guide Audio Conférence Automatisée

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1 guide Audio Conférence Automatisée Audio and Web Conferencing ce guide vous aidera à programmer et lancer une réunion téléphonique à partir du portail en toute simplicité pour tout savoir sur : la configuration d une audio conférence automatisée comment utiliser le service d audio & web conferencing de manière très simple? la programmation d une audio conférence automatisée les astuces pour bien gérer son audio conférence les rapports de consommation l enregistrement d une audio conférence les niveaux de sécurité de l audio conférence le service client 1

2 1. service d audio conférence automatisée information à l organisateur : quelques pré-requis requis Vous êtes organisateur, vous avez reçu: une liste de numéros de téléphone pour accéder à vos réunions (numéros locaux et numéros verts) un mot de passe organisateur (il vous est personnel) un mot de passe participant (à transmettre aux participants) un kit de bienvenue à la solution Audio and Web Conferencing d Orange Business Services. Il contient vos codes et numéros d accès pour organiser des conférences à tout moment. Pour des raisons de sécurité, gardez votre mot de passe organisateur confidentiel. configuration : gérer les détails de votre compte 1 sélectionnez edit account dans les options du menu principal : les détails de votre compte apparaîtront 2 une fois les modifications nécessaires effectuées, cliquez sur «save changes» 3 vous recevrez alors un de confirmation sur les modifications effectuées 2

3 comment utiliser le service d audio & web conferencing de manière très simple? Organisez votre conférence téléphonique en envoyant un comprenant: la liste de numéros de téléphone pour accéder à vos réunions (numéros locaux et numéros verts) le mot de passe participant. Vous avez reçu le mot de passe participant dans votre de bienvenue. le jour et l heure de votre réunion Conseils pour optimiser votre conférence préparez le programme de votre réunion et partagez le avant le réunion enrichissez votre réunion en utilisant le web conferencing: vous pourrez partagez en direct vos présentations envoyez à vos invités les raccourcis claviers ( voir ci-dessous la section «Astuces pour améliorer vos conférences téléphoniques: contrôles claviers») démarrer votre conférence audio (organisateur, ou «moderator») 1 composez depuis votre téléphone le numéro local ou vert du pays où vous vous trouvez* (voir les détails de la réunion dans l d invitation) 2 suivez les instructions du serveur vocal (choix de la langue) et entrez votre code d accès organisateur suivi de la touche # 3 le pont téléphonique est ouvert rejoindre la conférence audio (participants) vos participants se serviront de l d invitation contenant les détails de la réunion téléphonique précédemment établie. Ils devront : 1 composer depuis leur téléphone le numéro local ou vert du pays où ils se trouvent* 2 entrer le numéro correspondant à leur langue (1 : anglais, 2 : français) suivi de la touche # 3 entrer leur mot de passe participant suivi de la touche # 4 tant que l organisateur ne se connecte pas à l audio conférence, les participants n ont pas accès à la conférence. Dès que l organisateur rejoint la conférence, la réunion peut démarrer. *Même s il n existe pas de numéro correspondant au pays ou vous vous trouvez, le service est toujours disponible. Il vous suffit de composer un numéro international vers un autre pays. 3

4 pour programmer une audio conférence automatisée Cet outil vous permet de créer des nouvelles salles de conférences avec des mots de passe différents. 1 entrez sur le portail sconferencing.com puis sélectionnez votre langue 4 sélectionnez create conference dans le menu déroulant options 2 entrez vos «Identifiant client» et «Mot de passe web» fournis dans votre welcome kit* 3 sélectionnez «gérer mon compte audio & web conferencing» 5 remplissez tous les champs obligatoires (marqués d un *) cochez les champs concernant les options d accueil et de sortie des participants **welcome kit : et courrier de bienvenue contenant vos codes d accès 6 vous disposez de plusieurs options pour personnaliser vos audio conférences et accroître leur niveau de sécurité. Vous pouvez cliquer sur les options pour obtenir leur description. Une fois les options sélectionnées, cliquez sur «Create Reservationless Conference» pour démarrer une conférence immédiatement, sinon cliquez sur «Add Scheduled Times». «enhanced authentication» : permet de sécuriser automatiquement toutes vos conférences (musique d attente, mot de passe à 10 chiffres, rapport post conférence) «music on hold» : permet d activer une musique d attente pour les participants en attendant que l organisateur se connecte «validate moderator» : avec cette option, vous assurez un niveau de sécurité supplémentaire pour accéder à la conférence. Le serveur vocal vous demande, en complément du mot de passe de la réunion, votre identifiant ID (client ID, code avec lequel vous vous connectez sur «SecureTouch» : lorsque vous sélectionnez cette option, un ensemble de fonctionnalités vous sont proposées pour sécuriser votre conférence: message d accueil, musique d accueil, musique d attente, «validate moderator», etc. «enable recording of conference» : la réunion téléphonique peut être enregistrée. L enregistrement débute automatiquement lorsque vous entrez dans la conférence. Un message vocal rappelle aux participants que la réunion est enregistrée. L enregistrement est disponible pendant 30 jours. 4

