1) Information sur le logiciel et la notice 2) Le tableau de bord 3) Les devis 4) Les factures 5) Les factures d acompte 6) Les avoirs sur facture

Transcription

1 NOTICE 1/75

2 SOMMAIRE MyAbaque a été réalisé pour les petites et moyennes entreprises et les autosentrepreneurs. Il permet de suivre et contrôler le déroulement d un dossier (réalisation du devis, commande de matériel, expédition, facturation) avec une prise en main rapide et simplifiée. Aider, optimiser et développer la force commerciale de votre entreprise avec un suivi client complet et bien plus encore 2/75

3 1) Information sur le logiciel et la notice 2) Le tableau de bord 3) Les devis a. Création d un devis b. Présentation de la fenêtre d un devis c. Un exemple de devis complet sur le logiciel d. Un exemple de devis complet imprimé e. Recherche et bilan sur les devis f. Astuces 4) Les factures a. Création d une facture b. Présentation de la fenêtre d une facture c. Un exemple de facture complète sur le logiciel d. Un exemple de facture complète imprimée e. Recherche et bilan sur les factures f. Astuces 5) Les factures d acompte a. Création d une facture d acompte b. Passer d une facture à une facture d acompte 6) Les avoirs sur facture a. Création d un avoir sur facture b. Passer d une facture à un avoir sur facture 7) Les commandes a. Création d une commande b. Présentation de la fenêtre d une commande c. Un exemple de commande complète sur le logiciel d. Un exemple de commande complète imprimée e. Recherche et bilan sur les commandes f. Astuces 8) Les expéditions a. Création d une expédition b. Présentation de la fenêtre d une expédition c. Un exemple d expédition complète sur le logiciel d. Un exemple d expédition complète imprimée e. Recherche et bilan sur les expéditions f. Astuces 9) Les dossiers a. Création d un dossier b. Présentation de la fenêtre d un nouveau dossier c. Présentation de la fenêtre d un dossier existant d. Recherche et bilan sur les dossiers e. Astuces 3/75

4 10) L annuaire a. Création d un nouveau contact b. Présentation de la fenêtre de l annuaire c. Un exemple de contact complet sur le logiciel d. Recherche dans l annuaire 11) Le magasin a. Notion de magasin b. Création d une nouvelle famille c. Présentation de la fenêtre des familles e. Un exemple de famille complète sur le logiciel f. Recherche dans les familles d. Création d un nouveau produit/prestation e. Présentation de la fenêtre des produits/prestations g. Un exemple de produit/prestation complet sur le logiciel h. Recherche et bilan sur les produits/prestations 12) Les s a. Consultation des s b. Présentation de la fenêtre de recherche des s 13) Le publipostage a. Création d un publipostage b. Présentation de la fenêtre de publipostage 14) L activité a. Visualisation de l activité b. Présentation de la fenêtre de l activité 15) Les paramètres de MyAbaque a. L accès aux paramètres b. Les informations de la société c. Les utilisateurs du logiciel d. La configuration de votre serveur mail e. Les modèles de mails f. La gestion des finances g. La gestion des pieds de page h. La gestion des mots clés i. La gestion interne du logiciel 16) Astuce 17) En cas de problème ou question 4/75

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6 1) Information sur le logiciel et la notice MyAbaque peut être utilisé en mode monoposte (1 seul utilisateur) ou multiposte (plusieurs utilisateurs). Cette notice a pour but de vous aider à gérer au mieux votre société avec toutes les aides que le logiciel peut vous fournir. Vous y découvrirez beaucoup de subtilités qui font de MyAbaque un logiciel complet et parfaitement adapté à la gestion de votre société. 6/75

7 2) Le tableau de bord Le tableau de bord vous permet d avoir un accès total à toutes les fonctionnalités du logiciel. À partir du Menu, vous pouvez accéder à votre annuaire (contacts), à votre magasin (produits/prestations, familles), à vos dossiers, vos documents (devis, factures, commandes, expéditions), vos mails (publipostage, consultation), vos paramètres et l aide. La partie Actions rapide vous permet en 1 clic de visualiser les derniers documents créés (devis, factures, commandes, expéditions) et de les gérer (bilans, recherches). Vous pouvez également gérer votre magasin (produits/prestations, familles). Sur la zone de gauche, vous avez un affichage des statistiques en temps réel sur votre chiffre d affaire (sur le mois ou l année en cours). Enfin la zone du bas est un rappel en temps réel sur toute l activité du logiciel. Création, modification, suppression d un document, d un contact, d un dossier d une famille, ou encore envoi d un mail, En 1 double clic, vous vous rendez sur le document, contact, produit en relation. 7/75

8 3) Les devis a. Création d un devis Pour commencer un nouveau devis à partir du tableau de bord sélectionner l onglet Devis dans les Actions rapides puis cliquez sur Créer un devis. Vous pouvez également créer un devis à partir du menu, de l annuaire, ou d un dossier. Les informations telles que le nom du client et/ou le numéro du dossier seront préremplies. b. Présentation de la fenêtre d un devis Lors de la création d un nouveau devis, le numéro du devis est généré de manière automatique et chronologique. Le numéro de devis se décompose de la manière suivante : (D sur 1 pour signaler un devis) (00001 sur 5 correspondants au numéro chronologique) (1211 correspondant au mois et à l année) 8/75

9 Vous pouvez saisir un numéro de dossier. Ce numéro peut être généré automatiquement ou il est possible de chercher un numéro déjà existant. Le numéro de dossier se décompose de la manière suivante : (DH sur 2 correspond aux initiales du créateur du dossier) ( sur 6 correspondants au numéro chronologique) (1211 correspondant au mois et à l année) On peut attribuer plusieurs documents (devis, factures, commandes, expéditions) à un même numéro de dossier. Cela permet d avoir un suivi complet du déroulement d une affaire. Vous trouvez diverses informations comme le créateur du devis (modifiable), la date de création (modifiable), le détail du devis (modifiable), la date de relance du devis (modifiable) et le client à qui est destiné le devis. Le client peut être mémorisé s il n existe pas dans l annuaire Vous avez la possibilité d attribuer 3 états au devis. Devis en attente, devis accepté ou devis refusé. Cela vous permet de trier vos documents et de trouver les devis à relancer dans les bilans. La rédaction du devis se réalise dans la partie Descriptif. Double cliquez sur Désignation dans la première ligne du tableau puis saisissez votre texte (vous pouvez lui appliquer de la mise en page). Saisissez ensuite une référence (optionnelle), une quantité, un prix unitaire et une TVA. Le prix total est calculé de manière automatique. Pour saisir une ligne vide ou un descriptif sans prix, mettre un espace dans la désignation ou un descriptif, puis mettre une TVA à 0 lors de la saisie d une référence, il est possible de chercher un produit/prestation existant dans le magasin. Dans ce cas, le descriptif, le prix unitaire et la TVA sont remplis automatiquement. 9/75

