GUIDE D UTILISATION. Gestion de compte. à destination des entreprises (Employeurs et Organismes de Formation)

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1 GUIDE D UTILISATION Gestion de compte à destination des entreprises (Employeurs et Organismes de Formation) - 1 -

2 Table des matières JE CRÉE MON COMPTE... 3 EN TANT QU ÉTABLISSEMENT EMPLOYEUR... 3 EN TANT QU ORGANISME DE FORMATION... 4 JE GÈRE MON COMPTE... 5 JE DÉCLARE UN ADMINISTRATEUR... 5 JE CONTRIBUE SUR PLUSIEURS SIRET... 7 ENREGISTRER PLUSIEURS SIRET... 7 SUPPRIMER UN SIRET... 7 JE GÈRE DES DEMANDES :... 8 TRANSFERT... 8 MODIFICATION... 9 SUPPRESSION... 9 ARCHIVAGE D UN CONTRAT... 9 IMPRESSION D UN CONTRAT... 9 MON TABLEAU DE BORD FILTRES NOTIFICATIONS J ACCEPTE UNE DÉMARCHE CONJOINTE EN TANT QU ENTREPRISE EN TANT QU ORGANISME DE FORMATION AGISSANT COMME ÉTABLISSEMENT DE FORMATION

3 Je crée mon compte En tant qu établissement employeur Je choisis «créer un compte» dans le menu en haut à gauche de l écran. Je choisis le profil «Vous tiendrez le rôle d établissement employeur»

4 Je remplis les informations demandées : numéro de Siret de l entreprise à laquelle j appartiens, mon et je choisis un mot de passe. Je vérifie que l adresse affichée correspond bien à celle de mon entreprise et j indique mon nom et prénom. Une fois que j ai validé toute mes informations, je reçois un de confirmation avec un lien d activation. Une fois que j ai cliqué dessus, je peux me connecter avec mon adresse mail et le mot de passe que j ai choisis à la création de mon compte. En tant qu Organisme de Formation Lors de ma création de compte je choisis le profil «Vous faites partie d un Organisme de Formation» et je renseigne le numéro de Siret de mon établissement. En tant qu organisme de formation je peux soit initier une demande en tant qu établissement de formation qui devra ensuite être transmise à l établissement employeur dans le cadre de la démarche conjointe, soit en tant qu établissement employeur en renseignant un établissement de formation autre que le mien pour que le dossier puisse être valide

5 Je gère mon compte Pour accéder aux informations de mon compte j utilise le menu déroulant : Une fois dans la page «Les informations de mon compte», dans l onglet «Mes coordonnées», je peux changer mon adresse mail de contact. Dans l onglet «Mon mot de passe», je peux modifier mon mot de passe. Si je change mon adresse mail, je devrai l utiliser en tant que nouvel identifiant pour me connecter à mon compte. Je déclare un administrateur Lorsque je crée mon compte, si je renseigne un Siret déjà utilisé par un autre compte, un administrateur du Siret devra être déclaré. Pour cela il me suffit d aller dans «Mes Siret», onglet «Je déclare un administrateur/un Siret» puis de choisir dans la colonne «Déclarer un administrateur» un compte parmi ceux liés au Siret. Si la personne qui doit administrer le Siret n a pas déjà un compte sur le portail de l alternance, je peux indiquer son . Un avec un lien d inscription lui sera alors envoyé. Il est possible de nommer plusieurs administrateurs pour un même Siret

6 L administrateur du Siret peut ensuite gérer les droits des contributeurs de ce Siret sur les demandes dans l onglet «J administre». Il est également informé lorsqu un compte se crée en utilisant le même numéro de Siret ce qui permet de gérer les droits des nouveaux comptes. Les droits configurables sont : Créer une demande avec le Siret Modifier une demande du Siret Supprimer une demande Archiver Transférer les droits de la demande Imprimer un contrat - 6 -

7 Je contribue sur plusieurs Siret Enregistrer plusieurs Siret J ai la possibilité d ajouter d autres Siret appartenant au même Siren que celui utilisé lors de ma création de compte. Dans le menu «Mes Siret», onglet «Je déclare un administrateur/un Siret», dans la zone libre j entre les derniers chiffres du Siret et je clique sur «Enregistrer ce nouveau n de Siret». Je peux maintenant initialiser une demande en utilisant ce nouveau Siret. Supprimer un Siret Dans le menu «Mon compte», «Mes Siret», onglet «Je contribue», si l icône de suppression est présente sur la ligne d un Siret, je suis autorisé à le supprimer. Ce Siret n apparaîtra plus dans ma liste et je ne pourrai plus initier de demande avec

