Création d'un questionnaire (sondage)

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1 Création d'un questionnaire (sondage) Le but de ce petit tuto est d'avoir les séquences pas à pas pour la création d'un questionnaire de façon à ne pas devoir rechercher la manière de procéder si l'outil n'est pas utilisé fréquemment. Une petite précision me semble utile dès le départ. Les termes questionnaire et sondage sont utilisés de manière interchangeables dans ce document. Préparation Avant de créer un questionnaire, il est important de définir les questions que nous voulons poser. Afin de connaître la palette de questions possibles avec l'outil de sondage, un petit tour sur la page suivante sera utile : Vous y trouverez les types de questions possible. Pour notre exemple nous nous contenterons de six questions que nous placerons dans deux groupes. Le titre sera «Exemple pour la création d'un sondage». Groupe 1 : Intérêt du sondage 1. Etes-vous intéressés par ce système de sondage? (Réponse Oui/Non) 2. (Si la réponse est Oui cette question apparaît, si c'est Non, elle n'apparaît pas) Dans quel cadre désirez-vous utiliser ce système de sondage? (Réponse Texte) 3. Les sondages, vous aimez... (Réponses choix Pas du tout, un peu,...) Groupe 2 : Exigences pour un sondage 1. Choisissez les fonctionnalités qu'un sondage doit impérativement proposer pour être utile, et justifiez votre choix. (Réponse case à cocher avec commentaire) 2. Quelle date appréciez-vous particulièrement? (Réponse date) 3. Choisissez votre niveau de satisfaction face à ce tuto dans la liste déroulante ci-dessous (Réponse liste déroulante) Connexion à l'administration du sondage Il suffit de se connecter à la page : [selon votre école] Entrer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour ce service si vous n'avez pas d'utilisateur et de mot de passe, adressez-vous auprès du responsable de ce service, au CSUD Timothée Wenger p.1/12

2 Création d'un nouveau questionnaire Cliquer sur l'icône «Créer ou importer un nouveau questionnaire» : Une fenêtre s'ouvre avec tout un tas d'onglets dans lesquelles il est possible de configurer une quantité de paramètres en lien avec le questionnaire. Se référer à la documentation de LimeSurvey pour retrouver les explications de chacun d'eux. Dans notre exemple, nous laissons tout par défaut sauf la langue de base, le Titre, la Description et le Message de bienvenue (voir ci-dessus). Et voici ce que vous obtenez en cliquant sur «Création d'un questionnaire» : Il s'agit maintenant d'entrer les questions. Les questions sont classés dans des groupes, si vous ne désirez pas faire de groupes, il suffira de créer un seul groupe qui englobera toutes les questions. p.2/12

3 Création d'un groupe Cliquez sur l'icône «Ajouter un nouveau groupe au questionnaire» : Entrez le nom de votre groupe et une description (option qui n'est pas utilisé dans notre exemple) Après avoir cliqué sur «Ajouter un groupe» vous vous retrouverez avec trois barres d'icônes : Il est possible d'éditer le groupe, l'effacer ou l'exporter dans un fichier csv. A partir de maintenant vous pouvez entrer des questions. Création de questions Cliquez sur l'icône «Ajouter une nouvelle question à ce groupe» Oui/Non Entrez la question. La partie Aide permet de mettre des informations utiles à diriger la réponse, et le Type permet de choisir le type de réponse, dans notre cas nous choisissons Oui/Non. La possibilité de dire si la question est obligatoire fait que l'utilisateur ne pourra pas passer à la question suivante avant d'avoir répondu à celle-ci. Vous obtenez ensuite une fenêtre avec quatre barres d'icônes. Vous pouvez éditer votre question, l'effacer, l'exporter en CSV, copier la question, affecter des conditions à la question ou pré-visualiser. p.3/12

4 Cliquez sur l'icône «Ajouter une nouvelle question à ce groupe» Réponse Texte (conditionnelle) Entrer la question et choisir le Type Zone de texte long et cliquer sur «Ajouter la question». Nous allons maintenant aller dans le menu «Affecter des conditions à cette question» Car cette question ne doit apparaître que si la première question est répondu par Oui. Une fois la condition appliquée, une ligne apparaît audessous du titre «Montrer la question...» Cliquez sur l'icône «Ajouter une nouvelle question à ce groupe» Réponse choix Entrer la question et choisir le Type Ligne de boutons radio (Etiquettes personnalisées). Le Jeu d'étiquettes n'étant pas encore créé, nous le laissons ainsi et nous ajoutons la question. Nous obtenons une fenêtre avec deux messages d'avertissement. L'un pour les «réponses proposées à écrire» et l'autre pour les étiquettes de nos boutons radios. p.4/12

