Foire aux Questions Note: Les réponses aux questions correspondent à la version Mise en route

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1 Foire aux Questions Note: Les réponses aux questions correspondent à la version Mise en route Q. Je crois que le logiciel du SISA serait un bon choix pour mon organisation. Quels sont les étapes à suivre? R: Après avoir pris la décision de faire l implantation du logiciel SISA à votre fournisseur de service, tout d abord, vous devez obtenir un numéro d'identification pour votre centre. Pour ce faire, vous devez inscrire le fournisseur de service sur le site internet de l initiative du SISA au lien suivant et suivre les instructions sur le site : Une fois que vous avez enregistré, un numéro d identification vous sera envoyé de la part du bureau de soutien du SISA. Dès que vous avez reçu votre numéro d identification, vous pouvez contacter le bureau de support du SISA pour obtenir les clés d activation. Q. Je suis sur le site internet de l'initiative du SISA, et je tente d'enregistrer mon centre d hébergement, par contre je suis bloqué lorsque je clique sur l'option d'enregistrement, pourquoi? R: Vous devez désactiver le bloqueur de fenêtres de votre navigateur Internet. Beaucoup de navigateurs Internet vous donneront un message indiquant qu un pop-up a été bloqué et vous offriront la possibilité d'autoriser les pop-up pour le site que vous utilisez. Q. Je me suis inscris à l'initiative du SISA, j ai reçu le code d indentification de mon fournisseur de service et je suis prêt à commencer à utiliser le logiciel du SISA. Comment puis-je obtenir les clés d'activation? R: Vous devrez communiquer avec le bureau de soutien du SISA afin d obtenir les clés d'activation. Vous devrez fournir le nom complet de votre fournisseur de service ainsi que le numéro d'identification qui lui a été attribué. Les clés seront valides pendant 24 heures, c est pourquoi il est important d en faire la demande pour une date où vous aurez le temps d en faire la saisie dans le logiciel du SISA. Une fois les clés entrées, la base de données en démonstration sera

2 effacée et vous pourrez commencer à faire la configuration de votre fournisseur de services ainsi que la création de profils des utilisateurs pour ensuite commencer à entrer vos données. Q. Je viens d activer mon logiciel SISA, et je ne peux accéder à de nombreuses fonctions d administration. R: Note: Seul un administrateur peut effectuer cette tâche. Après avoir activé le logiciel du SISA, vous devez configurer votre fournisseur de service principal avant de faire les autres choses. Pour ce faire : À partir de la fenêtre «Administration», cliquez sur «Fournisseurs de services» et cliquer sur Modifier dossier en cours. Dans cette fenêtre, un type de fournisseur doit être choisi en cliquant sur le bouton Type de fournisseur et sélectionnés les choix qui s appliquent de la liste. Sous l onglet Clientèle, les champs Clientèle desservie et catégories d âge doivent être entrés. N oubliez pas de cocher la boîte Sert les familles ci ceci s applique à votre fournisseur de service. Une fois cette opération terminée, sauvegardez et quittez cette fenêtre et cliquez sur le bouton «Échange de données», et sous l'onglet «Importation» dans la colonne «Tableau de recherches», cliquez sur «Provenant du bureau national». La prochaine fois que vous ouvrirez une session avec SISA, les fonctions administratives seront à votre disposition. Q. Quelles sont les étapes à suivre pour faire la configuration d un fournisseur de service? R: Note: Seul un administrateur peut effectuer cette tâche. 1) S'il s'agit d'une première installation du SISA, allez à «Fournisseurs de services» et assurez vous que toutes les informations sont entrées dans les champs obligatoires. Pour créer un fournisseur de services secondaire, créez le fournisseur de services dans la fenêtre «Fournisseurs de services». N'oubliez pas que pour créer un nouveau refuge, vous devez spécifier le type de fournisseur, le type de clientèle desservie et la catégorie d'âge. 2) Création d Utilisateurs. 3) Programmer les propriétés par défaut du SISA de façon à ce qu il réponde adéquatement aux besoins du fournisseur de services. 4) Création de chambres et de lits. 5) Création de programme de financement lié au nouveau fournisseur de services.

