SOMMAIRE ÉTAPES OBLIGATOIRES. Récupérer le connecteur... 3

Transcription

1

2 SOMMAIRE Futur Telecom a fait évoluer son service de messagerie professionnel Futur Office. Le présent document va vous accompagner pas à pas vers la récupération de vos divers éléments de messagerie suite à la migration de notre plateforme. ÉTAPES OBLIGATOIRES Récupérer le connecteur Désactiver l antivirus Récupérer le connecteur qui vous correspond Installer le connecteur Réactiver l antivirus... 7 Création du compte de messagerie... 8 Paramètres de messagerie Récupération des fichiers d archives Signature de messagerie Carnet d adresse société ÉTAPES FACULTATIVES Mise à jour des règles Reparamétrage des calendriers partagés Configuration des boîtes de service Configuration des Smartphones, Ipad Utilisation de Zimbra Desktop Utilisation d une autre messagerie

3 RÉCUPÉRER LE CONNECTEUR Si vous n avez pas d antivirus, passez à l étape «Installer le connecteur» page 4. Désactiver l antivirus Pensez après avoir installé le connecteur à réactiver l Antivirus. En bas à droite de votre ordinateur, à coté de l horloge, retrouvez le logo de votre antivirus. Une fois retrouvé, effectuez un clic droit sur l icône de votre Antivirus et désactivez-le, le temps de l installation du connecteur. Récupérer le connecteur qui vous correspond Identifier votre système : Au préalable, vous avez besoin de connaître les spécificités techniques de votre système : Savoir si votre système fonctionne en 32 Bits ou en 64 bits. Comment trouver cette information : Cliquez sur le logo Windows, et clic droit sur «ordinateur» et choisir «propriétés». APRÈS LA MIGRATION - RÉCUPÉRER LE CONNECTEUR 3

4 RÉCUPÉRER LE CONNECTEUR Installer le connecteur Maintenant, téléchargez le connecteur qui correspond à votre système. Vous avez besoin d un logiciel spécifique «connecteur» pour qu Outlook puisse fonctionner avec votre nouveau système de messagerie. Rendez vous sur la page Une fenêtre va s ouvrir sur cette page, et vous proposera le téléchargement du connecteur (sur la pop up) : Votre système fonctionne en 32 bit : cliquez ici. Votre système fonctionne en 64 bit : cliquez ici. Voici les étapes à suivre pour installer le connecteur : 1 ) Une fois téléchargé, double cliquez sur le logiciel. Voici la première fenêtre qui apparaît : Cliquez sur «Suivant». APRÈS LA MIGRATION - RÉCUPÉRER LE CONNECTEUR 4

5 RÉCUPÉRER LE CONNECTEUR 2 ) Cliquez sur : «J accepte les termes du Contrat de licence» après l avoir lu. 3 ) Cliquez sur «Suivant» pour confirmer l installation. APRÈS LA MIGRATION - RÉCUPÉRER LE CONNECTEUR 5

6 RÉCUPÉRER LE CONNECTEUR 4 ) Laissez la barre de défilement aller au bout et cliquez sur «Fermer». APRÈS LA MIGRATION - RÉCUPÉRER LE CONNECTEUR 6

7 RÉCUPÉRER LE CONNECTEUR Réactiver l antivirus En bas à droite de votre ordinateur, à coté de l horloge, retrouvez le logo de votre antivirus. Une fois votre logo retrouvé, effectuez un clic droit sur l icône de votre Antivirus et activez-le. APRÈS LA MIGRATION - RÉCUPÉRER LE CONNECTEUR 7

8 CRÉATION DU COMPTE DE MESSAGERIE Comme actuellement, vous aurez deux accès pour utiliser votre messagerie : En Webmail et via Outlook. L objectif de cette étape est de configurer votre nouveau compte de messagerie pour pouvoir l utiliser via Outlook. En prérequis du paramétrage : - Nous devons vérifier si le connecteur pour Outllook a bien été installé sur votre poste. - Nous devons identifier où se trouvent vos fichiers d archives (.pst). Prérequis 1 : Vérifiez que votre connecteur est bien installé. Cliquez sur «Démarrer» puis «Panneau de configuration». Cliquez sur «Programmes et fonctionnalités». APRÈS LA MIGRATION - CRÉATION DU COMPTE DE MESSAGERIE 8

