A P P L I C A T I F C C M O S S. Guide de dépôt de dossiers dématérialisés soumis à la CCMOSS à l usage des organismes

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1 A P P L I C A T I F C C M O S S Guide de dépôt de dossiers dématérialisés soumis à la CCMOSS à l usage des organismes Lorsqu un projet de marché ou d accord-cadre remplit les critères prévus à l article 9 de l arrêté du 4 octobre 2005, une saisine de la CCMOSS est obligatoire préalablement à la publication de tout avis d appel public à la concurrence ou, le cas échéant, le lancement de la consultation. Une plateforme de dépôt de dossiers dématérialisés vous permet d effectuer en toute sécurité les opérations liées à la saisine de la CCMOSS. Le dépôt s effectue en trois phases. Sommaire Page Phase 1 - Demander la création d un compte...2 pour déposer un dossier de saisine Phase 2 - Déposer les fichiers du dossier de saisine...10 Phase 3 - Valider et télétransmettre le dossier de saisine...17 avant la date limite de dépôt Édition : juin 2011

2 Phase1 Demanderlacréationd uncompte La demande de création d un compte se fait à partir de l applicatif CCMOSS. 3 accès sont possibles : 1) à partir du lien direct suivant : 2) à partir du portail de l Ucanss, depuis la page d accueil : rubrique Applications Inter-régime : cliquez sur Dépôt dossiers CCMOSS. 3) à partir de l espace CCMOSS du portail de l Ucanss : puis menu Missions inter-régime : cliquez sur CCMOSS. Une fois dans l espace, cliquez sur Dépôt de dossier dans la rubrique Informations pratiques. 2

3 Phase1 Demanderlacréationd uncompte Vous êtes dirigé sur la page d accueil de l applicatif, laquelle se décompose en 2 parties : 1- une zone pour demander des identifiants de connexion : phase 1 nécessaire et préalable. 2- une zone pour se connecter avec ses identifiants et déposer le(s) dossier(s) : phase 2. Phase 2 (cf. page 10) : une fois la phase 1 validée Phase 1 : Cliquer sur le bouton pour demander la création d un compte (identifiant/login et mot de passe) à la plateforme CCMOSS. La demande de création d un compte doit être effectuée à chaque fois que l organisme est amené à saisir la CCMOSS d un projet de marché ou d un accord cadre. Cette opération permet au secrétariat de la CCMOSS, après s être assuré de l authenticité de la demande et de l identité du demandeur, d autoriser à ce dernier un accès à la plateforme, protégé par un identifiant et un mot de passe dont la durée de validité est limitée au dépôt par télétransmission du dossier de saisine. Si l organisme est amené à présenter en même temps plusieurs dossiers (exemple un projet de marché de maîtrise d œuvre, un projet de marché de contrôle technique et un marché de coordination SPS, ), cette opération devra être effectuée autant de fois qu il y a de dossiers de saisine, et à chaque fois, un couple - identifiant / mot de passe - différent devra être affecté. L organisme aura ainsi plusieurs comptes. NE PAS ATTENDRE LE DERNIER JOUR DU DELAI DE SAISINE POUR EFFECTUER CETTE OPERATION! 3

4 Phase1 Demanderlacréationd uncompte:remplirlademande Les rubriques à renseigner : catégorie, type de contrat, procédure envisagée, nom de l organisme, objet du marché, montant prévisionnel, service gestionnaire du marché, personne à contacter et identifiants souhaités. Privilégiez une saisie directe dans chaque champ, au lieu d un copier-coller depuis une autre application (ex. : Word, OpenOffice ) afin d éviter tout problème d affichage de caractère après validation. Renseigner toutes les rubriques avant d envoyer votre demande de création de compte, sinon le système bloquera l envoi et vous invitera à renseigner la(les) rubrique(s) non renseignée(s). 4

5 Phase1 Demanderlacréationd uncompte:remplirlademande Catégorie : cliquez dans la cellule pour la catégorie choisie. Type de contrat : cliquez dans la cellule pour le type de contrat choisi. Procédure envisagée : cliquez dans la cellule pour la procédure choisie. Nom de l organisme : c est l organisme qui passe le marché ou l accord-cadre. Vous ne pouvez pas saisir le nom de votre organisme directement dans la zone vierge. Vous devez obligatoirement cliquer sur pour ouvrir la fenêtre «choix d un organisme» : 5

