SELENE : Guide d utilisation de l outil de remontée des fichiers de promouvables

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1 SELENE : Guide d utilisation de l outil de remontée des fichiers de promouvables DGRH-A 1 19/11/2013

2 Sommaire SELENE Guide d utilisation de l outil de remontée des fichiers de promouvables IDENTIFICATION 3 ACTION : AJOUT/MODIFICATION 4 Choix de la remontée :Promouvables ELECTRA liste CSV et fiches de synthèse PDF 4 Choix de la remontée :Promouvables ELECTRA liste CSV seule 8 ACTION : SUPPRESSION 11 ACTION : MODIFICATION INDIVIDUELLE 13 DGRH-A 2 19/11/2013

3 IDENTIFICATION L identification de l établissement se fait au moyen du numero UAI et du code secret. Dans le menu bleu à gauche de l écran, sélectionner l item «Remontée de fichiers» dans la rubrique «SELENE» Deux types de remontée ELECTRA vous sont proposés : - Promouvables ELECTRA (liste CSV et fiches de synthèse PDF). - Promouvables ELECTRA (liste CSV seule DGRH-A 3 19/11/2013

4 ACTION :AJOUT/MODIFICATION SELENE Guide d utilisation de l outil de remontée des fichiers de promouvables Choix de la remontée :Promouvables ELECTRA liste CSV et fiches de synthèse PDF Dans l écran «Informations agents», sélectionner le type d agent «Promouvables ELECTRA (liste CSV et fiches de synthèse PDF)» dans le menu déroulant et positionner le bouton radio sur «Ajout/Modification» Puis cliquer sur Une fois le fichier CSV extrait de votre système d information, vous devez l envoyer vers GALAXIE. Pour cela : - cliquer sur - puis sélectionner le fichier sur votre disque dur - et enfin, cliquer sur Une fois les fiches de synthèse PDF constituées vous devez les envoyer vers GALAXIE. DGRH-A 4 19/11/2013

5 Pour cela : SELENE Guide d utilisation de l outil de remontée des fichiers de promouvables - cliquer sur - puis sélectionner le fichier ZIP sur votre disque dur - et enfin, cliquer sur Lorsque les deux fichiers à traiter ont été téléchargés, cliquer sur Puis DGRH-A 5 19/11/2013

6 Les fichiers sont en cours de traitement. SELENE Guide d utilisation de l outil de remontée des fichiers de promouvables Pour consulter le rapport du traitement, sélectionner l item «remontée de fichiers dans la rubrique «SELENE» dans le bandeau bleu à gauche de l écran puis cliquer sur le bouton. Cet écran permet de consulter : L historique des opérations par types de population et opération avec affichage : - du nombre de lignes traitées - du nombre de lignes correctes ; - du nombre de lignes erronées. DGRH-A 6 19/11/2013

7 Les comptes rendus des opérations de création mise à jour. Lorsque le traitement est effectué, doivent apparaître dans cette rubrique le fichier CSV et le fichier ZIP des fiches de synthèses téléchargés, mais aussi le fichier LOG de compte rendu du traitement. Ce fichier LOG vous permet, si vous obtenez des lignes en erreur, de repérer, afin de corriger, les enregistrements rejetés. Il est composé d une ligne par NUMEN d agent contenant la mention «OK» si l enregistrement a bien été pris en compte en création ou en mise à jour ou un message indiquant la cause du rejet de l enregistrement. DGRH-A 7 19/11/2013

8 Dans ce dernier cas, vous devez dans le fichier CSV initial repérer le champ en erreur en vous référant à l ordre de classement des rubriques du DATUM (structure du fichier), le corriger, télécharger de nouveau les deux fichiers vers l application et lancer de nouveau le traitement des fichiers. Choix de la remontée :Promouvables ELECTRA LISTE CSV seule Sélectionner «Promouvables ELECTRA (liste CSV seule)» dans le menu déroulant et positionner le bouton radio sur «Ajout/Modification» Puis cliquer sur Une fois le fichier CSV extrait de votre système d information ou constitué par vos soins, vous devez l envoyer vers GALAXIE. Pour cela : - cliquer sur - puis sélectionner le fichier sur votre disque dur - et enfin, cliquer sur DGRH-A 8 19/11/2013

9 Lorsque le fichier à traiter a été téléchargé, cliquer sur Puis Le fichier est en cours de traitement. DGRH-A 9 19/11/2013

10 Pour consulter le rapport du traitement, sélectionner l item «remontée de fichiers dans la rubrique «Outils communs» dans le bandeau bleu à gauche de l écran puis cliquer sur le bouton SELENE Guide d utilisation de l outil de remontée des fichiers de promouvables. Lorsque le traitement est effectué, doivent apparaître dans cette rubrique le fichier CSV téléchargé, mais aussi le fichier LOG de compte rendu du traitement. Ce fichier LOG vous permet de contrôler le bon déroulement du traitement ou de repérer, afin de corriger, les enregistrements rejetés. Il est composé d une ligne par NUMEN d agent contenant la mention «OK» si l enregistrement a bien été pris en compte en création ou en mise à jour ou un message indiquant la cause du rejet de l enregistrement. DGRH-A 10 19/11/2013

11 Dans ce dernier cas, vous devez dans le fichier CSV initial repérer le champ en erreur en vous référant à l ordre de classement des rubriques du DATUM (structure du fichier), le corriger, télécharger de nouveau le fichier vers l application et lancer de nouveau le traitement des fichiers. ACTION : SUPPRESSION Vous avez la possibilité de supprimer un ou plusieurs enregistrements des fichiers téléchargés. La procédure est identique pour les deux types de remontée proposés Sélectionner le type d agent concerné dans le menu déroulant et positionner le bouton radio sur «Suppression» Puis cliquer sur DGRH-A 11 19/11/2013

12 Sélectionner un ou plusieurs critères puis cliquer sur ou cliquer directement sur pour obtenir l intégralité des agents Sélectionner les enregistrements à supprimer en cochant la case en fin de ligne puis cliquer sur le bouton en bas de page Valider la suppression en cliquant sur le bouton Attention : cette action est irréversible. DGRH-A 12 19/11/2013

13 ACTION : MODIFICATION INDIVIDUELLE Vous avez la possibilité d effectuer des modifications de données directement à partir de l interface. Si un enseignant vous informe d une erreur de section, de Numen dans son dossier, il vous suffit de sélectionner le type de remontée dans le menu déroulant et positionner le bouton radio sur «Modification individuelle» Sélectionner un ou plusieurs critères puis cliquer sur sur pour obtenir l intégralité des agents ou cliquer directement Cliquer sur le Numen de l enseignant pour lequel une modification est à effectuer puis sur le bouton pour activer les zones DGRH-A 13 19/11/2013

14 Une fois les modifications effectuées, cliquer sur le bouton DGRH-A 14 19/11/2013