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2 Ce guide décrit la procédure à suivre afin de profiter pleinement du Service de Transfert de Fichiers EGIS. Il décrit l ensemble des étapes de son utilisation. Envoyer des fichiers... 3 Etape 1 : choix du ou des destinataires... 3 Etape 3 : fichiers... 4 Etape 4 : validation et envoi... 5 Paramètres d envoi... 6 Carnet d adresses... 7 Gestion d un contact Importer un carnet d'adresses au format csv... 7 Gestion des groupes de contacts... 8 Mes envois... 8 Icônes de statut... 8 Informations du contenu de l'historique... 9 Recevoir... 9 Mes fichiers Gestion du compte Connexion FTPES Guide utilisateur Service Transfert de Fichiers EGIS V1.0 12/07/2011 2

3 Ce guide utilisateur est celui des personnes ayant un compte informatique Egis. L accès au transfert de fichier se fait uniquement à partir du réseau intranet. Il faut s authentifier sur l intranet puis dans la boite «Accès direct», dans la rubrique «Outils» choisir «Transfert de fichiers». Il existe un autre guide utilisateur pour vos partenaires. Quatre étapes suffisent pour envoyer vos fichiers volumineux : Ajouter un destinataire récent en cliquant sur le plus à côté de l' correspondant dans le carré «destinataires récents». Entrer manuellement une adresse dans la case prévue à cet effet et validez en cliquant sur «ajouter à la liste». Ajouter un destinataire depuis le carnet d'adresse. Pour supprimer un destinataire : cliquez sur la croix rouge qui lui est associée. Dès qu'une adresse a été ajoutée, le bouton suite en bas à droite s'allume : on passe à l'étape 2 : «rédaction du message».etape 2 : message. En cliquant dessus Guide utilisateur Service Transfert de Fichiers EGIS V1.0 12/07/2011 3

4 Saisissez, tel un , le sujet et le corps du message. Il est nécessaire de renseigner le sujet et le corps du message afin d'activer le bouton «suite». Cliquez sur celui-ci afin de poursuivre à l'étape 3. Enregistrer comme modèle, permet d enregistrer le message comme modèle pour le réutiliser ultérieurement, voir l appliquer par défaut (pour une signature par exemple). Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez envoyer en suivant un ou plusieurs des choix parmi les possibilités suivantes : Ajoutez un fichier récent en cliquant sur le plus de la ligne correspondante dans le tableau en haut à gauche de votre navigateur. Glissez-déposez un fichier depuis votre bureau ou depuis l explorateur de fichiers (nécessite que l option Java soit activée). Guide utilisateur Service Transfert de Fichiers EGIS V1.0 12/07/2011 4

5 Sélectionnez un fichier sur votre ordinateur en cliquant sur parcourir. Sélectionnez le fichier puis cliquez sur «ouvrir». Sélectionnez un fichier stocké : - cliquez sur le bouton, - cochez le ou les fichiers à envoyer puis cliquez sur «ajouter à la liste d'envoi», - cliquez sur envoyer ces fichiers, - vous revenez alors sur la partie 1et continuez le processus normalement. Une fois au moins un fichier sélectionné, le bouton suite s'allume et en cliquant dessus vous poursuivez à l'étape «Envoyer». Retrouvez sur cet écran un récapitulatif de votre envoi, vérifiez puis cliquez sur envoyer. Une fois les fichiers envoyés, un message s affiche «Envoi terminé!». En cas de détection de virus le message d erreur suivant peut apparaître : Guide utilisateur Service Transfert de Fichiers EGIS V1.0 12/07/2011 5

6 Cas de la détection d un Virus par notre système. En haut à droite de l'onglet «envoyer», vous disposez d'un bouton «paramètres d'envoi» permettant de déterminer les paramètres d'envois. 1. Choisissez la durée de validité et de disponibilité des fichiers sur le serveur. 2. En cochant «Supprimer après réception» le fichier est supprimé dès qu'il a été téléchargé au moins une fois par chaque destinataire. 3. En ajoutant un mot de passe au téléchargement il vous faudra transmettre celui-ci aux destinataires au moyen de votre choix (mail, SMS, téléphone...). 4. En cochant la case «Afficher tous les destinataires lors du téléchargement», l ensemble des destinataires voit les autres. Ils sont alors listés et visibles dans le mail d invitation et dans la page de téléchargement. 5. En cochant la case «Enregistrer comme paramètres par défaut», tous les envois suivants respecteront les modifications apportées. Guide utilisateur Service Transfert de Fichiers EGIS V1.0 12/07/2011 6

