Logiciel libre, OpenMeetings permet de créer ou simplement de participer à des conférences en ligne.

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1 OpenMeetings v1.9 Guide d utilisation du logiciel de web conferencing Logiciel libre, OpenMeetings permet de créer ou simplement de participer à des conférences en ligne. Matériel Si aucune installation n est nécessaire pour une utilisation simple d OpenMeetings, les éléments suivants sont nécessaires : - un navigateur web - le composant flash - l ouverture des ports 1935 (utilisé par flash) et 8888 (utilisé par OpenMeetings) - un micro, un casque et une webcam peuvent être ajoutés. I. Participer à une réunion Existent deux modalités de connexion : - être invité à une réunion ; - être organisateur/animateur d une réunion. Pour utiliser la plateforme, vous devez être invité par mail par un animateur (invité) ou disposer d'un identifiant/mot de passe (animateur). Etre invité à une réunion L organisateur de la réunion envoie via OpenMeetings un mail à tous les participants, précisant les dates et heure, ainsi qu un lien pour accéder à la salle. La salle est inaccessible en dehors des heures programmées. L invité accède à la réunion en cliquant sur le lien. Programmer une réunion Etre organisateur de réunion nécessite de déjà posséder un compte «Utilisateur référencé» sur OpenMeetings. Aller à l adresse : et se connecter avec ses identifiants. Dans l onglet «Mes réunions programmées» figure le calendrier. Sélectionner une date de réunion et compléter les informations suivantes :

2 - Heures de début et fin de réunion - Nom et description de l événement - Mode de rappel : sélectionner «Simple » - Type de salle : sélectionner «Salle de réunion» - Participants : o «Ajouter un participant» : affiche la liste des personnes déjà référencées sur OpenMeetings o «Utilisateurs extérieurs» : permet d ajouter une personne non référencée. L invité recevra le mail d invitation. En tant qu organisateur, il existe 2 possibilités pour entrer dans la salle de réunion : - une fois les invitations lancées, cliquer sur «Enter room» dans la fenêtre «Détails de l événement» ;

3 - il est possible à tout moment d accéder à la salle à partir de la page d accueil d OpenMeetings, rubrique «My Rooms». II. Connexion Lors de l accès à une salle est proposée une première fenêtre de configuration audio et vidéo. Les casques et webcam sont reconnus par défaut et sélectionnables dans la liste déroulante. Sélectionner ensuite «Autoriser Adobe Flash Player». Il est proposé au premier connecté dans la salle de prendre le rôle de modérateur («Get Moderation») et d avoir ainsi tous les droits d utilisation de la salle. Interface

4 Onglet de tableau Outil de partage d écran Outils de manipulation du tableau blanc Liste des participants et leurs droits Tableau blanc Fenêtre de gestion audio /vidéo Options d écriture Zone de chat

5 Droits utilisateur Par défaut, seul le modérateur dispose de tous les droits (écriture, partage d écran ). Les invités ne sont qu observateurs. Le modérateur peut ensuite donner des droits spécifiques à chaque utilisateur. droit de modération droit d écriture sur le tableau blanc Droit de contrôle de la souris Droit de parole Droit de partage / enregistrement d écran Outils du tableau blanc Ces outils permettent de nettoyer, écrire, dessiner, pointer un élément particulier du tableau blanc. Des onglets de tableaux blancs sont ajoutables par l option + en haut à gauche de l écran : Partage d écran Disponible par défaut pour le modérateur, le partage d écran se lance par l icône en haut à droite de la fenêtre. Le partage nécessite le lancement d une appli Java, dont le chargement est proposé par défaut. Le paramétrage du partage (surface partagé, résolution) est ensuite défini.

6 ATTENTION : en partageant un écran et en donnant les droits de manipulation aux invités, ceux- ci ont accès à la totalité du contenu de l ordinateur. Le partage d écran reste actif tant que l option «Stop Sharing» n a pas été activée. Partage de fichiers Le partage de fichiers est accessible depuis l icône «Fichiers», à gauche de l écran. Les fichiers peuvent être publics pour une salle ou personnels. Les formats de fichiers tolérés sont multiples : jpg, png, pdf, odt, doc. Outil de chat Peu visible car situé en bas d écran, le chat permet aux utilisateurs de communiquer entre eux. III. Se déconnecter Pour quitter une salle, cliquer sur l icône «Sortie», en haut à gauche de l écran. Sans nettoyage avant de sortir de la salle, les tableaux blancs et messages chat apparaitront à la prochaine visite dans cette salle.