3 6) Assurez vous que les tranches d âge sont correctes ou si besoin, d en créer de nouvelles. 7) Créez des champs obligatoires. 8) Dans les fenêtres «Tableaux de recherche» et «Tableaux gérés par utilisateurs», assurez-vous que toutes les valeurs propres au nouveau fournisseur de services sont inscrites. Installation Q. Comment puis-je installer le SISA en réseau? R: Veuillez télécharger le document «Comment installer SISA en réseau» de «Extraire documents SISA» dans le menu Aide du SISA. Q. Comment puis-je copier le logiciel du SISA d'un ancien ordinateur vers un nouvel ordinateur? R: Vous devez d'abord effectuer une sauvegarde de la base de données de votre SISA. Connectez-vous au SISA et effectuez une sauvegarde. Vous devez ensuite télécharger et installer le SISA sur le nouvel ordinateur. De l'ancien ordinateur, copiez le fichier de sauvegarde (qui se trouve dans C: \ HSBackup) sur un CD ou une clé USB, puis copiez-le dans C: \ HSBackup de votre nouvel ordinateur. Sur le nouvel ordinateur, ouvrez une session avec le SISA. À partir de la fenêtre «Administration», sélectionnez «Entretien de la base de données». Cliquez sur «Restauration», puis cliquez sur l'icône représentant un classeur. Une liste des sauvegardes effectuées s affichera (il devrait y avoir qu'un seul fichier - c.-àd. la sauvegarde que vous venez d'effectuer). Sélectionné la sauvegarde et cliquez sur le crochet bleu. Le fichier de sauvegarde que vous avez sélectionné apparaîtra dans la fenêtre «Restauration Base de données». Cliquez sur le bouton «Restaurer» et une fenêtre s'ouvrira vous demandant de téléphoner au bureau de soutien du SISA. Note: Étant donné que vous travaillez avec un nouvel ordinateur il n y a pas de risque que la base de données de votre SISA soit endommagée, cependant, toutes les précautions doivent être prises lorsque l on travaille avec les données du SISA. Pour toutes questions, n hésitez pas à communiquer avec le bureau de soutien du SISA. Cliquez oui pour continuer avec le processus de restauration.

4 Lorsque vous cliquerez sur Oui, le fichier de sauvegarde de votre base de données du SISA sera intégré à l'application du SISA installé sur votre nouvel ordinateur. Q: Les applications du SISA sont installées en réseau, comment puis je faire une décompression des mises à jour? R: Quant à la version , les mises à jour du SISA sont effectuées automatiquement. Allez dans le menu Aide du SISA et cliquez sur «Mises à jour du logiciel». Il n'est pas nécessaire de décompresser les mises à jour manuellement. Pour de plus amples renseignements, téléchargez le document «Guide de la mise à jour du SISA» dans «Extraire documents du SISA» du menu Aide ou appelez le bureau de soutien du SISA au Ouverture de session Q. Quel est le code d usager et le mot de passe du Démo/Formation de l utilisateur normal du SISA? R: Code de l usager: FORMATIONC Mot de passe: FORMATIONC Q. Quel est le code d usager et le mot de passe du Démo/Formation de l administrateur du SISA? R: Code de l usager: FORMATIONA Mot de passe: FORMATIONA Q. Quel est le code d usager et le mot de passe du Démo/Formation du SISA après l activation? R: Code de l usager: ADMIN Mot de passe: ADMIN1 Réception Q. Je dois créer une unité familiale, mais les boutons de commande me permettant de le faire ne sont pas disponibles. Comment puis-je activer les boutons me permettant de créer une famille? R: NOTE: Seul un administrateur peut effectuer cette tâche.

5 Pour que les boutons «créer une famille» soient activés, il doit être indiqué dans le profil de votre fournisseur de services que des services aux familles y sont offerts. Dans votre SISA, à partir de la page d accueil, cliquez sur le bouton «Administration», sélectionnez ensuite «Fournisseurs de services». Dans la liste des fournisseurs de services, sélectionnez le fournisseur de service pour lequel vous souhaitez créer une unité familiale. Cliquez sur «Modifier dossier en cours» et passez à l'onglet «clientèle». Cochez la case «Sert les familles» et enregistrez les modifications. Q. Lors d une «admission» ou d un «départ» d un chef de famille, les autre membres de cette même famille ne sont pas automatiquement admis ou inscrits comme étant partis. R: À la fenêtre «Admission graphique», assurez-vous que tous les membres de la famille sont sélectionnés pour une admission ou un départ en cliquant le crochet vert nommé «Ajouter tous» (Au bas de la fenêtre, à la gauche). Q. Comment puis-je ajouter un membre à une famille déjà existante? R : Note: Si l individu n a pas déjà un dossier client dans le SISA, vous devez d abord en créer un avant de pouvoir l ajouter à une unité familiale. À partir de la fenêtre «Réception» sélectionnez un membre de la famille de l individu. Cliquez sur la fonction «Détails client», ensuite «Modifier dossier en cours» et sélectionnez «Famille». La fenêtre de gestion familiale s'ouvrira et affichera les noms des membres de la famille. Sélectionnez «Ajouter un nouveau membre» pour ajouter un individu à la famille sélectionnée. Q. J ai créé un nouveau dossier client, et le bouton de commande, «Créer une famille» n est pas activé. R: NOTE: Seul un administrateur peut effectuer cette tâche. À partir de la fenêtre «Administration», cliquez «Propriétés par défaut du SISA». Sous l onglet «Frontières», vérifiez «L âge minimum du chef de famille». S il est un chef de famille, l âge du nouveau client à inclure doit être égal ou supérieur à l âge minimum indiqué afin de pouvoir créer une unité familiale. Q. Comment puis-je assigner 2 clients au même lit pour la même nuit?