10 Vous pouvez également modifier l ordre des lignes ou les supprimer en vous aidant des boutons à droite (Monter, Descendre, Supprimer). Vous pouvez modifier le texte de pied en cliquant sur l onglet pied de page. Des modèles de pied de page peuvent être saisis par l administrateur du logiciel et un modèle de pied de page peut être sélectionné par défaut à la création. Une fois le devis correctement rempli, cliquez sur le bouton Sauvegarder. Le dossier et le client sont créés de manière automatique et de nouveaux boutons (Supprimer, Imprimer, Annuler, Facturer, Copier) et onglets (Commentaires, Mail, Suivi) apparaissent. Les boutons : - Supprimer, supprime tout simplement le devis. Celui-ci n est plus récupérable - Imprimer, permet d imprimer le devis sur papier, ou de créer un fichier PDF du devis. - Annuler, permets d annuler les modifications en cours et de revenir au dernier enregistrement en mémoire. - Facturer, permet de facturer le devis. La facture est créée automatiquement en 1 clic. Un gain de temps appréciable! - Copier, permet de copier le devis en évitant de ressaisir les mêmes données. Les onglets : - Commentaires, permets d ajouter des commentaires pour le devis avec des dates de rappel. Exemple : Vous ajouter un commentaire à chaque fois que vous appelez le client pour lui demander où en est sa décision concernant le devis. Vous pouvez ajouter une date de rappel qui sera signalée par une alarme le jour J. - Mail, permet d envoyer un mail au client à partir d un modèle de mail. Vous pouvez joindre des pièces jointes au mail et également ajouter le devis en PDF en 1 clic! (Des modèles peuvent être saisis par l administrateur du logiciel) 10/75

11 - Suivi, permet de retracer l évolution du devis, de sa création à sa facturation. Tout y apparaît. Les ajouts de commentaires, les modifications, c. Un exemple de devis complet sur le logiciel 11/75

12 d. Un exemple de devis complet imprimé 12/75

13 e. Recherche et bilan sur les devis Il est possible d effectuer des recherches et des bilans sur les devis en mémoire dans MyAbaque. Vous pouvez accéder à la gestion des devis à partir du menu, ou des actions rapides sur le tableau de bord. Différentes recherches peuvent être effectuées sur les devis. - Rechercher par mot clé (on recherche ces mots dans le descriptif des devis) - Devis créés il y a moins de 2, 4 ou 6 semaines - Devis en attente - Devis gagnés - Devis perdus - Devis par personne qui l a créé - Devis par client - Devis par dossier - Devis par son numéro - Devis entre dates 13/75

14 Une fois la recherche faite, le ou les devis trouvés s affichent dans le tableau. Pour voir le détail du devis, il suffit de double cliquer sur la ligne correspondante pour voir apparaître le devis complet. La fenêtre de bilan peut être réduite lors de la sélection du devis dans le tableau ou tout simplement en appuyant sur F3. Pour agrandir la fenêtre des bilans, appuyez sur F3 à nouveau. f. Astuces Lors de la réalisation d un devis, il est possible de rechercher un numéro de dossier, ou un client en cliquant sur la loupe. Vous saisissez alors quelques lettres ou chiffres et une recherche dans le contenu est effectuée. Exemple : En saisissant 1211 dans la recherche d un dossier par son numéro, tous les dossiers contenant 1211 en début, milieu, ou fin de chaîne seront affichés. Ci-dessus, la fenêtre de recherche des numéros de dossier. Il est possible de recherche un dossier par son numéro, par le nom du client, ou encore d afficher les dossiers en cours. La liste des dossiers apparaît dans la table. Pour sélectionner le dossier, cliquez sur la ligne puis sur le bouton Valider, ou double cliquez sur la ligne. 14/75

15 Ci-dessus, la fenêtre de recherche des contacts. Il est possible de recherche un contact par son nom, par le nom d un collaborateur, ou par son . La liste des contacts correspondants apparaît dans la table. Pour sélectionner le contact, cliquez sur la ligne puis sur le bouton Valider, ou double cliquez sur la ligne. 15/75

16 4) Les factures a. Création d une facture Pour commencer une nouvelle facture à partir du tableau de bord sélectionner l onglet Facture dans les Actions rapides puis cliquez sur Créer une facture. Vous pouvez également créer une facture à partir du menu, de l annuaire, ou d un dossier. Les informations telles que le nom du client et/ou le numéro du dossier seront préremplies. b. Présentation de la fenêtre d une facture Lors de la création d une nouvelle facture, le numéro de la facture est généré de manière automatique et chronologique. Le numéro de la facture se décompose de la manière suivante : (F sur 1 pour signaler une facture) (00001 sur 5 correspondants au numéro chronologique) (1211 correspondant au mois et à l année) 16/75

17 Vous pouvez saisir un numéro de dossier. Ce numéro peut être généré automatiquement ou il est possible de chercher un numéro déjà existant. Le numéro de dossier se décompose de la manière suivante : (DH sur 2 correspond aux initiales du créateur du dossier) ( sur 6 correspondants au numéro chronologique) (1211 correspondant au mois et à l année) On peut attribuer plusieurs documents (devis, factures, commandes, expéditions) à un même numéro de dossier. Cela permet d avoir un suivi complet du déroulement d une affaire. Vous trouvez diverses informations comme le créateur de la facture (modifiable), la date de création (modifiable), le détail de la facture (modifiable), la date de relance de la facture (modifiable) et le client à qui est destinée la facture. Le client peut être mémorisé s il n existe pas dans l annuaire Vous avez la possibilité d attribuer 4 états à la facture. Facture en attente de contrôle (utile lorsque vous déléguez la création des factures à une tierce personne, vous avez ainsi la possibilité de contrôler tout ce qui est rédigé), facture en attente, facture payée ou facture refusée (annulée). Cela vous permet de trier vos documents et de trouver les factures à relancer dans les bilans. La rédaction de la facture se réalise dans la partie Descriptif. Double cliquez sur Désignation dans la première ligne du tableau puis saisissez votre texte (vous pouvez lui appliquer de la mise en page). Saisissez ensuite une référence (optionnelle), une quantité, un prix unitaire et une TVA. Le prix total est calculé de manière automatique. Pour saisir une ligne vide ou un descriptif sans prix, mettre un espace dans la désignation ou un descriptif, puis mettre une TVA à 0 17/75

18 lors de la saisie d une référence, il est possible de chercher un produit/prestation existant dans le magasin. Dans ce cas, le descriptif, le prix unitaire et la TVA sont remplis automatiquement. Vous pouvez également modifier l ordre des lignes ou les supprimer en vous aidant des boutons à droite (Monter, Descendre, Supprimer). Vous pouvez modifier le texte de pied en cliquant sur l onglet pied de page. Des modèles de pied de page peuvent être saisis par l administrateur du logiciel et un modèle de pied de page peut être sélectionné par défaut à la création. Une fois la facture correctement remplie, cliquez sur le bouton Sauvegarder. Le dossier et le client sont créés de manière automatique et de nouveaux boutons (Supprimer, Imprimer, Annuler, Copier) et onglets (Commentaires, Mail, Suivi) apparaissent. Les boutons : - Supprimer, supprime tout simplement la facture. Celle-ci n est plus récupérable - Imprimer, permet d imprimer la facture sur papier, ou de créer un fichier PDF de la facture. - Annuler, permets d annuler les modifications en cours et de revenir au dernier enregistrement en mémoire. - Copier, permet de copier la facture en évitant de ressaisir les mêmes données. Les onglets : - Commentaires, permets d ajouter des commentaires pour la facture avec des dates de rappel. Exemple : Vous ajouter un commentaire à chaque fois que vous appelez le client pour lui demander où en est le paiement. Vous pouvez ajouter une date de rappel qui sera signalée par une alarme le jour J. - Mail, permet d envoyer un mail au client à partir d un modèle de mail. Vous pouvez joindre des pièces jointes au mail et également ajouter la 18/75

