Bureau Virtuel Lyon 2

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1 Bureau Virtuel Lyon 2 Fonctions principales Le tableau de bord p 2 La messagerie p 2 Les groupes p 6 Les documents p 10 Les calendriers p 11 Les contacts p 12 Les sondages p 15

2 Le tableau de bord Le nouvel accueil du Bureau Virtuel : le tableau de bord - Pour retrouver le tableau de bord après avoir choisi une fonctionnalité, cliquer sur l'icône du Bureau Virtuel Vous pouvez choisir votre page de démarrage : - cliquer sur l'icône "Préférences" : - choisir à gauche l'option "Compte" : - au centre de l'écran, dans le menu démarrage, choisir l'option souhaitée : - cliquer sur le bouton "Sauver" en haut de l'écran : Vos modifications ne prendront effet que lors de votre prochaine connexion à votre Bureau Virtuel Quitter le Bureau Virtuel - cliquer sur l'icône de sortie (en haut à droite de votre écran) : La messagerie - cliquer sur l'icône "Messages" : les messages non lus sont en subrillance. Lire un message - cliquer sur le message, il apparaît à droite de l'écran Supprimer un message - cliquer sur le message à supprimer et glisser le dans la corbeille Page 2 sur 22

3 Répondre à un message ou - choisir l'option "Répondre" ou "Répondre à tous" dans les onglets proposés : Écrire un message - dans le menu "Nouveau" choisir l'option "Nouveau" : - saisir la liste des destinataires : - cliquer à droite pour ajouter des destinataires en copie visible ou en copie invisible - donner l'objet du message : - saisir le texte de son message : Si vous n'avez pas le menu de mise en forme de votre texte comme ci-dessus, vous devez modifier les paramètres de votre messagerie de la façon suivante : * choisir à droite de l'écran le menu "Plus" : * dans le menu "Plus", choisir l'option "Format texte enrichi" : - envoyer le courriel électronique : cliquer sur le bouton "Envoyer" : Ajouter des fichiers, ajouter des documents, supprimer des documents joints - pour joindre des fichiers à vos courriels électroniques, vous devez * cliquer sur à droite de l'écran * choisir ensuite le fichier à joindre sur votre ordinateur et valider - pour joindre des fichiers issus de votre dossier documents du Bureau Virtuel * cliquer sur à droite de l'écran Page 3 sur 22

4 * choisir ensuite un ou plusieurs fichiers à joindre parmi vos documents et cliquer sur le bouton une fois la sélection terminée Le/vos fichiers apparaissent maintenant dans votre courrier au dessus du texte < > - pour dé-sélectionner des fichiers que vous souhaitiez annexer, décocher la case à gauche du nom du fichier, celui-ci disparaîtra au bout de quelques secondes Ajouter une signature automatique - cliquer sur l'icône "Préférences" : - choisir à gauche l'option "Signatures" : - entrer la signature voulue - cliquer sur le bouton Votre signature est maintenant active. Vous pouvez la désactiver lors de l'écriture d'un courrier en utilisant l'option "désactiver la signature" du menu "Plus" : Ajouter un message d'absence automatique - cliquer sur l'icône "Préférences" : - choisir à gauche l'option "Message d'absence" : - activer le message d'absence en cochant la case associée à l'icône "Activer" : - entrer ensuite les paramètres demandés ainsi que le message souhaité - cliquer sur le bouton Votre message d'absence est maintenant actif. Pour le désactiver, il faudra décocher la case associée à l'icône "Activer" : Ajouter un filtre à la réception de ses messages - cliquer sur l'icône "Préférences" : - choisir à gauche l'option "Filtres" : Page 4 sur 22

5 - cliquer le bouton Nouveau en haut de l'écran pour créer un nouveau filtre - donner ensuite tous les paramètres que vous souhaitez attribuer à votre filtre. Pour ajouter des règles, cliquer sur le bouton + - une fois les règles saisies, cliquer sur le bouton Sauver : - votre filtre apparaît au centre de l'écran et est actif (l'icône vous le confirme). Pour désactiver votre filtre, cliquer sur l'icône de façon à ce que l'image passe à OFF Intégrer une boîte aux lettres externe - cliquer sur l'icône "Préférences" : - choisir à gauche l'option "adresse externe" : - choisir le fournisseur du service dans la liste ou donner vous-même les paramètres de votre boîte externe en cliquant sur "Other POP accourt" : - donner les paramètres pertinents puis cliquer sur le bouton "Créer" : p.s : si vous ne connaissez pas les paramètres d'accès à votre boîte aux lettres chez votre fournisseur de service de BAL, vous pouvez les trouver à cette adresse < Page 5 sur 22

