Manuel fournisseur : procédure pour prendre connaissance d une consultation en ligne et soumettre une offre. Version de février 2014 SNCF

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1 Manuel fournisseur : procédure pour prendre connaissance d une consultation en ligne et soumettre une offre Version de février 2014 SNCF

2 Introduction Ce document a pour objectif : De vous présenter, pas à pas, les différentes étapes nécessaires pour répondre en ligne à une consultation SNCF. De vous sensibiliser sur la nécessité de la mise en place d un tel outil en regard de la législation sur la dématérialisation des consultations. Avantages de l outil : Facilite le processus de consultation Garantit la confidentialité de vos offres Garantit le principe d équité Permet d avoir un historique de l ensemble de vos offres IMPORTANT Notre outil PeopleSoft Oracle est certifié pour fonctionner sous le Navigateur Internet Explorer, donc sous Windows. Si vous utilisez un système d exploitation différent de Windows, vous pouvez télécharger le navigateur FireFox. Ce navigateur, gratuit, a la particularité de fonctionner avec n importe quel système d exploitation. 1 SNCF

3 SOMMAIRE INTRODUCTION page 1 CONNEXION AU PORTAIL page 4 PRENDRE CONNAISSANCE D UNE CONSULTATION page 10 ACCEPTER / REFUSER L INVITATION A UN APPEL D OFFRE page 18 REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS GENERAL page 21 Une seule offre autorisée REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS PARTICULIER page 37 Offres multiples autorisées REPONDRE A UNE CONSULTATION : PHASE 2 ou + page 43 GERER L HISTORIQUE DES OFFRES page 45 EN CAS DE DIFFICULTE POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES page 50 INITIALISER / REINITIALISER LE MOT DE PASSE ORACLE page 58 2 SNCF

4 CONNEXION AU PORTAIL Manuel fournisseur SNCF

5 Connexion au portail Connectez-vous à l adresse suivante: Acceptez le certificat de sécurité de notre site sécurisé https Cliquez sur Oui 4 SNCF

6 Connexion au portail En amont de la consultation, vous recevez vos identifiants de la part du Support Fournisseur SNCF via un mail de ce type SNCF

7 Connexion au portail Le premier écran de connexion se fait via le Portail SNCF dit Extranet Saisissez votre identifiant et votre mot de passe SNCF 1 Cliquez sur Ouverture de session 6 SNCF

8 Connexion au portail Une fois identifié, vous accédez au portail ERP ORACLE / PeopleSoft Saisissez votre identifiant et votre mot de passe ERP 2 Cliquez ici 7 SNCF Pour des raisons de sécurité, SNCF ne communique pas le mot de passe ORACLE, il faut donc l initialiser lors de votre première connexion ou le réinitialiser en cas de perte, pour cela, reportez-vous au mode opératoire page 55 à 59

9 Connexion au portail Après avoir accédé à l application, il est fortement conseillé de modifier votre mot de passe ERP pour sécuriser votre accès. Cliquez sur «Modifier mon mot de passe» Complétez les informations Puis cliquez ici 8 SNCF

10 PRENDRE CONNAISSANCE D UNE CONSULTATION Manuel fournisseur SNCF

11 Prendre connaissance d une consultation Pour consulter l événement, cliquez sur «Gérer évén. Et placer offres» puis sur «Consulter évén. / placer offres» Cliquez Gérer éven.et placer offres Cliquez Consul.even/placer offres 10 SNCF

12 Prendre connaissance d une consultation Par défaut, dans le cartouche «résultats», vous visualisez vos consultations en cours (Nom de l événement, numéro d événement et date de fin de la consultation). Pour accéder, cliquez sur le lien correspondant à l évènement. XXXX XXXXXXXXX 11 SNCF Cliquez sur le code événement

13 Prendre connaissance d une consultation Page «Détail Événement» : Pour prendre connaissance des Pièces Jointes associées à l événement, cliquez sur «Consulter les PJ / Déposer Offre». Cliquez sur Consulter les P.J. / Déposer Offre XXXXXXX XXXXXXX 12 SNCF