5 Nous allons donc maintenant tout d'abord définir les propositions avec le menu «Editer/Ajouter des réponses pour cette question» Ensuite il faut ajouter les propositions : Comme vous pouvez le constater il est possible de les supprimer, de modifier l'ordre ou encore d'en ajouter. Maintenant que les propositions sont faites, nous allons préparer des étiquettes sur l'échelle de valeur que nous voulons utiliser. Pour cela nous allons maintenant utiliser le menu «Editer/Ajouter des jeux d'étiquettes» qui se trouve sur la barre d'icône tout en haut de l'écran. Sur la gauche de l'écran vous trouverez l'icône habituelle de création Nous cliquerons donc sur l'icône de «Ajouter un nouveau jeu d'étiquette». Nous donnons un nom et définissons pour quelle(s) langue ce jeu d'étiquette est créé. Cliquez sur Ajouter, ensuite entrez les valeurs, les expressions ou les phrases souhaitées. Attention le code ne peut pas être deux fois le même. Si vous modifiez un titre déjà ajouté, ne pas oublier de «Sauver tout». Pour revenir au questionnaire, cliquez sur l'icône «Retourner à l'écran d'administration des questionnaires» p.5/12

6 Sélectionnez le questionnaire De même sélectionnez le groupe et la question que nous désirons compléter avec les étiquettes. Nous allons donc cliquer sur l'icône «Editer la question en cours»... et attribuer le jeu d'étiquettes que nous venons de créer (appréciation), ensuit nous mettons la question à jour. Il est possible de pré-visualiser la question avec l'icône correspondante et voici le résultat : p.6/12

7 Nous allons maintenant créer un deuxième groupe dans lequel nous allons mettre les questions suivantes. La procédure est exactement analogue à celle que nous avons utilisé pour la création du premier groupe, je ne vais donc pas l'expliquer à nouveau. Le nom du groupe sera «Exigences pour un sondage» comme prévu dans la préparation. Réponse case à cocher avec commentaire Créer une nouvelle question. Attention à être dans le bon groupe. Entrer la question et le Type «Cases à cocher avec commentaires». Autre veut dire que suite aux cases à cocher il y a une possibilité de n'en choisir aucune proposée, et de mettre une autre réponse. Et comme pour la question précédente nous allons entrer les réponses possibles que l'utilisateur pourra choisir en utilisant l'icône : Et en entrant précédemment. les propositions comme Le résultat vous donnera cela : Date Créer une question dans le bon groupe, du type date. Et je l'ai mise obligatoire. C'est pourquoi vous trouvez un astérisque rouge en début de question. Il est possible de choisir la date en cliquant sur le bouton avec les «...», voici le résultat avec le clique sur ce bouton : p.7/12

8 Liste déroulante Créer une nouvelle question dans le bon groupe et choisissez le Type «Liste déroulante». Ensuite il faudra ajouter les réponses possibles pour arriver à ce résultat : Activation du sondage Il est possible de visualiser le sondage déjà maintenant, en utilisant l'option «Tester ce questionnaire» Vous pourrez déjà constater que la condition que nous avons mise pour la deuxième question fonctionne à merveille. Vous aurez également la visualisation du sondage que les utilisateurs auront. Mais en fin de sondage lorsque vous voulez envoyer, un message apparaît : Le sondage est maintenant prêt, mais il n'est pas encore utilisable, car il faut d'abord l'activer. Il faut maintenant utiliser l'icône «Activer ce questionnaire» Dès que ce bouton est pressé, une fenêtre d'avertissement apparaît. Un sondage activé peut encore être modifié dans son contenu, mais il n'est plus possible d'ajouter ou supprimer. La structure est figée. Pour réutiliser des questions dans un autre questionnaire, il faut les exporter et les réimporter dans le nouveau questionnaire. Le questionnaire est maintenant prêt, il reste à préparer les invitations ou à le rendre publique. Si un questionnaire est rendu publique, le monde entier peut venir le remplir, cela peut être utile pour recevoir un avis sur un site par exemple. La page suivante explique comment rendre un questionnaire publique. Mais la plupart du temps nous voulons inviter un groupe de personnes pour répondre à un sondage en veillant à ce que chacun le fasse, il faut donc aussi pouvoir renvoyer des rappels à ceux qui oublierais... Cette démarche se trouve sous le titre Inviter à répondre au sondage. Pour le Collège du Sud un tutoriel annexe explique comment importer les listes de personnes depuis la base de donnée de l'école, très utile pour par exemple faire un questionnaire pour tous les élèves d'anglais de 2e et 3e année. Ou alors toutes les filles ou tous les garçons de l'école,... p.8/12

