» Considérons maintenant la zone «Fichiers à traités» et «fichiers traités». Pour signer des documents, vous avez le choix : Soit de Glisser-Déposer les documents et fichiers à signer ; Soit de spécifier un répertoire particulier, tel que décrit plus haut Si vous avez sélectionné un répertoire particulier, dès que le logiciel est lancé, il traitera de façon automatique tous les documents qui se trouvent dans le répertoire sélectionné. Vous pouvez cliquer sur le répertoire «Fichiers à traiter» pour visualiser les documents présents dans la «bannette» Pour visualiser les documents signés, cliquez sur le répertoire «Fichiers traités» 8

9 3. ZONE «OPTIONS» Cette zone vous propose deux menus : Le menu pour la configuration du logiciel Le menu permettant de déclarer votre identité électronique Signexpert Le panneau de configuration du logiciel comprend 3 parties : La zone «profils» qui permet de gérer vos profils La zone «menu» qui correspond aux menus généraux de l application La zone «sous-menu» qui permet la configuration du logiciel. 9

10 1.2 LES PROFILS Pour accéder à la zone de construction des profils il faut aller Dans la zone des options, cliquez sur «Configurer le traitement» C est à partir de cet endroit qu il est possible de créer les profils. Pour rappel, un profil permet d avoir un traitement différencié par type de : Documents Clients Collaborateurs ou tous autres éléments de l organisation de votre cabinet Chaque profil est indépendant. Il est possible de créer autant de profils que nécessaire. Pour chaque profil vous choisissez les menus et sous menus souhaités. La liste déroulante dans la zone de traitement permet de sélectionner facilement le profil désiré pour lancer le traitement. Le profil est sélectionné dans la zone «Traitement» 10

11 DEFINITION DES ICONES DANS LA ZONE PROFIL Voici dans l ordre, de la droite vers la gauche les différents icônes : Ajouter un nouveau profil : Supprimer le profil sélectionné Modifier le profil sélectionné Copier les paramètres à partir du profil : Permet de copier les paramètres du profil dans le presse-papier Coller les paramètres dans le profil : Permet de coller les paramètres précédemment copié dans le profil en cours. Importer un profil depuis un fichier : Permet d importer un profil Importer des paramètres depuis un fichier : Permet d importer les paramètres d un profil Recharger le profil : Permet de recharger le profil courant depuis son fichier de configuration vers l interface graphique. Enregistrer les modifications : Permet d enregistrer le profil courant dans son fichier de configuration Exporter le profil dans un fichier : Permet d enregistrer le profil courant dans un fichier. Exporter tous les profils dans un fichier : Permet d archiver et enregistrer l ensemble des profils dans un fichier. 11

12 DEFINITION DES MENUS ET SOUS-MENUS Nous vous présentons maintenant la zone des menus : Elle est constituée des menus principaux ; «Signer» ; «Preuve» ; «Plugins» ; «Avancé» et de sous menus permettant de configurer chacun des profils NENU SIGNER SOUS MENU «REPERTOIRE» Le menu «Signer» est composé de 4 sous-menus qui permettent de sélectionner les dossiers d entrée, de sortie, d erreur et de logs et de les associer à un profil. Ces sous répertoires et leurs paramétrages sont décrit dans notre chapitre «Travaux pratiques» SOUS MENU «IDENTITE NUMERIQUE Le sous-menu «Identité numérique» est composé de plusieurs boutons décrits sous-dessous permettant de gérer plusieurs identités numériques : Déclarer une identité numérique : permet de choisir le type de support qui contient l identité numérique à déclarer. Crée une identité numérique : permet de crée en quelques clics une identité numérique. Importer une identité numérique : permet d importer un certificat logiciel préexistant. Sélectionner une identité numérique : permet de choisir une identité numérique parmi d autres déjà déclarées Importer un certificat de confiance : permet 12 d ajouter des certificats au magasin de certificats du logiciel.