14 Prendre connaissance d une consultation Pour accéder aux documents, cliquez sur le bouton jaune «Afficher/Ajouter P.J. et commentaires en-tête» XXXXXXX XXXXXXX Cliquez ici 13 SNCF

15 Prendre connaissance d une consultation Pour télécharger chacune des pièces jointes, cliquez sur «consulter» En cas de difficulté pour télécharger les fichiers, pensez au paramétrage du bloqueur de fenêtre publicitaire de votre navigateur internet Si le problème persiste, voir «Impossible d ouvrir les pièces jointes» à partir de la page 48. Cliquez sur Consulter XXXXXXXXX XXXXXXXXX Ces deux pièces jointes sont générées automatiquement par l outil. Elles correspondent à la consultation dématérialisée. Ce sont les mêmes fichiers que ceux transmis avec le mail d invitation envoyé par l acheteur SNCF. 14 SNCF

16 Prendre connaissance d une consultation L acheteur peut également avoir associé des pièces jointes aux lignes d événement. Page «détail évènement» (voir p12) : Descendez jusqu à la zone article où sont indiquées toutes les lignes relatives à l évènement. Chaque ligne peut contenir des pièces jointes. Cliquez sur le lien «Offre» pour accéder au détail de la ligne d article 15 SNCF

17 Prendre connaissance d une consultation Page «détail ligne» : cliquez sur le lien hypertexte intitulé «Afficher/ajouter des questions, commentaires et docs joints» pour accéder à la page «Doc joints/commentaires ligne». Cliquez sur «Consulter» pour télécharger les pièces jointes (manipulations identiques à celles décrites à la page 14). XXXXXXXXXXX Cliquez ici Cliquez ici 16 SNCF

18 ACCEPTER / REFUSER L INVITATION A UN APPEL D OFFRE Manuel fournisseur SNCF

19 Accepter / Refuser l invitation à un appel d offre Consulter l évènement comme indiqué pages 10 à 12. Si vous souhaitez répondre à la consultation, il est recommandé de le faire savoir à l acheteur, cliquez sur «Accepter invitation». Il est conseillé d accepter (ou de refuser) l invitation. L acheteur est ainsi informé que vous avez pris connaissance de la consultation. N.B : Cette action ne vous engage pas à remettre une offre Cette action ne vous permet plus de refuser une invitation (voir page suivante) 18 SNCF

20 Accepter / Refuser l invitation à un appel d offre Si vous ne souhaitez pas répondre à la consultation, cliquez «Refuser invitation», vous pouvez indiquer un motif de refus. 19 SNCF L acheteur est informé que vous ne répondrez pas à sa consultation et si vous avez saisi un commentaire, il prend connaissance du motif de votre déclin NB : Cette action n est plus possible si vous avez préalablement accepté l invitation Vous pouvez choisir de continuer à recevoir les mises à jour de l évènement Refuser une invitation n interdit pas de soumettre une offre ultérieurement

21 REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS GENERAL Manuel fournisseur SNCF

22 Répondre à une consultation : Cas général Une seule offre est autorisée, cette offre est modifiable jusqu à la date limite de réception des offres fixée par l acheteur. 1- Saisir une Offre Consulter l évènement comme indiqué pages 10 à 12. Cliquez sur «Consulter les P.J / Déposer offre». 21 SNCF

23 Répondre à une consultation : Cas général 1- Saisir une Offre Page «détail événement pour le compte de» : Commencez par répondre à l ensemble des questions générales. X X X X X X X X X X Répondez à toutes les questions 22 SNCF

24 Répondre à une consultation : Cas général 1- Saisir une Offre En bas de la page, dans la zone article, indiquez votre prix sur les lignes. Saisissez votre prix, en fonction de l Unité de Mesure Cliquez sur offre 23 SNCF

25 Répondre à une consultation : Cas général 1- Saisir une Offre Pour accéder à la page «détail ligne», pour chaque ligne, cliquez sur «offre» Cette page peut contenir des questions propres à la ligne et qui sont également à compléter. X X X X X Pour passer à la ligne suivante Cliquez sur «Page début» pour revenir à la page principale «détail événement» Répondez éventuellement aux questions supplémentaires sur chacune des lignes puis cliquez sur OK. 24 SNCF

26 Répondre à une consultation : Cas général 1- Saisir une Offre Après avoir cliqué sur «page début», vous retrouvez la page «Détail événement pour le compte». Il faut enregistrer votre offre en cliquant sur «Enregistrer pour + tard». XXXXXXX XXXXXXXX Cliquez sur Enregistrer Pour + tard 25 SNCF Attention : Une offre enregistrée n est pas soumise.