9 CRÉATION DU COMPTE DE MESSAGERIE Merci de vous rendre à la page 3 afin de suivre la procédure globale pour récupérer le connecteur. Prérequis 2 : Allez récupérer l emplacement de vos archives. Cliquez sur «Démarrer» puis «Panneau de configuration». APRÈS LA MIGRATION - CRÉATION DU COMPTE DE MESSAGERIE 9

10 CRÉATION DU COMPTE DE MESSAGERIE Cliquez sur «Courrier», si vous n avez pas cette option, c est qu il doit y avoir un filtre sur catégorie, sélectionnez le mode «Grandes icones». Cliquez sur «Courrier» et enfin sur «Fichiers de données...». Dans «Fichier de données» se trouve la liste de tous vos fichiers d archives ( extension.pst ), notez les noms et emplacements, faites un imprime écran si nécessaire. Cliquez sur «OK». APRÈS LA MIGRATION - CRÉATION DU COMPTE DE MESSAGERIE 10

11 PARAMÈTRES DE MESSAGERIE Maintenant, nous allons démarrer le paramétrage de votre compte. Fermez Outlook si ce n est pas déjà fait. Cliquez sur «Démarrer», «Panneau de configuration» et enfin sur «Programmes et fonctionnalités». Cliquez sur «Courrier», si vous n avez pas cette option, c est qu il doit y avoir un filtre sur «Catégories», sélectionnez le mode «Grandes icones». Cliquer sur «Afficher les profils». APRÈS LA MIGRATION - PARAMÈTRES DE MESSAGERIE 11

12 PARAMÈTRES DE MESSAGERIE Cliquez sur «Ajouter» : Saisissez un nouveau nom de profil : «Futuroffice», et cliquez sur «OK». Cliquez sur «Configurer manuellement les paramètres» et «Suivant». Cochez la case «Autre» et sélectionnez le serveur «Zimbra Collaboration Server» et «Suivant». APRÈS LA MIGRATION - PARAMÈTRES DE MESSAGERIE 12

13 PARAMÈTRES DE MESSAGERIE La fenêtre suivante apparaît : - Nom du serveur : futuroffice.fr :443 - Adresse mail : Saisir votre adresse mail - Password : (inchangé) Renseignez ici le mot de passe communiqué par Futur Telecom début et mi juin. Si vous ne retrouvez pas votre mot de passe, rapprochez vous de votre gestionnaire de messagerie. Lors de votre première connection, il vous sera demandé de changer de mot de passe en respectant le niveau de sécurité maximum de : «7 caractères, 1 chiffre, 1 minuscule et 1 majuscule». La fenêtre suivante apparaît : Sélectionnez le compte «Futuroffice» et cochez la case «Toujours utiliser ce profil». Cliquez sur «Appliquer» puis sur «OK». L étape est terminée. APRÈS LA MIGRATION - PARAMÈTRES DE MESSAGERIE 13

14 RÉCUPÉRER LES FICHIERS D ARCHIVES Lancez Outlook. Cette étape permet de récupérer vos fichiers d archives de mail (.pst). Vos.pst se trouvent aux emplacements notés précédemment. ( cf procédure prérequis n 2 page 9 ). Cliquez sur «Fichier», «Ouvrir» et cliquez sur «Ouvrir le fichier de données Outlook». Sélectionnez votre pst ( reprendre l emplacement où vous avez noté précédemment vos archives «.pst», et cliquez sur «OK». ( cf procédure prérequis n 2 page 9 ). Pour des version antérieures d Outlook : Cliquez sur «fichier», puis cliquez sur «Gestion des fichiers de données», puis sur «Ajouter» et Sélectionnez l archive que vous souhaitez intégrer à votre messagerie. Renouvellez ces operations pour toutes les archives que vous voulez intégrer. Attention : Rassurez vous, les éléments historique ( s / calendrier ) de votre messagerie seront chargés progressivement durant la semaine de migration. APRÈS LA MIGRATION - RÉCUPÉRER LES FICHIERS D ARCHIVES 14

15 SIGNATURE DE MESSAGERIE L objectif de cette étape est de reconfigurer votre signature. 2 options : Si il y a une image dans votre signature, nous vous conseillons de la recréer complétement. S il n y a pas d image, il suffira de mettre votre signature comme signature par défaut. Sur Outlook 2010 : Allez dans Outlook, Cliquez sur «Fichier», puis «Options». Sélectionnez l item «Courrier», cliquez sur «Signatures...». APRÈS LA MIGRATION - SIGNATURE DE MESSSAGERIE 15