5 pour programmer une audio conférence automatisée 7 cliquez sur «add scheduled times» si vous souhaitez planifier votre conférence à un horaire précis ou régulier. Suivez les étapes indiquées pour programmer votre réunion puis cliquez sur «add availability time» et enfin sur «create scheduled conference» 8 vous serez alors redirigé vers une nouvelle page qui présentera les détails de la conférence initialisée. vous pourrez envoyer ces détails de connexion vous pourrez envoyer ces détails de connexion à vos participants par en cliquant sur «send s» à vos participants par en cliquant sur «send s» pour envoyer les invitations à vos invités directement à partir de l interface Audio and Web Conferencing, remplissez le champs «participant confirmation adresses» (adresses s de vos invités séparés d un «;»). 5

6 astuces pour bien gérer votre réunion r téléphonique: t contrôles online En tant qu organisateur, vous pouvez gérez facilement vos options de conférence depuis votre portail web. Vous y avez accès en cliquant sur Online Host Controls depuis votre page d acceuil Orange Business Conferencing. Contrôlez qui rejoint la conférence. Vous pouvez renommer vos invités, vous verrez le nom du participant à la place de son numéro de téléphone. Pour créer une sous-conférence, cliquez sur la ligne du participant désiré puis cliquez sur «To Sub». Retrouvez les numéros de téléphone locaux pour rejoindre la conférence audio. XXX Vous pouvez couper et réactiver le micro de vos participants. Vous pouvez aussi les exclure de la conférence et augmenter ou diminuer leur volume. Composez le numéro de téléphone de la personne que vous voulez faire participer à la conférence (disponible si vous avez souscrit au service). astuces pour bien gérer votre réunion r téléphonique: t contrôles clavier Utilisez ces raccourcis clavier disponibles à l aide de la touche * de votre téléphone pour gérer votre conférence audio. Ces raccourcis sont disponibles à tout moment pendant votre réunion. Les raccourcis à 2 chiffres sont uniquement disponibles pour l organisateur de la conférence. 6

7 aller plus loin accéder à vos détails de consommation 1 sélectionnez ReadyConference reports dans le menu principal, sous le menu déroulant «options» 2 indiquez la période voulue 3 cochez la case correspondant au type de rapport souhaité et la façon d y accéder qui vous convient (en ligne ou à télécharger) client report (on-line) rapport de téléchargement du client - résumé de la conférence : visualisez ou téléchargez le rapport sommaire des conférences de la période fixée au format CSV. Il contient : le pont audio utilisé, le type de conférence audio, le code d'accès, les heures de début et de fin, le nombre de participants, et le nombre total de minutes. rapport de téléchargement du client détails des participants : visualisez ou téléchargez le rapport des conférences des participants au format CSV, sur la période fixée. Il contient : le nom des participants, leur numéro de téléphone, leur adresse , le code PIN, le nombre de minutes, type de numérotation, pont téléphonique, type, code d'accès, numéro de commande, heures de début et fin de la conférence 4 cliquez sur affichage ou display si vous êtes organisateur, vous avez la possibilité d enregistrer votre conférence audio à tout moment durant la réunion. 1 démarrez votre conférence (voir la section «comment démarrer votre conférence audio») 2 pour commencer l enregistrement, appuyez sur les touches *22 de votre téléphone. Un message est diffusé aux participants lors du démarrage de l enregistrement. 3 pour terminer l enregistrement, appuyez de nouveau sur les touches *22 de votre téléphone, puis sur 1 pour confirmer votre demande. Un message est diffusé aux participants pour prévenir de la fin de l enregistrement. 4 un de confirmation sera envoyé à l organisateur après votre audio conférence, avec les détails nécessaires pour accéder aux rediffusions audio. Vous aurez accès à ces enregistrements pendant 30 jours. enregistrer une audio conférence comment? en utilisant les touches du clavier téléphonique pour lire l enregistrement : 1 appelez le numéro du pays dans lequel vous vous trouvez 2 choisissez la langue (1 : anglais, 2 : français) puis tapez # 3 entrez votre code d écoute des enregistrements puis tapez # À tout moment, vous pouvez : revenir au début de l enregistrement : tapez 5 sauvegarder 30 secondes: tapez 7 mettre en pause : tapez 8 avancer de 30 secondes: tapez 9 7

8 pour augmenter la sécurit s curité de votre conférence téléphonique t en bref pour assurer un niveau de sécurité maximal : ne divulguez pas votre code organisateur pour sécuriser l accès à la conférence, attribuez un code de sécurité à 10 chiffres à la réunion (choisi au hasard par le système) en choisissant l option «enhanced authentification» empêchez des participants de rejoindre la conférence en utilisant le mode verrouillage / déverrouillage avec les commandes clavier composez le *31 pour créer un code PIN à 4 chiffres. L organisateur initialise ce code au début de chaque conférence et il s efface à la fin de chaque conférence. 2. support si vous êtes en Europe, merci de contacter le service clients, en envoyant un à : cs.emea@orangebusinessconferencing.com ou contactez l un des numéros de téléphone disponibles sur le site : allez sur cliquez sur contactez nous vous verrez apparaître la liste des numéros de téléphone pour contacter le service clients 8