Version: 1.1 Date du document: 07 Novembre 2013 N du document: Guide Utilisateur Mandant. Guide utilisateur Mandant Page 1 de 20

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1 Version: 1.1 Date du document: 07 Novembre 2013 N du document: Guide Utilisateur Mandant Guide utilisateur Mandant Page 1 de 20

2 Sommaire 1. Généralités Objet du document Utilisation du document L accès au site ORIAS Oubli de mot de passe Accueil de l espace professionnel Onglet «Mes informations» Onglet «Mes mandataires» Détail d un mandataire Description des différentes zones de l écran Les sous onglets Actions disponibles Consulter les détails d une demande Annuler une demande Nouvel enregistrement d un mandataire Nouvelle inscription d un mandataire Ajouter un mandataire Liste des mandats Onglet «Mes paiements» Onglet «Historique» Actions Principales Guide utilisateur Mandant Page 2 de 20

3 1. Généralités 1.1. Objet du document Ce document s adresse aux mandants d intermédiaires en assurances, en opérations de banque et services de paiement, aux prestataires de services d investissement et aux Associations de conseillers en investissements financiers. Il a pour but de décrire les fonctionnalités accessibles avec un compte sur le site de l ORIAS Utilisation du document Sur les différents écrans, les champs obligatoires sont marqués par une étoile : 2. L accès au site ORIAS L accès se fait via l URL Les navigateurs recommandés pour la navigation sur ce site sont les suivants : Mozilla Firefox dans sa dernière version Google Chrome dans sa dernière version Internet explorer dans sa dernière version La page d accueil du site est la suivante : Guide utilisateur Mandant Page 3 de 20

4 Cet écran permet de se connecter à l aide des identifiants de connexion définis lors de la création du compte. Le nom d utilisateur est le SIREN du mandant. Le mot de passe est présent dans le mail de confirmation de compte. Le bouton «Se connecter» permet d accéder à son espace professionnel, une fois les informations de connexion saisies. En cas d oubli du mot de passe, le lien «J ai oublié mon mot de passe» permet de lancer une procédure de modification du mot de passe. 3. Oubli de mot de passe Cette page accessible via la page d accueil du site professionnel de l ORIAS, permet de lancer une procédure de modification du mot de passe en saisissant le nom d utilisateur correspondant. Guide utilisateur Mandant Page 4 de 20

5 Un est alors envoyé à l adresse renseignée par l utilisateur lors de l enregistrement. Un lien présent dans cet permet de réinitialiser le mot de passe. Le lien n est valable qu une fois et pendant 48h. En cliquant sur le lien, l utilisateur est redirigé vers une page lui permettant de définir son nouveau mot de passe : Le nouveau mot de passe doit être composé de 8 caractères au minimum. Le bouton «Valider» permet de confirmer la réinitialisation du mot de passe. L utilisateur peut alors se connecter au site avec son nouveau mot de passe. Guide utilisateur Mandant Page 5 de 20

6 4. Accueil de l espace professionnel Une fois connecté, la page d accueil présente un résumé des demandes, paiements et attestations disponibles pour l intermédiaire. En fonction du statut de l intermédiaire, plusieurs visions peuvent être disponibles en haut à droit de chaque page : Si la vision «Intermédiaire» est sélectionnée, ce sont les informations et actions relatives à l intermédiaire en tant que tel qui seront affichées. La description de ces éléments fait partie du document Guide Utilisateur Intermédiaire. Dans ce document, seuls les écrans relatifs à la vision «Mandant» sont décrits. L écran d accueil présente les demandes des mandataires en cours et l historique de celles-ci. Une liste d actions et de documents téléchargeables sont également disponibles. Les onglets suivants sont disponibles via tous les écrans de l espace Mandant : Accueil : permet de revenir à l écran d accueil de l espace mandant Mes informations : récapitulatif des informations relatives à l intermédiaire connecté Mes mandataires : permet de consulter et gérer les mandataires Mes paiements : permet de consulter les paiements effectués pour le mandant et ses mandataires Historique : permet de consulter l historique des demandes des mandataires Les liens présents en bas de toutes les pages du site sont les suivants : Accueil : retour vers la page d accueil Site ORIAS : accès au site public de l ORIAS Contact : accès aux formulaire de contact Guide utilisateur Mandant Page 6 de 20

