Espace Numérique Régional de Santé Formation sur la messagerie sécurisée. Version Auteur : Nathalie MEDA

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1 Espace Numérique Régional de Santé Formation sur la messagerie sécurisée Version Auteur : Nathalie MEDA 1

2 Sommaire Introduction Qu est ce qu une messagerie sécurisée? Pourquoi utiliser une messagerie sécurisée? Les objectifs Comment ça fonctionne? Schéma Accès à la messagerie sécurisée Avantage du webmail ENRS Version Auteur : Nathalie MEDA 2

3 Sommaire Usage du webmail ENRS Obtenir un compte Se connecter Réception des messages Ecrire un nouveau message Le carnet d adresses Les pièces jointes L accusé réception Le correcteur orthographique La signature Classification de vos mails Signer et Chiffrer L entête HPRIM Version Auteur : Nathalie MEDA 3

4 Sommaire Le calendrier Créer un calendrier Création d un rendez-vous Partager votre calendrier Version Auteur : Nathalie MEDA 4

5 Introduction Qu est ce qu une messagerie sécurisée? Une messagerie sécurisée est une messagerie classique du marché à laquelle des fonctions de sécurité ont été ajoutées Pourquoi utiliser une messagerie sécurisée? Pour assurer le respect de la vie privée des patients dans le cadre d un échange d informations, tel qu il est exprimé dans l article L du code de la santé publique Version Auteur : Nathalie MEDA 5

6 Introduction Les objectifs : Garantir l'identité et la qualité du signataire grâce à l authentification Garantir l'intégrité du message grâce à la signature de l'expéditeur ; cela consiste à déterminer si les données n'ont pas été altérées durant la communication (de manière fortuite ou intentionnelle). Garantir la confidentialité du message grâce au chiffrement ; c est l'opération qui consiste à coder un message de façon à le rendre secret, il se fait généralement à l'aide d'une clef de chiffrement, le déchiffrement nécessite quant à lui une clef de déchiffrement. Version Auteur : Nathalie MEDA 6

7 Introduction Comment ça fonctionne? Objectif : Alice souhaite envoyer des données chiffrées à Bob Alice et bob possèdent chacun une paire de clés : Une clé publique qu ils diffusent librement et une clé privée qu ils conservent Alice chiffre son message avec la clé publique de Bob et lui envoie. Bob reçoit le message chiffré d Alice et le déchiffre avec sa propre clé privée. Pour résumer : si l'on chiffre un message en utilisant la clé publique d un destinataire, alors ce dernier peut déchiffrer le message en utilisant sa clé privée. Version Auteur : Nathalie MEDA 7

8 Introduction Schéma 1 Alice possède - Une clé publique - Une clé privée 3 Alice Mail signé avec la clé publique d Alice Déchiffre le mail avec la clé privée de A Mail signé avec la clé publique de Bob et chiffré avec la clé publique d Alice 2 Bob Bob possède - Une clé publique - Une clé privée Version Auteur : Nathalie MEDA 8

9 Introduction Accès à la messagerie sécurisée Vous pouvez consulter votre messagerie sécurisée : depuis le site de l ENRS ou (Accès via carte CPS ou par identifiant / mot de passe) ou en synchronisant un logiciel de messagerie (Outlook, Thunderbird, Safari, ) à la messagerie e-santé PACA. Avantages du Webmail ENRS PACA Votre messagerie est accessible à partir de tout poste qui possède un navigateur et qui est connecté à internet Tous les messages que vous conservez sont stockés sur le serveur de messagerie, votre poste client ne récupère pas de messages Votre messagerie est sauvegardée toutes les nuits Le logiciel vous assure toutes les fonctionnalités liées à la messagerie : lire, répondre, poster, détruire, trier les messages dans des dossiers Version Auteur : Nathalie MEDA 9