13 MENU PREUVE SOUS MENU «CONTENU» Ce menu permet de spécifier l ajout d un paraphe sur chaque page d un document à signer. Cliquez sur «Configurer» sur la ligne «Contenu PDF» Le panneau suivant s ouvre permettant d ajouter Une image et de paramétrer l endroit où la positionner Ces sous répertoires et leurs paramétrages sont décrits dans notre chapitre «Travaux pratiques» SOUS MENU «FORMAT LP7» L'onglet «Format» permet : De sélectionner la structure du format de la preuve créée à la signature ; Attention, ce tableau fait référence aux standards de signature. Nous conseillons de laisser les paramètres par défaut. D ajouter une signature visible sur tous les documents signés au format PDF. Ce sous répertoire et son paramétrage sont décrits dans notre chapitre «Travaux pratiques» 13

14 MENU «PROPRIETES» SOUS MENU «POLITIQUE» L onglet «Propriétés» permet de spécifier le type de signature désiré : Cliquez sur «Politique». Vous pouvez spécifier 2 types de signature : «Signature d appellation». Cette signature est un scellement. C est la création d un original électronique. Cette signature est idéale les factures, les bulletins de paie «Signature indépendante». La signature indépendante est celle qui engage le signataire sur le contenu du document. En plus de créer un original électronique, le signataire acquiesce au contenu du document. Cette signature est idéale pour les documents qui engagent l Expert- Comptable ; lettre de mission, la plaquette, les attestations etc SOUS MENU «ADRESSE» Le champ «type d engagement» permet de spécifier le type de preuve : preuve d approbation, de réception, d envoi, d origine L onglet «Adresse» permet d ajouter une adresse physique à la signature effectuée. Cliquez sur «Ajouter un lieu de signature» Les champs suivants permettent d ajouter : Le code postal La ville Et la région de signature 14 Cliquez sur OK pour valider le paramétrage.

15 SOUS MENU «DATATION» L onglet «Datation» permet de spécifier le type d heure que vous souhaitez associer à la signature et d ajouter éventuellement un jeton d horodatage certifié. Pour dater la signature avec l heure du PC, cliquez ici ; Pour ajouter un jeton d horodatage issu d un serveur d horodatage cliquez ici. Par défaut, le serveur d horodatage de la société Lex Persona est défini. Dans ce même champ, il est possible d indiquer un autre serveur d horodatage. Cliquez sur OK pour valider votre paramétrage SOUS MENU«ROLES» Le menu «Rôles» permet d ajouter un rôle au signataire ; par exemple «Signature en tant que Commissaire aux comptes. Il n est pas obligatoire de renseigner ce champs et vous pouvez définir autant de rôles que souhaité. Cliquez sur + pour créer un nouveau rôle Cliquez sur OK pour valider votre paramétrage 15

16 MENU «PLUGINS» L onglet plugins permet de spécifier les actions associées à un profil. Dans le profil «Facture», la conversion PDF est activée. Si vous souhaitez désactiver cette conversion, cliquez sur le bouton vert. Lorsqu il passe au rouge, l action est désactivée. Les onglets «plugins chargés» permettent de spécifier Le type de conversion Une adresse mail d un client de messagerie SMTP Une adresse mail MAPI L adresse d un coffre électronique Pour modifier les paramètres, cliquez sur «Configurer», une nouvelle fenêtre s ouvre Spécifiez ici votre serveur de messagerie. 16

17 MENU «AVANCE» SOUS MENU «TRAITEMENT» L onglet «Traitement» permet de programmer le lancement du logiciel. Par défaut, la coche «Activer le traitement principal (signature)» doit être activée. La coche «Démarrer le traitement au lancement de l application» permet de lancer le logiciel dès l ouverture du logiciel sans nécessité de cliquer sur la flèche verte La coche «Arrêter le traitement une fois tous les fichiers traités». A la fin du traitement le logiciel stoppe. Lorsque ces 2 coches sont actives, au démarrage, le logiciel scrute l ensemble du répertoire et ne traitera que les documents déjà dans le répertoire. Le logiciel ne prendra pas en compte les documents ajoutés en cours de route. Cliquez sur Ok pour valider le paramétrage. 17