19 facture en PDF en 1 clic! (Des modèles peuvent être saisis par l administrateur du logiciel) - Suivi, permet de retracer l évolution de la facture, de sa création à son règlement. Tout y apparaît. Les ajouts de commentaires, les modifications, c. Un exemple de facture complète sur le logiciel 19/75

20 d. Un exemple de facture complète imprimée 20/75

21 e. Recherche et bilan sur les factures Il est possible d effectuer des recherches et des bilans sur les factures en mémoire dans MyAbaque. Vous pouvez accéder à la gestion des factures à partir du menu, ou des actions rapides sur le tableau de bord. Différentes recherches peuvent être effectuées sur les factures. - Rechercher par mot clé (on recherche ces mots dans le descriptif des factures) - Factures créées il y a moins de 2, 4 ou 6 semaines - Factures à contrôler - Factures en attente de règlement - Factures déjà payées - Factures annulées - Factures par personne qui l a créé - Factures par client - Factures par dossier - Factures par son numéro - Factures entre dates 21/75

22 Une fois la recherche faite, la ou les factures trouvées s affichent dans le tableau. Pour voir le détail de la facture, il suffit de double cliquer sur la ligne correspondante pour voir apparaître la facture complète. La fenêtre de bilan peut être réduite lors de la sélection de la facture dans le tableau ou tout simplement en appuyant sur F3. Pour agrandir la fenêtre des bilans, appuyez sur F3 à nouveau. f. Astuces Lors de la réalisation d une facture, il est possible de rechercher un numéro de dossier, ou un client en cliquant sur la loupe. Vous saisissez alors quelques lettres ou chiffres et une recherche dans le contenu est effectuée. Exemple : En saisissant 1211 dans la recherche d un dossier par son numéro, tous les dossiers contenant 1211 en début, milieu, ou fin de chaîne seront affichés. Ci-dessus, la fenêtre de recherche des numéros de dossier. Il est possible de recherche un dossier par son numéro, par le nom du client, ou encore d afficher les dossiers en cours. La liste des dossiers apparaît dans la table. Pour sélectionner le dossier, cliquez sur la ligne puis sur le bouton Valider, ou double cliquez sur la ligne. 22/75

23 Ci-dessus, la fenêtre de recherche des contacts. Il est possible de recherche un contact par son nom, par le nom d un collaborateur, ou par son . La liste des contacts correspondants apparaît dans la table. Pour sélectionner le contact, cliquez sur la ligne puis sur le bouton Valider, ou double cliquez sur la ligne. Il est également possible de modifier le numéro de la facture (dans ce cas, le numéro chronologique n est plus pris en compte), pour réaliser une facture proforma par exemple. 23/75

24 5) Les factures d acompte a. Création d une facture d acompte Pour commencer une nouvelle facture d acompte à partir du tableau de bord sélectionner l onglet Facture dans les Actions rapides puis cliquez sur Créer une facture (comme pour la création d une simple facture). Vous pouvez également créer une facture d acompte à partir du menu, de l annuaire, ou d un dossier. Les informations telles que le nom du client et/ou le numéro du dossier seront préremplies. b. Passer d une facture à une facture d acompte Rien de plus simple ; sur la fenêtre de présentation de la facture, vous pouvez sélectionner si il s agit d une facture, d une facture d acompte ou d un avoir (seulement au moment de la création de la facture). Le reste de la saisie des informations reste identique (numéro de dossier, client, ). Lors de la création d une nouvelle facture d acompte, le numéro de la facture d acompte est généré de manière automatique et chronologique et partage le numéro des factures normales. Le numéro de la facture se décompose de la manière suivante : (AC sur 2 pour signaler une facture d acompte) (00001 sur 5 correspondants au numéro chronologique) (1211 correspondant au mois et à l année) 24/75

25 La facture d acompte permet de réaliser une facturation en plusieurs étapes sur une facture globale. Exemple : Vous réaliser une facture de 4010 et vous demandez à votre client qu il paye en 3 fois. Vous créez donc 3 factures d acomptes (de 30% à livraison soit 1230, 50% à la fin de la pose soit 2050, et solde à la clôture du chantier soit 730 ). Si le client vous demande une facture complète à la fin de l affaire, vous avez la possibilité de créer une facture de 0 avec comme descriptif, le rappel de toutes les factures d acompte 25/75

26 6) Les avoirs sur facture a. Création d un avoir Pour commencer un nouvel avoir sur facture à partir du tableau de bord, sélectionnez l onglet Facture dans les Actions rapides puis cliquez sur Créer une facture (comme pour la création d une simple facture). Vous pouvez également créer un avoir sur facture à partir du menu, de l annuaire, ou d un dossier. Les informations telles que le nom du client et/ou le numéro du dossier seront préremplies. b. Passer d une facture à un avoir sur une facture Rien de plus simple ; sur la fenêtre de présentation de la facture, vous pouvez sélectionner si il s agit d une facture, d une facture d acompte ou d un avoir (seulement au moment de la création de la facture). Le reste de la saisie des informations reste identique (numéro de dossier, client, ). Lors de la création d un nouvel avoir sur facture, le numéro de l avoir est généré de manière automatique et chronologique. Le numéro de l avoir se décompose de la manière suivante : (AV sur 2 pour signaler un avoir sur facture) (00001 sur 5 correspondants au numéro chronologique) (1211 correspondant au mois et à l année) 26/75

27 L avoir sur facture permet de réaliser un remboursement sur une facture envoyée à un client. 27/75

28 7) Les commandes a. Création d une commande Pour commencer une nouvelle commande à partir du tableau de bord sélectionner l onglet Facture dans les Actions rapides puis cliquez sur Créer une commande. Vous pouvez également créer une commande à partir du menu, de l annuaire, ou d un dossier. Les informations telles que le nom du client et/ou le numéro du dossier seront préremplies. b. Présentation de la fenêtre d une commande Lors de la création d une nouvelle commande, le numéro de la commande est généré de manière automatique et chronologique. 28/75

