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1 Guide de l'utilisateur Version 1.0 Mars / 19

2 Table des matières Envoyer ma première Newsletter avec Hydr Connexion au service Téléchargement de votre base de données Création de votre segment Abonnés newsletter et de la liste de diffusion Newsletter mensuelle Création du segment Abonnés Newsletter Création de la liste de diffusion Newsletter Mensuelle Création de votre liste de diffusion BAT Bon à tirer Création de votre première campagne Informations d expédition Construction de l Vérification Programmation de la campagne Préparer mes prochains envois Mettre à jour ma base d utilisateurs Intégrer mes demandes de désabonnement Introduction Ce document n'est pas un guide technique détaillant chaque fonction du logiciel, mais plutôt un tutorial fait pour vous guider pas à pas dans la réalisation de votre premier envoi d' ing avec l'outil Hydr . Abondamment illustré de captures d'écran, il vous aidera à suivre le fil de la création de votre première campagne, de la connexion à votre compte au début de la diffusion du mail. Si certaines étapes vous posent problème, n'hésitez pas à appeler votre contact chez Hydr pour plus de précisions. Nous vous souhaitons une bonne lecture et une bonne première campagne! 2 / 19

3 Envoyer ma première Newsletter avec Hydr Connexion au service Pour accéder à l outil Hydr vous devez disposer d un ordinateur connecté à Internet. Connectez vous à l adresse : et saisissez votre identifiant et votre mot de passe qui vous ont été communiqués lors de votre inscription. Téléchargement de votre base de données La première étape consiste à mettre en ligne la base de données d adresses mail sur laquelle vous souhaitez envoyer votre communication. Choisissez la fonction Base de données du menu de Configuration. Dans le menu base de données, cliquer sur le bouton Choisissez un fichier en face d ajout d adresses mail et sélectionnez sur votre ordinateur le fichier contenant vos adresses . 3 / 19

4 Ce fichier doit présenter une adresse par ligne: il peut s agir typiquement d un format CSV, ou d un fichier Excel avec une adresse mail sur chaque ligne. Une fois ce fichier sélectionné, cliquez sur Ajouter pour télécharger les adresses mail. 4 / 19

5 Une fois le téléchargement effectué, le système indique le nombre d adresses qui ont été correctement ajoutées à votre base. En plus de cela, toutes les adresses erronées (problème de syntaxe, arobase manquante, domaine manquant, comme.fr ou.com) ainsi que toutes les adresses déjà présentes dans votre base de données en ligne, dites en doublon, sont listées pour que vous puissiez les vérifier. Dans cet exemple, nous avons ajouté une adresse mail correcte; en plus de cela, nous avons tenté de télécharger une adresse qui est incorrecte car elle n a pas de domaine, ainsi qu une adresse que nous avions déjà enregistrée dans la base. 5 / 19

6 Revenez au menu d accueil en utilisant le bouton situé en haut à gauche de votre écran. Création de votre segment Abonnés newsletter et de la liste de diffusion Newsletter mensuelle Une fois votre base téléchargée dans l outil, vous devez créer une liste de diffusion qui vous permettra de gérer à quelle(s) adresses mail vous souhaitez envoyer quelle(s) newsletter. Dans un premier temps, vous avez une seule Newsletter que vous souhaitez envoyer à tout le monde, mais plus tard vous pourrez avoir envie de cibler une partie seulement de vos abonnés, ou bien d envoyer une newsletter mensuelle et une autre hebdomadaire, et il vous faudra les gérer grâce aux segments et aux listes de diffusion. Pour le moment vous devez créer un segment et une liste diffusion Newsletter regroupant tous vos inscrits. Création du segment Abonnés Newsletter Choisissez la fonction Segments du menu de Configuration. 6 / 19

7 Dans le Menu Segments, en face de créer un segment, saisissez Abonnés newsletter ou un autre nom qui vous convient mieux, et cliquez sur le bouton Créer Vous vous retrouvez alors dans le menu de gestion du segment que vous venez de créer. Procédez comme dans le menu de gestion de la base de données: cliquez sur Choisissez un fichier, sélectionnez le fichier contenant toutes vos adresses mail, et cliquez sur Ajouter. 7 / 19

