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1 SOMMAIRE Comment se connecter? Présentation de l interface Notions sur l espace documentaire Création d un dossier Création d un document Modifier un document Copier ou déplacer des documents Exporter des documents dans un fichier ZIP Gérer vos documents Outils liens permanents Outils notifications

2 Comment se connecter? 1/2 L adresse URL directe de la plateforme collaborative est : nuxeo.ac-martinique.fr La fenêtre ci-dessous apparaît, dans le menu «Guest», cliquer sur «M authentifier»

3 Comment se connecter? 2/2 Fenêtre d authentification Si vous vous êtes déjà authentifié récemment sans vous être déconnecté, vous serez automatiquement reconnecté à la plateforme. Sinon, la fenêtre ci-dessous apparaît. L identifiant demandé est celui de votre compte de messagerie académique.

4 Interface 1/2 A la connexion, la fenêtre ci-dessous apparaît, choisissez «Espace documentaire» Menu Personnel Permet de vous déconnecter et d accéder à votre espace personnel Accès à l espace documentaire Accès à la médiathèque Accès à l espace communautaire

5 Interface 2/2 Barre d outils Permet l accès direct à votre bureau, à la médiathèque ou à l espace communautaire Zone de recherche Par défaut, la recherche se fait sur l ensemble des documents (y compris les contenus) Arbre de navigation Cliquez sur «+» pour déplier un espace Fil d Ariane Permet de visualiser où vous vous trouvez dans l arborescence Outils pour faciliter la copie, le déplacement des documents Outils d édition Zone permettant de gérer les documents sélectionnés (suivant vos droits et le type de document) Nota : vous pouvez également utiliser le «clic droit» sur un document pour afficher un menu contextuel

6 Utilisation de l espace documentaire : Notions Espace de travail (dossiers bleus) Concevoir (créer/modifier/supprimer) des documents communs à un projet, à un service ou à une thématique particulière. Espace de consultation Mettre à disposition (publier/dépublier) d un large public des documents produits dans l espace de travail. Pas possible de créer ou modifier vos documents sur cet espace. Exemple : Je travaille avec des collègues sur un projet. Je dispose donc d un espace de travail (ex. : Projet 1) dans lequel je vais concevoir des documents consultables/modifiables par mes collègues et moi-même. Les documents sont archivés au fur et à mesure qu ils évoluent (action manuelle). Une fois le projet finalisé, et si cela est pertinent, on met a disposition de l ensemble des services un document archivé et finalisé.

7 Création d un dossier 1. Positionnez-vous sur l espace de travail ou sur le dossier souhaitez. 2. Cliquez sur le bouton «Nouveau Document». Nota : vous devez avoir les droits d écriture, sinon, le bouton n est pas visible. 3. Cliquez ensuite sur «Dossier» dans la rubrique Espaces Collaboratif. Vous pouvez choisir de créer : un dossier classique ou un dossier ordonné (permet d organiser l ordre d affichage des documents) 4. Renseignez le nom du dossier (obligatoire) et la description (facultatif, mais utile pour la recherche)

8 Création d un document Rappel : Un document peut être composé d un ou plusieurs fichiers. Vous pouvez archiver des versions de vos documents (et les restaurer) Tous les évènements liés a un document sont tracés et consultables Trois méthodes pour créer un document : Méthode 1: nouveau document Méthode 2 : Importation de fichiers Méthode 3 : Cliquer-déposer

9 Création d un document : méthode 1 Nouveau document Se placer sur l espace de travail sur lequel vous souhaitez créer un nouveau document. Au niveau de la fenêtre centrale, cliquez sur Choisissez «Fichier» en type de document. Renseignez ensuite : Le Titre, la Description et cliquez sur «Parcourir» pour charger votre fichier. Cliquez enfin sur «Créer»

10 Création d un document : méthode 2 Importation Se placer sur l espace de travail ou le dossier sur lequel vous souhaitez créer un nouveau document. Attention : méthode non disponible depuis un dossier ordonné. Au niveau de la fenêtre centrale, cliquez sur Cliquez sur «Ajouter» puis indiquez le fichier que vous souhaitez ajouter et cliquer sur «Ouvrir». Le document se charge. Cliquez enfin sur «Envoyer» pour confirmer l envoi. NOTE : Le nom du document est équivalent au nom du fichier

11 Création d un document : méthode 3 Cliquer-déposer : Cette méthode vous permet, depuis votre poste de travail, de cliquer-déposer des documents directement dans l espace de travail. 1. Sélectionner l espace ou le dossier sur lequel vous souhaitez déposer le(s) fichier(s) 2. Ouvrez votre explorateur de document local. 3. Sélectionnez le(s) fichier(s) à importer puis cliquez-glissez jusqu à la fenêtre centrale de votre espace de travail (le pointeur de la souris se transforme en rectangle).