18 SOUS MENU «VISUALISATION» Signexpert Paraph vous permet de visualiser le document avant signature. Pour activer cette option, cochez la case «Afficher une demande de confirmation avant le traitement d un document» Vous pouvez également forcer la visualisation du document afficher une demande de confirmation après le traitement du document en cochant les cases correspondantes Valider le paramétrage en cliquant sur OK Lorsque le bouton «Afficher une demande de confirmation avant le traitement d un document», le tableau de bord ci-dessous s affiche au lancement du traitement. Il vous permet : D ajuster votre signature visible en cliquant sur le bouton «Ajuster» Visualiser le document à signer Arrêter le logiciel Après visualisation ou ajustement vous pouvez : Cliquer sur «Signer» : seulement le document visualisé sera signé et le suivant s ouvrira pour visualisation Cliquez sur «Signer tout» : tous les documents présents dans le répertoire seront signés sans être ouvert au préalables. 18 Cliquer sur «Rejeter» si vous ne voulez pas signer le document Cliquer sur «Rejeter tout» si l ensemble du répertoire est à rejeter

19 SOUS MENU «FILTRE» Le menu «Filtre» permet de : Définir une profondeur d arborescence qui sera reproduite une fois les documents signés Sélectionner, au milieu d une arborescence, un répertoire particulier. Seuls les documents de ce répertoire seront signés. Ce répertoire doit commencer par.* suivi de son nom. Exemple :.*Factures Sélectionner les fichiers qui doivent être traités dans un répertoire donné. Les fichiers doivent commencer par.* suivi du nom du fichier et terminé par.* Exemple :.*a-signer.* SOUS MENU «NOMMAGE» L onglet «Nommage» permet de changer l extension du document. Deux possibilités : Soit il rajoute un suffixe au document signé. Par exemple : avant signature votre fichier se nomme..paie-mai.pdf Une fois signé, il se nommera.paiemai-signé.pdf Soit il change le suffixe au document signé Exemple : avant signature, votre document se nomme.paie-mai-asigner.pdf 19 Une fois signé, il se nommera.paiemai-signé.

20 Travaux pratiques de paramétrage Pour vous aider dans l utilisation de Signexpert Paraph, nous vous proposons divers travaux pratiques : I. Démarrer le logiciel II. Ajouter une signature visible sur le PDF III.Créer un profil IV. Déclarer votre identité Signexpert V. Ajouter un paraphe sur un PDF 20

21 I. Démarrer le logiciel Pour lancer Signexpert Paraph, il suffit de cliquer sur l icône Une fois le logiciel ouvert, incérez votre clé Signexpert dans un port USB. Lors de la première utilisation, le logiciel vous demande de déclarer votre identité Signexpert tel qu indiqué dans nos travaux pratique III. Choisissez votre profil dans la liste déroulante Cliquez sur la flèche verte pour lancer le logiciel Entrez votre code PIN et cliquez sur OK Lorsque le logiciel fonctionne, la flèche devient rouge Cette fenêtre indique l état de fonctionnement : ici le logiciel est en attente de fichiers. Ces deux boutons indiquent : Le nombre de fichiers traités Le nombre de fichiers en erreur Vous ne pouvez pas arrêter un traitement en cours. Pour arrêter le traitement, il faut cliquer sur le bouton rouge 21

22 II. Ajouter une signature visible sur le PDF En premier lieu, sélectionnez le profil de votre choix Dans notre exemple, nous avons sélectionné le profil «Factures» Puis allez dans le menu «Configurer le traitement» Cliquez sur le menu «Preuve» et l onglet «Format LP7» Pour ajouter une image à votre signature cochez la case «Signature visible» ; Cliquez sur «Fichier» pour associer l image de votre choix ; Lorsque le bouton «Fichier est sélectionné, vous avez accès à votre arborescence pour sélectionner l image ou le fichier de votre choix. Vous pouvez aussi sélectionner l image du «décorator» de votre certificat. Cette image est celle que vous avez sélectionnée lors de l enregistrement de votre identité numérique Signexpert. Si vous cochez cette case, c est cette image qui apparaitra sur les PDF signés. La zone Configuration du texte permet de définir le texte qui sera situé à droite de l image ; Les 3 zones suivantes permettent de définir : La page sur laquelle apparaitra la signature visible ; elle peut se positionner sur la 1 er page, la dernière ou une page spécifique. la dimension de la signature visible ; il s agit ici de spécifier la taille de la signature visible sur le PDF signé. Par défaut, elle est de 3 cm de largeur pour 0,8 1. ONGLET «SIGNATURE» de hauteur. la position de la signature sur la page. Terminez en cliquant sur OK. 22