8 Si l icône de suppression n est pas présente : - Soit vous êtes le seul administrateur de ce Siret et des demandes sont en cours, vous devez alors déclarer un autre administrateur avant de pouvoir supprimer ce Siret de votre compte. - Soit vous avez initialisé des demandes et elles sont en cours, vous devez donc partager ces demandes avec un autre collaborateur de votre Siret avant de pouvoir le supprimer de votre compte. Je gère des demandes : Transfert Je peux transférer une demande que j ai initialisée à un autre contributeur du même Siret : dans mon tableau de bord je coche la ligne de la demande que je souhaite transférer puis je clique sur l icône de transfert. Dans la fenêtre qui s ouvre, je peux alors choisir via la liste déroulante le contributeur du Siret avec lequel je souhaite partager cette demande, puis je valide en cliquant sur le bouton «Transférer la demande». Je peux également effectuer ce transfert à partir de l écran de gestion de mes Siret. Sur la ligne du Siret je clique sur l icône de transfert : je suis alors redirigé vers mon tableau de bord avec un filtre sur toutes les demandes concernant ce Siret. Si je coche l icône pour sélectionner toutes les demandes filtrées, puis que je clique sur l icône de transfert, je peux alors transférer toutes les demandes en une seule fois à mon collaborateur. Une fois que j ai transféré les demandes, je ne peux plus les modifier ou les supprimer. Je suis seulement autorisé à les consulter. Le destinataire du transfert est le seul à pouvoir agir dessus, il peut également me les transférer à nouveau si besoin

9 Modification Je peux modifier une demande si j en ai les droits en cliquant sur le numéro du dossier dans mon tableau de bord. Je suis alors dirigé vers la demande. Suppression Je peux supprimer une demande si j en ai les droits en la cochant dans mon tableau de bord et en cliquant sur l icône de suppression. Si lorsque j ai sélectionné la demande l icône de suppression n apparaît pas, cela veut dire que soit je n ai pas les droits, soit le dossier est en cours et ne peut pas être supprimé. Archivage d un contrat Lorsqu un contrat est terminé je peux l archiver, il devient alors uniquement accessible par le biais d une recherche avec le filtre «archivé». Pour archiver un contrat je coche la ligne et je clique sur l icône d archivage. Impression d un contrat Je peux uniquement imprimer un contrat lorsqu il a été transmis à l organisme instructeur et qu il est à l état «imprimé». Dans ce cas lorsque je clique sur l icône d impression mon contrat s ouvre en PDF dans un nouvel onglet. Si je clique sur cet icône et que le contrat en question n est pas à l état imprimé cela m ouvre un PDF du contrat avec une mention «Prévisualisation» par-dessus

10 Mon tableau de bord Filtres Je dispose de plusieurs filtres sur mon tableau de bord pour retrouver plus facilement les demandes que je suis. Notifications Je suis notifié au fur et à mesure des actions qui sont effectuées sur le ou les Siret auxquels je contribue ou que j administre. Je peux les configurer dans le menu «Mes notifications». Les 5 dernières notifications sont visualisables sur ma page tableau de bord et je peux également toutes les consulter via le menu «Mes notifications». J accepte une démarche conjointe En tant qu entreprise J ai reçu un mail du portail de l alternance m informant qu un établissement de formation ou un candidat a commencé à remplir une démarche conjointe me concernant. Pour accepter cette démarche conjointe et pouvoir accéder dans mon tableau de bord à cette demande je clique sur le bouton «Accepter une démarche conjointe» puis dans la pop-up qui s ouvre j indique le numéro de la demande qui m a été transmis dans le mail ainsi que le code de rapprochement. Je choisis également dans la liste déroulante des Siret enregistrés sur mon compte, celui que je souhaite utiliser pour cette demande

11 En tant qu organisme de formation agissant comme établissement de formation J ai reçu un mail du portail de l alternance m informant qu une entreprise ou un candidat a commencé à remplir une démarche conjointe concernant mon établissement de formation ou que la demande a été imprimée par l entreprise en vue d être transmise à l organisme compétent. Pour accepter cette démarche conjointe et pouvoir accéder dans mon tableau de bord à cette demande je clique sur le bouton «Accepter une démarche conjointe» puis dans la pop-up qui s ouvre j indique le numéro de la demande qui m a été transmis par mail ainsi que le code de rapprochement. Le numéro de Siret de mon établissement qui a été renseigné par l entreprise m a également été transmis par mail, je dois avoir enregistré ce numéro de Siret dans mon compte pour pouvoir accepter la démarche. Si le numéro de Siret communiqué dans le mail ne correspond pas à mon Siren je ne pourrai pas accepter la demande, s il correspond à mon Siren mais que je ne l ai pas encore déclaré dans mon compte, je dois le faire avant de pouvoir accepter la démarche (voir le chapitre Je contribue sur plusieurs Siret)

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