GUIDE D UTILISATION. Gestion de compte. à destination des CFA

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1 GUIDE D UTILISATION Gestion de compte à destination des CFA - 1 -

2 Table des matières JE CRÉE MON COMPTE... 3 JE GÈRE MON COMPTE... 4 JE CONTRIBUE A UN CFA/UAI... 4 JE GÈRE DES DEMANDES... 5 LES ÉTATS D UNE DEMANDE... 5 TRANSFERT... 5 MODIFICATION... 6 SUPPRESSION... 6 ARCHIVAGE D UN CONTRAT... 7 IMPRESSION D UN CONTRAT... 7 MON TABLEAU DE BORD... 8 FILTRES... 8 NOTIFICATIONS

3 Je crée mon compte Je choisis «créer un compte» dans le menu en haut à gauche de l écran. Je choisis le profil «Vous représentez un CFA». Je renseigne au moins l une des trois informations demandées : numéro UAI de l organisme auquel j appartiens, nom du CFA, sigle ou code postal du CFA. Dans la liste des résultats je choisis mon CFA puis je renseigne mon nom et prénom

4 Je fournis mon et je choisis un mot de passe. Une fois que j ai validé toute mes informations, je reçois un de confirmation avec un lien d activation. Après avoir cliqué dessus, je peux me connecter avec mon adresse mail et le mot de passe que j ai choisis à la création de mon compte. Je gère mon compte Pour accéder aux informations de mon compte j utilise le menu déroulant : Une fois dans la page «Les informations de mon compte», dans l onglet «Mes coordonnées», je peux changer mon adresse mail de contact. Dans l onglet «Mon mot de passe», je peux modifier mon mot de passe. Si je change mon adresse mail je devrai l utiliser en tant que nouvel identifiant pour me connecter à mon compte. Je contribue à un CFA/UAI Je ne dispose que d un seul numéro UAI auquel rattacher mes demandes. Dans le menu «Mon CFA» et l onglet «Je contribue», je peux visualiser mes droits sur les demandes du CFA. Si plusieurs comptes sont créés avec le même numéro UAI, je dois déclarer un administrateur de l UAI. Pour cela je vais dans l onglet «Je déclare un administrateur» et je choisis un contributeur dans la liste déroulante. Il peut y avoir plusieurs administrateurs pour un UAI

5 L onglet j administre apparaît alors pour l administrateur et il peut gérer les droits sur les demandes de tous les contributeurs de l UAI : création de demande, modification, suppression, archivage, transfert et impression de contrat. Si l administrateur souhaite supprimer ses droits, il lui suffit de cliquer sur le lien «Je ne souhaite plus être administrateur». Il devra auparavant avoir déclaré un autre administrateur. Je gère des demandes Les états d une demande Initialisé : J ai rempli ma partie de la demande et je l ai transmise à l entreprise dans le cadre de la démarche conjointe, je peux modifier le contrat jusqu à que l entreprise accepte la démarche. En cours de saisie : L une des deux autres parties (Alternant et/ou Entreprise) a accepté la démarche conjointe et rempli sa partie, je ne peux plus modifier le contrat. Imprimé : L entreprise a imprimé le contrat et l a transmis à l organisme instructeur. Transfert Je peux transférer une demande que j ai initialisée à un autre contributeur du même UAI. Dans mon tableau de bord je coche la ligne de la demande que je souhaite transférer puis je clique sur l icône de transfert. Dans la fenêtre qui s ouvre, je peux alors choisir via la liste déroulante le contributeur de l UAI avec lequel je souhaite partager cette demande, puis je valide

6 Je peux également effectuer ce transfert à partir de l écran de gestion de «Mon CFA», onglet «Je contribue». Sur la ligne de l UAI, je clique sur l icône de transfert : je suis alors redirigé vers mon tableau de bord avec un filtre sur toutes les demandes concernant cet UAI. Si je coche la case pour sélectionner toutes les demandes filtrées, puis que je clique sur l icône de transfert, je peux alors transférer toutes les demandes en une seule fois à mon collaborateur. Une fois que j ai transféré les demandes, je ne peux plus les modifier ou les supprimer, je suis seulement autorisé à les consulter. Le destinataire du transfert est le seul à pouvoir agir dessus. Il peut également me les transférer à nouveau si besoin. Modification Je peux modifier une demande si j en ai les droits en cliquant sur le numéro du dossier dans mon tableau de bord. Je suis alors dirigé vers la demande. Je peux seulement modifier les demandes que j ai initialisées et que l entreprise n a pas encore acceptées dans le cadre de la démarche conjointe ou les demandes que l entreprise m a transmises. Suppression Je peux supprimer une demande, si j en ai les droits, en la cochant dans mon tableau de bord et en cliquant sur l icône de suppression. Si lorsque j ai sélectionné la demande l icône de suppression n apparaît pas, cela veut dire que soit je n ai pas les droits, soit le dossier est en cours et ne peut pas être supprimé

7 Archivage d un contrat Lorsqu un contrat est terminé je peux l archiver : il devient alors uniquement accessible par le biais d une recherche avec le filtre «archivé». Pour archiver un contrat, je coche la ligne et je clique sur l icône d archivage. Lorsque j archive un contrat il est uniquement archivé pour mon compte, ce qui signifie que si je l ai partagé avec d autres collaborateurs il restera visible dans leur tableau de bord. Il en est de même pour l alternant et l entreprise impliqués dans le dossier. Impression d un contrat Je peux uniquement imprimer un contrat lorsqu il a été transmis à l organisme instructeur et qu il est à l état «imprimé». Dans ce cas lorsque je clique sur l icône d impression, mon contrat s ouvre en PDF dans un nouvel onglet. Si je clique sur cet icône et que le contrat en question n est pas à l état imprimé, cela m ouvre un PDF du contrat avec une mention «Prévisualisation» par-dessus

8 Mon tableau de bord Filtres Je dispose de plusieurs filtres sur mon tableau de bord pour retrouver plus facilement les demandes que je suis. Notifications Je suis notifié au fur et à mesure des actions qui sont effectuées sur le numéro UAI auquel je contribue. Je peux les configurer dans le menu «Mes notifications». Les 5 dernières notifications sont visualisables sur ma page tableau de bord et je peux également toutes les consulter via le menu «Mes notifications»