6 Phase1 Demanderlacréationd uncompte:remplirlademande 3 options pour renseigner le nom de votre organisme : Option 1 : Saisir le numéro de SIRET de votre organisme pour ne faire apparaître que son nom dans la liste. Cette option est à privilégier car sans aucune marge d erreur possible. Astuce : en saisissant les premiers chiffres du n de SIR ET, la liste des organismes se réduit au fur et à mesure de la saisie du numéro. Sans avoir besoin d aller jusqu au bout de la saisie, vous pourrez sélectionner dans la liste ainsi réduite l organisme concerné, directement en cliquant sur son nom puis en validant par un clic sur l icône. Vous revenez alors sur le formulaire de demande d inscription avec des zones pré complétées : vérifiez les et rectifiez si nécessaire. Si le numéro de SIRET n est pas reconnu par la plateforme ou si le nom de votre organisme ne figure pas dans la liste des organismes : allez directement à l option 3. Option 2 : Utiliser la liste des organismes pour rechercher votre organisme si vous ne connaissez pas le numéro de SIRET de votre organisme : Barre de défilement 6

7 Phase1 Demanderlacréationd uncompte:remplirlademande ASTUCE : cliquez au hasard sur un nom d organisme dans la liste, saisissez la première lettre du nom de votre organisme la liste se réduit alors aux noms commençant par cette lettre. Vous pouvez ensuite utiliser la barre de défilement à droite ou la flèche bas de votre clavier pour atteindre le nom de votre organisme. Cliquez ensuite sur le nom de votre organisme et validez par un clic sur l icône. Vous revenez alors sur le formulaire de demande d inscription avec des zones pré complétées : vérifiez les et rectifiez si nécessaire. Option 3 : votre organisme ne figure pas dans la liste des organismes Allez à la section «cochez la case si vous ne figurez pas dans la liste et saisissez le nom de votre organisme» puis validez en cliquant sur l icône. Vous revenez alors sur le formulaire de demande d inscription et devez saisir les nom et prénom de l Autorité représentant le pouvoir adjudicateur (Directeur / Directrice) ainsi que l adresse complète de votre organisme. 7

8 Phase1 Demanderlacréationd uncompte:remplirlademande Objet du marché : indiquez l intitulé précis de l objet du marché Montant prévisionnel : indiquez le montant maximum estimé HT pour le marché ou l accord-cadre. Service gestionnaire du marché : saisissez le nom complet du service. Personne à contacter et identifiants souhaités : Indiquez précisément les nom et prénom, coordonnées téléphoniques et de la personne de votre organisme désignée comme contact pour la CCMOSS pour le dossier qui sera déposé. C est sur cette adresse que seront adressées toutes les correspondances de la CCMOSS. Si pendant le délai d instruction du dossier déposé, la personne désignée est amenée à s absenter (congé, maladie etc.), il conviendra de prendre la précaution d autoriser l accès à son courrier électronique à une autre personne. La CCMOSS n adressera ses courriers qu au correspondant déclaré et les échanges se feront uniquement par le biais de son adresse communiquée dans la demande d inscription. Pour les identifiants du contact de votre organisme : choisissez un login et un mot de passe. Ils vous serviront à vous connecter à la plateforme pendant la période de dépôt des pièces du dossier jusqu à la télétransmission finale. Comment choisir le login et le mot de passe? : Les espaces sont interdits. Eviter les caractères accentués et les caractères spéciaux (ex : & * $ /! # ~\ ^ ). Identifiant et mot de passe sont limités à 10 caractères maximum. Vous pouvez combiner lettres et chiffres. Si vous souhaitez déposer plusieurs dossiers pour une même séance, vous devez demander pour chaque dossier la création d un compte distinct, ET VOUS NE POURREZ PAS CHOISIR LE MÊME COUPLE - IDENTIFIANT / MOT DE PASSE POUR DEUX OU PLUSIEURS DOSSIERS. 8

9 Phase1 Demanderlacréationd uncompte:envoyerlademandepourvalidation Vous avez renseigné toutes les rubriques obligatoires : vous pouvez envoyer votre demande d inscription, pour la création du compte, au secrétariat de la CCMOSS. Pour ce faire, cliquez en bas de la page sur le bouton. L accusé de réception de votre demande de création de compte : dans les quelques minutes qui suivent votre envoi, vous recevez sur l adresse électronique que vous avez saisie, un mail automatique du secrétariat de la CCMOSS, vous confirmant la réception de votre demande d inscription à la plateforme (merci de ne pas répondre à ce mail généré automatiquement). A ce stade de clôture de la première étape, votre demande est envoyée au secrétariat de la CCMOSS pour vérification. Vos identifiant et mot de passe ne sont donc pas opérationnels et vous ne pouvez pas encore accéder à la plateforme de dépôt de dossiers dématérialisés. Si vous ne recevez pas d accusé de réception, il est possible que vous ayez saisi une adresse comportant une coquille. Contactez le secrétariat de la CCMOSS à ccmoss@ucanss.fr : il fera les corrections nécessaires et vous informera que votre demande d accès à la plateforme est en cours de vérification. L acceptation de votre demande de création de compte : une fois que le secrétariat de la CCMOSS a procédé aux vérifications nécessaires puis validé votre demande : votre compte est activé et vous recevez un mail vous rappelant vos codes d accès (login et mot de passe) à la plateforme. C est à partir de la réception de ce mail que vous êtes en mesure de procéder au dépôt des différentes pièces (fichiers électroniques) du dossier : c est la phase 2. 9

