Cher utilisateur, Nous vous souhaitons une excellente utilisation d INES.FreeEdition. L équipe INES info@ines.eu

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1 INES.Free Edition Premiers pas Septembre 2007 Connexion au compte INES.Free Edition Consultation de l aide en ligne Changement de mot de passe Création du second utilisateur Import de contacts dans INES.Free Edition Configuration de votre messagerie Cher utilisateur, Nous tenons à vous souhaiter la bienvenue en tant que nouvel utilisateur des solutions INES et vous remercions de la confiance que vous nous témoignez. Nous allons vous présenter ici les éléments principaux à votre disposition pour bénéficier pleinement de votre compte. Nous vous souhaitons une excellente utilisation d INES.FreeEdition. L équipe INES info@ines.eu Premiers pas avec INES.FreeEdition 09/2007 Page 1

2 CONNEXION A VOTRE COMPTE INES.Free Edition : Vos paramètres de connexion vous ont été envoyé par , à l adresse renseignée dans notre formulaire d inscription. Ensuite, il suffit de vous rendre sur l adresse : url: ou pour toute utilisation sur PDA et d y saisir votre compte / login (nom d utilisateur) / mot de passe : Après avoir validé, vous arriverez dans votre compte INES.Free Edition. Vous découvrirez alors sur la gauche de votre écran le menu d INES, avec les liens pour exploiter toutes les ressources de l application, notamment : - Accès rapide : pour rechercher une société, voir vos tâches à accomplir, créer une société - Menu : pour accéder aux différents modules auxquels vous avez accès - Portail : pour accéder à l aide en ligne d INES Le signe «+» ou «-» qui apparaît en face de chaque partie du menu permet de faire apparaître ou disparaître cette partie, comme dans l exemple ci-après : Premiers pas avec INES.FreeEdition 09/2007 Page 2

3 CONSULTER L AIDE EN LIGNE POUR DEMARRER AU MIEUX : Faire afficher le portail en cliquant sur le «+» comme présenté ci-dessus (si toutes les parties du menu sont ouvertes, il se peut que vous ne voyiez plus la partie «Portail» : dans ce cas, cliquer sur les «-» pour réduire une ou plusieurs parties). Cliquer ensuite sur «Aide». L aide en ligne d INES va s ouvrir dans une nouvelle fenêtre : Nous vous invitons à la consulter pour faciliter votre démarrage d INES, et en particulier pour les points suivants : - introduction au fonctionnement d INES pour une bonne prise en main de l application - contact : comment gérer vos prospects, clients, partenaires - administration : tout pour paramétrer votre compte, ajouter un utilisateur - agenda : comment consulter votre agenda sous INES - messagerie : pour configurer votre messagerie actuelle sous INES et historiser vos s Chaque rubrique reprend l ensemble des informations à savoir pour chaque module. Notamment, la rubrique Administration vous expliquera comment administrer votre compte INES. Nous vous détaillons dans ce document deux des actions que vous pourriez être amenés à mener dès la création de votre compte : modifier votre mot de passe, et ajouter votre 2 nd utilisateur. Premiers pas avec INES.FreeEdition 09/2007 Page 3

4 MODIFIER SON MOT DE PASSE : A la création de votre compte, vous êtes défini comme administrateur de votre compte INES.FreeEdition, et avez donc accès à l administration de votre compte. Pour changer un mot de passe, vous devez vous rendre dans la gestion des utilisateurs, accessible dans votre Administration. Cliquez sur «Admin» dans le menu à gauche de votre écran : Ensuite, dans le menu Administration, cliquez sur «utilisateurs» : Vous arrivez sur les détails de vos utilisateurs, et il va falloir cliquer sur le nom de l utilisateur (lien en bleu) pour lequel vous souhaitez modifier le mot de passe : Premiers pas avec INES.FreeEdition 09/2007 Page 4

5 Sur l écran suivant, vous pouvez changer le mot de passe de l utilisateur, et cliquer sur «Valider» une fois que vous avez fini. Le nouveau mot de passe remplace désormais celui préalablement existant. AJOUTER LE SECOND UTILISATEUR : Pour créer un second utilisateur, nous vous invitons à commencer par créer un second accès à votre compte INES.Free Edition : nous parlerons ici d abonnement. Rendez-vous dans votre Administration, en suivant les mêmes premières étapes que pour le changement de mot de passe, et cliquez simplement sur «Abonnements» dans la gestion de votre compte : Premiers pas avec INES.FreeEdition 09/2007 Page 5

