WebConférence SCOPIA

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1 WebConférence SCOPIA Présentation du logiciel, installation. Rédigé par SERIA T / Adapté par DAAC Page 1 sur 8 Octobre 2011

2 Description du service La solution de visioconférence Scopia permet la communication audio, vidéo et le partage de bureau entre PC équipés d'une webcam (mais aussi avec des terminaux de visioconférence). Configuration requise PC avec Windows ou Mac, Firefox (4 ou sup), Chrome (11 ou sup), Internet Explorer (8 ou sup), ou Safari, webcam, système de prise de son dédié (type téléphonie sur IP) ou micro-casque, enceintes et vidéoprojecteur si nécessaire. Remarque importante: Il est nécessaire, si l'un des participants se connecte depuis un établissement scolaire du second degré de l académie de Rennes, de faire en amont un réglage sur le pare-feu d'établissement pour le bon fonctionnement de l'application. Dans ce cas, faites une demande auprès de la plateforme d'assistance au moins 48 h avant la réunion en précisant l'établissement concerné (coordonnées à la fin du document). Si vous utilisez votre ordinateur personnel, reportez-vous aux deux sections suivantes («Installation du logiciel» et «Vérification du bon fonctionnement des périphériques») pour l'installation et la prise en main du logiciel. Note à destination des enseignants de l académie de Rennes : Si vous souhaitez un accompagnement lors de l'installation de l'application, ou si vous souhaitez vérifier que votre installation (logiciel et périphériques) est opérationnelle, faites une demande auprès de la plateforme d'assistance. La demande de réservation sera traitée dans les plus brefs délais, et tous les participants à la réunion se verront notifiés par mail des horaires et du code d'accès à cette réunion. Pour la connexion à votre réunion, reportez-vous à la section «Connexion à la salle de réunion virtuelle». Rédigé par SERIA T / Adapté par DAAC Page 2 sur 8 Octobre 2011

3 Installation du logiciel (première utilisation seulement) Si vous souhaitez utiliser SCOPIA sur votre poste personnel, faites pointer votre navigateur (Firefox, Chrome ou Internet Explorer sur PC, Safari sur Mac) vers l'adresse suivante: Vous arrivez sur la page d'accueil: Cliquer sur le lien «Cliquez ici pour installer ces mises à jour» en bas de page. Une fenêtre s'ouvre, proposant de télécharger le gestionnaire d'installation SCOPIA : cliquer sur le bouton «Télécharger» : Cliquer sur «Exécuter» lorsque ces deux fenêtres apparaissent : Rédigé par SERIA T / Adapté par DAAC Page 3 sur 8 Octobre 2011

4 Le processus de téléchargement et d'installation du logiciel se poursuit : Une fois l'installation terminée, cette fenêtre s'affiche : Il est inutile d'installer les deux composants en option. Cliquer sur le bouton «Fermer» ; si le processus d'installation s'est bien déroulé, vous devez voir l'icône en bas à droite de votre écran, à côté de l'horloge (sous Windows). Remarques : il est possible que, au cours de ce processus d'installation, votre logiciel antivirus affiche quelques alertes, auquel cas vous pouvez, lors du premier message, choisir d'ajouter le programme à la «zone de confiance». il est également possible que votre navigateur demande votre autorisation pour l'installation de contrôles ActiveX ; le message apparaît alors dans un bandeau en haut de page, vous pouvez cliquer sur ce bandeau pour autoriser cette installation. Rédigé par SERIA T / Adapté par DAAC Page 4 sur 8 Octobre 2011

5 Vérification du bon fonctionnement des périphériques Sur la page d'accueil ( se trouvent deux liens nommés «Vérifier votre son» et «Vérifier votre vidéo» vous permettant de vérifier que vos périphériques audio et vidéo fonctionnent correctement : Cliquer sur les boutons «Lancer le test audio» (pour le son) ou «Aperçu» (pour la vidéo) afin de tester vos périphériques (webcam, micro-casque, ). Vous pouvez, dans les menus déroulants, choisir les périphériques que l'application utilisera. Rédigé par SERIA T / Adapté par DAAC Page 5 sur 8 Octobre 2011

6 Connexion à la salle de réunion virtuelle Une fois que le logiciel est installé et que vous vous êtes assuré(e) que vos périphériques fonctionnent correctement, vous pouvez : renseigner un nom (1) qui vous identifiera lors de la réunion (ce peut être votre nom, ou votre prénom, ou l'organisation que vous représentez...) renseigner l'identifiant de la réunion (2), la plupart du temps un code à quatre chiffres, qui vous aura été communiqué au préalable par l'organisateur. enfin, cliquer sur le bouton «Participer maintenant» (3) afin d'accéder à la réunion La salle de réunion virtuelle est divisée en trois zones : une zone vidéo, dans laquelle seront visibles les autres participants (une incrustation de votre propre vidéo en bas à droite vous permet de vérifier votre propre image), une zone dans laquelle se trouve la liste des participants, une zone de chat (clavardage) permettant d'échanger sous forme de courts textes, à destination de tous les participants ou d'un participant en particulier. En haut de page se trouve une barre d'outils, regroupant notamment: un bouton «Lever la main» pour demander la parole lorsque les micros sont coupés par le modérateur de la réunion, un bouton «Vue» permettant de modifier la mise en page de l'écran, un bouton «Présenter» permettant de partager le bureau de votre ordinateur, ou une application particulière, avec les autres participants à la réunion, un bouton «Modérer» qui permet différentes actions (couper le son / la vidéo, inviter un nouveau participant, etc). Pour quitter la réunion, cliquer sur le bouton rouge situé en haut à droite de l'écran Rédigé par SERIA T / Adapté par DAAC Page 6 sur 8 Octobre 2011

7 La salle de réunion virtuelle en mode visio : en mode présentation :* Rédigé par SERIA T / Adapté par DAAC Page 7 sur 8 Octobre 2011

8 Astuce : Si vous avez un faible débit de connexion, et que cela se traduit par des images pixelisées et un son haché, il est possible d'améliorer les choses : cliquer sur le bouton en haut à droite de la page choisir «Paramètres client» dans la fenêtre «Paramètres» qui s'ouvre, choisir l'onglet «Réseau» dans «Bande passante» choisir «Câble/DSL faible» Assistance (établissements de l académie de Rennes) La plateforme d assistance informatique est à votre disposition pour tout renseignement complémentaire Formulaire en ligne : Adresse électronique : assistance@ac-rennes.fr Téléphone : (réservé en priorité à des problèmes liés aux accès au réseau interne ou à l internet). Rédigé par SERIA T / Adapté par DAAC Page 8 sur 8 Octobre 2011