Le Logiciel de Facturation ultra simplifié spécial Auto-Entrepreneur

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1 Le Logiciel de Facturation ultra simplifié spécial Auto-Entrepreneur La Facturation Le Livre chronologique des Recettes Le Registre des Achats Le Suivi du Chiffre d Affaires en temps réel Site internet : Auteur : Miro

2 Table des matières 1 Pourquoi ce Logiciel? 2 Installation du logiciel GAE 3 L onglet «Mon Compte» 4 L onglet «Mes Clients» 5 L onglet «Facturier» 6 L onglet «Mon Chiffre d Affaires» 7 Procédure d «Activation de la Licence du Logiciel GAE» ATTENTION : Après avoir validé «Enregistrer la facture», plus possible de la modifier. il ne sera L imprimante doit être en mode Haute Résolution, sinon l impression ne sera pas correcte!!!!

3 Pourquoi ce Logiciel? Et bien voilà, après plus de 20 ans de travail dans une grande entreprise d électronique grand public, celle-ci décide de fermer ses portes et de licencier tout son personnel. Le marché du travail étant ce qu il est, il est très difficile de trouver un emploi rapidement et la solution la plus rapide qui se présente à moi est de démarrer une activité sans trop d investissement, du type micro-entreprise ou entreprise individuelle. Cela tombe à pic, car depuis janvier 2009, le gouvernement facilite cette démarche si l on se déclare «Auto-Entrepreneur». Mais voilà, malgré les formalités d inscription ultra simplifiées, il reste néanmoins une partie non négligeable à la charge de l auto-entrepreneur, c est la tenue du livre de compte et de la facturation à proprement parler. Le régime fiscal de l auto-entrepreneur a été simplifié au maximum, ainsi si vous ne gagnez rien(aucune vente par exemple) vous ne payez rien! La seule obligation administrative qui est imposée par le statut de «auto-entrepreneur» c est de tenir à jour - Le livre chronologique des Recettes (toutes les ventes ou prestations effectuées) - Le Registre des Achats (toutes les pièces achetées avec facture à l appui) - Faire une Facture systématiquement en double (une pour le client, une pour soi) Etant moi même Informaticien, je me suis alors précipité sur internet pour télécharger des logiciels de facturation et les essayer avant d en acheter un en particulier. Mais voilà, de nouveau je me suis confronté à un autre problème, qui est de taille celui-là : c est «une usine à gaz» ces logiciels, pas du tout orienté simple petit commerçant mais plutôt petite PME, voire grosse entreprise! Moi, il me fallait un logiciel simple, facile à utiliser, qui me permettrait de rédiger et d imprimer une facture en 2 clics de souris, un logiciel qui fonctionnerait sur un ordinateur pas cher, bref un logiciel spécial «Auto-Entrepreneur». Un tel logiciel n existant pas à ce jour, j ai décidé d en créer un moi même, d abord pour mes propres besoins, et ensuite pour tous ceux (les nouveaux auto-entrepreneurs) qui comme moi, ne veulent pas se prendre la tête avec la facturation, mais au contraire investir tout leur temps à faire fructifier leur «petite entreprise». C est pour toutes ces raisons, que j ai créé le logiciel GAE (Gestion Auto-Entrepreneur). Il est fait pour vous!

4 Installation du logiciel GAE Cliquez sur le fichier d installation suivant pour démarrer l installation du logiciel sur votre ordinateur. A la fin de l installation, on voit apparaître l écran suivant, cliquez sur OK pour terminer!

5 Vous remarquerez la création d un raccourci «GAE» sur le bureau Windows On peut lancer le logiciel GAE en cliquant sur l icône présent sur le bureau ou à partir du menu «démarrer», «Programmes», «GAE» A partir de ce moment, tous vos fichiers (facturation, devis etc ) se trouvent tous dans un seul et unique dossier sur votre disque dur, dossier nommé «C:\GAE». Alors pensez à sauvegarder ce dossier le plus souvent possible, pour éviter de tout perdre en cas de panne informatique Faire un Copier/Coller de tout le dossier «C:\GAE» vers une clé USB ou disque externe)