16 SIGNATURE DE MESSAGERIE Sur Outlook 2007 : Dans Outlook, cliquez sur «Outils», «Options», onglet «format du courrier», cliquez sur «Signatures». Sur Outlook 2007 et Outlook 2010 : Par défaut, la valeur «Aucune» est selectionnée dans les menus déroulant. Sélectionnez le nom de votre signature ( créée et enregistrée au préalable) pour les «Nouveaux messages» et les «Réponses & Transferts». APRÈS LA MIGRATION - SIGNATURE DE MESSSAGERIE 16

17 CARNET D ADRESSE SOCIÉTÉ L objectif de cette étape est de mettre le carnet d adresse de la société comme carnet d adresse par défaut. Sur Outlook : Cliquez sur «Carnet d adresse», une fenêtre s ouvre, cliquez sur «Outils» puis «Options». Cliquez sur «Commencer avec la liste d adresses globale», et cliquez sur «OK». Sur Outlook 2010 : Cliquez sur «Personnalisé», sélectionnez «Global Address List», et dans la sélection «Lors de l ouverture du carnet d adresse» sélectionnez «Global Adress List» également. APRÈS LA MIGRATION - SIGNATURE PAR DÉFAUT 17

18 CARNET D ADRESSE SOCIÉTÉ Sur Outlook 2007 : Sélectionnez «Liste d adresses globale», puis le nom de votre carnet d adresse. VOUS VENEZ DE PARAMÉTRER LES ÉLÉMENTS ESSENTIELS DE VOTRE MESSAGERIE. APRÈS LA MIGRATION - CARNET D ADRESSE SOCIÉTÉ 18

19

20 MISE À JOUR DES RÈGLES Création des règles : Nous vous conseillons de créer vos règles sur le webmail de votre messagerie. Allez sur le webmail pour recréer vos différentes regles. Pour accéder à votre webmail, connectez vous via : Afin d accéder à votre messagerie personnelle, vous devez vous identifier par votre adresse mail et votre mot de passe : 1. Utilisateur : @entreprise.fr 2. Mot de passe : xxxxxx 3. Cliquez sur connexion Sur Outlook 2010 : Allez dans «Fichier», «Informations» et onglet «Gérer les règles et les alertes». Sur Outlook 2007 : Allez sur «Outils» «Règles et alertes». APRÈS LA MIGRATION - MISE À JOUR DES RÈGLES 20

21 REPARAMÉTRAGE DES CALENDRIERS PARTAGÉS Cette étape consiste à reconfigurer vos calendriers partagés. Allez dans le webmail et reconfigurez vos partages. Cliquez sur «Calendrier», puis dans l arborescence de gauche, faites un clic droit et sélectionnez «Partage de calendrier». User1 : L utilisateur qui doit partager son calendrier va dans son webmail, onglet «Préférence», sélectionne «Partage» dans le menu de droite, et crée un partage avec l utilisateur de son choix, en sélectionnant le niveau d autorisation (visionneur ou gestionnaire) : APRÈS LA MIGRATION - REPARAMÉTRAGE DES CALENDRIERS PARTAGÉS 21

22 REPARAMÉTRAGE DES CALENDRIERS PARTAGÉS User2 : L utilisateur qui veut avoir le calendrier de «User1» visible dans son calendrier d Outlook, doit l ouvrir depuis son Outlook : - Sur Outlook 2007 : Fichier / Ouvrir / «Boite aux lettres d un autre utilisateur» - Sur Outlook 2010 : Onglet Zimbra / «Ouvrir la boite aux lettres d un autre utilisateur» Les rendez-vous privés apparaîssent masqués. APRÈS LA MIGRATION - REPARAMÉTRAGE DES CALENDRIERS PARTAGÉS 22

23 CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE Définition : Une boîte aux lettres de service est une Boîte au lettres générique du type : ( service client, service technique, contact, presse ) utilisée et/ou accessible par plusieurs utilisateurs. L objectif est de configurer les boîtes de service afin de pouvoir envoyer des mails en tant que «Service client» ou autre -Sur Outlook 2007 : Allez sur Outlook, «Fichier», et cliquez sur «Paramètres du compte». -Sur Outlook 2010 : Allez sur Outlook, «Outils», «Options» et cliquez «Paramètres du compte». Cliquez sur «Nouveau». Cochez «Compte de messagerie» ou «Microsoft Exchange, POP 3, IMAP ou SMTP», et cliquez sur «Suivant». APRÈS LA MIGRATION - CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE 23