23 III. Créer un profil Pour créer un nouveau profil, allez : dans le menu «Options» cliquez sur «Configurer le traitement» Zone de création des profils Cliquez sur l icône de création Une pop-up s ouvre vous invitant à nommer le nouveau profil Nommez votre nouveau profil, par exemple «Factures» et cliquez sur OK A tout moment, il est possible de modifier le nom du profil en cliquant sur l icône 23

24 Votre nouveau profil créé, vous devez lui indiquer les répertoires qu il devra utiliser : Dans le nouveau profil «Factures» Sélectionnez ici les différents répertoires d entrée : Répertoire d entrée, dans lequel se trouvent les factures à sceller. Répertoire de sortie ou seront stockés les documents scellés. Ouvrez ici les répertoires sélectionnés Vous pouvez vider ici le répertoire Répertoire d erreur, si certains documents n ont pu être scellés. Répertoire de logs pour la traçabilité des actions Le logiciel crée automatiquement les répertoires au démarrage du traitement de l application. Focus sur les fonctions de chaque répertoire : Parcourir Ouvrir le répertoire Vider le répertoire 24

25 IV. Déclarer votre identité Signexpert Pour fonctionner Signexpert Paraph nécessite que vous déclariez votre Signexpert. Pour se faire, vous devez : Branchez votre Signexpert sur un port USB Pour la 1 ère utilisation, cliquez sur le bouton «Déclarer une identité» Le panneau suivant s ouvre. Cliquez sur «Dispositif cryptographique PKCS#11, puis cliquez sur Suivant Vous pouvez également choisir «Accès natif». Le mode «Natif» vous affranchit de l utilisation du pilote Gemalto ce qui est particulièrement intéressant lorsque Signexpert Paraph est installé sur une clef USB ou un disque dur externe). Cet écran affiche votre signature électronique. Cliquez sur votre nom pour la sélectionner et faites «Suivant». 25

26 Cet écran vous permet de nommer votre signature électronique et éventuellement d y associer une image ou un logo et une couleur. Cette fonction est intéressante si vous utilisez plusieurs certificats de façon à les différencier facilement. Cliquez sur «Terminer» pour valider la déclaration de votre Signexpert. NB : Ces éléments pourront éventuellement apparaitre comme signature visible sur les PDF. Si vous souhaitez utiliser votre signature manuscrite scannée, pensez à la rendre transparente. Pour rappel, la déclaration de l identité numérique est nécessaire uniquement lors de la première utilisation. Pour les utilisations suivantes, votre identité numérique sera sélectionnée par défaut. 26

27 V. Ajouter un paraphe sur un PDF Comme pour l ajout d une signature visible, sélectionnez le profil désiré Puis allez dans le menu «Configurer le traitement» Cliquez sur le menu «Preuve». Dans l onglet «Contenu», cliquez sur Contenu PDF «Configurer» Cliquez sur «Ajouter une «signature image aux fichiers PDF à signer» Puis cliquez sur «image du décorator du certificat» ou sur «Fichier». Les menus suivants permettent de spécifier l emplacement où apparaitra le paraphe sur le PDF Cliquez sur OK pour valider le paramétrage. 27

28 Réinstaller et paramétré vos applications à l aide des guides d installation et manuels d utilisation : - Guides d installation - Manuels d utilisation - Formations Assistance Signexpert 19 rue Cognacq-Jay Paris VIIe hotli ne@signexpert.fr (prix d'un appel local +0,15 /min)