6 Utilisation du Logiciel

7 Le logiciel GAE se présente sous cette forme, un écran principal avec plusieurs onglets L onglet «Facturier» Il sert à rédiger une facture et l imprimer, à consulter son livre chronologique des recettes et son registre des achats L onglet «Mes Clients» : Il sert à la création de nouveaux clients avec leurs coordonnées L onglet «Mon Chiffre d Affaire» Il sert à vous montrer ou vous en êtes par rapport au plafond maximum autorisé dans le cas d une vente ou d une prestation, avec un drapeau qui passe au rouge lors d un dépassement L onglet «Mon Compte» Il sert à renseigner les coordonnées de votre propre entreprise, raison sociale, n SIREN etc.. qui apparaitront sur toutes vos factures. L onglet «Aide» vous fournit de l aide.

8 Avant toute chose, il faut renseigner l onglet «Mon Compte» Apres avoir installé le logiciel, il faut absolument commencer par renseigner «son compte», c est à dire saisir toutes les informations relatives à votre entreprise car ces informations seront utilisées lors de l impression de la facture client. Cliquez sur «Modifier mon Compte» Une nouvelle fenêtre s ouvre alors, Ce qui vous permet de remplir tous les champs

9 Lorsque vous avez rempli tous les champs, cliquez alors sur le bouton «Enregistrer» Vous obtenez finalement un écran comme l exemple ci-dessous Votre «Compte Entreprise» est alors prêt à être utilisé.

10 L onglet «Mes Clients» Avant de faire votre première facture, vous devez d abord créer un «Nom de client» Cliquer sur l onglet «Mes Clients», une fenêtre s ouvre qui vous montre d avoir un aperçu de la liste des clients déjà existants. Cliquez sur le bouton pour ajouter un nouveau client Chaque nouveau client devra etre rajouté de cette manière.

11 Cliquez sur le bouton et remplissez les champs vides comme dans l exemple ci-dessous Ici vous pouvez rajouter des informations supplémentaires sur le client. Cliquez ensuite sur le bouton Pour que le client soit enregistré définitivement dans votre ordinateur Remarque : A n importe quel moment vous pouvez revenir dans cet onglet pour ajouter, modifier ou supprimer les données concernant un client, grâce aux autres boutons correspondants qui sont disponibles.

12 Il est bon de savoir aussi, qu à partir de l onglet «Mes Clients», on peut envoyer un message Électronique (un mail ) directement au client séléctionné dans la liste. Pour cela, il suffit de sélectionner le client auquel on désire envoyer un couriel. Et cliquez ensuite sur le bouton une demande de confirmation vous est demandée Et si vous cliquez sur «OUI», votre messagerie qui est installée par défaut dans votre ordinateur, s ouvre automatiquement avec comme nom de destinataire, le nom du client que vous avez sélectionné préalablement et comme objet Message provenant de «le nom de votre entreprise» Il ne vous reste alors qu à écrire le message que vous souhaitez et cliquer sur «Envoyer»

13 L onglet «Facturier» : VOTRE PREMIERE FACTURE Il sert donc à rédiger une facture et l imprimer, à consulter son livre chronologique des recettes et son registre des achats. Cliquez sur l onglet «Facturier»

14 Cliquez ensuite sur le bouton La fenêtre de facturation apparaît, vous allez saisir votre première facture Cliquez sur le bouton «Clients» pour choisir un client déjà existant, en cliquant dans la liste déroulante qui apparaît.

15 Cliquez ensuite sur «Valider la sélection du Client» Maintenant, vous pouvez saisir votre facture. Cliquez dans la case bleue juste en dessous de «Désignation des Produits ou Prestations», pour entrer le nom de votre premier article. Le moyen le plus simple pour compléter votre facture est d appuyer sur la touche «Entrée» de votre clavier d ordinateur. Cette méthode est plus rapide que l utilisation de la souris car à chaque appui sur la touche «Entrée», on se déplace dans la colonne suivante et le calcul total se fait automatiquement. Remarque : La date de la facture ainsi que le numéro de la facture sont créées automatiquement par le logiciel. Vous n avez pas besoin de vous soucier de cela. La date de la facture est la date du jour et le numéro de facture s incrémente automatiquement à chaque nouvelle facture, ce qui est très pratique!