6 R: Le système du SISA ne permet pas d assigner un lit à plus d une personne à la fois. Q. Comment puis-je trouver le dossier d un client avec son # de dossier? R: Note: Le # de dossier peut être entré dans les détails de son profil. À partir de la page d accueil, sélectionnez soit «Réception» ou «Clients». En haut de l écran, entrez le # de dossier dans l espace à cet effet. Une fois le # de dossier entré, le nom du client correspondant apparaitra en surbrillance. Q. À partir de la fenêtre «Réception», comment puis-je trier les numéro de dossier des clients? R: Tous les titres écrits en bleu peuvent être triés en ordre alphabétique ou numérique. En double-cliquant sur un titre, vous pouvez trier les informations de la colonne automatiquement Q. Dans le menu déroulement du «fournisseur de service», le fournisseur de service requis ne s affiche pas, que dois-je faire pour qu il apparaisse? R: Note: Seul un administrateur peut effectuer cette tâche. Pour qu un fournisseur de services s affiche dans le menu déroulant d utilisateur, celui-ci doit lui avoir été attribué. À partir de la fenêtre «Administration», cliquez sur l icône «Utilisateurs». Sélectionnez l utilisateur à partir de la colonne «Identité de l utilisateur» et cliquez ensuite sur l icône «Modifier dossier en cours». Cliquez sur «Affecter utilisateur au centre(s)» (Maison jaune). Doublecliquez sur le nom du fournisseur de services que vous souhaitez attribuer à l utilisateur afin de la déplacer de le colonne «Sélectionné» à «Disponible». Cliquez sur le crochet bleu pour confirmer. Si besoin, vous pouvez aussi sélectionner un fournisseur de services par défaut. Enregistrez les modifications. Q: Un client a été admis dans mon centre d hébergement et son séjour est terminé. Je dois l inscrire comme étant partit dans SISA, mais seul l icône «admission» est disponible. R: Note: Seul un administrateur peut effectuer cette tâche. Ceci est le résultat d une entrée invalide de données d un séjour. Un client peut cumuler plusieurs séjours, cependant un seul peut rester actif (courant dans le

7 système). Pour remédier à ce problème, vous devez vous assurer que tous les séjours, sauf celui actif, ont une date de départ, et voir à ce qu il n y a pas d autres entrées invalides. À partir de la fenêtre «Administration» allez à l outil «Intégrité des données». Sélectionnez «Séjours simultanés». Cet outil permettra d'identifier tous les clients qui ont des séjours simultanés à leur dossier. Choisissez le séjour qui est terminé mais qui n a pas de date de fin et cliquez sur «Modifier date de séjour" pour régler le problème. Si ces étapes n aident pas à régler le problème, dans l outil «Intégrité des données» allez dans «Chronologie de date de séjour» Cliquez sur le crochet bleu pour faire démarrer l analyseur. Si la barre de progression devient rouge, un problème a été trouvé. Cliquez sur «Modifier Dates de séjour." Lorsque le problème est résolu, cliquez sur le crochet bleu pour terminer la fonction analyse. Q: Un client est admis et son nom est surligné en jaune dans la fenêtre d'accueil et je suis incapable d'accéder à «Sortie». R: Le nom des clients sont surlignés en jaune lorsqu ils sont admis dans un autre centre d hébergement pour lequel l utilisateur actuel ne dispose pas d accès. Note: Seul un administrateur peut effectuer cette tâche. Pour donner accès à un centre d hébergement à un utilisateur, allez à la fenêtre administration et sélectionnez «Utilisateurs» ensuite «Modifier dossier en cours» Cliquez sur «Affecter utilisateur au centre(s)». Ajouter un centre au profil de l utilisateur en double-cliquant sur le nom du centre d hébergement. Enregistrez et sortir. Détails Client Q. Comment puis-je supprimer la photo d'un client dans l'application du SISA?

