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2 Sommaire 1 CONFIGURER SA MESSAGERIE 2 2 CONSULTER VOS MAILS SUR INTERNET (WEBMAIL) 7 3 PROBLEMES POSSIBLES Over quota Configurer votre messagerie pour qu elle ne conserve pas une copie des messages sur le serveur Supprimer les mails du serveur Problème d envoi 11 Cognix Systems Configurer sa messagerie 1

3 1 Configurer sa messagerie Ce guide vous permettra de paramétrer vos comptes s sur Outlook Voici les différentes étapes à suivre pas à pas. 1. Ouvrir le logiciel Microsoft Outlook Cliquer sur le menu «Outils» puis sur «Paramètres du compte» Cliquez sur le bouton «Nouveau» Cognix Systems Configurer sa messagerie 2

4 4. Laissez coché «Microsoft Exchange, POP3, IMAP ou HTTP» puis cliquez sur «Suivant» 5. Cochez «Configurer manuellement les paramètres du serveur ou les types de serveurs supplémentaires» (en bas de la fenêtre) puis cliquez sur le bouton «Suivant» 6. Sur cette page il vous faut entrer les informations suivantes : Votre nom exemple : Jérémy Martin Adresse de messagerie exemple : Type de compte : POP3 Serveur de courrier entrant : pop3.mon-domaine.com (information communiquée dans le document que l on vous a envoyé) Cognix Systems Configurer sa messagerie 3

5 Serveur de courrier sortant (SMTP) : smtp.mon-domaine.com (information communiquée dans le document que l on vous a envoyé) Nom d'utilisateur : votre adresse mail, exemple : Mot de passe : mot de passe correspondant à ce compte (information communiquée dans le document que l on vous a envoyé) 7. Cliquez ensuite sur le bouton "Paramètres supplémentaires" puis sur l onglet «Serveur Sortant» 8. Cochez la case "Mon serveur sortant (SMTP) requiert une authentification" puis "Se connecter à l'aide de :" Nom d'utilisateur : votre adresse mail, exemple : Mot de passe : mot de passe correspondant à ce compte (information communiquée dans le document que l on vous a envoyé) Cognix Systems Configurer sa messagerie 4

6 9. Cliquez sur l'onglet «Options avancées» puis saisissez dans le champ «Serveur sortant (SMTP)» 587 au lieu de Cocher ou décocher «Laisser un exemplaire des messages sur le serveur» Si vous décidez de ne pas conserver les messages sur le serveur, vos mails seront uniquement présents dans votre messagerie Outlook et vous n aurez pas de problème de quota. Cognix Systems Configurer sa messagerie 5

7 Si vous décidez de conserver une copie des messages sur le serveur, ils seront présents à la fois sur votre messagerie Outlook et sur le serveur, auquel cas le quota maximal sur le serveur peut-être atteint mais cela vous permet de retrouver l historique des mails sur le webmail ou de récupérer l ensemble des messages depuis un autre ordinateur. 11. Cliquez sur le bouton «OK», «Suivant» et «Terminer» Votre compte est désormais correctement configuré. Cognix Systems Consulter vos mails sur Internet (webmail) 6

8 2 Consulter vos mails sur Internet (webmail) Il vous est possible d'envoyer vos mails et de les recevoir/lire (lorsqu ils ne sont pas encore téléchargés sur votre messagerie) via une interface webmail à l'adresse 1. Choisissez une des interfaces mails proposées. Nous vous conseillons Rouncube. La différence entre ces interfaces est graphique, elles possèdent les mêmes fonctionnalités. 2. Remplir les champs Utilisateur : votre adresse mail, exemple : Mot de passe : mot de passe correspondant à ce compte (information communiquée dans le document que l on vous a envoyé) 3. Cliquez sur le bouton «Authentification» Votre êtes maintenant connecté au webmail. Sur Rouncube par exemple, vous trouverez vos messages reçus à gauche et pouvez envoyer un mail en cliquant sur le pictogramme «Ecrire un nouveau message» Cognix Systems Consulter vos mails sur Internet (webmail) 7