16 Formatage automatique du numéro de facture FAC 3 lettres, comme FACtures Voici un exemple de facture : chiffres correspondant à l année, le mois, et le jour ( par exemple année=2009, mois=11, jour=15 ) 1 de 0 999, c est le numéro d ordre de la facture qui s incrémente automatiquement à chaque nouvelle facture. N oubliez pas de sélectionner le mode de règlement et de cocher la case Vente ou Prestation Cela va servir pour la mise à jour de votre Livre de Recettes! Vous pouvez maintenant imprimer deux exemplaires de la facture, un pour le client et un pour vous avec le bouton Avant de fermer la fenêtre «Facturier», pensez à Enregistrer votre facture en cliquant sur le bouton «Enregistrer la Facture» et en validant par «Oui» sinon elle ne sera pas comptabilisée dans le CHIFFRE D AFFAIRE!!! ATTENTION : Après avoir validé «Enregistrer la facture», possible de la modifier. il ne sera plus L imprimante doit être en mode Haute Résolution, sinon l impression ne sera pas correcte!!!!

17 Toujours dans «l Onglet Facturier», vous trouverez trois autres boutons indispensables pour la gestion de votre comptabilité C est le bouton «Livre des Recettes» et le bouton «Registre des Achats», le bouton «Nouveau Devis» quand à lui, identique au bouton «nouvelle facture» pour créer simplement des devis. Le bouton «Livre des Recettes» Il permet de consulter, à n importe quel moment, la liste de toutes les factures que vous avez faites. Vous devrez imprimer ce livre à chaque fois que vous allez déclarer en ligne votre chiffre d affaires et surtout en fin d année, pour clôturer votre exercice annuel, car il pourra vous être demandé par le service des impôts en cas de contrôle. Le bouton «Registres des Achats» Il permet de saisir et de consulter tous vos achats effectués dans le cadre de votre petite entreprise. Vous devez pour cela à chaque achat, remplir ce registre en mentionnant très exactement la référence de la pièce achetée, le nom du fournisseur, le numéro de facture associée, le prix etc Vous devrez aussi imprimer ce registre car il pourra vous être demandé par le service des impôts en cas de contrôle.

18 Voici à quoi ressemble le «Livre chronologique des Recettes», conformément à la réglementation en vigueur du statut de «auto-entrepreneur» Vous pouvez à tout moment cliquer sur le bouton «Imprimer le LIVRE chronologique des Recettes» pour sortir une copie papier de ce livre. Attention une fois la facture établie, imprimée et donnée au client, il n est plus possible de modifier celle-ci, ainsi que le livre des recettes (conformément à la loi). IMPORTANT : Seule l impression papier peut servir de preuve en cas de contrôle fiscal!

19 Voici à quoi ressemble le «Registre des Achats», conformément à la réglementation en vigueur du statut de «auto-entrepreneur». Vous devez compléter ce registre et le tenir à jour. A chaque nouvel achat, vous devez renseigner ce registre Après chaque mise à jour, surtout n oubliez pas de cliquer sur le bouton «ENREGISTRER le REGISTRE des Achats», pour l enregistrer dans votre ordinateur. Remarque : A tout moment vous pouvez cliquer sur le bouton «Imprimer le Registre des Achats» pour sortir une copie papier de ce registre.

20 L onglet «Mon Chiffre d Affaires» Cet onglet n est là qu à titre indicatif, vous n avez pas besoin de vous en préoccuper. Il vous indique en temps réel, votre chiffre d affaires réalisé. A tout moment, vous pouvez consulter cet onglet pour savoir où vous en êtes dans votre chiffre d affaires, que ce soit en Vente (CA Vente) ou bien en Prestation ( CA Prestation) et surtout le chiffre d affaires Total réalisé ( CA Vente + CA Prestation). Alors, n hésitez pas à consulter cet onglet le plus souvent possible afin de vérifier que vous n avez pas dépassé le montant total maximum autorisé par la loi. Rappel : Si vous créez ou possédez déjà une entreprise artisanale ou commerciale soumise au régime fiscal «micro» avec un chiffre d'affaires inférieur à : euros (HT) pour une activité d'achat / revente ( POUR l Année 2012 ) euros (HT) pour une activité de prestations de services ( POUR l Année 2012 )

21 Alerte en cas de dépassement du chiffre d affaire maximum autorisé Pour vous aider, le logiciel GAE vous permet d un simple coup d œil de vérifier si vous êtes dans le rouge. Ici aucune VALEUR ne dépasse le plafond maximum autorisé, vous êtes dans le VERT Ici votre chiffre d affaires dépasse le plafond maximum autorisé, vous êtes dans le ROUGE Ces deux plafonds changent chaque année. Chaque début d année, aller sur le site Pour faire une mise à jour.