10 ENRS PACA Obtenir un compte Demande individuelle Demande groupée Détenteur de la carte CPx Pas de carte CPx Détenteur ou non d une carte CPx Insertion de la carte CPx dans le lecteur Remplir la demande d inscription sur le site ENRS Faire une demande au GCS qui vous enverra un fichier type Connexion sur site ENRS ou Création du compte après validation par le GCS ou Remplir le fichier avec les infos concernant les comptes à créer Taper votre code PIN Envoie du mot de passe par mail Envoie du mot de passe par mail à chaque personne Le compte est crée Le compte est crée Les comptes sont crées Version Auteur : Nathalie MEDA 10

11 Usage du webmail ENRS Ouvrir votre navigateur internet et indiquer l adresse du portail de l ENRS Indiquer votre identifiant et votre mot de passe ou Insérer votre carte CPS et indiquez votre code Cliquer sur l onglet Espace Numérique puis sur Messagerie Sécurisée Auteur : Nathalie MEDA - Version :

12 Usage du webmail ENRS A la première connexion vous devez obtenir votre certificat : Un certificat électronique est une carte d'identité numérique dont l'objet est d'identifier une entité physique ou non-physique Version Auteur : Nathalie MEDA 12

13 Usage du webmail ENRS Patientez quelques minutes Version Auteur : Nathalie MEDA 13

14 Usage du webmail ENRS Réception de messages Pour réceptionner les nouveaux mails Cliquez sur le bouton actualiser Les messages sécurisés Les messages non sécurisés Version Auteur : Nathalie MEDA 14

15 Usage du webmail ENRS Ecrire un nouveau message Envoi avec Accusé de lecture Le message est rédigé dans un nouvel onglet Ajout des destinataires Corps du message Version Auteur : Nathalie MEDA 15

16 Usage du webmail ENRS Carnet d adresses Il existe deux types de carnet d adresses : Vos carnets d adresses personnels, qui contiennent les contacts que vous conservez. Les carnets d adresses par défaut sont le carnet d adresses des contacts et celui des personnes contactées par mail Le GAL (Liste d adresses globale), annuaire régional Ajouter un contact : Le carnet d adresses Personnes contactées par mail se remplit automatiquement chaque fois que vous envoyez un mail à une adresse qui ne fait pas partie de vos autres carnets d adresses. Les adresses ainsi collectées sont personnelles et consultables que par le détenteur du compte Vous pouvez ajouter de nouveaux contacts depuis la barre d outils en cliquant sur le bouton nouveau ou en cliquant avec le bouton droit sur un nom dans l en-tête du message et en choisissant Contacts. Version Auteur : Nathalie MEDA 16

17 Usage du webmail ENRS Utiliser le carnet d adresses 1. Dans l onglet rédiger, cliquer sur Nouveau 2. Cliquez sur À : 3. Pour effectuer une recherche, choisissez Contacts ou Liste GAL. 4. Saisissez un nom ou une partie du nom dans le champ puis cliquez sur Rechercher Version Auteur : Nathalie MEDA 17

18 Usage du webmail ENRS Joindre des fichiers à votre mail Les mails peuvent inclure des pièces jointes. Vous pouvez joindre des documents, des feuilles de calcul, des photos, des diaporamas et d autres types de fichiers. Cliquez sur, la fenêtre Joindre un ou plusieurs fichiers s affiche Remarque : La taille maximale des pièces jointes pour un mail sécurisé est de 7 Mo et pour un mail non sécurisé de 14 Mo. Version Auteur : Nathalie MEDA 18

19 Usage du webmail ENRS L accusé de lecture Pour envoyer un accusé de lecture 2 1 Pour recevoir un accusé de lecture 3 Version Auteur : Nathalie MEDA 19

20 Usage du webmail ENRS Le correcteur orthographique Dans préférence, création de mail vous pouvez cocher l option «vérification orthographique obligatoire avant tout envoi de mail». Version Auteur : Nathalie MEDA 20

21 Usage du webmail ENRS La signature Dans préférence, signatures on peut créer une ou plusieurs signatures Lors de la rédaction du mail, on peut choisir d inclure ou non une signature Version Auteur : Nathalie MEDA 21