9 3 Problèmes possibles 3.1 Over quota Si les personnes vous envoyant un mail reçoivent un message du type «user is over quota» ou «Votre serveur est actuellement en over quota», c est que vous avez atteint le quota maximal* de stockage de vos mails sur le serveur. Voici le chemin que parcourt un mail envoyé : * Si vous avez un stockage de 25 Mo, Cognix Systems vous offre le passage à 2 Go. Pour cela, merci de nous contacter. Pour résoudre ce problème, 2 étapes à effectuer : Configurer votre messagerie pour qu elle ne conserve pas une copie des messages sur le serveur 1. Ouvrir le logiciel Microsoft Outlook Cliquer sur le menu «Outils» puis sur «Paramètres du compte»... Cognix Systems Problèmes possibles 8

10 3. Double-cliquez sur le compte mail qui pose problème puis cliquez sur le bouton «Paramètres supplémentaires» 4. Cliquez sur l onglet «Options avancées» et décochez «Laisser un exemplaire des messages sur le serveur». A noter : une fois téléchargés, vos mails seront présents uniquement dans votre messagerie, vous ne pourrez plus les lires via le webmail. Il est alors possible d indiquer une durée pendant laquelle les mails seront conservés sur le serveur. Pour cela, vous devez cocher «Laisser un exemplaire des messages sur le serveur» ainsi que «Supprimer du serveur après» et saisissez le nombre de jour où un message restera sur le serveur. 5. Cliquez sur le bouton «OK», «Suivant» et «Terminer» Votre compte est désormais configuré de sorte à ce que les prochains mails que l on vous envoie ne soient pas stockés sur le serveur mais il faut ensuite supprimer tous les mails actuellement stockés sur le serveur. Cognix Systems Problèmes possibles 9

11 3.1.2 Supprimer les mails du serveur 1. Allez sur le webmail à l'adresse puis cliquez sur Rouncube 2. Remplir les champs Utilisateur : votre adresse mail, exemple : Mot de passe : mot de passe correspondant à ce compte (information communiquée dans le document que l on vous a envoyé) 3. Cliquez sur le bouton «Authentification». 4. Cliquez à gauche sur le dossier «Messages reçus» puis cliquez sur le 1 er pictogramme après «Sélectionner» (en bas de la liste de mails) 5. Cliquez sur le pictogramme «Déplacer le message dans la corbeille» 6. Reproduire les étapes 4 et 5 sur les autres dossiers (envoi, corbeille ), vous verrez progressivement en bas la jauge de l occupation du serveur descendre. Cognix Systems Problèmes possibles 10

12 3.2 Problème d envoi Si vous rencontré des difficultés pour envoyer vos messages, vous pouvez utiliser le serveur SMTP de votre fournisseur d accès à Internet. Liste des serveurs SMTP les plus courants : Orange : Free : smtp.orange.fr smtp.free.fr 9 Telecom : smtp.neuf.fr Pour d autres fournisseurs d accès, vous pouvez consulterz cette liste : 1. Ouvrir le logiciel Microsoft Outlook Cliquer sur le menu «Outils» puis sur «Paramètres du compte» Double-cliquez sur le compte mail qui pose problème et saisissez dans «Serveur de courrier sortant (SMTP)» le serveur correspondant à votre fournisseur d accès. Cognix Systems Problèmes possibles 11

13 4. Cliquez ensuite sur le bouton "Paramètres supplémentaires" puis cliquez sur l onglet «Serveur Sortant» 5. Cochez la case "Mon serveur sortant (SMTP) requiert une authentification" puis "Se connecter à l'aide de :" Nom d'utilisateur : votre adresse mail, exemple : Mot de passe : mot de passe correspondant à ce compte (information communiquée dans le document que l on vous a envoyé) 6. Cliquez sur l'onglet «Options avancées» puis saisissez dans le champ «Serveur sortant (SMTP)» 587 au lieu de 25 Cognix Systems Problèmes possibles 12

14 7. Cliquez sur le bouton «OK», «Suivant» et «Terminer» Si vous avez bien suivi toutes ces étapes et que le problème d envoi persiste, nous vous invitons à contacter votre fournisseur d accès à Internet. Cognix Systems Problèmes possibles 13

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