7 5. Onglet Mes informations Cet onglet affiche un résumé des informations liées au mandant connecté. Nous attirons votre attestation sur le fait que toutes demandes ou informations s effectuent par mail, il est donc important de renseigner une adresse mail valide. 6. Onglet Mes Mandataires Cet onglet permet d effectuer une recherche sur les mandataires déclarés et d accéder au détail de ceux-ci. Le formulaire de recherche permet de filtrer les résultats : «Export de la population» : cette fonctionnalité permet de télécharger un fichier «excel» regroupant tous vos mandats déclarés (actifs et inactifs). Dès lors que vous souhaitez exporter le fichier, il convient de : 1 : cliquer sur le bouton «exporter le fichier» 2 : attendre le mail de confirmation vous informant que le fichier a bien été généré sur votre espace 3 : cliquer sur le lien figurant en dessous Il est important d attendre le mail de confirmation à chaque export car celui-ci permet de mettre le fichier à jour. Le bouton «Détail» à droite de chaque ligne permet d accéder au détail d un mandataire. Guide utilisateur Mandant Page 7 de 20

8 7. Détail d un mandataire Après avoir effectué une recherche et cliqué sur le bouton s affiche. Ci-dessous, un exemple de cette page : pour un mandataire, la page de détails de celui-ci Guide utilisateur Mandant Page 8 de 20

9 7.1 Description des différentes zones de l écran Demandes en cours Ce bloc est masqué par défaut et affiche les demandes en cours du mandataire. Le bouton «chaque demande permet d accéder au détail de celle-ci (cf. «Détail d une demande»).» à droite de Détails Détails concernant l intermédiaire. Les champs affichés sont différents suivant qu il s agisse d une personne morale ou d une personne physique. Pour une personne physique : Pour une personne morale : Coordonnées Ce bloc est masqué par défaut et affiche les coordonnées complètes de l intermédiaire. Guide utilisateur Mandant Page 9 de 20

10 7.2 Les sous-onglets En bas de la page de détail d un mandataire, un certain nombre d onglets permettent d accéder à des informations complémentaires sur l intermédiaire, ses inscriptions au registre, ses paiements, etc. Les sous-onglets disponibles sont fonction du type d intermédiaire : personne physique ou personne morale. Catégories C est le sous-onglet affiché par défaut à l affichage de la page. Il permet de lister les catégories dans lesquelles est inscrit l intermédiaire (registre unique et registres communautaires). Ci-dessous, 1 exemples de cet écran : Dirigeants Ce sous-onglet n est visible que pour les personnes morales. Il contient la liste des dirigeants de l intermédiaire. Attestations Ce sous-onglet permet de télécharger les attestations d inscription au Registre, les attestations de paiement et les attestations d inscriptions aux registres communautaires (uniquement pour les intermédiaires en assurance). Toutes ces attestations sont téléchargées au format PDF. Guide utilisateur Mandant Page 10 de 20

11 Documents Ce sous-onglet liste des documents en cours de validité, arrivant à expiration ou invalides et les liens vers les demandes associées à ces documents. Toutes les demandes Ce sous-onglet présente la liste de toutes les demandes de l intermédiaire : Guide utilisateur Mandant Page 11 de 20

12 Mandats Ce sous-onglet liste les mandats de l intermédiaire. Un formulaire de recherche permet de filtrer les résultats. Le bouton «Supprimer le mandat» à droite de chaque ligne permet d indiquer la fin de validité du mandat : La date de cessation de mandat ne peut être à une date antérieure, en revanche elle peut être à une date ultérieure Paiements Ce sous-onglet liste les paiements de l intermédiaire : 7.3 Actions disponibles Faire une demande Le bouton «Faire une demande» est présent en haut de toutes les pages relatives à un mandataire. Il permet de faire les mêmes actions que celles qui sont disponibles pour l intermédiaire (cf Guide Utilisateur Intermédiaire). Guide utilisateur Mandant Page 12 de 20

13 8. Consulter les détails d une demande Le mandant peut accéder au détail d un de ces mandataires via la page d accueil du site professionnel de l ORIAS en cliquant sur le bouton «Détails» : La page de détails de la demande s affiche alors : Guide utilisateur Mandant Page 13 de 20

14 Cette page se découpe en plusieurs blocs : Historique et commentaire de la demande (masqué par défaut) Informations de la demande Type de demande, numéro de demande, N de SIREN de l intermédiaire, informations relatives à la demande (catégorie d inscription pour une demande d inscription, par ex.), état de la demande, état du dossier (pièces justificatives), dates de création et mis à jour de la demande. Informations sur l intermédiaire Les informations et coordonnées sur l intermédiaire. Pour une personne physique : Guide utilisateur Mandant Page 14 de 20