29 Le numéro de la facture se décompose de la manière suivante : (C sur 1 pour signaler une commande) (00001 sur 5 correspondants au numéro chronologique) (1211 correspondant au mois et à l année) Vous pouvez saisir un numéro de dossier. Ce numéro peut être généré automatiquement ou il est possible de chercher un numéro déjà existant. Le numéro de dossier se décompose de la manière suivante : (DH sur 2 correspond aux initiales du créateur du dossier) ( sur 6 correspondants au numéro chronologique) (1211 correspondant au mois et à l année) On peut attribuer plusieurs documents (devis, factures, commandes, expéditions) à un même numéro de dossier. Cela permet d avoir un suivi complet du déroulement d une affaire. Vous trouvez diverses informations comme le créateur de la commande (modifiable), la date de commande (modifiable), le détail de la commande (modifiable), le délai de livraison du matériel (modifiable), la date de réception du matériel et le fournisseur à qui est destinée la commande. Le client peut être mémorisé s il n existe pas dans l annuaire Vous avez la possibilité d attribuer 3 états à la commande. Commande en attente, commande payée ou commande annulée. Cela vous permet de trier vos documents et de trouver les factures à relancer dans les bilans. La rédaction de la commande se réalise dans la partie Descriptif. Double cliquez sur Désignation dans la première ligne du tableau puis saisissez votre texte (vous pouvez lui appliquer de la mise en page). Saisissez ensuite une référence (optionnelle), une quantité, un prix unitaire et une TVA. Le prix total est calculé de manière automatique. Pour saisir une ligne vide ou un descriptif sans prix, mettre un espace dans la désignation ou un descriptif, puis mettre une TVA à 0 29/75

30 lors de la saisie d une référence, il est possible de chercher un produit/prestation existant dans le magasin. Dans ce cas, le descriptif, le prix unitaire et la TVA sont remplis automatiquement. Vous pouvez également modifier l ordre des lignes ou les supprimer en vous aidant des boutons à droite (Monter, Descendre, Supprimer). Vous pouvez modifier le texte de pied en cliquant sur l onglet pied de page. Des modèles de pied de page peuvent être saisis par l administrateur du logiciel et un modèle de pied de page peut être sélectionné par défaut à la création. Une fois la commande correctement remplie, cliquez sur le bouton Sauvegarder. Le dossier et le client sont créés de manière automatique et de nouveaux boutons (Supprimer, Imprimer, Annuler, Facturer, Copier) et onglets (Commentaires, Mail, Suivi) apparaissent. Les boutons : - Supprimer, supprime tout simplement la commande. Celle-ci n est plus récupérable - Imprimer, permet d imprimer la commande sur papier, ou de créer un fichier PDF de la commande. - Annuler, permets d annuler les modifications en cours et de revenir au dernier enregistrement en mémoire. - Facturer, permet de facturer la commande. La facture est créée automatiquement en 1 clic. Un gain de temps appréciable! - Copier, permet de copier la commande en évitant de ressaisir les mêmes données. Les onglets : - Commentaires, permets d ajouter des commentaires pour la commande avec des dates de rappel. Exemple : Vous ajouter un commentaire à chaque fois que vous appelez le fournisseur pour lui demander où en est la livraison. Vous pouvez ajouter une date de rappel qui sera signalée par une alarme le jour J. 30/75

31 - Mail, permet d envoyer un mail au client à partir d un modèle de mail. Vous pouvez joindre des pièces jointes au mail et également ajouter la commande en PDF en 1 clic! (Des modèles peuvent être saisis par l administrateur du logiciel) - Suivi, permet de retracer l évolution de la commande, de sa création, à sa réception et son règlement. Tout y apparaît. Les ajouts de commentaires, les modifications, c. Un exemple de commande complète sur le logiciel 31/75

32 d. Un exemple de commande complète imprimée 32/75

33 e. Recherche et bilan sur les commandes Il est possible d effectuer des recherches et des bilans sur les commandes en mémoire dans MyAbaque. Vous pouvez accéder à la gestion des commandes à partir du menu, ou des actions rapides sur le tableau de bord. Différentes recherches peuvent être effectuées sur les commandes. - Rechercher par mot clé (on recherche ces mots dans le descriptif des commandes) - Commandes créées il y a moins de 2, 4 ou 6 semaines - Commandes à payer - Commandes payées - Commandes annulées - Commandes par personne qui l a créé - Commandes par fournisseur - Commandes par dossier - Commandes par son numéro - Commandes entre dates 33/75

34 Une fois la recherche faite, la ou les commandes trouvées s affichent dans le tableau. Pour voir le détail de la commande, il suffit de double cliquer sur la ligne correspondante pour voir apparaître la commande complète. La fenêtre de bilan peut être réduite lors de la sélection de la commande dans le tableau ou tout simplement en appuyant sur F3. Pour agrandir la fenêtre des bilans, appuyez sur F3 à nouveau. f. Astuces Lors de la réalisation d une commande, il est possible de rechercher un numéro de dossier, ou un fournisseur en cliquant sur la loupe. Vous saisissez alors quelques lettres ou chiffres et une recherche dans le contenu est effectuée. Exemple : En saisissant 1211 dans la recherche d un dossier par son numéro, tous les dossiers contenant 1211 en début, milieu, ou fin de chaîne seront affichés. Ci-dessus, la fenêtre de recherche des numéros de dossier. Il est possible de recherche un dossier par son numéro, par le nom du client, ou encore d afficher les dossiers en cours. La liste des dossiers apparaît dans la table. Pour sélectionner le dossier, cliquez sur la ligne puis sur le bouton Valider, ou double cliquez sur la ligne. 34/75

35 Ci-dessus, la fenêtre de recherche des contacts. Il est possible de recherche un contact par son nom, par le nom d un collaborateur, ou par son . La liste des contacts correspondants apparaît dans la table. Pour sélectionner le contact, cliquez sur la ligne puis sur le bouton Valider, ou double cliquez sur la ligne. 35/75

36 8) Les expéditions a. Création d une expédition ou bon de livraison Pour commencer une nouvelle expédition à partir du tableau de bord sélectionner l onglet Expéditions dans les Actions rapides puis cliquez sur Créer une expédition. Vous pouvez également créer une expédition à partir du menu, de l annuaire, ou d un dossier. Les informations telles que le nom du client et/ou le numéro du dossier seront préremplies. b. Présentation de la fenêtre d une expédition Lors de la création d une nouvelle expédition, le numéro de l expédition est généré de manière automatique et chronologique. 36/75

37 Le numéro de l expédition se décompose de la manière suivante : (E sur 1 pour signaler une expédition) (00001 sur 5 correspondants au numéro chronologique) (1211 correspondant au mois et à l année) Vous pouvez saisir un numéro de dossier. Ce numéro peut être généré automatiquement ou il est possible de chercher un numéro déjà existant. Le numéro de dossier se décompose de la manière suivante : (DH sur 2 correspond aux initiales du créateur du dossier) ( sur 6 correspondants au numéro chronologique) (1211 correspondant au mois et à l année) On peut attribuer plusieurs documents (devis, factures, commandes, expéditions) à un même numéro de dossier. Cela permet d avoir un suivi complet du déroulement d une affaire. Vous trouvez diverses informations comme le créateur de l expédition (modifiable), la date de l expédition (modifiable), le détail de l expédition (modifiable), le type d expédition (modifiable) et le destinataire de l expédition. Le client peut être mémorisé s il n existe pas dans l annuaire Vous avez la possibilité d attribuer 2 états à l expédition. Expédition sans état ou expédition annulée. Cela vous permet de trier vos documents et de trouver les expéditions dans les bilans. La rédaction de l expédition se réalise dans la partie Descriptif. Double cliquez sur Désignation dans la première ligne du tableau puis saisissez votre texte (vous pouvez lui appliquer de la mise en page). Saisissez ensuite une référence (optionnelle), une quantité, un prix unitaire et une TVA. Le prix total est calculé de manière automatique. Pour saisir une ligne vide ou un descriptif sans prix, mettre un espace dans la désignation ou un descriptif, puis mettre une TVA à 0 37/75