8 Les adresses sont alors ajoutées à ce segment, et un rapport vous indique le nombre d adresses ajoutées, et éventuellement les adresses incorrectes ou en doublon, déjà présentes dans ce segment. Création de la liste de diffusion Newsletter Mensuelle Une fois que le segment Newsletter a été créé, il faut l associer à une liste de diffusion. Cliquez sur le bouton Accueil en haut à gauche de l écran pour revenir au menu d accueil, et choisissez la fonction Listes de Diffusion du menu de Configuration. Dans le Menu Listes de diffusion, en face de créer une liste de diffusion, saisissez Newsletter mensuelle ou un autre nom qui vous convient mieux, et cliquez sur le bouton Créer. Ce sera plus simple de vous y retrouver par la suite si vous utilisez la fréquence à laquelle vous pensez envoyer votre newsletter dans le nom de la liste de diffusion. 8 / 19

9 Vous vous retrouvez alors dans le menu de gestion de la Liste de diffusion que vous venez de créer. Cochez le bouton de la colonne Limiter en face de la ligne Abonnés Newsletter qui correspond au segment que vous avez créé un peu plus tôt. Cliquez sur le bouton Modifier en bas à droite pour enregistrer vos modifications sur ce segment. Vous avez maintenant créé votre première liste de diffusion Newsletter mensuelle qui englobe les inscrits du segment Abonnés Newsletter de votre base de données. Nous utiliserons cette liste de diffusion pour envoyer notre première campagne. 9 / 19

10 Création de votre liste de diffusion BAT Bon à tirer Avant d envoyer une campagne de mailing à vos abonnés, vous avez besoin de vérifier que vous avez préparé votre mail correctement. Pour cela, la meilleure méthode est de l envoyer d abord vers une liste d adresses qui vous appartiennent, éventuellement créées exprès pour ça, auprès des différents FAI et fournisseurs de messagerie: gmail, hotmail, wanadoo... Lors de votre inscription au service, nous vous demandons de nous fournir cette liste d adresses pour qu elle soit directement accessible dans votre outil. Choisissez la fonction Listes de Diffusion du menu de Configuration et créez une liste de diffusion que vous pourrez intituler BAT. Cochez le bouton de la colonne Limiter en face de la ligne BAT (celle-ci correspond au segment créé par le service technique d Hydr , et regroupant les adresses que vous nous avez communiquées au moment de votre inscription). Cliquez sur le bouton Modifier en bas à droite pour enregistrer vos modifications sur ce segment. Création de votre première campagne 10 / 19

11 Maintenant que votre base de données est en ligne et que vos premières listes de diffusion Newsletter mensuelle et BAT sont créées, nous allons pouvoir créer votre première campagne. Une campagne mail est constituée de l que vous allez envoyer et de différentes informations qui y sont liées. Choisissez la fonction Création du menu Campagnes sur la page d accueil pour commencer à créer votre campagne. Chaque campagne que vous avez créée est sauvegardée dans votre profil, et vous pouvez en sélectionner une à partir de laquelle créer votre nouvelle campagne. Informations d expédition Pour votre première campagne cependant, nous allons partir de zéro et créer tous les éléments de la campagne. 11 / 19

12 Choisissez un nom de campagne qui vous permettra de l identifier facilement, comme par exemple : Newsletter Janvier. Choisissez ensuite un sujet approprié pour votre campagne. Enfin, sélectionnez le segment Abonnés Newsletter comme segment de désinscription. Cliquez sur Valider pour poursuivre la création de la campagne avec l étape de construction de l . Construction de l L interface de construction de l fonctionne à la façon d un éditeur de texte, avec des fonctionnalités html en plus. Les différentes fonctions de mise en page sont appelées par les boutons situés dans le bloc au dessus de la zone d édition. 12 / 19

13 Vous remarquez que la zone d édition contient déjà deux lignes qui seront placées en en-tête, et qui permettent au destinataire du mail d afficher la version en ligne et de se désabonner d un seul clic. Cliquez sur le bouton Source en haut à gauche de l interface d édition pour afficher le code source de votre , et collez le code fourni par Hydr pour votre première création, juste en dessous des lignes déjà présentes correspondant à l en tête. Cliquez de nouveau sur le bouton Source pour revenir au mode normal et vérifier que tout semble normal, puis cliquez sur le bouton Valider pour passer à l étape de vérification. Vérification L étape de vérification vous permet de vous assurer que tous les éléments sont corrects: pseudo et adresses d expédition et de réponse, liens de redirection et mise en page de l . Si un de ces éléments est incorrect, utilisez le bouton Retour pour revenir à l étape nécessaire et modifiez le, puis validez pour revenir à l étape de vérification. 13 / 19

