Guide Utilisateur ArkadinAnywhere

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1 Les arkadin services services arkadin Les services arkadin ArkadinAnywhere est une solution de webconférence économique et simple d utilisation, plus spécifiquement pour les applications de webinars, au cours desquels les participants visualisent uniquement une présentation ou un document. Vous pouvez réaliser des réunions ArkadinAnywhere instantanées, ou programmées en avance. PRE-REQUIS DU SERVICE : Navigateurs supportés : Microsoft Windows: Internet Explorer 5.0 (et plus), Firefox 1.0 (et plus), Netscape 7 (et plus), Mozilla 1.7 (et plus), Opera 7 (et plus) Mac: Safari 1.3 (et plus), Firefox 1.0 (et plus) Linux: Firefox 1.0 (et plus), Netscape 7 et plus, Mozilla 1.7 (et plus) A noter : Plusieurs navigateurs peuvent être utilisés pour une même conférence. Vos navigateurs web doivent supporter le JavaScript et les cookies. SE CONNECTER A ARKADINANYWHERE : Pour vous connecter à ArkadinAnywhere, rendez vous sur : dans votre navigateur. 1. Vous pouvez sélectionner votre langue, à ce niveau, en sélectionnant le drapeau approprié (US anglais, UK anglais, français, espagnol, allemand, japonais, suédois, portugais et néerlandais) 2. Saisissez votre Login Web (obligatoire) 3. Saisissez votre code PIN (obligatoire) (Le code PIN Organisateur pour le Modérateur de la conférence; le code PIN Participant pour vos invités) 4. Entrez votre nom comme vous souhaiteriez le voir apparaître (nom de site, de service par exemple obligatoire) 5. Cliquez sur Go si vous souhaitez réaliser une réunion instantanée. 6. Pour programmer une réunion, gérer les paramètres de votre compte, vérifiez votre boîte: Je veux planifier une conférence ou gérer mon compte. Vous pouvez visualiser votre compte, modifier les paramètres, visualiser et/ou éditer votre banque de contenus, voir les différentes utilisations du service et préparer vos invitations. 1

2 arkadin services REALISER UNE REUNION INSTANTANEE Une fois connecté, vous visualisez la fenêtre d accueil ArkadinAnywhere. Code d appariement (Option): Après vous être connecté en audio conférence, une fenêtre s affiche à votre écran vous indiquant un code d appariement à saisir. Ce code, qui est propre et unique à chaque participant, permet de faire un lien entre leur connexion audio et web, nécessitant au préalable une identification. Lorsque vous renseignez ce code unique, chaque participant sera identifié par son nom sur une seule et même ligne à l écran (C est le nom que vous avez saisi au moment de votre connexion sur ArkadinAnywhere qui apparaît) dans la fenêtre des Participants, au lieu de deux lignes initialement. 2

3 arkadin services Avant de saisir le code d appariement : Les participants en audio et web conférences ArkadinAnywhere apparaissent sur deux lignes séparées. Reference Après avoir saisi le code d appariement: Les participants en audio et web conférences apparaissent sur la même ligne. Connexions web Connexions audio et web combinées Connexions audio Barre d annotations : En tant qu Organisateur, vous pouvez accéder à toutes les fonctionnalités de la barre d outils : 1. Ajouter un nouveau document : Vous pouvez télécharger des documents depuis votre bureau ou depuis l un des fichiers de votre banque de contenus ArkadinAnywhere. Format de fichiers accepté : ppt, doc, xls, pdf, gif, jpg, txt. Vous pouvez sélectionner une séquence de pages de votre document. 2. Barre d annotations : Vous permet d annoter votre document. 3. Taille de l écran : Modifier la visualisation de votre écran. 4. Paramètres: Etablir les droits de vos participants. Si vous cliquez sur le bouton paramètres vous pouvez sélectionner les droits de vos participants. Une fois les options de votre choix sélectionnées, sélectionnez le bouton paramètres de votre conférence. Les paramètres s appliquent automatiquement : 3

4 Droits de Chat : Activer ou désactiver les droits de Chat public ou privé Affichage Participant: Détermine la visualisation des participants à leur entrée en conférence: - Plein écran ou écran normal - Voir la liste complète des Participants - Voir la liste complète des contenus et les miniatures de chaque page de document Droits (Rapport de Participation): En tant qu Organisateur de la conférence, vous pouvez recevoir un rapport de participation par mail. - Si vous sélectionnez le rapport de participation, il vous sera demandé, en sortant de conférence, de confirmer l adresse à laquelle le rapport doit vous être adressé et votre fuseau horaire. Droits de transfert de fichiers : Activer un transfert de fichiers public ou privé à un participant ou à tous les participants. Droits des contenus : Choisissez les droits des participants: Ajouter des contenus, Enregistrer des contenus, Imprimer des contenus, Présenter des contenus, Voir seul, et Annoter. 5. Service Client : Contactez le Service Client pour une assistance. Cette assistance se déroule par chat. Un pop up d alerte apparaît à l écran pour confirmer votre requête. L icône Service Client devient rouge quand il est sélectionné. 6. Sortir : Cliquez sur Sortir pour terminer la conférence. Barre d annotations Participant : Les participants ne peuvent pas ajouter de document, modifier les paramètres ou contacter le Service Client. Voici ce que voient les participants. Fenêtre Participant : La fenêtre Participant permet à l Organisateur de: Procéder à un transfert de fichiers - Cliquez droit sur le participant de votre choix, pour un transfert de fichier privé. - Cliquez sur l icône en haut pour transférer un fichier auprès de tous les participants. Invitez vos participants par mail. Changer la visualisation des participants en plein écran ou pas. Appeler des Participants : Saisissez le numéro de téléphone (pas de tiret ou d espace) et déterminez le statut de votre invité en conférence. o Organisateur : Le Participant est place en tant qu Organisateur dans la conférence. o Intercepter : Le participant sera pris en aparté par un Participant ou vous-même avant d entrer en o conférence. Ajouter au répertoire : Avant d être appelé, ce contact sera automatiquement ajouté à votre répertoire. Modifier la visualisation de vos Participants : Plein écran et Quitter Plein écran. Gérer individuellement vos Participants : Cliquez droit sur le nom du Participant. Vous pouvez Renommer, Couper le micro, Promouvoir, Autoriser les annotations, Transférer un fichier, Mettre en musique d attente, ou Déconnecter un participant. 4

