OwnCloud. Définition 1 / 10. Date d'édition 03/09/2013 Public concerné Étudiants, Personnels Version du logiciel

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1 OwnCloud Date d'édition 03/09/2013 Public concerné Étudiants, Personnels Version du logiciel Table des matières Définition...1 L'interface web...2 Fichier musique sur OwnCloud...3 Fichier image sur OwnCloud...3 Dépôt de fichiers...4 Opérations sur les fichiers...5 Navigation dans les dossiers...5 Le partage de documents...6 Aux utilisateurs Lille Point de vue de l'utilisateur qui partage...6 Point de vue de l'utilisateur avec qui on partage...7 A des personnes extérieures à Lille Envoi du courriel avec le lien de partage...7 Le dépôt de fichiers...8 Point de vue de l'utilisateur avec qui on partage...8 Définition OwnCloud est une plate forme de stockage de fichiers en ligne qui permet de sauvegarder ses données sur un serveur de l'université. Chaque utilisateur ayant un compte Lille 3 dispose d'un espace de stockage distant de 5 Go. 1 / 10

2 L'interface web On accède à la plate forme OwnCloud via l icône disponible dans son ENT Lille 3. On s'authentifie alors avec son compte portail Lille 3 Illustration 1: Page de connexion à OwnCloud Illustration 2: L'interface web de OwnCloud On remarque 3 rubriques : Fichiers Musique Images Tous les fichiers (documents bureautiques, images, sons...) sont à déposer dans la rubrique «Fichiers». Par contre, on retrouvera également les photos dans la rubrique «images» et les sons, dans la «Musique» Les rubriques «Musique» et «Images» ne contiennent pas réellement les fichiers. Elles permettent simplement de regrouper les fichiers en fonction de leur nature et d'avoir un lecteur (player audio pour la musique ou diaporama pour les images). 2 / 10

3 Fichier musique sur OwnCloud Illustration 3: Le fichier Singleton_ _Shine.mp3 est déposé dans la rubrique «Fichiers» Illustration 4: On le retrouve et on peut l'écouter dans la rubrique «Musique» Fichier image sur OwnCloud Illustration 5: Les images sont déposées dans la rubrique "Fichiers" Illustration 6: Les images sont sous forme de vignettes dans la rubrique "Images" 3 / 10

4 Dépôt de fichiers La première façon de déposer un ou plusieurs fichiers est par «glisser déposer» (drag and drop). Cela consiste à saisir les fichiers à la souris dans son gestionnaire de fichiers et de les déposer sur l'interface de Owncloud. Remarque : Cette technique fonctionne uniquement avec des fichiers pas des dossiers. La seconde manière pour importer un fichier est d'utiliser le bouton «Nouveau». Une boite de dialogue s'ouvre et il suffit de sélectionner le fichier sur son disque dur. La taille des fichiers à importer est limitée à 2 Go. Le bouton «Nouveau» permet également de créer un fichier texte directement sur Owncloud, créer un dossier, importer un fichier disponible sur internet (en accès public, grâce à son URL) 4 / 10

5 Opérations sur les fichiers Les opérations possibles sur un fichier déposé sont : Renommer, Partager, Télécharger, Revenir à une version antérieure, Supprimer. Toutes ces opérations sont accessibles lorsque l'on positionne la souris sur le fichier. Grâce au bouton «Fichiers supprimés», il est possible de restaurer les fichiers supprimés ou de la effacer définitivement. Navigation dans les dossiers La navigation dans la profondeur des dossiers peut se faire grâce au «fil d'ariane» et on clique sur «Fichiers» pour revenir à la racine des dossiers. On crée le dossier «Dossier_01» (bouton «Nouveau»). Dans ce dossier, on crée un sous dossier. On peut remonter d'un niveau (en cliquant sur «Dossier_01») ou à la racine (en cliquant sur «Fichiers» ou l'icône «Maison»). 5 / 10

6 Le partage de documents Il est possible de partager un fichier ou un dossier. Lorsque l'on partage un dossier, tous ses sous dossiers et fichiers sont également partagés. Il y a deux manières de partager des documents : Méthode 1 : en activant le partage avec un autre utilisateur ayant un compte Lille 3. Méthode 2 : en communiquant (généralement dans un ) un lien qui va pointer vers le document à partager. La première méthode sera privilégiée pour des échanges de documents entre utilisateurs Lille 3 tandis que la seconde méthode permettra de diffuser des documents à des personnes externes au système d'information de l'université. Ces deux méthodes de partage de documents sont préférables à l'ajout de pièces jointes à des courriels. Méthode 1 : Partage d'un fichier avec des utilisateurs Lille 3 Point de vue de l'utilisateur qui partage On recherche l'utilisateur dans l'annuaire Lille 3. 6 / 10

7 Le fichier est par défaut, partagé en «lecture seule» mais il est possible d'autoriser la modification ou la suppression du document par l'utilisateur avec qui il est partagé. (Cocher «édition autorisée», «mettre à jour» ou «supprimer»). Pour annuler le partage, il faut cliquer sur la croix. Lorsque l'on a trouvé un utilisateur dans l'annuaire, c'est son adresse électronique qui est indiquée mais en aucun cas, un courriel lui sera envoyé. Pour effectuer un partage par mail, il faudra utiliser la seconde méthode. Point de vue de l'utilisateur avec qui on partage On peut voir qui nous a partagé un document et on peut le partager à nouveau avec d'autres utilisateurs. Ce mode de partage est sécurisé car vous désignez explicitement les utilisateurs qui peuvent y accéder. 7 / 10

8 Methode 2 : Partage d'un fichier via un lien dans un courriel Le partage par lien est moins sécurisé que le partage avec des utilisateurs Lille 3 car en connaissant le lien, on accède au document. Toutefois le lien est constitué d'une chaîne alphanumérique qui ne peut pas être déduite (exemple : service=files&t=74d4183e212c0136ad62740dcbeabf67). Il est également possible de renforcer la sécurité en protégeant l'accès par un mot de passe (qui devra être communiqué à la personne avec qui vous voulez partager) et mettre une date d'expiration après laquelle, le document ne sera plus accessible. Envoi du courriel avec le lien de partage Deux possibilités s'offrent à vous : soit vous copiez collez le lien dans votre client de messagerie habituel et vous rédigez le message. Dans ce cas, vous bénéficiez des avantages d'un client de messagerie (copies cachées ou non, archivage du message envoyé, listes de diffusion, accusé de réception...) Soit vous utilisez le champ «envoyez le lien par » et le bouton «envoyez». Le message envoyé est alors formaté par OwnCloud et les adresses des destinataires doivent être saisies manuellement. Remarque : pour envoyer un courriel à plusieurs personnes, il faut simplement séparer les adresses électroniques par un espace (pas de virgule, point virgule ou autres caractères). On reçoit alors ce type de message : 8 / 10

9 Le dépôt de fichiers Vous pouvez autoriser une personne n'ayant pas de compte Lille 3 à déposer des fichiers dans un dossier dédié à cet effet. Pour cela, il faut créer un dossier que l'on va appeler «depot» par exemple, puis le partager par lien et cocher l'option «Allow public upload». Il faut ensuite donner le lien à la personne qui doit déposer des fichiers. Point de vue de l'utilisateur avec qui on partage L'utilisateur a qui ont aura donné le lien pourra soit télécharger le contenu du dossier (bouton «Télécharger») soit déposer des fichiers («Upload»). 9 / 10

10 Attention : Si vous partagez ce même dossier «depot» avec plusieurs personnes, toutes auront accès à l'ensemble de ses fichiers. 10 / 10