38 lors de la saisie d une référence, il est possible de chercher un produit/prestation existant dans le magasin. Dans ce cas, le descriptif, le prix unitaire et la TVA sont remplis automatiquement. Vous pouvez également modifier l ordre des lignes ou les supprimer en vous aidant des boutons à droite (Monter, Descendre, Supprimer). Les prix n apparaissent jamais sur les bons de livraison imprimés. Vous pouvez modifier le texte de pied en cliquant sur l onglet pied de page. Des modèles de pied de page peuvent être saisis par l administrateur du logiciel et un modèle de pied de page peut être sélectionné par défaut à la création. Une fois la commande correctement remplie, cliquez sur le bouton Sauvegarder. Le dossier et le client sont créés de manière automatique et de nouveaux boutons (Supprimer, Imprimer, Annuler, Facturer, Copier) et onglets (Commentaires, Mail, Suivi) apparaissent. Les boutons : - Supprimer, supprime tout simplement l expédition. Celle-ci n est plus récupérable - Imprimer, permet d imprimer le bon de livraison sur papier, ou de créer un fichier PDF du bon de livraison. - Annuler, permets d annuler les modifications en cours et de revenir au dernier enregistrement en mémoire. - Facturer, permet de facturer l expédition. La facture est créée automatiquement en 1 clic. Un gain de temps appréciable! - Copier, permet de copier la commande en évitant de ressaisir les mêmes données. Les onglets : - Commentaires, permets d ajouter des commentaires pour l expédition avec des dates de rappel. 38/75

39 Exemple : Vous ajouter un commentaire à chaque fois que vous appelez le fournisseur pour lui demander où en est la livraison. Vous pouvez ajouter une date de rappel qui sera signalée par une alarme le jour J. - Mail, permet d envoyer un mail au client à partir d un modèle de mail. Vous pouvez joindre des pièces jointes au mail et également ajouter l expédition en PDF en 1 clic! (Des modèles peuvent être saisis par l administrateur du logiciel) - Suivi, permet de retracer l évolution de l expédition, de sa création, à sa réception. Tout y apparaît. Les ajouts de commentaires, les modifications, c. Un exemple d expédition complète sur le logiciel 39/75

40 d. Un exemple de bon de livraison complet imprimé 40/75

41 e. Recherche et bilan sur les commandes Il est possible d effectuer des recherches et des bilans sur les expéditions en mémoire dans MyAbaque. Vous pouvez accéder à la gestion des expéditions à partir du menu, ou des actions rapides sur le tableau de bord. Différentes recherches peuvent être effectuées sur les expéditions. - Rechercher par mot clé (on recherche ces mots dans le descriptif des expéditions) - Expéditions créées il y a moins de 2, 4 ou 6 semaines - Expéditions par personne qui l a créé - Expéditions par fournisseur - Expéditions par dossier - Expéditions par son numéro - Expéditions entre dates Une fois la recherche faite, la ou les expéditions trouvées s affichent dans le tableau. Pour voir le détail de l expédition, il suffit de double cliquer sur la ligne correspondante pour voir apparaître l expédition complète. La fenêtre de bilan peut être réduite lors de la sélection de l expédition dans le tableau ou tout simplement en appuyant sur F3. 41/75

42 Pour agrandir la fenêtre des bilans, appuyez sur F3 à nouveau. f. Astuces Lors de la réalisation d une expédition, il est possible de rechercher un numéro de dossier, ou un fournisseur en cliquant sur la loupe. Vous saisissez alors quelques lettres ou chiffres et une recherche dans le contenu est effectuée. Exemple : En saisissant 1211 dans la recherche d un dossier par son numéro, tous les dossiers contenant 1211 en début, milieu, ou fin de chaîne seront affichés. Ci-dessus, la fenêtre de recherche des numéros de dossier. Il est possible de recherche un dossier par son numéro, par le nom du client, ou encore d afficher les dossiers en cours. La liste des dossiers apparaît dans la table. Pour sélectionner le dossier, cliquez sur la ligne puis sur le bouton Valider, ou double cliquez sur la ligne. 42/75

43 Ci-dessus, la fenêtre de recherche des contacts. Il est possible de recherche un contact par son nom, par le nom d un collaborateur, ou par son . La liste des contacts correspondants apparaît dans la table. Pour sélectionner le contact, cliquez sur la ligne puis sur le bouton Valider, ou double cliquez sur la ligne. 43/75

44 9) Les dossiers a. Création d un dossier Pour commencer un nouveau dossier à partir du tableau de bord sélectionner l onglet Dossiers dans les Actions rapides puis cliquez sur Créer un dossier. Vous pouvez également créer une expédition à partir du menu ou lors de la création d un nouveau document (devis, facture, commande, expédition). Le dossier sera automatique créé lors de la sauvegarde du document. b. Présentation de la fenêtre d un nouveau dossier Lors de la création d un nouveau dossier, le numéro de dossier est généré de manière automatique et chronologique. Le numéro de dossier se décompose de la manière suivante : (DH sur 2 correspond aux initiales du créateur du dossier) ( sur 6 correspondants au numéro chronologique) (1211 correspondant au mois et à l année) On peut attribuer plusieurs documents (devis, factures, commandes, expéditions) à un même numéro de dossier. Cela permet d avoir un suivi complet du déroulement d une affaire. Vous trouvez diverses informations comme le nom du dossier (modifiable), le responsable du dossier (modifiable), la date de création (modifiable), le détail du dossier (modifiable), et le client du dossier (modifiable). 44/75

45 Vous avez la possibilité d attribuer 2 états à un dossier. Expédition en cours ou dossier terminé. Cela vous permet de trier vos documents et de trouver les dossiers en cours dans les bilans. c. Présentation de la fenêtre d un dossier existant Si le dossier existe, de nouveaux boutons (Supprimer, Imprimer, Annuler) et onglets (Devis, Factures, Commandes, Expéditions, Commentaires, Détails, Suivi, Pièces jointes) apparaissent. Les boutons : - Supprimer, supprime tout simplement le dossier. Celui-ci n est plus récupérable - Imprimer, permet d imprimer un document papier (format paysage) qui récapitule les informations du dossier pour en créer un support papier. - Annuler, permets d annuler les modifications en cours et de revenir au dernier enregistrement en mémoire. Les onglets : - Devis, permet de visualiser tous les devis en rapport avec le dossier affiché. - Factures, permet de visualiser toutes les factures en rapport avec le dossier affiché. 45/75