27 Répondre à une consultation : Cas général 2- Associer des pièces jointes Après avoir enregistré votre offre, vous pouvez lui associer des Pièces jointes. Nous vous conseillons d ajouter ces Pièces Jointes uniquement en en-tête Via la page «Détail événement pour le compte». cliquez sur «Afficher/Ajouter P.J. et commentaires en-tête». XXXXXXXX XXXXX Cliquez sur le lien 26 SNCF

28 Répondre à une consultation : Cas général 2- Associer des pièces jointes Page «P.J. et commentaires en-tête» : Cliquez sur Importer Cliquez sur Charger pour rapatrier la PJ sur votre offre. Cliquez sur Parcourir pour rechercher sur votre poste le fichier à joindre Une fois la PJ téléchargée, vous pouvez indiquer une description supplémentaire. 27 SNCF

29 Répondre à une consultation : Cas général 2- Associer des pièces jointes Conditions à respecter : - Chaque pièce jointe ne doit pas excéder 15 Mo - Le volume total de toutes les PJ est 50 Mo maximum Cliquez sur Ajouter nouveaux documents Joints Cliquez Ok pour valider Cliquez sur importer + charger pour rapatrier votre nouvelle pièce jointe 28 SNCF

30 Répondre à une consultation : Cas général 3- Valider une offre Dès que votre offre est saisie, vous pouvez l enregistrer ou la soumettre. Après avoir cliqué sur l un des deux boutons, si le système rencontre des erreurs, celles-ci sont spécifiées en haut de la page. Vous devez les corriger. Pour transmettre votre offre à l acheteur Pour enregistrer votre offre sans la soumettre 29 SNCF

31 Répondre à une consultation : Cas général 4- Soumettre une offre Si vous n avez plus de modification à apporter, vous devez soumettre votre offre. Seule une offre au statut «transmise» est prise en compte par l acheteur. XXXXXXXX XXXXXX xxxxxxxx Cliquez sur Soumettre Offre 30 SNCF

32 Répondre à une consultation : Cas général 4- Soumettre une offre Cliquez sur OK Votre offre est maintenant transmise à la SNCF 31 SNCF

33 Répondre à une consultation : Cas général 4- Soumettre une offre NB : Une fois l offre transmise, vous recevez un mail de confirmation contenant les informations relatives à votre offre, notamment la liste des documents joints. Tous les mails envoyés par l outil sont envoyés au contact ayant reçu le mail d invitation 32 SNCF Lorsqu une offre transmise est modifiée, vous devez la soumettre à nouveau. Vous recevez un nouveau mail de confirmation d offre.

34 Répondre à une consultation : Cas général 5- Consulter/ Modifier/ Annuler/ Copier une offre Dès que votre offre est enregistrée vous pouvez la consulter, la modifier ou l annuler. Seule une offre annulée peut être copiée. Cliquez sur le code événement 33 SNCF XXXX XXXXXXXXX

35 Répondre à une consultation : Cas général 5- Consulter/ Modifier/ Annuler/ Copier une offre Page «Détail événement» (voir p12 du manuel) : Cliquer sur le bouton «Consult, modif, copier offres». 34 SNCF