8 R: À partir de la réception, dans la fenêtre «Détails Client» sous «Attributs physiques», cliquez sur le bouton «Sélectionner Photo» pour désélectionner la photo d'un client. Administration Note: Seul un administrateur peut effectuer ces tâches. Q. Lors de la consultation du profil d un utilisateur, comment puis-je trier les informations par catégories? R: Dans le logiciel SISA, tous les titres écris en bleu peuvent être triés en ordre alphabétique ou numérique en double-cliquant sur le titre. Dans la fenêtre des utilisateurs, cette fonction est disponible pour les prénoms et noms de famille. Q: Comment puis-je copier les droits d'utilisateur d'un utilisateur du SISA à un autre? R: Seuls les utilisateurs du même type de groupe d utilisateurs (c.-à-d. administrateur, normal) peuvent se partager les droits d'utilisation. 1. Créez le nouvel utilisateur et sauvegardez l'enregistrement. Remarque: À cette étape, sélectionnez le groupe d utilisateurs seulement, ne changez pas tous les droits d utilisateurs. 2. Modifiez le dossier d utilisateur: a. Cliquez sur le bouton «Modification droits d utilisateur». b. Cliquez sur le bouton «copier les droits d accès d'un autre utilisateur». c. Sélectionnez un utilisateur dans la liste et cliquez sur la case à cocher bleue pour confirmer. Enregistrer. Rapports Q. Puis-je créer des rapports <<Adhoc>> dans SISA 3? R: Dans SISA 3, vous ne pouvez pas créer de rapport <<adhoc>>. Le format des rapports sont pré déterminés par l'équipe nationale du SISA. Si vous désirez obtenir un rapport spécifique qui n est pas disponible dans le SISA, prière d envoyer un courriel à hifis-sisa@hrsdc-rhdcc.gc.ca détaillant avec exactitude ce dont vous avez besoin dans le rapport. Un exemple à quoi vous voulez que le rapport désiré ressemble serait grandement utile. Votre demande sera traitée en

9 fonction de son intérêt national, et les nouveaux rapports développés par l'équipe du SISA sont inclus dans les mises à jour du SISA. Erreurs Q. Que signifie le message d erreur suivant? «File access is denied\..» (L Accès au fichier est refusé). R: Le message «l Accès au fichier est refusé» est une erreur d'accès au réseau qui pourrait être due soit parce qu un utilisateur tente d'accéder à des fichiers en cours de mise à jour du SISA (ou une tâche similaire) ou en raison de restrictions des droits de réseau Windows. Q. Pourquoi est-ce que je reçois une erreur «BLAT»? R: Lorsqu une erreur survient, un message apparait vous demandant si vous souhaitez envoyer un courriel contenant un journal des erreurs au bureau de soutien du SISA. L'erreur «BLAT» se produit lorsque le message d'erreur ne parvient pas à être envoyé, soit parce que le logiciel n'est pas configuré correctement pour votre compte courriel ou parce que l ordinateur que vous utilisez n est pas connecté à l internet. Pour corriger l'erreur «BLAT» et automatiser l'envoi de messages d'erreur quand elles se produisent, allez à «Administration» ensuite «Propriétés par défaut du SISA». Cliquez sur l'onglet «Paramètres» et choisissez le programme utilisé pour le courrier électronique. Si le programme utilisé est autre qu Outlook, choisissez l option Blat. Si vous n utilisez PAS Microsoft Outlook vous devez entrer votre SMTP (serveur de votre courrier électronique) pour refléter celui que vous utilisez (Ex. Rogers, Vidéotron, etc.). Pour plus d information concernant votre serveur SMTP, contactez votre fournisseur de services internet. Si votre ordinateur n est pas connecté à internet: Copiez «ErrorSys.txt et «ErrorSys.jpg» de votre «C:\Temp» à une clé USB ou à un DC, ensuite allez à un ordinateur connecté à Internet et envoyez les deux dossiers en insertion via courriel à l adresse suivante : hifis-sisa@hrsdc-rhdcc.gc.ca Q. Pourquoi est-ce que je reçois un message d erreur indiquant que l'éditeur n'a pas pu être vérifié? R: Ceci est un message d avertissement envoyé par votre intranet local vous avisant que le programme n'est pas reconnu. Cet avertissement peut être

10 désactivé en effectuant des changements appropriés à vos «sites de confiance» 1. Faites un clic à droite sur le raccourci du SISA et cliquez sur "Propriétés". Copier l'adresse launcher.exe. 2. Aller au Panneau de configuration et ouvrez «Options internet» et sélectionnez l'onglet Sécurité, sélectionnez ensuite «sites intranet locaux» et cliquez sur «Sites». 3. Sélectionnez «Avancé». 4. Collez l'adresse qui a été copiée à partir du raccourci, puis sélectionnez le bouton «Ajouter». Le site de confiance sera créé. 5. Connectez-vous à SISA et l'erreur ne sera plus affichée.