Guide Utilisateur. RTE COM On Demand for Xerox, Vos FAX et SMS par Internet

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1 Guide Utilisateur Sommaire Chapitre : Module FAX / émission.. Chapitre : Module FAX / réception..4 Chapitre : Module SMS..5 Chapitre 4 : Paramétrages..6 Chapitre 5 : Extranet & Suivi.7 RTE COM On Demand for Xerox, Vos FAX et SMS par Internet

2 MODULE FAX / EMISSION Vous devez disposer d une connexion Internet et pouvoir envoyer des messages à des destinataires qui ne font pas partie de votre société. A partir de la messagerie ENVOYEZ UN FAX EN 4 ETAPES Créez un nouveau message Saisissez le numéro de fax du destinataire avec la syntaxe (ex : Vous pouvez utiliser une syntaxe étendue telle que «ste.destinataire. Cette syntaxe permet de renseigner la page de garde avec les champs «société» et «destinataire». le nom de domaine utilisée dans votre société Saisissez votre message, il apparaîtra sur la page de garde 4 Vous pouvez joindre des fichiers bureautiques ou PDF. Les pièces jointes seront converties en pages fax. Cliquez sur Envoyer pour faire partir le fax. A partir d une application Pour faxer à partir d une application, vous devez avoir l imprimante virtuelle RTE COM On Demand installée sur votre poste de travail (reportez vous au chapitre Paramétrages ) ENVOYEZ UN FAX EN ETAPES Faites fichier / imprimer à partir de toute application Windows et sélectionnez l imprimante RTE COM On Demand Saisissez directement le numéro dans le champ Numéro de Fax ou Sélectionnez les destinataires dans le carnet d adresse de la messagerie ou Sélectionnez les destinataires dans une base de données ODBC Saisissez un objet et un message (optionnel), ils seront insérés sur la page de garde et cliquez sur Envoyer pour faire partir le fax

3 MODULE FAX / EMISSION A partir d un copieur Multifonction (MFP) Ce mode d utilisation permet de transformer un MFP en machine fax sans ligne téléphonique supplémentaire. ENVOYEZ UN FAX EN ETAPES Glissez le document à faxer dans le MFP Utilisez la fonction Scan to mail avec la syntaxe ou utilisez directement le bouton Fax et saisissez le numero ou utilisez la fonction IFax ou efax. sur certains MFP uniquement Appuyez sur le bouton copie (à voir en fonction de votre MFP) CARNETS D ADRESSES : Les numéros de fax des destinataires peuvent être récupérés dans l annuaire interne du MFP ou annuaire LDAP exploité par le MFP SUIVI : Si vous vous identifiez sur le MFP lors de l envoi, vous pourrez suivre le trafic fax Fonctionnalités avancées Fax recommandé (CertiFax ) L option Certifax vous permet d envoyer un fax recommandé, qui, conformément à l article 09 du Code du Commerce constitue une preuve devant toute juridiction au même titre qu un courrier recommandé. Le fax contient alors une page de garde supplémentaire qui indique clairement son caractère officiel. Fax Confidentiel (SecureFax ) L option SecureFax assure la confidentialité de la télécopie envoyée. Le fax ne sera pas archivé sur le serveur et ne sera donc pas visible sur l Extranet de suivi. ENVOYEZ une télécopie recommandée ou confidentielle en clics Faites fichier/imprimer et sélectionnez l imprimante virtuelle RTE COM On Demand (reportez vous au chapitre Paramétrages Cliquez sur Options dans la boite de dialogue de l imprimante virtuelle Cochez les options d envoi SecureFax et/ou Certifax puis procédez comme pour un envoi normal.