6 Les groupes 1) Voir ses groupes l'écran : - cliquer sur l'icône "Préférences" : - choisir à gauche l'option "Groupes" : - vous pouvez accéder à tous vos groupes en cliquant sur le bouton au centre et en haut de 2) Créer un nouveau groupe - cliquer sur l'icône "Préférences" : - choisir à gauche l'option "Groupes" : - cliquer le bouton - donner les paramètres de création de mon groupe : Page 6 sur 22

7 * Répertoire des groupes : si vous cochez cette case, le groupe sera visible dans le répertoire des groupes * Répertoire des membres public : si vous cochez cette case, la liste des membres du groupe sera publique * Ouvert à tous : si vous cochez cette case, tout le monde pourra rejoindre votre groupe - valider la création en cliquant sur Le groupe est créé et vous en êtes automatiquement l'administrateur : pouvez maintenant inviter des personnes à vous rejoindre.. Vous 3) Inviter des personnes à devenir membres du groupe que vous venez de créer En sélectionnant ou vous parvenez à la même boîte de dialogue. Elle vous permettra de choisir les personnes que vous souhaitez inviter. Vous avez accès immédiatement à la liste de vos contacts mais vous pouvez également rechercher une personne que vous n'avez pas encore en contact en cliquant sur l'icône "Annuaire" : - entrer ici : le nom de la personne recherchée. - si vous souhaitez effectuer une recherche avancée (étudiant ou personnel) cliquer sur le triangle inversé afin d'avoir accès au menu de recherche - une fois le/les contacts sélectionnés, cliquer sur le bouton La/les personnes que vous venez d'inviter vont recevoir un courrier électronique qui ressemble à celui présenté ci-dessous : Page 7 sur 22

8 4) Supprimer un groupe - cliquer sur l'icône "Préférences" : - choisir à gauche l'option "Groupes" : - choisir ensuite le groupe que vous souhaitez supprimer : - cliquer sur le lien "Supprimer" : - cliquer sur "Oui" à la question de contrôle : Le groupe est maintenant supprimé. 5) Attribuer des droits d'accès aux membres du groupe pour les documents du groupe - cliquer sur l'icône "Documents" : Page 8 sur 22

9 - choisir ensuite le groupe pour lequel vous souhaitez modifier les droits d'accès aux documents : - cliquer sur la roue à droite du nom du groupe : - choisir l'option "Droits d'accès" : - donner des droits d'accès aux documents à tous les membres ou seulement à certains en cliquant sur le bouton "Ajouter" 6) Attribuer des droits d'accès particuliers à des membres du groupe pour certains documents du groupe - cliquer sur l'icône "Documents" : - choisir ensuite le groupe pour lequel vous souhaitez modifier les droits d'accès aux documents : - sélectionner le document pour lequel vous souhaitez attribuer un droit d'accès particulier à un membre du groupe par un clic droit (CTRL clic sur MAC) et choisir l'option "Droits d'accès" : Page 9 sur 22

10 - donner des droits d'accès aux documents à tous les membres ou seulement à certains en cliquant sur le bouton "Ajouter" 7) Attribuer des droits d'accès particuliers à un membre du groupe - cliquer sur l'icône "Préférences" : - choisir à gauche l'option "Groupes" : - choisir ensuite le groupe dans lequel se trouve le membre à qui vous souhaitez attribuer des droits différents : - la liste des membres du groupe apparaît. Choisir le membre dont vous allez modifier les droits en cliquant sur son nom dans la liste - cliquer sur l'icône représentant 3 points : pour avoir accès au menu des droits - dans le menu des droits, choisir l'option qui convient :. Vous pouvez retirer ce membre du groupe, le nommer co-administrateur et bien même le nommer administrateur à votre place (il ne peut y avoir qu'un seul administrateur par groupe) Les documents Le Bureau Virtuel vous permet de stocker tous vos documents. Avantages : * capacité de stockage déporté importante (2 Go) * Impossible de perdre un document car le Bureau Virtuel est dupliqué sur les deux sites de l'université * possibilité de partager des documents avec d'autres étudiants (groupes de travail) * possibilité de mettre vos documents en ligne (comme un blog) si vous le souhaitez * possibilité de partager des documents avec vos enseignants (groupes de travail) * possibilité de remettre des travaux à vos enseignants (boîte de dépôt) *... 1) Stocker des documents dans "Mes documents" - cliquer sur l'icône "Documents" : - choisir à gauche l'environnement correspondant à vos documents personnels : Page 10 sur 22