24 CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE Cochez la case «Configurer manuellement les paramètres», cliquez sur «Suivant». Cochez «Messagerie Internet», puis «Suivant». Saisir : - Le nom de la boite de service (exemple : service.client) - L adresse de messagerie de la boite de service (ex.: service.client@futurtelecom.com) - Type de compte : IMAP - Adresse de courrier entrant : futuroffice.fr - Adresse de courrier sortant : futuroffice.fr - Nom d utilisateur : adresse de messagerie de la boite de service (ex.: service.client@futurtelecom.com) - Le mot de passe de la boite de service - Cocher «Mémoriser le mot de passe» APRÈS LA MIGRATION - CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE 24

25 CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE Cliquez sur «Paramètres supplémentaires» : 1 ) Allez dans «Serveur sortant», cochez «Mon serveur sortant (SMTP) requiert une authentification», puis utilisez les mêmes paramètres que «Mon serveur de courrier entrant». 2 ) Allez dans «Options avancées», renseignez «Serveur entrant (IMAP)» = 993 avec SSL et «Serveur de courrier sortant (SMTP)» = 465 avec SSL, Cliquez sur «OK», «Suivant» et «OK», la deuxième boîte apparaît dans Outlook. Ensuite, allez dans «Serveur sortant», et cochez la case «Mon serveur sortant (SMTP) requiert une authentification», puis cliquez sur «OK». APRÈS LA MIGRATION - CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE 25

26 CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE Faites un clic droit sur la BAL de service concerné, puis «dossiers IMAP». Décochez «Lors de l affichage» puis cliquez sur «OK». APRÈS LA MIGRATION - CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE 26

27 CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE Signature de votre Boite aux lettres de service Pour éviter de sélectionner votre signature à chaque envoi depuis une BAL de service, voici la manipulation. Se rendre dans «Outils / Options / Format courrier», puis «Signatures...». Sélectionnez votre BAL de service. APRÈS LA MIGRATION - CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE 27

28 CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE Puis modifiez avec votre nom via le menu déroulant, pour «Nouveaux messages» et «Réponses/transferts». Pour envoyer un mail : Cliquez sur «Compte» et sélectionnez le compte émetteur du mail. APRÈS LA MIGRATION - CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE 28

29 CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE Pour éviter que les mails supprimés restent barrés dans votre boîte de service, appliquez la procédure ci-dessous : Lorsque vous marquez un élément sur un serveur de messagerie IMAP pour suppression, l élément apparaît barré dans la liste d en-tête. Cependant, l élément n est pas supprimé du serveur de messagerie IMAP tant qu une commande de purge n a pas été utilisée. Remarque : Vous pouvez modifier l affichage d un dossier IMAP de manière à ce que les éléments marqués pour suppression ne s affichent pas. Dans le menu Affichage, pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur Masquer les messages marqués pour suppression. Si vous utilisez le volet de lecture, vous devez l activer à nouveau après avoir utilisé cette commande. Dans le menu Affichage, pointez sur Volet de lecture, puis cliquez sur Droite ou Bas. Si vous ne purgez pas périodiquement les éléments supprimés, vous pouvez atteindre et dépasser l espace disque alloué par le serveur de messagerie électronique. Si vous dépassez l espace disque alloué, vous ne pouvez plus recevoir de messages ou vous risquez de payer des taxes supplémentaires facturées par votre fournisseur de services Internet. Purger manuellement les éléments supprimés Pour supprimer définitivement les éléments marqués pour suppression : 1. Cliquez sur un dossier dans le compte de messagerie IMAP. 2. Dans le menu Edition, pointez sur Purger le dossier «Éléments supprimés». 3. Effectuez l une des opérations suivantes : - Cliquez sur «Effacer les éléments marqués» dans «dossier». Seuls les éléments marqués pour suppression dans le dossier sont purgés sur le serveur de messagerie IMAP. - Cliquez sur «Effacer les éléments marqués» dans «compte de messagerie électronique». Tous les éléments marqués pour suppression dans un dossier de ce compte de messagerie électronique IMAP sont purgés sur le serveur de messagerie IMAP. - Cliquez sur «Purger les éléments marqués» dans «tous les comptes». Tous les éléments marqués pour suppression dans un dossier des comptes de messagerie électronique IMAP sont purgés sur le serveur de messagerie IMAP. Remarque : Vous devez travailler en ligne avec le serveur de messagerie pour que la fonctionnalité soit opérationnelle. Conseil : Ajout de la commande Vider à une barre d outils. Dans le menu Outils, cliquez sur Personnaliser. Dans l onglet Commandes, sous Catégories, cliquez sur Modifier. Sous Commandes, faites glisser la commande Vider dans une barre d outils. APRÈS LA MIGRATION - CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE 29