46 - Commandes, permet de visualiser toutes les commandes en rapport avec le dossier affiché. - Expéditions, permettent de visualiser toutes les expéditions en rapport avec le dossier affiché. - Détails (comme sur la capture d écran ci-dessus), permet de visualiser un récapitulatif de toutes les sommes des différents documents (devis, factures, commandes, expéditions) en un coup d œil. - Commentaires, permets d ajouter des commentaires pour le dossier avec des dates de rappel. - Suivi, permet de retracer l évolution du dossier, de sa création, à sa finalisation. Tout y apparaît. Les ajouts de commentaires, les modifications, les créations des devis, la facturation, les commandes, les livraisons, - Pièces jointes, permet d ajouter des pièces jointes au dossier. Exemple : Vous pouvez ajouter la commande numérisée du client au dossier pour être sûre de ne jamais la perdre d. Recherche et bilan sur les dossiers Il est possible d effectuer des recherches et des bilans sur les dossiers en mémoire dans MyAbaque. Vous pouvez accéder à la gestion des dossiers à partir du menu, ou des actions rapides sur le tableau de bord. 46/75

47 Différentes recherches peuvent être effectuées sur les dossiers. - Dossiers créés il y a moins de 2, 4 ou 6 semaines - Dossiers par personne qui l a créé - Dossiers par fournisseur - Dossiers par dossier - Dossiers par son numéro - Dossiers entre dates Une fois la recherche faite, le ou les dossiers trouvés s affichent dans le tableau. Pour voir le détail du dossier, il suffit de double cliquer sur la ligne correspondante pour voir apparaître le dossier complet. La fenêtre de bilan peut être réduite lors de la sélection du dossier dans le tableau ou tout simplement en appuyant sur F3. Pour agrandir la fenêtre des bilans, appuyez sur F3 à nouveau. e. Astuces Lors de la réalisation d un dossier, il est possible de rechercher un contact en cliquant sur la loupe. Vous saisissez alors quelques lettres ou chiffres et une recherche dans le contenu est effectuée. Ci-dessus, la fenêtre de recherche des contacts. Il est possible de recherche un contact par son nom, par le nom d un collaborateur, ou par son . 47/75

48 La liste des contacts correspondant apparaît dans la table. Pour sélectionner le contact, cliquez sur la ligne puis sur le bouton Valider, ou double cliquez sur la ligne. 48/75

49 10) L annuaire a. Création d un nouveau contact Pour créer un nouveau contact dans votre annuaire, cliquez sur Annuaire à partir du menu. Les contacts peuvent également être créés lors de la création d un document (devis, facture, commande, expédition) si le contact n existe pas dans l annuaire. b. Présentation de la fenêtre de l annuaire Lors de la création d un nouveau contact, vous devez obligatoirement saisir le nom du contact. Les autres informations sont optionnelles. Vous pouvez saisir l adresse, une suite à cette adresse, le code postal, la ville, le téléphone, le fax, l adresse , le site internet, le type du contact (si c est un contact personnel ; celui-ci n est pas visible par les autres utilisateurs, ou alors un contact professionnel), la nature du contact (un particulier, un professionnel, 49/75

50 un fournisseur, un contact de prospection), si vous ne voulez pas utiliser le contact lors des publipostages, une évaluation sur 5, un commentaire. Une fois le contact correctement rempli, cliquez sur le bouton Sauvegarder. De nouveaux boutons (Supprimer, Annuler) et onglets (Collaborateurs, Commentaires, Devis, Factures, Commandes, Expéditions, Dossiers, Mails, Suivi) apparaissent. Les boutons : - Supprimer, supprime tout simplement le contact. Celui-ci n est plus récupérable - Annuler, permets d annuler les modifications en cours et de revenir au dernier enregistrement en mémoire. Les onglets : - Collaborateurs, permettent d ajouter plusieurs personnes avec leurs informations (nom, téléphone, fax, , portable, commentaire) personnelles. Exemple : Chez GOOGLE, vous avez plusieurs collaborateurs qui travaillent en interne. - Commentaires, permets d ajouter des commentaires pour le contact avec des dates de rappel. Exemple : Vous ajouter un commentaire à chaque fois que vous appelez un contact pour le prospecter. Vous pouvez ajouter une date de rappel qui sera signalée par une alarme le jour J. - Devis, permet de consulter tous les devis qui ont été réalisés pour ce contact. - Factures, permet de consulter toutes les factures qui ont été réalisées pour ce contact. - Commandes, permet de consulter toutes les commandes qui ont été réalisées pour ce contact. - Expéditions, permettent de consulter toutes les expéditions qui ont été réalisées pour ce contact. - Dossiers, permettent de consulter les dossiers qui ont été réalisés pour ce contact. - Mail, permet d envoyer un mail au contact à partir d un modèle de mail. Vous pouvez joindre des pièces jointes au mail (des modèles peuvent être saisis par l administrateur du logiciel) - Suivi, permet de retracer l évolution du contact tout y apparaît. La création, les ajouts de commentaires, les modifications, 50/75

51 c. Un exemple de contact complet sur le logiciel 51/75

52 d. Recherche dans l annuaire Il est possible d effectuer des recherches sur les contacts en mémoire dans MyAbaque. Dans l annuaire, vous avez une partie sur la gauche de la fenêtre qui vous permet d effectuer des recherches rapides. - Recherche dans le nom (vous saisissez alors quelques lettres ou chiffres et une recherche dans le contenu est effectuée) - Recherche dans les collaborateurs (vous verrez alors apparaître tous les contacts qui contiennent un collaborateur composé des lettres ou chiffres saisis) - Tous les contacts - Contacts professionnels - Contacts personnels - Contacts par genre (particulier, professionnel, fournisseur, prospection) - Contacts par lettre de début (ABC, DEF, GHI, JKL, MNO, PQRS, TUV, WXYZ) Une fois la recherche faite, le ou les contacts trouvés s affichent dans le tableau. Pour voir le détail du contact, il suffit de cliquer sur la ligne correspondante pour voir apparaître le contact complet. 52/75

53 11) Le magasin a. Notion de magasin Le magasin dans MyAbaque regroupe 2 catégories. Les familles et les produits/prestations. Une famille peut regrouper plusieurs produits ou prestations ayant des références différentes. MyAbaque vous permet de gérer un magasin et un stock de produits. Des alertes sont affichées lorsque vous tombez en rupture de stock. Tous vos produits/prestations seront accessibles à partir d un accès rapide lors de la création de vos documents (devis, factures, commandes, expéditions). b. Création d une nouvelle famille Pour créer une nouvelle famille dans votre magasin, cliquez sur Magasin puis familles à partir du menu. La création d une famille peut également être réalisée à partir des actions rapides sur le tableau de bord. 53/75