7 Le système vous propose plusieurs solutions pour gérer vos contacts. Ajouter manuellement un contact Cliquez sur «ajouter un contact» en haut à droite de l'onglet «carnet d'adresse». Modifier manuellement un contact Dans la colonne «modifier» cliquez sur le crayon de la ligne du contact à modifier. Il vous est ensuite possible de modifier nom, prénom, adresse , le groupe et la langue. Il vous faut ensuite valider (en cliquant sur le bouton «Enregistrer»). L option «Compte Outlook» autorise l utilisation du plugin Outlook. Supprimer manuellement un contact Cochez la case de la ligne du contact à supprimer puis cliquez sur «Supprimer» en bas. Langue d un contact En déterminant un contact comme parlant une des langues proposées par l application (actuellement Anglais, Français, Espagnol, Allemand), celui-ci recevra par la suite «l'habillage» de la plateforme dans la langue adéquate. Par exemple, le bouton «télécharger» deviendra «download» en anglais. Rechercher un contact Saisissez tout ou partie de votre recherche (nom, adresse mail, prénom) puis cliquez sur rechercher. Pour importer un carnet d'adresse il vous faut au préalable l'avoir exporté au format.csv séparé par des virgules de votre client messagerie (ex : MS Outlook ou Thunderbird) ou votre webmail. Cliquez en haut à droite de votre navigateur sur «importation». Cliquez sur «parcourir», sélectionnez votre fichier puis cliquez sur «ouvrir». Cliquez sur «charger le fichier». Renseignez les éléments demandés selon l'aperçu du fichier puis validez en cliquant sur lancer l'importation. Vos contacts sont importés. Guide utilisateur Service Transfert de Fichiers EGIS V1.0 12/07/2011 7

8 Note : Un contact peut appartenir à plusieurs listes/groupes. Il existe deux dossiers système nommés «Autres» et «utilisateurs». Le premier est modifiable, non supprimable et collecte automatiquement par la saisie manuelle les adresses s dans l'onglet «envoyer» de l'application web. Le second, «utilisateurs», est un dossier virtuel de contacts listant l ensemble des utilisateurs de votre société. Créer manuellement un groupe de contacts Renseignez le nom du groupe puis cliquez sur «créer». Note : Il vous est possible de créer un groupe de contacts lors de l'importation d'un carnet d'adresses. Renommer un groupe de contacts Cochez la case correspondant au groupe de contacts à renommer, sélectionnez l'action «renommer» puis cliquez sur «go». Supprimer un groupe de contacts Cochez la case correspondant au groupe de contacts à supprimer, sélectionnez l'action «supprimer» puis cliquez sur «go». Chaque utilisateur retrouve un historique des envois effectués. Vignettes de statut vert = Transfert actif (aucun téléchargement a encore été effectué). Vignettes de statut vert avec une coche = Transfert actif (au moins 1 téléchargement a été effectué). Vignettes de statut Rouge avec croix = Transfert annulé ou non valide. Vignettes de statut Rouge avec une coche = Transfert terminé ou expiré (mais au moins 1 téléchargement a été effectué). Vignette de statut rouge = Transfert terminé ou expiré (aucun téléchargement a été effectué). Guide utilisateur Service Transfert de Fichiers EGIS V1.0 12/07/2011 8