30 CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE Purger automatiquement les éléments supprimés Vous pouvez configurer Microsoft Outlook de sorte que lorsque vous permutez entre des dossiers, les éléments marqués pour suppression soient purgés sur le serveur de messagerie IMAP. 1. Cliquez sur un dossier dans le compte de messagerie IMAP. 2. Dans le menu Edition, pointez sur Purger le dossier «Éléments supprimés». 3. Cliquez sur Options de purge. La boîte de dialogue «Paramètres de messagerie» Internet s affiche. 4. Sur l onglet Général, sous l option Options de vidage, cochez la case «Vider les éléments en changeant de dossier en ligne». Remarque : Vous devez travailler en ligne avec le serveur de messagerie pour que la fonctionnalité soit opérationnelle. Pour avoir uniquement accès à la boîte, cliquez sur «Fichier / Ouvrir / Boîtes aux lettres d un autre utilisateur», et choisissez la boîte concernée dans le carnet d adresse. APRÈS LA MIGRATION - CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE 30

31 CONFIGURATION DES SMARTPHONES, IPAD... Pour les personnes utilisant leur messagerie sur des Smartphones, Ipad Il va falloir reparamétrer votre terminal. L URL ci-après explique comment faire : Cliquez sur «Après la migration» puis sur «Mise à jour sur smartphones & tablettes» et laissez vous guider. Choisir pour Nom de domaine + services collaboratifs, puis son OS mobile. De manière générale, voici les informations à renseigner : - Adresse : Saisir votre adresse mail - Serveur : futuroffice.fr - Domaine : Laisser ce champ vide - Nom d utilisateur : Saisir à nouveau votre adresse mail - Mot de passe : Saisir votre mot de passe de messagerie Accepter tous les types de certificats si on vous le demande. SI vous n arrivez pas à faire fonctionner votre messagerie sur votre Smartphone en modifiant ces données, nous vous conseillons alors d effacer ce compte et de le recréer. ( Le fait d effacer ce compte ne vous fera perdre aucune information ). APRÈS LA MIGRATION - CONFIGURATION DES SMARTPHONES, IPAD... 31

32 UTILISATION DE ZIMBRA DESKTOP COMMENT UTILISER ZIMBRA DESKTOP? SI vous décidez de ne plus utiliser Outlook, nous vous proposons un outil de gestion de votre messagerie à télécharger gratuitement sur «l espace de telechargement» accessible via Laissez charger le logiciel et laissez vous guider. APRÈS LA MIGRATION - UTILISATION DE ZIMBRA DESKTOP 32

33 UTILISATION DE ZIMBRA DESKTOP Une fois chargé, on vous demande d exécuter le programme : Cliquez sur «Exécuter». APRÈS LA MIGRATION - UTILISATION DE ZIMBRA DESKTOP 33

34 UTILISATION D UNE AUTRE MESSAGERIE VOUS UTILISEZ UN AUTRE CLIENT DE MESSAGERIE ( THUNDERBIRD, MAIL... ) Vous devez paramétrer en IMAP votre Boîte. Attention, avec ces clients messagerie, vous n aurez pas accès à toutes les fonctionnalités que peut proposer ZIMBRA avec son desktop ou en mode connecté «Webmail». - Adresse de courrier sortant : futuroffice.fr - Nom d utilisateur : adresse de nomdedomaine.fr - Le mot de passe (envoyé courant du mois de juin par Futur telecom) - Cocher «Mémoriser le mot de passe» Cliquez sur «Paramètres supplémentaires» : 1 ) Allez dans «Serveur sortant», cochez «Mon serveur sortant (SMTP) requiert une authentification», puis utilisez les mêmes paramètres que «Mon serveur de courrier entrant». 2 ) Allez dans «Options avancées», renseignez «Serveur entrant (IMAP)» = 993 avec SSL et «Serveur de courrier sortant (SMTP)» = 465 avec SSL, cliquez sur «OK». APRÈS LA MIGRATION - UTILISATION D UNE AUTRE MESSAGERIE 34

35