54 c. Présentation de la fenêtre des familles Lors de la création d une nouvelle famille, vous devez obligatoirement saisir le nom de la famille. Le descriptif n est pas obligatoire, mais conseillé. Une fois la famille correctement remplie, cliquez sur le bouton Sauvegarder. De nouveaux boutons (Supprimer, Annuler) et onglets (Commentaires, Suivi) apparaissent. Les boutons : - Supprimer, supprime tout simplement la famille. Celle-ci n est plus récupérable - Annuler, permets d annuler les modifications en cours et de revenir au dernier enregistrement en mémoire. Les onglets : - Commentaires, permets d ajouter des commentaires pour la famille avec des dates de rappel. Exemple : Vous ajouter un commentaire pour relancer la négociation des prix de la famille dans 1 an. Vous pouvez ajouter une date de rappel qui sera signalée par une alarme le jour J. - Suivi, permet de retracer l évolution de la famille. Tout y apparaît. La création, les ajouts de commentaires, les modifications, 54/75

55 e. Un exemple de famille complète sur le logiciel 55/75

56 f. Recherche dans les familles Il est possible d effectuer des recherches sur les familles en mémoire dans MyAbaque. Dans les familles, vous avez une partie sur la gauche de la fenêtre qui vous permet d effectuer une recherche rapide. - Recherche dans le nom (vous saisissez alors quelques lettres ou chiffres et une recherche dans le contenu est effectuée) Une fois la recherche faite, la ou les familles trouvées s affichent dans le tableau. Pour voir le détail de la famille, il suffit de cliquer sur la ligne correspondante pour voir apparaître la famille complète. g. Création d un nouveau produit/prestation Pour créer un nouveau produit/prestation dans votre magasin, cliquez sur Magasin puis Produit/Prestations à partir du menu. La création d un produit ou d une prestation peut également être réalisée à partir des actions rapides sur le tableau de bord. 56/75

57 h. Présentation de la fenêtre des produits/prestations Lors de la création d un nouveau produit/prestation, vous devez obligatoirement saisir la référence. Les autres informations sont optionnelles. Vous pouvez saisir un nom, la famille de référence, un descriptif avec mise en forme, un fournisseur, un prix d achat HT, un prix de vente HT, une marge, une TVA, un stock, et une alerte de stock. Une fois le produit/prestation correctement remplie, cliquez sur le bouton Sauvegarder. De nouveaux boutons (Supprimer, Annuler) et onglets (Commentaires, Suivi) apparaissent. Les boutons : - Supprimer, supprime tout simplement le produit/prestation. Celui-ci n est plus récupérable - Annuler, permets d annuler les modifications en cours et de revenir au dernier enregistrement en mémoire. Les onglets : - Commentaires, permets d ajouter des commentaires pour le produit/prestation avec des dates de rappel. Exemple : Vous ajouter un commentaire pour relancer la négociation des prix du produit dans 1 an. Vous pouvez ajouter une date de rappel qui sera signalée par une alarme le jour J. 57/75

58 - Suivi, permet de retracer l évolution du produit/prestation. Tout y apparaît. La création, les ajouts de commentaires, les modifications, i. Un exemple de produit/prestation complet sur le logiciel 58/75

59 j. Recherche et bilan sur les produits/prestations Il est possible d effectuer des recherches sur les produits/prestations en mémoire dans MyAbaque. Dans les produits/prestation, vous avez 2 parties sur la gauche de la fenêtre qui vous permettent d effectuer une recherche rapide soit la référence du produit ou alors sur le nom de la famille. - Recherche dans le nom du produit (vous saisissez alors quelques lettres ou chiffres et une recherche dans le contenu de la référence du produit est effectuée) - Recherche dans le nom de la famille (vous saisissez alors quelques lettres ou chiffres et une recherche dans le contenu du nom de la famille est effectuée) Une fois la recherche faite, le ou les produits/prestations trouvés s affichent dans le tableau, pour la recherche par famille, une fois la famille trouvée, vous voyez apparaître tous les produits/prestations correspondants. Pour voir le détail du produit/prestation, il suffit de cliquer sur la ligne correspondante pour voir apparaître le produit/prestations complet. 59/75

60 12) Les s a. Consultation des s Pour consulter les s envoyés, cliquez sur Mails puis Recherche à partir du menu. b. Présentation de la fenêtre de recherche des s Il est possible d effectuer des recherches sur les s en mémoire dans MyAbaque (c'est-à-dire, les s envoyés à partir du logiciel MyAbaque). Différentes recherches peuvent être effectuées sur les s. - s en cours d émission - s par personne qui l a créé - s par destinataire - s par dossier - s entre dates 60/75

61 Une fois la recherche faite, le ou les s trouvés s affichent dans le tableau. Pour voir le détail du mail ainsi que ses pièces jointes, il suffit de cliquer sur la ligne correspondante pour voir apparaître le mail complet. Il est alors possible de renvoyer le mail en modifiant le/les destinataires et/ou le texte. Il est également possible de supprimer le mail de la mémoire. 61/75

62 13) Le publipostage a. Création d un publipostage Pour créer un nouveau publipostage, cliquez sur Mails puis Publipostage à partir du menu. b. Présentation de la fenêtre de publipostage Lors de la création d un nouveau publipostage, vous devez obligatoirement saisir un destinataire. Pour ajouter un ou plusieurs destinataires, servez-vous de la recherche dans la partie de gauche de la fenêtre de publipostage. Vous saisissez quelques lettres ou chiffres et une recherche dans le contenu du nom des contacts est effectuée. 62/75

63 Vous pouvez également effectuer des recherches rapides sur les contacts présents dans l annuaire. - Tous les contacts (possédants un ) - Contacts (possédants un ) professionnels - Contacts (possédants un ) personnels - Contacts (possédants un ) par genre (particulier, professionnel, fournisseur, prospection) - Contacts (possédants un ) par lettre de début (ABC, DEF, GHI, JKL, MNO, PQRS, TUV, WXYZ) Une fois la recherche faite, le ou les contacts trouvés s affichent dans le tableau. Sélectionnez les contacts que vous souhaitez associés en maintenant la touche CTRL enfoncée (en bas à droite du clavier) et en cliquant gauche sur les lignes des contacts voulus. Une fois toutes les lignes sélectionnées, cliquez sur Ajouter aux destinataires. Vous voyez alors apparaître les contacts dans la liste des destinataires. Une fois votre la liste de vos destinataires validée, choisissez un modèle de mail, ou rédigez un mail avec une mise en forme. Vous pouvez y associer une ou plusieurs pièces jointes. Pour lancer la campagne de publipostage, cliquez simplement sur le bouton Lancement de la campagne (à droite). 63/75

64 14) L activité a. Visualisation de l activité Pour visualiser l activité des personnes qui utilisent MyAbaque, rien de plus simple. Cliquez sur Activités à partir du tableau de bord. b. Présentation de la fenêtre de l activité Il est possible d effectuer des recherches sur toute l activité dans le logiciel MyAbaque. Différentes recherches peuvent être effectuées sur l activité. - Activité par son auteur et entre date - Activité par dossier - Activité par son numéro de document (devis, factures, commandes, expéditions) - Activité entre dates 64/75

