Espace Numérique Régional de Santé PACA. Formation Web Conférence

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1 Espace Numérique Régional de Santé PACA Formation Web Conférence

2 Sommaire 1. Introduction 2. Démarrer l application 3. Organiser une réunion 4. Commencer la réunion 5. La salle de réunion 6. Démarrer l audio-conférence 7. Démarrer la vidéo 8. Inviter des participants 9. Participer à une réunion 10. Rôles des participants 11. Les partages 12. Les outils Annexe 1 Les pré-requis Auteur : Nathalie MEDA - Version :

3 1. Introduction La web conférence est une application internet qui offre la possibilité d'organiser des conférences, des réunions de travail ou des formations virtuelles avec des personnes distantes. C'est un outil de collaboration synchrone (tous les participants voient et entendent la même chose au même moment). Différents canaux de communication peuvent être établis entre les participants : une liaison data (présentation de données de toutes sortes ou partage d'applications) une liaison audio (pont téléphonique ou VoIP), et parfois une liaison vidéo C est un outil très facile à prendre en main qui ne nécessite pas ou peu d investissement. Auteur : Nathalie MEDA - Version :

4 1. Introduction vidéo Auteur : Nathalie MEDA - Version :

5 2. Démarrer l application Ouvrir votre navigateur internet et indiquer l adresse du portail de l ENRS Indiquer votre identifiant et votre mot de passe Cliquer sur l onglet Espace Numérique puis sur Conférence en ligne Auteur : Nathalie MEDA - Version :

6 2. Démarrer l application A la première connexion, vous êtes invité à accepter la charte d utilisation. Auteur : Nathalie MEDA - Version :

7 2. Démarrer l application A la première connexion, l application s installe automatiquement. Auteur : Nathalie MEDA - Version :

8 2. Démarrer l application Auteur : Nathalie MEDA - Version :

9 3. Organiser une réunion Programmer une réunion La réunion peut être programmée à l avance en indiquant une date et heure ultérieure ou démarrée maintenant en laissant la date et l heure par défaut. Auteur : Nathalie MEDA - Version :

10 4. Commencer la réunion Pour démarrer une réunion programmée : 1. Se connecter à l application de web-conférence (comme expliqué précédemment) 2. Allez sur l onglet My WebEx 3. Cliquez sur le lien Commencer à côté de votre réunion. Version 1.0 du 12/10/

11 5. La salle de réunion Accès aux outils Permet d établir la connexion à l audioconférence Liste des participants Messagerie instantanée Auteur : Nathalie MEDA - Version :

12 6. Démarrer l audio-conférence L audio conférence peut s effectuer via votre téléphone ou votre ordinateur Si vous optez pour le téléphone, vous pouvez soit appeler un numéro fourni par l organisateur soit être rappelé au numéro de votre choix. Si vous optez pour l ordinateur, assurez- vous que votre ordinateur dispose d'une carte son. Remarque : Pour une meilleure qualité audio et plus de confort, utilisez un casque d'ordinateur doté d'un micro, au lieu de haut-parleurs et d'un microphone Auteur : Nathalie MEDA - Version :

13 7. Démarrer la vidéo La liaison vidéo est facultative, mais permet de rendre la réunion plus interactive Elle s effectue via une webcam Pour activer / désactiver la webcam Pour afficher toutes les vidéos Auteur : Nathalie MEDA - Version :

14 8. Inviter des participants 1 J 3 possibilités pour inviter des participants : - À la création de la réunion - Pendant la réunion via Inviter & rappeler - Pendant la réunion via la fenêtre Participants 2 3 Auteur : Nathalie MEDA - Version :

15 9. Participer à une réunion Vous recevez un mail pour participer à une réunion, vous cliquez sur l URL Auteur : Nathalie MEDA - Version :

16 9. Participer à une réunion Indiquer votre nom et votre adresse électronique puis cliquer sur le bouton «prendre part» Auteur : Nathalie MEDA - Version :

17 Les rôles 10. Rôles des participants Organisateur : Il démarre la réunion, invite les participants, distribue les rôles et met un terme à la réunion. Animateur : Il gère la réunion en créant le ou les partages nécessaires, et définit les privilèges des invités. Invités : Si l animateur le leur permet, ils peuvent - lister et communiquer avec les autres participants, - enregistrer, imprimer et annoter des documents, - enregistrer la réunion et partager des documents Par défaut l organisateur est aussi l animateur, mais il peut par la suite désigner un autre animateur et transférer le rôle d organisateur. Auteur : Nathalie MEDA - Version :

18 11. Les partages Partage de document Partage d application Partage du bureau Voir le document X X X Annoter le document X X X Permettre à un utilisateur d annoter le document X X X Modifier le document X X Permettre à un participant de modifier le document Sauvegarder le document Voir le bureau Exemple d utilisation Présentation Travail Collaboratif Démonstration de logiciel Formation X X X X X Travail Collaboratif Démonstration de logiciel Formation Auteur : Nathalie MEDA - Version :

19 11. Partager une application Gérer le partage Pour arrêter le partage ou partager l application Geler temporairement l affichage du contenu partagé pour les invités Donner le contrôle Participants Vidéos Arrêter le partage de toutes les applications et revenir à votre fenêtre de réunion Sélectionner le contenu à partager Passer en mode annotations Auteur : Nathalie MEDA - Version : Messages instantanées 19

20 12. Les outils La messagerie instantanée Auteur : Nathalie MEDA - Version :

21 12. Les outils Les annotations Permet d annoter le document en insérant du texte et des formes, en surlignant Par défaut, cette option est réservée à l animateur mais il peut permettre d annoter aux participants NB : Les annotations ne modifient pas le document d origine. On peut par contre enregistrer le document avec les annotations au format pdt. Auteur : Nathalie MEDA - Version :

22 12. Les outils Enregistrer une réunion L organisateur, l animateur et les invités autorisés peuvent enregistrer la réunion en cliquant sur le menu Réunion, commencer l enregistrement Vous pourrez gérer l enregistrement via la fenêtre ci-dessous Démarrer l enregistrement Mettre sur pause Arrêter l enregistrement Auteur : Nathalie MEDA - Version :

23 12. Les outils Visualiser l enregistrement vidéo L enregistrement peut se faire : - sur l ordinateur -> Un fichier.wrf sera crée à l emplacement voulu - sur le serveur -> cliquer sur Mes réunions enregistrées Auteur : Nathalie MEDA - Version :

24 Annexe 1 Les Pré-requis Configuration matérielle nécessaire Un ordinateur avec Windows XP / 2000 / Vista / Windows 7 ou Mac OS X (Apple) Un navigateur : Firefox, Internet Explorer ou Safari Une connexion internet > 512 kbps Autorisation d accès Lors de la première utilisation, des composants vont être installés sur l ordinateur, vous devez donc avoir les privilèges d installation sur l ordinateur durant cette première étape. Si vous rencontrez des difficultés pour installer les composants, contactez votre support ou votre administrateur système. Pour une utilisation seul devant son ordinateur Un téléphone ou un casque / micro Une webcam (optionnel) Auteur : Nathalie MEDA - Version :

25 Annexe 1 Les Pré-requis Pour une utilisation à plusieurs dans un espace dédié Une WebCam à large résolution Ex : Logitech QuickCam Sphere AF Un poste audioconférence Ex : Konftel 60W Un grand écran ou d un vidéoprojecteur Ex : Acer DLP Auteur : Nathalie MEDA - Version :

26 Merci de votre attention Pour toute demande d information complémentaire : Nathalie MEDA Tél. :

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