11 vos documents apparaissent à l'écran - pour sauvegarder un nouveau document dans votre espace, il suffit de le glisser et de déposer dans la fenêtre, votre bureau virtuel fera le reste 2) Supprimer des documents stockés - cliquer sur l'icône "Documents" : - choisir à gauche l'environnement correspondant à vos documents personnels : vos documents apparaissent à l'écran - sélectionner le/les documents à supprimer et glissez-les dans la corbeille 3) Partager des documents avec des groupes - cliquer sur l'icône "Documents" : - choisir à gauche l'environnement du groupe avec lequel vous souhaitez partager des documents : - pour sauvegarder un nouveau document dans l'espace du groupe, il suffit de le glisser et de déposer dans la fenêtre, votre bureau virtuel fera le reste Les calendriers 1) Créer un évènement dans le calendrier - cliquer sur l'icône "Calendriers" : - choisir à gauche l'environnement correspondant à vos documents personnels : - cliquer sur "Nouveau" : - saisir les éléments demandés et cliquer sur le bouton "Sauver" : Votre nouvel évènement est créé. 2) Modifier un évènement du calendrier - cliquer sur l'évènement, choisir "Modifier" et modifier les paramètres Page 11 sur 22

12 - cliquer enfin sur le bouton Pratique : dans les paramètres de l'évènement, vous pouvez demander au Bureau Virtuel de vous rappeler l'évènement en vous envoyant automatiquement un mail avant l'évènement. 3) Supprimer un évènement du calendrier - cliquer sur l'évènement, choisir "Supprimer" : - répondre "Oui" à la question de contrôle : Les contacts Vos contacts sont liés à l'environnement que vous utilisez. Vous pouvez donc créer des contacts personnels et des contacts de groupes 1) Créer un nouveau contact - cliquer sur l'icône "Contacts" : - choisir à gauche l'environnement souhaité : ou - si vous n'avez pas encore de contact, choisir "Créer un contact" ou "Importer" : Page 12 sur 22

13 * différentes options d'importation vous sont proposées :. Choisir l'option souhaitée et ensuite cliquer sur le bouton "Importer" : - si vous avez déjà un ou des contacts, choisir "Nouveau" : Dans les deux cas, vous devrez renseigner un certain nombre de champs qui permettront de caractériser votre contact. - cliquer enfin sur le bouton. Votre contact est maintenant enregistré. 2) Supprimer un contact - cliquer sur l'icône "Contacts" : - choisir à gauche l'environnement souhaité : ou - cocher la case à gauche du nom du contact à supprimer : - cliquer sur le bouton supprimer : et répondre "Oui" à la question de contrôle 3) Créer un contact à partir du module de recherche - cliquer sur l'icône "Contacts" : - choisir à gauche l'environnement souhaité : ou Page 13 sur 22

14 - choisir "Annuaire" à gauche : - entrer ici : le nom de la personne recherchée. - si vous souhaitez effectuer une recherche avancée (étudiant ou personnel) cliquer sur le triangle inversé afin d'avoir accès au menu de recherche : - clic droit (CTRL clic sur MAC) sur le nom souhaité et choisir dans le menu l'option "Sauver dans les Contacts" : Votre contact sera enregistré dans vos contacts de l'environnement actif. Page 14 sur 22

15 Les sondages 1) Créer un nouveau sondage - cliquer sur l'icône "Plus" : - choisir l'option Sondages La fonctionnalité "Sondages" vos réunions. du Bureau Virtuel facilite et optimise l'organisation de Création d'un sondage Une fois connecté au BV, l'outil "Sondages" est proposé parmi toutes les fonctionnalités disponibles : Cliquer sur l'icône "Sondages" pour lancer la création de votre sondage Choisir ensuite dans le menu "Nouveau" (en haut de l'écran) l'option "Sondage pour réunion" Page 15 sur 22

16 L'assistant de création est maintenant lancé et va vous proposer la création de votre sondage en 5 écrans successifs : Écran 1 : Vous devez donner un sujet à votre sondage. Ce sujet deviendra le titre associé à votre sondage. Vous pouvez également donner une description du rôle lié à votre sondage (facultatif). Écran 2 : Sélectionner les dates souhaitées (10 maximum) en cliquant dessus. Écran 3 : Page 16 sur 22