4 MODULE FAX / RECEPTION Pour recevoir un fax avec RTE COM On Demand, vous devez disposer d un numéro de télécopie personnel ou partagé (numéro SDA). Ce numéro est affecté par votre Administrateur Réseau. Réception dans la messagerie Les télécopies sont généralement reçues dans votre boîte aux lettres . Elles peuvent également être reçues dans un Dossier Public Exchange ou dans une Bases Notes. RECEVEZ VOS FAX en ETAPES Le fax arrive sous forme d un qui a pour objet Vous avez reçu un fax de x pages Cliquez sur le message pour prendre connaissance du fax, vous visualisez les premières pages dans le corps de l . Ouvrez le PDF joint pour voir l intégralité du fax Les Accusés de Réception (AR) Les AR sont reçus dans votre messagerie quel que soit le mode d envoi. L onglet vert indique que le fax a été correctement transmis. L onglet rouge indique que le fax n a pas été remis au destinataire et en explique la raison. pour recevoir un AR suite à un envoi à partir d un MFP, il est nécessaire de vous identifier sur le MFP au moment de l envoi. 4

5 MODULE SMS ENVOYER UN SMS Vous pouvez envoyer des SMS à partir de votre messagerie, de l Extranet RTE COM On Demand ou du client RTE COM On Demand. A partir de la messagerie ENVOYEZ UN SMS EN CLICS Créez un nouveau message Saisissez le numéro de SMS du destinataire avec la syntaxe (ex : le nom de domaine utilisée dans votre société est à voir avec votre Administrateur Réseau. Saisissez l objet et votre message, ils constituent le texte du SMS Les Accusés de réception arrivent directement dans votre boîte A partir de l Extranet ENVOYEZ UN SMS en 4 CLICS Positionnez-vous sur l onglet SMS Saisissez le numéro de GSM du destinataire Saisissez le message 4 Cliquer sur Envoyer OUTILS DE SUIVI Comptage des caractères Les SMS envoyés apparaissent dans l outil de suivi 5

6 MODULE SMS ENVOYER UN SMS A partir du client RTE SMS Lancez le client RTE SMS. Pour savoir comment l obtenir, reportez vous au chapitre Paramétrages. ENVOYEZ UN SMS en 4 CLICS Cliquez sur Nouveau message Saisissez le numéro de GSM du destinataire ou sélectionnez le dans votre carnet d adresses 4 Saisissez le message Cliquez sur Envoyer OUTILS DE SUIVI Vous suivez vos envois dans l interface RTE SMS Vous recevez les Accusés de réception dans votre boîte PARAMETRAGES Certaines fonctionnalités nécessitent l installation des extensions clients RTE COM On Demand : Imprimante virtuelle : nécessaire pour faxer à partir d une application ou pour utiliser les options SecureFax et Certifax Client RTE SMS : nécessaire pour envoyer un SMS avec des fonctionnalités avancées Les extensions clients de RTE COM On Demand sont disponibles sur le site Il suffit de les télécharger et les installer sur votre poste de travail (configuré en Windows 95 ou supérieur). Si vous ne disposez pas des droits suffisants pour installer les extensions clients, contactez votre Administrateur Système. 6

7 EXTRANET & SUIVI Un Extranet privé est à votre disposition pour consulter les archives FAX et SMS, suivre le trafic temps réel, personnaliser votre environnement et créer des filtres. Connectez vous à l Extranet Connectez vous sur le site ou sur votre portail Extranet personnalisé ( et identifiez-vous. Si vous ne connaissez pas votre nom d utilisateur et votre mot de passe, contactez votre administrateur réseau. L accès aux informations contenues dans l extranet dépend de vos droits (utilisateur, super utilisateur et Manager). Consultez vos archives et suivez votre trafic ARCHIVES FAX Vos archives fax sont disponibles dans les onglets Fax reçus et Fax envoyés. ARCHIVES SMS Vous pouvez consulter l historique de vos SMS dans l onglet SMS. SUIVI TEMPS REEL L onglet Boîte d envoi contient les fax en cours d envoi. Personnalisez votre environnement et créez des filtres L onglet Personnalisation permet de choisir les informations affichées dans les historiques (objet, destinataire, nb de page, état du fax, ). L onglet Filtres permet de créer des filtres en fonction de vos besoins (trier vos fax par date, destinataire, compte de facturation, etc.) 7

8 Pour aller plus loin... La documentation complète de RTE COM On Demand est disponible sur le site RTE Software Tel : Fax :