9 Rechercher un envoi Annuler un envoi Transférer Indiquez tout où partie de votre mot clef. Note : Il vous est possible de préciser la portée de votre recherche. Cliquez sur «rechercher». En cas d'annulation d'un envoi, les destinataires visualiseront un message les informant que les fichiers ne sont plus disponibles. Sélectionnez l'envoi à annuler puis cliquer sur «annuler cet envoi». Relance l invitation et envoie le même message avec les mêmes fichiers aux destinataires. Sélectionnez l'envoi puis cliquez sur la flèche. Historique des réceptions. Définition des vignettes de statut Vignettes de statut rouge = transfert fermé (annulé). Vignettes enveloppe avec étoile = aucun fichier n a été téléchargé. Vignettes enveloppe ouverte = tous les fichiers n'ont pas été téléchargés ou Téléchargement des fichiers complet (en fonction des cas). Télécharger à nouveau un fichier reçu Télécharger à nouveau un fichier reçu (dans la limite de durée de validité des fichiers) en cliquant. OU en utilisant à nouveau le bouton télécharger de l que vous avez reçu. Guide utilisateur Service Transfert de Fichiers EGIS V1.0 12/07/2011 9

10 Envoyer à nouveau les invitations au téléchargement Les mails prennent parfois des chemins tortueux sur le web, aussi en cas d'urgence, le service vous propose «d'envoyer à nouveau les invitations au téléchargement». Sélectionnez l'envoi puis cliquez sur les flèches. Modifier/supprimer le mot de passe d'un envoi Sélectionnez l'envoi puis cliquez sur le cadenas. Retrouvez ici une liste exhaustive des fichiers présents sur le serveur dans votre compte utilisateur. Quels sont les fichiers présents dans l onglet «Mes fichiers»? : 1. Ceux qui ont été utilisés via le support FTPS, vous retrouvez vos fichiers ici sous le statut «FTP». 2. Ceux utilisés lors d un envoi. Si la durée de validité du fichier sur le serveur n'est pas expirée. 3. Ceux reçus. Si la durée de validité du fichier sur le serveur n'est pas expirée. Envoyer des fichiers stockés Cliquez sur «sélectionner un fichier stocké». Cochez le ou les fichiers à envoyer. Cliquez sur «ajouter à la liste d'envoi». Cliquez sur «envoyer ces fichiers». Vous revenez alors sur le premier onglet de l'application web: «Envoyer». Guide utilisateur Service Transfert de Fichiers EGIS V1.0 12/07/

11 Dans cet onglet, retrouvez et gérez toutes les données de votre compte. Modifier son profil Il n est pas possible de modifier les informations du profil (nom, prénom, mail) qui proviennent de l annuaire Egis. Gérer les modèles de message Les modèles de messages sont utiles en cas d'envois réguliers du même message ou pour ajouter une signature à vos envois par exemple. 1. Ajoutez un modèle de message. 2. Saisissez le sujet du modèle. 3. Saisissez le corps du modèle. 4. Définissez-le par défaut (dans ce cas, tous les nouveaux messages prendront par défaut ce modèle). Modifier son Mot de passe FTPES Il vous suffit de modifier votre mot de passe FTPES dans ce champ après y avoir saisi l ancien. Vous pouvez accéder à votre espace de stockage en utilisant le protocole FTPS. Ce type de connexion est obligatoire dans le cadre de fichiers supérieurs à 2Go (limite de la taille des uploads autorisés des navigateurs) et permet les pauses et reprises de transferts. Téléchargez et installez un logiciel client (par exemple Filezilla). - Allez dans fichiers puis «gestionnaires de sites». - Créez un nouveau site utilisant les paramètres suivants : Hôte : ftp.ft.egis.fr. Port : 990. Type de serveur : FTPES - FTP plus explicite (TLS/SSL). Type d'authentification : Normale. Guide utilisateur Service Transfert de Fichiers EGIS V1.0 12/07/

12 Identifiant : Adresse mail à renseigner depuis l application. Mot de passe : Votre mot de passe utilisateur. Les identifiants ne sont pas ceux de l AD, rendez-vous dans l application dans le menu «Mon Compte». Une fois vos fichiers chargés sur le serveur avec le client FTP, vous retrouverez vos fichiers prêts à l'envoi dans l'onglet "mes fichiers" de l'application web. Guide utilisateur Service Transfert de Fichiers EGIS V1.0 12/07/

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