22 Usage du webmail ENRS Classification de vos mails Dossiers. Vous pouvez créer des dossiers pour organiser vos mails, et déplacer les mails en question d un dossier à l'autre, par exemple en retirant un mail du dossier "À faire" et en le dirigeant vers le dossier "Terminé". Indiquer le nom du dossier puis sélectionner l emplacement du nouveau dossier Version Auteur : Nathalie MEDA 22

23 Usage du webmail ENRS Classification de vos mails Conversations. Dans Affichage, vous pouvez regrouper les mails par conversation. Cette fonction prédéfinie regroupe automatiquement tous les mails envoyés et reçus avec le même objet dans un seule conversation Cliquer sur le triangle pour voir le détail de la conversation Version Auteur : Nathalie MEDA 23

24 Usage du webmail ENRS Classification de vos mails Filtres : Affichez l'onglet Préférences, puis Filtres. Vous pouvez créer des règles pour classer vos mails entrants selon les éléments de la ligne d'objet, l'expéditeur, le destinataire, et d'autres caractéristiques. 1. Choisir sur quel élément on souhaite filtrer 2. Choisir le critère du filtre 3. Choisir l action à exécuter Permet d appliquer le filtre aux s déjà reçus Version Auteur : Nathalie MEDA 24

25 Usage du webmail ENRS Classification de vos mails Tags. Vous pouvez utiliser les tags (labels) comme des vignettes sur des mails, puis utiliser la fonction de recherche pour afficher tous les mails avec un tag (label) spécifique. Remarque : Votre messagerie peut contenir jusqu à 300 Mo. Attention aux pièces jointes, dans la mesure du possible enregistrer la PJ sur votre PC ou sur le serveur de fichier et supprimer le message. Version Auteur : Nathalie MEDA 25

26 Usage du webmail ENRS Signer et chiffrer un mail 4 options possible : - Aucun chiffrement - Chiffrer le message - Signer le message - Signer / chiffrer le message Par défaut le message est envoyé signé et chiffré Signer le message permet de prouver l'identité du signataire (authentification) et de vérifier que le message n'a pas été modifié après avoir été signé (intégrité). Chiffrer le message permet de rendre ce message confidentiel, donc illisible par toute personne autre que son destinataire Version Auteur : Nathalie MEDA 26

27 Usage du webmail ENRS Le message d'erreur suivant peut apparaître Les causes possibles sont : - l adresse de messagerie saisie du destinataire n existe pas, - l adresse de messagerie n est pas une adresse de messagerie sécurisée, - la clé publique de cryptage du destinataire n a pas été trouvée dans le ou les annuaires de référence. Pour corriger le problème : - vérifier l adresse de messagerie auprès de votre correspondant, - s assurer qu il s agit d une adresse de messagerie sécurisée, - si les points 1) et 2) sont vérifiés, demander au correspondant de vous envoyer un message sécurisé à votre adresse de messagerie, - si ces trois points ont été vérifiés et que le problème persiste, prendre contact avec l administrateur de votre messagerie. Si vous souhaitez tout de même envoyer ce message, il est nécessaire de modifier les options et choisir «Aucun chiffrement» ou «Signer» pour uniquement signer le message. Version Auteur : Nathalie MEDA 27

28 Usage du webmail ENRS Envoyer un message HPRIM Tout mail peut être transformé en mail HPRIM en cliquant sur le bouton suivant H.PR.I.M (Harmoniser et PRomouvoir l'informatique Médicale) est une norme de transmission des examens de biologie. Initialement développée pour les laboratoires d'analyses médicales pour communiquer entre eux, cette norme a été ensuite utilisée pour transmettre les résultats aux médecins prescripteurs Version Auteur : Nathalie MEDA 28

29 Le calendrier Créer un calendrier : vous pouvez créer des nouveaux calendriers pour effectuer un suivi des différents types de fonctions. Par exemple, vous pouvez créer un calendrier pour le travail, un calendrier personnel, un calendrier de ressource, Version Auteur : Nathalie MEDA 29

