SOMMAIRE DE LA MISE A JOUR

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1 SOMMAIRE DE LA MISE A JOUR 1. DISPOSITIF ACS ET TPI - CONTEXTE D UTILISATION Identification des bénéficiaires de l ACS Synthèse : Tiers Payant ACS > 2 situations 2 2. DISPOSITIF ACS ET TPI - UTILISATION Paramétrage général : Situations de facturation 4 3. COMPTABILITE > FICHIER DES ECRITURES COMPTABLES Contexte Mise à jour des données comptables de l exercice Précisions sur le [n de pièce comptable] Validation des Ecritures Dispositif ACS et TPi - CONTEXTE D UTILISATION A partir du 1 er Juillet 2015, votre logiciel de facturation électronique, doit pouvoir prendre en compte, la mise en place du Tiers Payant Intégral ACS, qui consiste à une dispense d avance de frais pour les soins de ville. 1.1 Identification des bénéficiaires de l ACS

2 1.2 Synthèse : Tiers Payant ACS > 2 situations Cette mise à jour, permet de sélectionner automatiquement le contexte Tiers Payant, si la carte Vitale insérée le permet, ou bien de sélectionner manuellement une situation, en cas de présentation d une attestation. L écran de facturation électronique, dispose d un bouton qui permet d afficher et de définir la situation du bénéficiaire vis-à-vis de ce dispositif (cf 2.2) Une autre option de paramétrage permet de définir le mode de transmission de la facture dans le cas de Tiers payant Intégral sur les parts AMO & AMC (cf 2.1)

3 2. Dispositif ACS et TPi - UTILISATION 2.1 Paramétrage général : Dans le cas du Tiers Payant Intégral sur les parts AMO & AMC, vous pouvez définir le paramétrage relatif à la transmission de la facture. Les 2 choix sont : Procédure Standard SESAM-Vitale : ce choix consiste à réaliser un flux classique, avec l identification de la mutuelle ou du n AMC référencé sur le support (Carte Vitale ou Attestation papier) et de la convention de tiers payant. Paiement coordonné par l AMO : il s agit de réaliser un flux unique avec un «Top Mutualiste» avec automatisation du calcul du remboursement. Le paramétrage de ce choix, se réalise : Soit depuis les paramètres SESAM-Vitale : [Télétransmission] > [Paramètres] > Onglet [Divers]

4 Soit depuis l écran de facturation, en cliquant sur le bouton qui a été ajouté pour afficher et définir la situation du bénéficiaire vis-à-vis de ce dispositif 2.2 Situations de facturation L écran de facturation dispose donc d un bouton spécifique qui permet d afficher et de définir la situation du bénéficiaire vis-à-vis de ce dispositif Si la carte Vitale indique une information spécifique au dispositif ACS elle est automatiquement affichée. Les 4 situations possibles :

5 Si la carte Vitale n indique aucune information spécifique au dispositif ACS : Il conviendra de sélectionner manuellement l attestation papier présentée par le patient. Les 4 situations possibles : En fonction de la situation rencontrée, le logiciel sélectionnera le mode de tiers payant. C est une des obligations de ce dispositif. Synthèse des affichages en cas de détection depuis la carte Vitale : Synthèse des affichages en cas de sélection manuelle d une attestation papier : Il reste cependant possible, en cas de refus du patient de l avance de frais, de sélectionner le choix Tiers Payant : Aucun > dans ce cas le logiciel vous demandera de confirmer le refus du patient. La suite de la facturation est identique.

6 3. COMPTABILITE > FICHIER DES ECRITURES COMPTABLES 3.1 Contexte Comme il a été mentionné par votre AGA, les nouvelles obligations de gestion et de contrôle de votre comptabilité, nécessitent que votre logiciel puisse produire le Fichier des Ecritures Comptables (FEC). Ce Fichier des Ecritures Comptables (FEC) sera exigé en cas de contrôle de votre comptabilité. 3.2 Mise à jour des données comptables de l exercice Pour respecter la structure de ce fichier FEC, le format des écritures doit désormais référencer, un n de pièce comptable pour chaque écriture de l'exercice, et votre logiciel doit proposer une fonction de validation des écritures, qui permettra de verrouiller ces écritures. Pour simplifier la gestion des pièces comptable, SHAMAN vous permet de gérer automatiquement les numéros de pièces comptables, en affectant un n chronologique selon le type d'écritures (Recettes, Dépenses, etc...) Ainsi au 1 er lancement de cette version 2.70, SHAMAN vous informera de la mise à jour de vos écritures comptables.

7 3.3 Précisions sur le [n de pièce comptable] Le [n de pièce comptable] qui est associé à chaque écriture est désormais disponible dans les écrans et impressions des livres journaux De plus, les écritures qui n ont pas été validées sont affichées en couleur bleue afin de les différencier des écritures validées. Pour une Recette, le [n de pièce comptable] fait référence au n de facture interne du logiciel. Pour les autres écritures, SHAMAN vous propose une numérotation qui fait référence au type d écritures et à la chronologie. Par exemple pour la 1 ère dépense du mois de Juin de l exercice 2015, le [n de pièce comptable] que SHAMAN proposera sera : D1506_01 Nous vous conseillons de conserver cette numérotation, mais vous pouvez saisir manuellement un autre n.

8 Le principal intérêt de ce [n de pièce comptable] est de pouvoir le noter sur le document source, pour l associer et le retrouver plus facilement. Dans ce but, l écran de recherche d écriture de SHAMAN, permet d exploiter ce [n de pièce comptable] pour afficher les écritures associées. 3.4 Validation des Ecritures. Cette opération ne concerne que l exercice comptable sélectionné. Il est donc possible de valider des écritures pour les exercices précédents. Ceci est obligatoire car seules, les écritures validées sont référencées dans le Fichier des Ecritures Comptables (FEC) de l exercice. Cette opération peut-être réalisée, à tout moment. Elle est accessible depuis le menu [Exercice Comptable] > [Validation des Ecritures]

9 Le bouton [Valider les Ecritures] permet donc de verrouiller les écritures saisies en se référant à la date paramétrable dans l écran. Le bouton [Exportation au format FEC] permet d obtenir le fichier FEC *. * Nous avons vérifié la conformité technique de ce fichier à partir de l outil de tests fourni par la DGFiP (Direction générale des Finances publiques) «Test Compta Demat» qui peut être téléchargé à l adresse suivante : L équipe OuvrezLaBoite