9 Rendre un sondage publique Cela signifie que le sondage est visible à la page Il suffit de choisir un questionnaire actif et cliquer sur «Editer le questionnaire courant» Aller sous l'onglet «Présentation et navigation», et là, il suffit de mettre Oui au paramètre «Lister les questionnaires pour le public» et Sauvegarder. Maintenant le questionnaire est visible par le monde entier! Vous constatez dans l'édition du questionnaire qu'il est possible de paramétrer une quantité d'autres éléments, comme par exemple ne pas afficher le questionnaire question par question, mais plutôt par groupe de questions ou encore tout le questionnaire sur une seule page. p.9/12

10 Inviter à réponde au sondage Votre questionnaire est prêt et il doit être activé, car s'il n'est pas activé, il n'est pas possible de créer des invitations, voici le message que vous recevrez si vous chercher à créer des invitations sans activation : Votre sondage est don activé (voir sous le titre «Activation du sondage»). Dans le menu du questionnaire vous allez cliquez sur «Activer/Editer les invitations pour ce questionnaire» Et voici le message qui apparaît, pas de panique, ce message averti simplement que si des invitations sont faites pour ce questionnaire, il ne sera plus accessible par le monde entier. C'est ce que nous voulons. Cliquez sur «Initialiser les invitations». Et la fenêtre suivante apparaît (le numéro après token_ varie). Et voici le menu qui s'affiche devant vous. Il s'agit maintenant d'ajouter une nouvelle invitation en cliquant sur l'icône correspondante Les trois premier champs sont obligatoires (Prénom, Nom et Mail). Après l'ajout vous obtenez ce message : p.10/12

11 Nous affichons les invitations et voilà le résultat : Le premier utilisateur est créé, il s'agit maintenant générer des invitations en cliquant sur le bouton «Générer les invitations» Un message vous demande si vous voulez réellement générer ces invitations. Cette action aura pour conséquence de créer un jeton pour chaque utilisateur. Ce qui permettra au système de savoir qui a déjà répondu, à qui renvoyer des rappels,... Il faut donc simplement cliquer sur «Oui». Le nombre d'invitation(s) créée(s) vous est affiché. Pour revenir à la liste des invitations cliquez sur l'icône «Afficher les invitations» Vous constaterez que la colonne «Invitation» qui était auparavant vide contient maintenant un code, c'est le jeton dont nous avons parlé précédemment. Le système est maintenant prêt pour envoyer les invitations au sondage. Si vous désirez modifier le modèle, le personnaliser, allez dans «Editer le modèle de message» Pour envoyer les invitations, cliquez sur «Envoyer les invitations par mail» Vous obtiendrez une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer votre adresse mail dans «De» (qui indique l'expéditeur), l'objet, et le contenu du message. Dans ce contenu certains champs seront remplis avec les informations de la personne comme ci-dessous {FIRSTNAME}, le prénom sera automatiquement mis dans chaque mail. Les autres informations proviennent du titre du questionnaire, de la description,... vous pouvez modifier ce que vous voulez. Mais attention les champs { } sont des valeurs que le système implémente, si vous effacez par exemple, {FIRSTNAME} le prénom du destinataire n'apparaîtra plus dans le message. Suite à l'envoi des invitations, il vous est dit combien d'invitations ont été envoyées et à qui. p.11/12

12 Voici le mail que l'utilisateur va recevoir : L'utilisateur clique alors sur le lien et peut commencer son questionnaire! p.12/12

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