5 Fenêtre de Document : Permet à l Organisateur de : Visualiser les miniatures Ajouter un nouveau participant Ajouter un tableau blanc pour des annotations Enregistrer un document sous format JPG, imprimer, renommer ou bouger un document Faire défiler les slides avec les flèches. Fenêtre de Chat : Permet à l Organisateur et au Participant d envoyer des messages en privé ou à tous les participants. Partage d application et de bureau : Permet de présenter et de partager une à plusieurs application ou tout le bureau Windows. Partager une ou plusieurs applications Partager le bureau Dessiner une bordure autour des applications partagées Donner le contrôle à un participant Promouvoir un participant pour lancer un partage NB : l installation d un plugin est nécessaire pour effectuer un partage. Le plugin est disponible sur la page de connexion du service. Audio console : Permet à l organisateur de gérer l audio conférence. Liste des fonctions applicables aux participants : Appeler Verrouiller/Ouvrir la conférence Enregistrer la conférence audio Couper/Ouvrir un ou tous les micros Mettre en aparté Déconnecter Mettre en attente Autres fonctions disponibles : Ajouter un code de facturation Gérer/utiliser un annuaire de contacts Gérer des groupes de contacts Importer/exporter des contacts (Outlook) 5

6 GERER VOS PARAMETRES ET PARAMETRER UNE CONFERENCE Si la boîte de vérification est sélectionnée sur la page de connexion, vous pourrez visualiser tous les détails de votre compte, modifier vos paramètres, visualiser ou éditer votre banque de contenus, voir les différentes utilisations du service et inviter vos participants en conférence. 1. Mon Compte : C est le premier bouton que vous voyez quand vous vous connectez pour gérer votre compte. Cela affiche votre Login Web, votre nom, adresse et fuseau horaire. Vous devrez renseigner votre adresse et votre fuseau horaire. Entrer en web conférence Entrer en audio conférence Envoyer un mail pour la conférence ou le webcast Copier/Coller un lien générique de connexion à la conférence ou au webcast. Inviter des participants 6

7 2. Paramètres de la conférence : Les droits de Chat, droits de transfert de fichiers et ArkadinAnywhere les droits de contenus sont disponibles Reference depuis la barre d outils Organisateur. Les autres paramètres incluent : Affichage Participant : L Organisateur peut contrôler la visualisation de l écran des Participants quand ils joignent la conférence. - Voir Plein écran ou écran normal - Voir tous les noms des participants - Voir la liste des contenus - Voir les miniatures Droits d (Rapport de participation): Une fois la conférence terminée, un rapport de participation peut vous être envoyé à votre adresse mail dans un format texte ou Html. Droits d entrée en conférence : Vous pouvez établir le statut d entrée en conférence de vos participants. - Accès libre : Permet à vos participants d entrer sans avoir à attendre l Organisateur. - Attente du Modérateur: Interdit aux participants d entrer en conférence sans la présence de l Organisateur. Un message en rouge apparaîtra si l Organisateur n est pas connecté. - Page d attente : Si l Organisateur n a pas joint la conférence, les participants recevront un message d attente, et seront connectés automatiquement à son arrivée. Webcast : Activation et protection d accès par mot de passe. Enregistrement : Activation de la fonction de téléchargement des enregistrements. Démarrer en mode : Choisir d entrer en conférence en web conférence ou en audio conférence. (option fenêtre d association audio et web) 3. Banque de contenus : Stocker des documents sur ArkadinAnywhere : Sélectionnez un document que vous souhaitez stocker dans votre banque de contenus ArkadinAnywhere. Une fois votre contenu téléchargé, Il apparaîtra sous le titre sélectionnez un contenu pour votre 7

8 réunion. Cela vous permettra de supprimer tout document que vous ne souhaitiez pas mettre en ligne. Quand vous vérifiez la boîte à la gauche du nom du fichier, le document sera présenté automatiquement au début de votre prochaine conférence. NB : Types de documents supportés : (*.PPT, *.DOC, *.XLS, *.PDF, *.JPG, *.GIF, *.TXT, *.PPTX, *.DOCX, *.XLSX) 4. Usage des réunions : Vous permet de visualiser les usages de votre compte, par jour, semaine ou mois. Vous pouvez exporter ces données sous format Excel. Pour toute question, notre Service Client est disponible au +33 (0) ou *. (* Disponible depuis la France Métropolitaine) ou à sc.france@arkadin.fr. 8