22 Le calcul des Charges et des Cotisations : Ce calcul se fait automatiquement lorsque vous etes sur l onglet «Mon Chiffre d Affaire» Vous pouvez selectionner ici le régime d Imposition que vous avez choisi ATTENTION : Ce calcul vous est donné à titre indicatif pour avoir une estimation de ce que vous devrez payer. N oubliez pas de déclarer votre chiffre d affaire en ligne ou sur la feuille pré-remplie qui vous est envoyée par le RSI, chaque mois ou chaque trimestre

23 Le développement du logiciel GAE a nécessité beaucoup d heures de travail, il paraît donc normal de le rétribuer, surtout si vous envisagez de l utiliser tous les jours dans le cadre de votre activité commerciale. Vous pouvez imprimer quelques factures sans demandé de licence, cela vous permettra de vous rendre compte de l utilité et de la simplicité d utilisation du logiciel. Une fois cette limite atteinte, le logiciel ne permet plus d imprimer les factures et vous êtes obligé de demander une licence ( code d activation ) à son auteur. Pour cela il suffit de vous connecter sur le site et suivre les instructions en ligne ou bien d envoyer un mail (courrier électronique) directement à son auteur [email protected] Le logiciel vous permet de simplifier cette procédure d enregistrement au maximum, suivez les instructions ci-dessous, pour activer votre licence. Cliquez sur l onglet «Mon Compte», puis sur le bouton «Activer ma Licence GAE»

24 Lorsque vous cliquez sur le bouton La fenêtre d activation de la licence suivante apparaît Vous avez alors deux possibilités : - VOUS avez déjà reçu votre code d activation, il suffit juste de le saisir et de valider - vous n avez pas encore de code d activation, il faut alors le demander, soit par mail, soit en se connectant directement sur le site internet de l auteur.

25 Vous avez déjà reçu votre code d activation : Il suffit de recopier le code et de valider en cliquant sur le bouton «Activer votre licence GAE» Si votre code d activation est correct, le message suivant apparaît : et il est écrit à coté de la date du jour, en rouge «Licence Activée» Remarque Au prochain démarrage du logiciel GAE, il n y aura plus l indication «Licence Activée», mais le logiciel est bel est bien activé et pourrez l utiliser sans limitation. Si vous tentez de réactiver une seconde fois la licence, le message suivant apparaît

26 Vous n avez pas encore de code d activation : Cliquez sur le bouton «Demander un code par Mail» Ou bien connectez vous sur le site internet de l auteur Lorsque vous demandez un code d activation par Mail, votre logiciel de messagerie démarre et les champs «Destinataire A» et «objet» sont remplis automatiquement. - le destinataire est bien entendu [email protected] - l objet contient le nom de l entreprise qui demande la licence suivi d un identifiant unique et propre à chaque ordinateur ( par exemple ici F ). Il est donc impossible de mettre le même code d activation sur plusieurs ordinateurs, c est la protection anti copie du logiciel. Il ne vous reste plus qu à compléter le texte ci-dessus, si vous le souhaitez. Il convient de mettre au moins votre nom et vos coordonnées téléphoniques pour que l on puisse vous joindre en cas de problème.

27 Enfin, si vous le souhaitez, vous pouvez aussi envoyer un via n importe quelle messagerie à [email protected] en indiquant simplement - votre Identifiant GAE qui est composé de 8 caractères et qui se trouve dans l onglet «Mon Compte» Transmettez par votre Identifiant GAE qui se trouve ici. Ensuite, vous recevrez par votre code d activation pour votre Licence GAE. L auteur MIRO

28 Exemple de Facture Facture Imprimé

29 Exemple de Facture Facture Imprimé (photocopie non à l échelle)