6 Vous disposez sous les yeux de la liste de vos abonnements, et devez cliquer sur «Ajouter» en haut de votre écran pour en créer un second : L écran suivant vous propose d ajouter un autre abonnement INES.Free Edition. Pour pouvoir valider sa création (en cliquant sur le bouton «Ajouter»), vous devez d abord cocher la case d acceptation des conditions générales : Le second abonnement INES.Free Edition figure maintenant parmi la liste de vos abonnements : Premiers pas avec INES.FreeEdition 09/2007 Page 6

7 Nous allons maintenant créer un second utilisateur, auquel nous rattacherons le nouvel abonnement. Nous nous rendons dans l administration sur la liste de nos utilisateurs (comme pour changer le mot de passe), et cliquons en haut sur «Ajouter» : Il faut ici créer l utilisateur, notamment lui définir un login (nom d utilisateur) et un mot de passe de connexion à INES. Sur le même écran, vous attribuer un abonnement à l utilisateur. Pour être disponible ici, l abonnement doit avoir été créé au préalable (voir explications ci-dessus), et ne pas être déjà affecté à un autre utilisateur : En validant, vous arrivez dans le module de paramétrage de l utilisateur. Pour plus de détails sur ce que vous pouvez paramétrer, merci de vous référer à l aide en ligne. Votre 2 nd utilisateur peut désormais se connecter, et vous pouvez exploiter toute la dimension collaborative des applications CRM INES. Premiers pas avec INES.FreeEdition 09/2007 Page 7

8 IMPORTER DES CONTACTS : Vous pouvez importer dans votre compte INES des carnets d adresses, ou bases de contacts et sociétés, qu ils proviennent d applications comme Outlook ou d un tableur comme Microsoft Excel. Cette importation n a rien de compliqué, mais elle se compose de plusieurs étapes. Un guide pas à pas existe : nous vous décrivons ici comment télécharger ce guide. Vous constaterez que la première étape consistera à enregistrer vos contacts existants dans un fichier au format CSV (ce format est celui le plus couramment proposé par les autres applications). Vous accédez à l import depuis l Administration de votre compte : En cliquant sur «Sociétés et Contacts», vous arrivez sur l écran ci-après, sur lequel vous pouvez télécharger le guide utilisateur complet pour l import de vos données : C est dans ce guide que vous trouverez toutes les explications relatives à l import de données dans votre base INES.Free Edition, ainsi que des fichiers modèles à exploiter pour vous faciliter l import. Premiers pas avec INES.FreeEdition 09/2007 Page 8

9 CONFIGURER VOTRE COMPTE DE MESSAGERIE : INES vous permet d envoyer et recevoir des s tout en conservant votre adresse actuelle. Pour cela, la première chose à faire est de vous munir des paramètres de votre compte de messagerie actuel (les demander si besoin à votre administrateur réseau ou responsable informatique). Vous devez ensuite vous rendre dans la messagerie INES depuis le menu à gauche de votre écran : Ce qui vous fera arriver sur cet écran : Premiers pas avec INES.FreeEdition 09/2007 Page 9

10 Il ne vous reste qu à renseigner les champs avec les valeurs liées à votre compte de messagerie (obtenues auprès de votre responsable informatique). Pour les champs «Port» et «Ordre», vous pouvez les laisser vides, ils se rempliront tout seul. La case à cocher «Copie sur Serveur» permet de laisser éventuellement sur votre serveur une copie des messages récupérés dans INES (attention à penser alors à le vider régulièrement en fonction de sa capacité). Enfin, vous pouvez créer votre signature. L étape suivante consiste à «Tester» votre adresse, en cliquant sur le bouton du même nom en bas de votre écran. Cela vous fera arriver sur cet écran de confirmation : Cliquez ensuite sur retour, puis validez la configuration de votre adresse de messagerie. Vous pouvez répéter cette manipulation autant de fois que vous le souhaitez, pour ajouter autant d adresses que voulu. Premiers pas avec INES.FreeEdition 09/2007 Page 10

11 Désormais, lorsque vous cliquerez sur «Messagerie» dans le menu INES à gauche de votre écran, vous arriverez sur votre messagerie configurée, avec accès notamment à votre ou vos boîte(s) de réception (attention, pour que vos s envoyés soient historisés, vous devez les faire partir depuis la fiche société de votre contact) : Nous vous renouvelons nos vœux d excellente utilisation de votre application INES.Free Edition. Pour aller plus loin dans l utilisation d INES, suivre une formation, faire évoluer votre compte vers d autres versions de nos applications ou ajouter plus d utilisateurs, nous vous invitons à nous contacter par mail : info@ines.eu FIN DU DOCUMENT Premiers pas avec INES.FreeEdition 09/2007 Page 11