15 Pour une personne morale : Paiement Informations et statut du paiement de la demande. Les onglets situés en bas de page permettent d accéder à plusieurs types d informations relatives à la demande ou à l intermédiaire : Documents : pièces justificatives de la demande Catégories : liste des catégories dans lesquelles l intermédiaire est inscrit Coordonnées : coordonnées de l intermédiaire Dirigeant (pour les personnes morales) : informations sur les dirigeants Autres demandes : listes des autres demandes de l intermédiaire 9. Annuler une demande Tant qu une demande n a pas été validée par l ORIAS, le mandant a la possibilité de l annuler pour l un de ses mandataires. Cela se fait via le bouton «Annuler», en haut de la page de détail de la demande. Guide utilisateur Mandant Page 15 de 20

16 10. Nouvel enregistrement d un mandataire Si le mandant souhaite enregistrer un mandataire sur le site de l ORIAS car celui-ci n a pas de compte, il peut le faire via le lien «Nouvel enregistrement de mandataires» présent sur l écran d accueil : La procédure d enregistrement est la même que pour un intermédiaire (cf Guide Utilisateur Intermédiaire Enregistrement). Le mandant a la possibilité de créer un compte pour le mandataire, ou non. Si aucun compte n est créé, alors le mandataire ne pourra pas se connecter sur le site de l ORIAS. Si un compte est créé, le mandataire pourra se connecter sur le site de l ORIAS pour consulter et gérer son dossier. 11. Nouvelle inscription d un mandataire Lorsque le mandant consulte le détail d un mandataire, le bouton «Faire une demande pour le mandataire» permet de lancer une demande d inscription pour le mandataire en cours de consultation : La procédure est ensuite la même que lorsque l inscription est faite par l intermédiaire lui-même. (cf Guide Utilisateur Intermédiaire). Guide utilisateur Mandant Page 16 de 20

17 12. Ajouter un mandataire L ajout d un mandataire peut se faire via l écran d accueil ou via l onglet Mes mandataires : ou La première étape permet de sélectionner l intermédiaire pour lequel le mandat doit être déclaré. Trois cas de figures sont possibles : Le mandant connaît le N de SIREN du mandataire et peut le saisir : Le mandant recherche l intermédiaire parmi la liste des intermédiaires du Registre ORIAS : Le mandataire n est pas encore enregistré : la procédure d enregistrement doit d abord être réalisée avant de pouvoir ajouter le mandataire. Une fois l intermédiaire sélectionné, une pop-up permet de saisir les informations relatives au mandat : Guide utilisateur Mandant Page 17 de 20

18 13. Liste des mandats La liste des mandats est consultable via l onglet Mes mandataires : Un formulaire de recherche permet de rechercher les mandats sur plusieurs critères (bénéficiaire, catégorie, état du mandat à une date donnée ) : Le bouton «Supprimer le mandat» à droite de chaque ligne permet d indiquer la fin de validité du mandat : Guide utilisateur Mandant Page 18 de 20

19 14. Onglet Mes paiements Cet onglet permet au mandant de consulter les paiements effectués. Un formulaire de recherche permet de filtrer les résultats affichés. 15. Onglet Historique L onglet historique permet au mandant de consulter l historique des demandes de ses mandataires: Guide utilisateur Mandant Page 19 de 20

20 16. Les Actions principales TYPES D ACTIONS Se connecter sur votre espace mandant (p. 3 à 5) Oubli de mot de passe (p. 4) Nouvel enregistrement d un mandataire Vérifier si le mandataire n existe pas sur le Registre Orias via son numéro de SIREN. (si celui-ci existe, passer directement à «nouvelle inscription d un mandataire» (p. 17) Nouvelle inscription d un mandataire L intermédiaire existe déjà sur le registre mais n a pas d inscription en cours dans la catégorie souhaitée. (p. 17) Ajout/suppression d un mandat Le mandataire est déjà immatriculé dans la catégorie concernée mais ne possède pas encore de mandat. (p. 18) Annuler une demande (p. 16) Accéder aux détails du mandataire. Demander une modification concernant un mandataire (p. 14) Renouveler un mandataire Pendant la période de renouvellement vous pouvez effectuer le renouvellement pour votre(vos) mandataire(s). Si vous avez plusieurs mandataires, nous vous invitons fortement à effectuer cette opération par le biais du traitement par lot. Un guide utilisateur traitement par lot est accessible sur le site «espace partenaires». Guide utilisateur Mandant Page 20 de 20