12 Modifier un document Pour modifier un document (changer le titre, la description ou bien changer le fichier attaché), cliquer dessus pour voir le contenu. Cliquez alors sur l onglet «Modifier» pour faire apparaitre les propriétés avancées du document. Vous pourrez alors modifier le fichier joint, le titre NOTA : Vous pouvez également utiliser le menu contextuel (clic droit sur le document)

13 Copier / déplacer des documents 1/2 Panier de sélection Permet de copier (ou déplacer) des documents d un espace de travail vers un autre. Pour copier les documents, il faut cliquer sur la case à cocher en face de chaque document (ou utiliser sélectionner tout) puis cliquer sur «Ajouter à la sélection». Nota : vous pouvez sélectionner des documents provenant de plusieurs dossiers. Les documents sont alors stockés dans le «panier». Si vous voulez sélectionner plusieurs documents, il faudra le faire avant de cliquer sur «Copier» (le presse-papier sera écrasé). Cliquez ensuite sur l espace dans lequel vous souhaitez copier / déplacer les documents puis choisissez l action correspondante.

14 Copier / déplacer des documents 2/2 Glisser-déposer Vous pouvez également utiliser la souris pour déplacer un document ou un dossier. Pour cela, maintenir le clic gauche sur la petite icône du document de la fenêtre principale et glisser-le dans le dossier souhaité sur l arborescence (à gauche du navigateur).

15 Exporter des documents Panier De la même façon que pour copier/déplacer des documents, vous devez d abord les sélectionner. Cliquez ensuite sur Export ZIP pour télécharger localement l ensemble de la sélection sur votre poste. Formation Espace Collaboratif : Les Bases

16 Gérer vos documents Notion de version Notion de version Un document étant susceptible d évoluer dans le temps, il faut pouvoir gérer ces évolutions. Cette gestion passe par la notion de version d un document. On gère l évolution des versions d un document en archivant celui-ci. Cela consiste à prendre à un instant «t» un instantané du document (version 1, par exemple). Cette version archivée ne pourra plus évoluer. On partira alors sur une nouvelle version qui deviendra une version 2 à un instant «t+1» (lors du prochain archivage). Il est alors possible de restaurer des versions précédentes en cas de problème sur une version (la version courante par exemple). Cet outil est très utile dans le cadre de travail collaboratif sur des documents afin de limiter les pertes de données en cas de modifications multiples. Formation Espace Collaboratif : Les Bases

17 Gérer vos documents Principe d archivage Schéma fonctionnel Nom document : «Mon super document» Fichier attaché : mondoc-test.doc Version : Archivage Nom document : «Mon super document» Fichier attaché : mondoc-test.doc Version archivée non modifiable : Restauration version 1 Document : «Mon super document» Fichier attaché : mondoc-test-1.doc Version : Archivage Document : «Mon super document» Fichier attaché : mondoc-test-1.doc Version archivée nom modifiable : 2.0 Formation Espace Collaboratif : Les Bases

18 Gérer vos documents procéder à un archivage Archivage Pour archiver un document (et donc monter en version) placez vous dans le document et cliquez sur l onglet «Modifier» puis choisir «montée de version mineure» (ou majeur) suivant votre souhait. Puis «Enregistrer» Formation Espace Collaboratif : Les Bases

19 Gérer vos documents consulter les archives Visualiser / Supprimer / Restaurer une archive -Sélectionner le document, cliquez sur l onglet «Historique». -Vous arrivez par défaut sur le journal des évènements du document. -Cliquez sur l onglet «Versions archivées». -Vous pouvez alors consulter le document archivé, supprimer l archive ou encore restaurer la version sélectionnée.

20 Outils liens permanents Lien permanent : lien vers un document / un dossier Un lien permanent est une adresse internet (URL) qui pointe vers le document et son contenu. Comme son nom l indique, il est permanent dans le sens où, si le document est déplacé dans un autre espace, il reste valide quelque son emplacement. Ce genre de liens peut être utile pour pointer sur un répertoire contenant un ensemble de fichiers. Où trouver ce lien? Allez sur le document (ou le dossier ou l espace de travail) souhaité. Pour récupérer l adresse du lien, cliquez sur le bouton en haut à droite de la fenêtre. Lorsque vous cliquez sur, le lien apparait dans une fenêtre. Il vous suffit de copier ce lien et de le coller dans votre mail pour le communiquer.

21 Outils - Notifications Notifications Il est possible d être notifié par mail des évolutions (création / modification de documents) au sein d un espace de travail (et de ses sous-espaces / sous-dossiers). Cette fonctionnalité est accessible en ce positionnant sur l espace de travail ou le dossier souhaité et en cliquant sur le bouton en haut, à droite. Le bouton deviens vert, vous pouvez vous désabonner en cliquant de nouveau sur ce bouton. Nota : vous pouvez consulter l ensemble de vos abonnements depuis votre «bureau», onglet «Notification» Formation Espace Collaboratif : Les Bases

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