36 Répondre à une consultation : Cas général 5- Consulter/ Modifier/ Annuler/ Copier une offre Page «Consulter, modifier ou copier des offres enregistrées» : Cette page permet de lister toutes les offres pour une consultation donnée. Vérifier le statut de votre offre : Transmise, Enregistrée, Annulée Pour réaliser une action il suffit de cliquer sur le lien actif bleu au niveau de la ligne. Le fait de soumettre ou d annuler une offre déclenche l envoi d un mail de confirmation ou d annulation d offre au contact fournisseur renseigné dans la consultation. 35 SNCF NB : Seule l offre au statut «Transmise» est prise en compte par l acheteur. Lorsqu une offre transmise est modifiée, vous devez la soumettre à nouveau

37 REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS PARTICULIER Manuel fournisseur SNCF

38 Répondre à une consultation : Cas particulier Si des variantes, sous forme d offres séparées, sont autorisées par l acheteur (comme précisé dans le REC de la consultation), alors, même après avoir transmis une offre vous pouvez toujours en saisir d autres jusqu à la date de fin. 1- Saisir une offre Cliquez sur «Consulter les P.J. / Déposer offre» puis suivez la procédure décrite à partir de la page 21 (1- Saisir une offre) jusqu à la page 32 (4- Soumettre une offre) 37 SNCF

39 Répondre à une consultation : Cas particulier 1- Saisir une offre Chaque offre déclenche l envoi d un mail de confirmation de notification d offre. Vous pouvez distinguer vos différentes offres grâce au «Code offre» qui s incrémente à chaque nouvelle offre 38 SNCF

40 Répondre à une consultation : Cas particulier 2- Modifier/ Annuler/ Copier une offre Dès qu une offre est enregistrée vous pouvez la consulter, la modifier, la copier ou l annuler. Cliquez sur le code événement 39 SNCF XXXX XXXXXXXXX

41 Répondre à une consultation : Cas particulier 2- Modifier/ Annuler/ Copier une offre Page «Détail événement» (voir p12 du manuel) : Cliquer sur le bouton «Consult, modif, copier offres». 40 SNCF

42 Répondre à une consultation : Cas particulier 2- Modifier/ Annuler/ Copier une offre Vérifier le statut de votre offre: Transmise, Enregistrée, Annulée Pour réaliser une action il suffit de cliquer sur le lien actif bleu au niveau de la ligne. Le fait de soumettre ou d annuler une offre déclenche l envoi d un mail de confirmation ou d annulation d offre au contact fournisseur renseigné dans la consultation. NB : Seule l offre au statut «Transmise» est prise en compte par l acheteur. 41 SNCF

43 REPONDRE A UNE CONSULTATION : Phase 2 ou + Manuel fournisseur SNCF

44 Répondre à une consultation : Phase 2 ou + Consulter l évènement comme indiqué pages 10 à 12. Quand la consultation est en phase supérieure à 1, second tour de négociation par exemple, pour saisir une offre, vous devez cliquer sur le bouton «Contre-offre», la saisie de l offre est ensuite identique à la saisie d une offre de phase 1 (à partir de la p22) 43 SNCF

45 GERER L HISTORIQUE DES OFFRES Manuel fournisseur SNCF

46 Gérer l historique des offres Notre outil de consultation en ligne vous permet de lister et de visualiser toutes vos offres enregistrées. Connectez vous (voir page 5) puis Cliquez sur «Mon activité événement» Cliquez ici 45 SNCF

47 Gérer l historique des offres Vous accédez à la page suivante : Invitations : nombre d invitations qui vous ont été envoyées Even. soumiss : nombre de consultations auxquelles vous avez soumissionné Even. Attribués : nombre de consultations qui ont été attribuées (pour connaître l attributaire, rapprochez vous de l acheteur) Vous visualisez tous les appels d offres pour lesquels vous avez été consulté. 46 SNCF

48 Gérer l historique des offres Cliquez pour chaque consultation sur l icône qui se trouve à gauche du code évènement SOURC-XXXXXXXXX : Cliquez sur l icône Pour accéder au contenu d une offre, cliquez sur l icône qui se trouve à droite Cliquez sur l icône L événement comporte une offre au statut «enregistrée» L événement comporte deux offres, au statut «enregistrée» et au statut «transmise» 47 SNCF

