TUTORIEL : Formulaire sur Google : Saisie des réponses questionnaires comptoir Mise en place de questionnaires à distance

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1 TUTORIEL : Formulaire sur Google : Saisie des réponses questionnaires comptoir Mise en place de questionnaires à distance 1- ENREGISTREMENT ET PERSONNALISATION (si souhaité) DES FORMULAIRES Vous avez été destinataire d'un mail indiquant le partage des fichiers sur GoogleDrive : «questionnaires à distance NE PAS MODIFIER» et «questionnaires comptoir NE PAS MODIFIER» Pour que chaque OT puisse saisir ses propres formulaires et que les réponses ne s'accumulent pas chez tout le monde sur le même document, il faut vous créer une COPIE de ces documents sur votre espace google doc. Pour cela : 1) ouvrir le doc «questionnaire NE PAS MODIFIER» sur Google Drive 2) cliquer sur Fichier / «Créer une copie» 3) enregistrer la copie sur votre espace Google Drive, en changeant le nom, par ex. «questionnaire au comptoir OT de XX» et renommer aussi le titre, avec le nom de votre OT (surtout sur celui à distance) 4) ouvrir le formulaire : Lorsque vous retourner sur votre page d'accueil Google Drive, vous avez à présent le nouveau formulaire (copie du modèle) qui vient d'être créé. En l'ouvrant, vous arrivez sur le tableau Excel qui comporte les réponses saisies (vide pour le moment). [pour voir comment accéder au formulaire en ligne pour saisie et traiter les réponses, voir les explicatifs ci-dessous (pages 3-5)] 5) personnalisation / ajout de questions : si vous le souhaitez, vous pouvez à présent ajouter des questions pour votre propre destination/ot, à la suite des questions régionales communes définies ensemble et présentes sur ce modèle. (Attention : merci de respecter la base régionale commune définie ensemble, pour que nous puissions tous disposer des mêmes questions et faire éventuellement des comparaisons dans le futur!)

2 Pour modifier le formulaire : onglet «Formulaire» puis «Modifier le formulaire» Une fenêtre s'ouvre, où vous pourrez agir directement sur le corps du formulaire et ajouter à la fin vos propres questions. Pour ajouter une question ou un élément : sur le menu tout en haut, cliquer sur «ajouter un élément» puis au choix, texte, case à cocher (plusieurs choix possibles), choix multiples (un seul choix possible), sélection dans une liste (liste déroulante) Pour modifier une question ou un élément, en face de la question, boutons à droite : modifier (logo crayon), supprimer, dupliquer

3 2- SAISIE DES QUESTIONNAIRES AU COMPTOIR Suite à la mise en place des nouveaux questionnaires via Google, les saisies sur tableau Excel ne sont plus nécessaires. Il est ainsi possible de saisir, au fur et à mesure des questionnaires collectés, les réponses sur Google formulaire, et d'en obtenir les statistiques automatiquement. Il faut ainsi vous rendre sur le formulaire en ligne (que vous pouvez ajouter à vos favoris, sur votre navigateur, pour y accéder plus facilement) Ouvrir le Google formulaire, puis Formulaire/ Accéder au Formulaire en ligne. Le formulaire de saisie (mis en page) s'affiche alors, et vous pouvez y entrer les réponses : En bas de page, n'oubliez pas de cliquer sur «Envoyer» pour enregistrer votre saisie. 3- QUESTIONNAIRES A DISTANCE Les questionnaires à distance peuvent être envoyés par mail ou lors de demande de documentations courrier. Nous pourrons réfléchir à un modèle de mail, paramétrable par chacun, qui pourrait être envoyé après chaque demande adressée à l'ot, ou quelque temps après. (ex. texte de type : vous avez pris contact récemment avec l'office de tourisme de X. Engagés dans une démarche qualité, nous souhaiterions collecter votre avis et vous invitons à remplir ce court questionnaire en ligne...) L'avantage des questionnaires distance via Google : là, c'est le visiteur qui renseigne le formulaire depuis son ordinateur, smartphone, tablette... L'OT n'a donc plus à saisir les informations, le traitement des données se fait automatiquement. Lors des envois de courriers (pour des demandes de docs par exemple), il est possible d'envoyer le lien (pensez aux «shorts URL» qui raccourcissent le lien google, parfois long et codé) en le mentionnant sur le courrier d'accompagnement. Les destinataires peuvent alors se rendre sur le site et faire part de leur satisfaction. L'enregistrement et la personnalisation des questionnaires à distance se font de la même manière que pour les questionnaires comptoir explicités ci-dessus.

4 4- TRAITEMENT DES REPONSES ET STATISTIQUES Conseil : il est recommandé, surtout pour les questionnaires au comptoir, de saisir les réponses au fur et à mesure (par ex. toutes les semaines, mois...) Plutôt que de créer plusieurs formulaires sur l'espace Google par période et entre 2 bilans qualité, je vous recommande de faire des enregistrements et extractions régulièrement. Exemple : L'OT recueille et analyse les réponses questionnaires pour le 1er trimestre 2012 : A la fin de la période concernée (janvier avril), l'ot fait une extraction de son tableau et l'enregistre sur son PC pour en garder la trace. Les lignes seront ensuite supprimées sur le formulaire Google, et pourront permettre une mise à zéro et reprise des saisies pour le semestre 2. En pratique : Sur la page générale de votre document, vous visualisez à présent toutes les lignes saisies, sous forme de tableau. Consultation des statistiques Google formulaire permet de générer automatiquement les statistiques. Vous pouvez consulter très facilement le bilan des réponses : Dans le menu «Formulaire», choisir «Résumé des réponses» Une nouvelle fenêtre s'ouvre, reprenant les statistiques. Des camemberts ou barres statistiques sont crées automatiquement :

5 Vous pouvez ainsi conserver et copier ces résultats pour votre bilan qualité. Sauvegarde/Archivage des réponses obtenues Pour en assurer la traçabilité et pouvoir éventuellement reprendre les bilans de l'année, il convient d'enregistrer et sauvegarder le tableau des réponses obtenues, avant d'effacer les données pour un prochain bilan. Dans le menu «Fichier» sélectionner «Télécharger au format...» et choisir le format souhaité (ex. excel). Une fenêtre vous invite alors à enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Vous pouvez alors lui donner le nom de fichier adéquat (ex. bilan qualité 1er trimestre 2012) et le fichier peut également être travaillé sur Excel (pour réaliser par exemple des graphiques complémentaires, faire le bilan annuel, etc.)

6 Redémarrer une nouvelle session de saisie Une fois que votre tableau avec les réponses saisies et statistique est sauvegardé, vous pouvez remettre le fichier à zéro, en supprimant les lignes saisies, pour vous permettre de réaliser un nouveau bilan (par exemple, 2ème semestre 2012, etc.) Sur le tableau général, sélectionner les lignes qui sont remplies (dans cet exemple, les lignes 1 à 5) Surligner les lignes désirées, puis clic droit : Supprimer les lignes (2 à 5) Les lignes sont supprimées et votre tableau à présent vide. L'enregistrement se fait automatiquement. Votre tableau est maintenant prêt pour une nouvelle session et saisie de questionnaires! La marche à suivre est la même pour les questionnaires à distance. Attention cependant pour les calculs : comme vous avez 1 document par langue, il faudra faire un copier coller des lignes dans les autres langues, à l'intérieur du GoogleDoc français par exemple, pour que les statistiques englobent bien l'ensemble des langues et avoir un taux de satisfaction global. Bonne mise en place de la saisie des questionnaires via Google Docs! N'hésitez pas à nous contacter en cas de question ou difficulté