30 Le calendrier Création d un rendez-vous Saisissez directement les rendez-vous dans le calendrier ; double-cliquez sur la date et l heure de début prévue. Cliquez sur Plus de détails si vous souhaitez ajouter des participants, bloquer la journée entière et/ou ajouter une description Version Auteur : Nathalie MEDA 30

31 Le calendrier Version Auteur : Nathalie MEDA 31

32 Le calendrier 1 Le sujet devient la description dans le calendrier. Ce champ est obligatoire. 2 Endroit - Pour remplir ce champ, vous pouvez saisir un lieu manuellement ou cliquer sur l onglet «Rechercher emplacements» et le sélectionner dans une liste préalablement remplie par l administrateur de messagerie (ex : liste des salles de réunion) 3 Afficher comme détermine si ce rendez-vous apparaît comme libre ou occupé sur la page des Participants au programme. 4 Marquer comme vous permet de signaler le message comme étant privé, public ou confidentiel. 5 Calendrier vous permet de rattacher un rendez-vous à un calendrier. Par défaut il propose «calendrier» celui crée par défaut 6 Dans la section Horaire, configurez la date et l'heure de la réunion. Entrez la date de début ou cliquez sur la flèche Bas pour afficher un calendrier et sélectionner une date. Sélectionnez la date de fin. Version Auteur : Nathalie MEDA 32

33 Le calendrier 7 Dans le champ Participants, saisissez les adresses mail, en les séparant par un pointvirgule (;). Lorsque vous commencez à saisir les noms, la fonction de saisie automatique affiche les noms correspondants dans votre liste de contacts. Pour vérifier les disponibilités (libre/occupé) des participants, activez l onglet Programme des participants. Lorsque vous saisissez les noms et adresses mail des participants et que les programmes des participants sont connus leurs disponibilités s affichent dans les barres horizontales à côté des noms. Retournez à l onglet Rendez-vous lorsque la liste des participants est terminée. 8 Utilisez le champ Texte pour ajouter des informations supplémentaires à inclure dans le mail. Pour ajouter des pièces jointes, cliquez sur Ajouter pièces jointes dans la barre d outils. 9 Cliquez sur Enregistrer. Une invitation est envoyée par mail à tous les participants et le rendez-vous s affiche sur leurs calendriers. Version Auteur : Nathalie MEDA 33

34 Le calendrier Partager votre calendrier avec d autres personnes : Version Auteur : Nathalie MEDA 34

35 Le calendrier Vous pouvez partager votre calendrier avec les utilisateurs ou groupes internes. Vous choisissez le type de privilèges à accorder : - Visionneur Le bénéficiaire peut consulter les activités inscrites sur votre calendrier ainsi que l état des demandes de réunion, mais il ne peut pas apporter de modifications à votre calendrier. - Gestionnaire Le bénéficiaire a toute liberté de créer des réunions, accepter ou refuser des invitations, ou modifier et supprimer des activités de votre calendrier. - Aucune c est une option pour désactiver temporairement l accès au calendrier partagé du cédant sans retirer les privilèges de partage. Le bénéficiaire dispose toujours du calendrier sur sa liste du Calendrier mais ne peut plus afficher ou gérer les activités sur le calendrier partagé du cédant. Vous pouvez partager votre calendrier avec les invités externes. Vous créez un mot de passe pour accéder au calendrier partagé. Les invités doivent saisir ce mot de passe pour pouvoir consulter le calendrier. Ils ne sont pas autorisés à apporter des modifications au calendrier. Vous pouvez partager votre calendrier avec le Public. Tout utilisateur ayant connaissance de l URL menant au calendrier partagé peut le consulter. Ils ne sont pas autorisés à apporter des modifications au calendrier. Version Auteur : Nathalie MEDA 35

36 Merci de votre attention Pour toute demande d information complémentaire : Nathalie MEDA nmeda@e-santepaca.fr Tél. : Version Auteur : Nathalie MEDA 36