49 Gérer l historique des offres Vous accédez au détail de l offre : XXXXXXXXXXXXXX Pour accéder à tous les documents joints (ceux que l acheteur SNCF vous a transmis et ceux que vous avez transmis à l acheteur) 48 SNCF

50 EN CAS DE DIFFICULTE POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES Manuel fournisseur SNCF

51 Difficultés pour ouvrir les pièces jointes Modifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer Activer la demande de confirmation pour les téléchargements Menu Outils -> Cliquez sur Options Internet Cliquez ici Onglet Sécurité -> Cliquez sur Personnaliser le niveau Cliquez ici 50 SNCF

52 Difficultés pour ouvrir les pièces jointes Modifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer Utilisez la barre de défilement pour visualiser les options à modifier (descendez tout en bas) Assurez-vous que les trois valeurs ci-contre sont bien activées Puis cliquez ici Valider les modifications en cliquant sur Oui puis sortez des options Internet en cliquant sur OK 51 SNCF

53 Difficultés pour ouvrir les pièces jointes Modifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer Configurer le bloqueur de fenêtre publicitaire. Aller dans le menu Outils / Bloqueur de fenêtre publicitaire intempestive>paramètres du bloqueur de fenêtre intempestive. Cliquez ici Si «Paramètres du bloqueur de fenêtres publicitaires intempestives» est grisé, c est-à-dire que vous ne pouvez pas cliquer dessus, c est que votre bloqueur n est pas activé, passez à l étape suivante. (page 52) 52 SNCF

54 Difficultés pour ouvrir les pièces jointes Modifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer Écrivez l url suivante : puis cliquez sur Ajouter Une fois que le site apparaît dans la liste des sites autorisés vous pouvez cliquez sur le bouton Fermer 53 SNCF

55 Difficultés pour ouvrir les pièces jointes Modifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer Ajouter le site aux sites de confiance Cliquez ici Onglet sécurité Cliquez Site de confiance 54 SNCF

56 Difficultés pour ouvrir les pièces jointes Modifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer Cliquez sur site Cliquez sur Personnaliser le niveau Saisir l url Cliquez sur ajouter 55 SNCF

57 Difficultés pour ouvrir les pièces jointes Modifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer Le site SNCF est ajouté dans les sites de confiance Cliquez sur OK Cliquez sur OK Une fois toutes ces modifications effectuées, reprenez la procédure page 14. Si malgré tout vous n arrivez toujours pas à ouvrir les pièces jointes merci de prendre contact avec votre service informatique 56 SNCF

58 INITIALISER / REINITIALISER LE MOT DE PASSE ORACLE Manuel fournisseur SNCF

59 Initialiser / Réinitialiser le mot de passe ORACLE Connectez-vous au portail en utilisant le Code utilisateur AUC_MDP avec le mot de passe AUC_MDP comme indiqué dans le message ci-dessous 58 SNCF

60 Initialiser / Réinitialiser le mot de passe ORACLE Cliquez sur «Réinitialisation mot de passe» Renseignez votre code utilisateur et votre adresse (respectez la casse) puis cliquez sur valider 59 SNCF

61 Initialiser / Réinitialiser le mot de passe ORACLE Si une erreur est détectée lors de la saisie du code utilisateur ou de l adresse mail ce message apparaît à l écran Si la saisie est correcte une confirmation vous sera demandée Message final vous confirmant l envoi par mail de votre nouveau mot de passe 60 SNCF

62 Initialiser / Réinitialiser le mot de passe ORACLE Vous recevez un mail avec votre mot de passe réinitialisé. 61 SNCF

63 Répondre à une consultation : Cas particulier Contre-offre Après l analyse des offres d un événement, l acheteur peut définir un ou plusieurs autres tours de négociation. Il s agit de Contre-offre. Vous serez invités à répondre sur une nouvelle phase* de cet événement. A chaque nouveau tour de consultation correspondra une nouvelle phase. 1- Saisir une offre Cliquez sur «Contre-offre» puis suivez la procédure décrite à partir de la page 21 (1- Saisir une offre) jusqu à la page 32 (4- Soumettre une offre) * 62 SNCF

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