17 Vous devez indiquer l'horaire prévu pour l'évènement et ceci pour chaque plage proposée. Pour vous éviter de saisir de nouveau le même créneau horaire pour les autres dates vous pouvez copier votre premier créneau à l'aide de l'icône "Copier" : Ensuite, vous pouvez attribuer le créneau horaire à la date suivante en utilisant l'icône qui a été générée automatiquement Écran 4 : Vous devez choisir les personnes qui recevront votre invitation à participer à l'évènement que vous proposez. Pour choisir les personnes, cliquer sur la croix verte. Le bureau virtuel vous propose, par défaut, de choisir les personnes parmi vos contacts : Page 17 sur 22

18 Si vous souhaitez convier des personnes de l'université Lyon 2 qui ne figurent pas dans vos contacts, cliquer sur annuaire et rechercher les personnes désirées (personnel ou étudiant) : Si vous souhaitez convier des personnes ne figurant pas dans l'annuaire de l'université Lyon 2, cliquer sur l'icône nouveau : Vous obtenez une nouvelle boîte de dialogue qu'il vous faudra, pour partie, renseigner : - onglet "Général" pour les informations de base - onglet "Communication" pour donner l'adresse électronique externe à Lyon 2 Le nouveau contact ainsi créé fera partie de votre liste de contact. Vous devez le sélectionner et il recevra une invitation à l'évènement que vous êtes en train de créer : Votre contact est sélectionné pour recevoir votre sondage : Page 18 sur 22

19 Renouveler l'opération autant de fois que nécessaire et passer ensuite à l'écran suivant Écran 5 : VotrePrenom VotreNOM Veiller à : - vérifier vos choix => toutes les dates sont validées par défaut ; - ce que tous les contacts désirés soient présents dans la liste ; - cocher la case "M'avertir à chaque vote" si vous souhaitez être informé(e) en temps réel de l'évolution de votre sondage. Les personnes que vous contactez vont recevoir le courrier suivant qui les invite à répondre à votre sondage : Page 19 sur 22

20 De : VotrePrenom VotreNom Objet : VotrePrenom VotreNom vous invite à participer à "Le nom de votre sondage" Date : 20 août :03:37 HAEC À : Contact DeTest Répondre à : VotrePrenom VotreNom Cher(e) Contact DeTest, VotrePrenom VotreNom vous invite à participer à la réunion "test". Informations complémentaires: Le sondage pour réunion permet de trouver une date et un horaire qui conviennent à tous ou à la majorité des participants. Cliquez sur le lien ci-dessous pour voir les dates et horaires proposés, et votez pour tous ceux qui vous conviennent. %3D%3D Bien à vous, VotrePrenom VotreNom En cliquant sur le lien, vos destinataire se retrouveront devant l'écran qui suit, ca qui leur permettra de cocher les cases correspondant aux jours qui conviennent et ainsi de donner leurs préférences. VotrePrenom VotreNom Contact DeTest VotrePrenom VotreNom La personne qui aura répondu au sondage obtiendra l'écran suivant : Page 20 sur 22

21 VotrePrenom VotreNom En parallèle, vous recevrez automatiquement du Bureau Virtuel, le courriel électronique suivant : De : VotrePrenom VotreNom Objet : Contact DeTest a voté pour le sondage pour réunion "test" Date : 5 septembre :57:12 HAEC À : VotrePrenom VotreNom Répondre à : VotrePrenom VotreNom Cher(e) VotrePrenom VotreNom, Contact DeTest a voté pour le sondage "test". Cliquez ici pour le consulter: Si vous êtes l'administrateur du sondage, ne cliquez pas sur le lien mais connectez-vous à BV Lyon2 pour accéder à toutes les fonctionnalités. Bien à vous, VotrePrenom VotreNom Afin de constater le résultat de votre sondage, il faut vous rendre dans votre bureau virtuel, choisir la fonctionnalité "Sondages" : La partie centrale de votre écran est partagée en deux parties : la partie haute qui affiche tous les sondages réalisés ou en cours et la partie basse qui donne le détail d'un sondage présélectionné dans la partie haute. Dans l'exemple, 2 personnes sur 2 attendues ont répondu au sondage : Le détail affiché, après sélection du sondage "test", nous annonce que le jour et l'heure qui entrainent le maximum d'adhésion sont le Vendredi 14 septembre de 15h à 16h : Page 21 sur 22

22 Contact DeTest VotrePrenom VotreNom Page 22 sur 22

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