10 Phase2 Déposerledossierdesaisine:consulterlesdonnéesdel organisme Votre demande d inscription a été acceptée, vos codes d accès (login et mot de passe) sont actifs : votre compte est opérationnel. Rappel : les identifiant (login) et mot de passe qui vous sont attribués ne valent que pour un seul dossier. Si vous souhaitez déposer plusieurs dossiers, il vous faudra saisir une demande d inscription pour chaque dossier (cf. phase 1). Connectez-vous à la plateforme par le lien direct : Saisissez votre identifiant et votre mot de passe, puis cliquez sur le bouton CONNEXION. Dès la connexion, vous entrez dans votre espace personnalisé. Bienvenue Nom et prénom du contact pour votre organisme L espace ORGANISME vous permet de visualiser les informations saisies lors de votre demande de création de compte et déposer l ensemble des fichiers de votre dossier de saisine. 10

11 Phase2 Déposerledossierdesaisine:consulterlesdonnéesdel organisme Cliquez sur Dossier en cours pour visualiser le résumé de votre dossier. Nom et prénom Nom de votre de la personne Fournitures Objet JJ/MM/AA JJ/MM/AA organisme désignée comme ou services du marché contact pour le ou travaux dossier en cours Date demande compte : il s agit de la date à laquelle vous avez envoyé votre demande de création de compte (par le biais de la demande d inscription), pour validation, au secrétariat de la CCMOSS. Date acceptation compte : il s agit de la date à laquelle le secrétariat de la CCMOSS a validé votre demande d inscription et créé votre compte. Référence organisme : il s agit du nom de votre organisme. Contact : nom et prénom du correspondant de votre organisme pour le dossier en cours, que vous avez renseigné dans la demande d inscription. Catégorie : catégorie que vous avez renseignée dans la demande d inscription. Objet : l objet de votre marché (que vous avez renseigné dans la demande d inscription). Date butoir : rappel de la date butoir pour l envoi de toutes les pièces (fichiers) de votre dossier. Passée cette date, le dossier est hors délai et annulé. Il faudra alors refaire une demande d identifiants pour la séance suivante. Cliquez sur l icône pour consulter votre dossier et y déposer les fichiers. 11

12 Phase2 Déposerledossierdesaisine:consulterlesdonnéesdel organisme Votre dossier comporte les informations de base, fournies lors de la demande de compte : : nom de votre organisme, adresse complète et nom/prénom de l identité directeur. : : nom et prénom de votre contact, pour la CCMOSS, pour le dossier en cours à transmettre, son adresse , son numéro de téléphone et son numéro de fax (facultatif). : catégorie, type de contrat, procédure envisagée, objet, service gestionnaire et montant HT. Il s agit de la date limite pour déposer vos fichiers, valider et télétransmettre le dossier au secrétariat de la CCMOSS. Xxxxxx Adresse complète Nom prénom du directeur Fournitures / serv. / trav. xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx Montant max. estimé Nom prénom Adresse

13 Phase2 Déposerledossierdesaisine:déposerlesfichiers La zone de dépôt des fichiers est essentielle pour la télétransmission de votre dossier à la CCMOSS. Avant de déposer chaque fichier de votre dossier, prenez en compte les remarques sur la taille maximale, les extensions et les formats de fichiers autorisés ou interdits car elles faciliteront le dépôt et la télétransmission du dossier. D une manière générale : privilégiez des fichiers aux extensions de type.pdf,.doc,.xls ; le format.pdf étant plus sécurisé, vérifiez avant dépôt que la taille du fichier est bien inférieure à 10 Mo (ou ko) pour éviter le message d erreur vous invitant à déposer un fichier d une taille inférieure, donnez des noms courts aux fichiers (moins de 100 caractères, espaces compris) pour éviter le message d erreur vous invitant à déposer un fichier avec un nom plus court, dans le nom du fichier, n utilisez pas de caractères spéciaux de type &*$/!#~\ ^ etc. Ces caractères empêchent la lecture du fichier. Exemple : CCTP Lot n 01 travaux le caractère spécial empêche la lecture du document : renommer le fichier en CCTP Lot 01 travaux suffira à régler le problème. Vous ne pouvez pas déposer simultanément plusieurs fichiers. Il vous faut procéder fichier par fichier (autant de clic sur NOUVEAU que nécessaire). 13