65 Une fois la recherche faite, toute l activité s affiche dans le tableau. Vous pouvez alors double cliquer sur une ligne du tableau et vous verrez alors apparaître le détail du document (devis, facture, commande, expédition), du contact, du dossier, du commentaire, du produit/prestation, de la famille, N oubliez pas d appuyer sur F11 une fois la nouvelle fenêtre ouverte pour revenir en arrière sur l activité qui vient d être recherchée. 65/75

66 15) Les paramètres de MyAbaque a. L accès aux paramètres L accès aux paramètres ne peut se faire que par les administrateurs. Certains paramètres comme les pieds de page, les modèles de mails, sont accessibles à des utilisateurs possédant un statut de Super utilisateur. b. Les informations de la société Sur l onglet information, vous devez saisir toutes les informations de votre société, comme la raison sociale, l adresse, les téléphones et fax, l adresse , le site internet de la société, le numéro APE et le numéro SIREN. Toutes ces informations seront imprimées dans le haut de page de vos documents (devis, factures, commandes, expéditions). Vous pouvez également joindre un logo à vos documents. Cela embellit fortement le rendu de vos documents. N oubliez pas de mettre sur le réseau dans le cas d une utilisation du logiciel MyAbaque en réseau. ATTENTION : Si un logo est présent, les informations décrites plus haut (raison sociale, téléphones, fax, , ) ne sont pas imprimées. N oubliez pas de les joindre à vos modèles de pied de page. 66/75

67 c. Les utilisateurs du logiciel Sur l onglet utilisateurs, vous voyez apparaître tous les utilisateurs qui peuvent se connecter et travailler avec la base de données du logiciel MyAbaque. Cette partie est surtout utile lors d une utilisation du logiciel en réseau. Pour chaque utilisateur, vous devez saisir un nom et prénom, les initiales sur 2 caractères, un mot de passe (obligatoire), un téléphone, un portable, un , une fonction, les droits d utilisation du logiciel, et une signature. 67/75

68 d. La configuration de votre serveur mail Sur l onglet Mails, vous voyez apparaître tous les paramètres de réglage de votre serveur mail. Les informations login et mot de passe sont celles que vous utilisez pour accéder à votre boîte mail. Pour les informations comme le serveur STMP, POP3 et savoir si il faut utiliser un cryptage SSL ou TSL avec des ports spécifiques, cliquez sur le bouton bleu Quel serveur? INFORMATION : Tous les serveurs mails fonctionnement avec MyAbaque, que ce soit votre mail Orange, ou Free, ou Hotmail, ou Google, Vous devez ensuite saisir la taille maximum des pièces jointes que vous pouvez ajouter à vos mails. Si la taille est dépassée, vous verrez un message d avertissement apparaître. 68/75

69 e. Les modèles de mails Sur l onglet Modèles de mails, vous avez la possibilité de gérer différents modèles de mail pour ne pas avoir à tout le temps ressaisir le même texte. Exemple : en capture d écran, vous pouvez voir un modèle de mail personnalisé pour l envoi du devis avec un texte de présentation et une pièce jointe (la présentation de la société). Ce modèle peut être complètement personnalisable avec des fonctions prédéfinies comme le numéro du devis, le nom du contact, le créateur du devis, la date. Les modèles de mails représentent un gain de temps énorme pour toute votre communication par internet. Votre prospection, l envoi des devis, des factures, des commandes, des livraisons, vos vœux de bonne année par exemple, Pour chaque modèle de mail vous devez choisir entre un modèle HTML ou en texte enrichi. Si vous joignez le modèle de mail à un fichier HTML, vous pouvez également rajouter les balises pour les textes pré saisis comme le numéro du document, le nom, le numéro de téléphone, ATTENTION : dans le cas d une utilisation réseau, n oubliez pas de mettre un lien vers le fichier html qui est accessible par tout le monde sur le réseau. Pour insérer des textes présaisis dans le modèle de mail, cliquez sur Insère, vous verrez alors apparaître une fenêtre d assistance. Vous pouvez également joindre des pièces jointes par défaut au modèle de mail comme une plaquette de présentation de votre entreprise. 69/75

70 f. La gestion des finances Sur l onglet Finances, vous avez la possibilité d activer ou non la TVA, de gérer les différents taux de TVA, d activer des remises dans les devis, factures, commandes, et de modifier la devise monétaire. Vous pouvez appliquer une TVA par défaut lors de la création d un document (devis, facture, commande, expédition). Le mode sans gestion de TVA est réservé aux autos-entrepreneurs qui facturent hors taxe en France. 70/75

71 g. La gestion des pieds de page Sur l onglet Pied de page, vous avez la possibilité de gérer différents pieds de page pour chaque document (devis, facture, commande, expédition) avec un pied de page par défaut par document. Exemple : en capture d écran, vous pouvez voir un pied de page personnalisé pour l impression sur le devis avec un texte décrivant la validité de l offre, les conditions de paiement et un endroit pour signer. Ce modèle peut être complètement personnalisable avec des fonctions prédéfinies comme le numéro du devis, le nom du contact, le créateur du devis, la date. Les pieds de page représentent un gain de temps énorme pour la personnalisation de vos documents. Vos devis, factures, commandes, et expéditions seront tous unique. Pour insérer des textes présaisis dans le pied de page, cliquez sur Insère, vous verrez alors apparaître une fenêtre d assistance. 71/75

72 h. La gestion des mots clés Sur l onglet Mots clés, vous avez la possibilité de gérer plusieurs mots clés pour faire ressortir ces mots ou ces lettres dans les textes des suivis et d activité. Exemple : en capture d écran, vous voyez une couleur pour chaque lettre de l alphabet de a à h. Voici le résultat : Vous pouvez ainsi en coup d œil repérer un mot important dans un commentaire, un rappel, une alarme, une création, une modification, une suppression, 72/75

73 i. La gestion interne du logiciel Sur l onglet Logiciel, vous avez la possibilité de modifier la licence en cours d utilisation, d afficher ou non les astuces, de forcer la fermeture de tous les logiciels MyAbaque qui tournent sur la base de données, de modifier la durée en jours de la relance par défaut, d activer ou non un rappel automatique en commentaire, et de modifier le numéro chronologique des documents (devis, factures, avoirs, commandes, expéditions, dossiers). La relance document (en jour) permet de créer un rappel automatique X jours après la création d un devis, facture ou commande. Cela permet de ne perdre aucun client qui n a pas répondu à un devis, d être payé pour toutes les factures, de réceptionner toutes les commandes. Vous avez un suivi complet avec une relance. Le rappel automatique en commentaire (en mois) permet, s il est activé, de créer un commentaire automatiquement à la création du devis, facture, commande ou expédition avec un rappel automatique à X mois. Exemple : vous réalisez des entretiens annuels sur les fenêtres d une société, et lors de la création de la facture, vous avez activé un rappel automatique à 11 mois. Ce qui signifie que 1 mois avant la date anniversaire de la facture, vous verrez apparaître un rappel pour ne pas oublier de relancer le client. Le numéro de documents (devis, factures, avoirs, commandes, expéditions) et dossiers ne doit normalement pas être touché. Il s agit du numéro 73/75