14 Quand tout est en ordre, cliquez sur Valider pour enregistrer la création. Programmation de la campagne Maintenant que votre campagne est créée et que votre liste de diffusion est prête, vous allez pouvoir programmer son envoi. Choisissez la fonction Programmation du menu Campagnes sur la page d accueil pour programmer votre campagne. Dans le menu de programmation, choisissez Nouvelle programmation. Dans le menu, choisissez la création que vous souhaitez programmer, et choisissez votre liste de diffusion BAT pour procéder au test grandeur nature. Comme vous souhaitez que votre campagne vers vos adresses BAT soit diffusée tout de suite, laissez le champ date de début d envois complètement vide. Cliquer sur Créer pour commencer immédiatement à envoyer la campagne vers vos adresses BAT. 14 / 19

15 Allez relever vos boîtes BAT et vérifiez que le mail est reçu correctement. Vous pouvez maintenant envoyer la campagne à vos destinataires. Procédez de la même façon que pour programmer la campagne vers vos adresses BAT, mais choisissez la liste d envois Newsletter mensuelle que vous avez créée précédemment. Saisissez également la date et l heure (obligatoirement postérieure à l heure actuelle) à laquelle la diffusion de votre campagne doit débuter, et cliquez sur le bouton Créer. Ca y est, votre première campagne est préparée et prête à partir à l'heure indiquée! 15 / 19

16 Préparer mes prochains envois Mettre à jour ma base d utilisateurs Avant l envoi de chaque Campagne, il vous faudra ajouter dans l outil Hydr les adresses des destinataires qui se sont inscrits sur votre site depuis la dernière fois que vous avez mis à jour la base de données. Pour cela, vous devez constituer un fichier contenant uniquement les nouvelles adresses de vos destinataires, idéalement au format.csv, connectez vous à votre compte, et choisissez la fonction Base de données du menu de Configuration. Cliquez sur le bouton Parcourir en face de Ajout d adresses et choisissez votre fichier d adresses à ajouter. Cliquez sur le bouton Ajouter pour les ajouter à la base de données, et retournez au menu d accueil. 16 / 19

17 Vous devez maintenant ajouter ces adresses au segment Abonnés Newsletter Attention: il est très important que le fichier de mise à jour ne contienne que les nouvelles adresses enregistrées depuis votre dernier envoi d ing. Si vous ajoutez toute votre base d adresses au segment Abonnés Newsletter, vous risquez de ré-inscrire des destinataires qui avaient demandé à se désabonner. Intégrer mes demandes de désabonnement Lorsqu un de vos destinataire souhaite se désabonner, il lui suffit de cliquer sur le lien en haut du mail et sa demande de désabonnement est automatiquement prise en compte par Hydr . Cependant, certains utilisateurs utiliseront une autre méthode, comme par exemple répondre au mail et demander leur désabonnement, ou bien envoyer un mail sur votre boîte de service client ou sur votre forum... Il est important de prendre en compte ces demandes de désabonnement inopinées, afin de ne pas mécontenter ces destinataires qui pourraient à l avenir déclarer vos s comme étant du spam. Pour cela, avant chaque envoi de Newsletter, vous devez retirer les adresses de ces destinataires de votre segment Abonnés Newsletter. 17 / 19

18 Constituez un fichier au format.csv contenant toutes les adresses à désabonner qui vous ont été transmises directement par des destinataires, connectez vous à votre compte, et choisissez la fonction Segments du menu de Configuration. Dans le menu déroulant en face de Modifier un segment, choisissez le segment Abonnés Newsletter et cliquez sur Modifier. Dans le menu de modification de votre segment Abonnés newsletter, cliquez sur le bouton Parcourir en face de Retrait d adresses et choisissez votre fichier d adresses à retirer. Cliquez sur le bouton Retirer pour les enlever du segment, et retournez au menu d accueil. 18 / 19

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