14 Phase2 Déposerledossierdesaisine:déposerlesfichiers Cliquez sur l icône pour déposer chaque fichier de votre dossier. La fenêtre Fichier à déposer apparaît alors pour vous inviter à indiquer le chemin d accès de votre fichier : Cliquez sur Parcourir pour récupérer, depuis votre ordinateur, le premier fichier que vous souhaitez déposer. Cliquez sur le premier fichier que vous souhaitez déposer, puis validez par Ouvrir et confirmez par un clic sur l icône. 14

15 Phase2 Déposerledossierdesaisine:déposerlesfichiers Vous revenez alors sur l écran de zone de dépôt des fichiers et votre fichier apparaît avec sa taille et la possibilité de le supprimer par un clic sur l icône (si dépôt par erreur etc.) : Lorsque vous cliquez sur l icône de suppression, une boîte de dialogue vous invite à confirmer ou annuler cette suppression. Au fur et à mesure que vous déposez les fichiers, la liste s allonge : 15

16 Phase2 Déposerledossierdesaisine:déposerlesfichiers Veillez à vous assurer que vous n avez oublié aucun fichier sous peine de rejet de votre saisine. Vérifiez que vous avez bien déposé les éléments suivants : le rapport de présentation, un projet d avis de publicité, un règlement de consultation, un CCAP, un CCTP, un cadre d acte d engagement avec ses annexes éventuelles, ainsi que toutes pièces utiles à la compréhension du dossier. Vous n êtes pas obligé de déposer tous les fichiers le même jour. Vous pouvez vous déconnecter (icône en bas de page à gauche) et vous reconnecter autant de fois que vous le souhaitez. Vous pouvez également supprimer un ou plusieurs fichiers que vous avez déposés, et ce, tant que vous n avez pas confirmé la validation du dépôt du dossier (icône ). Si les pièces déposées sont exhaustives, et que la date limite de saisine n est pas dépassée, vous pouvez alors procéder à la phase 3 : la télétransmission du dossier à la CCMOSS. 16

17 Phase3 validerettélétransmettreledossierdesaisineavantladatelimite Une fois que vous avez déposé tous les fichiers et vérifié que votre dossier est bien complet, vous pouvez le télétransmettre en cliquant sur l icône : VALIDER LE DEPOT DU DOSSIER En cliquant sur ce bouton, la fenêtre de confirmation du dépôt du dossier apparaît pour vous informer que votre dossier est prêt à être transmis au secrétariat de la CCMOSS : Après avoir pris connaissance de ce message de confirmation de dépôt, vous pouvez confirmer la télétransmission en cliquant à nouveau sur l icône VALIDER LE DEPOT DU DOSSIER Dès le lendemain de la date limite de dépôt des dossiers, vous recevrez par mail un accusé de réception de votre dossier de saisine. A partir de ce jour, courent les délais réglementaires de 10 jours (pour vous informer de la décision du président de passer ou non votre dossier en séance) et de 40 jours pour la réunion de la Commission. 17

18 ContacterlesecrétariatdelaCCMOSS Toutes les correspondances avec la CCMOSS feront l objet d un mail à l adresse ccmoss@ucanss.fr Il se peut que le secrétariat, ou le rapporteur désigné pour instruire votre dossier, ait besoin d autres documents. Pour ce faire, le secrétariat peut procéder de 2 façons : 1) soit réactiver votre compte pour vous permettre de déposer les nouvelles pièces dans votre espace organisme : vous serez alors prévenu par mail de cette réactivation avec rappel des codes d accès (login et mot de passe), 2) soit vous inviter à lui transmettre par mail les pièces nécessaires à l instruction de votre dossier. Le secrétariat de la CCMOSS reste à votre disposition pour tous compléments d information. Véronique Symphorien, responsable du secrétariat : Marie-Noëlle Kazalac, juriste : Télécopie : ccmoss@ucanss.fr Visitez l espace CCMOSS depuis le portail de l Ucanss puis menu Missions inter-régime 18