COMPTABILITE SAGE LIGNE 100

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1 COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Date : 20/09/2006 Auteur : Pascal VIGUIER Réf. : SAGE092006

2 SOMMAIRE SOMMAIRE MENU FICHIER AUTORISATION D ACCES...3 A PROPOS DE VOTRE SOCIETE Onglet Identification...4 Onglet INITIALISATION Onglet PARAMETRES...5 Onglet ajustement lettrage Client fournisseur Parametrage des penalites de retard et des frais d Impayes MENU STRUCTURE PLAN COMPTABLE Paramétrage d un compte...8 Cas particulier des comptes chèques en attente et cartes bancaires en attente Impression du plan comptable PLAN TIERS Identification...9 Mode de règlement (onglet complément) Saisie du RIB...11 Historique des lettres de rappels Impression du plan tiers TAUX DE TAXES CODES JOURNAUX...13 BANQUES Identification...15 RIB MENU TRAITEMENT SAISIE DES ECRITURES JOURNAUX DE SAISIE SAISIE DES ACHATS...17 MODELES DE SAISIE Création d un modèle...19 Duplication d un modèle Utilisation du modèle dans le journal de saisie SAISIE DANS LE JOURNAL DE BANQUE Affichage des soldes en saisie...21 Lettrage du compte lors de la saisie du règlement INTERROGATION DES COMPTES Lettrage automatique Lettrage manuel...24 Pré lettrage d un compte Délettrage :...25 Edition d un extrait de compte RAPPROCHEMENT BANCAIRE MANUEL Rapprochement bancaire Annulation d un rapprochement bancaire...28 Mise en place du rapprochement bancaire RELANCES CLIENTS...29 CLOTURE DES JOURNAUX ET DE L EXERCICE Clôture des journaux...31 Clôture de l exercice CREATION D UN NOUVEL EXERCICE...33 MISE A JOUR DES A-NOUVEAUX SELECTION D UN EXERCICE COMPTABLE...34 COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 1/43

3 4. MENU ETAT DECLARATION DE TAXES Paramétrage de l édition : Présentation de l édition CAS PARTICULIER DE L EDITION DU GRAND LIVRE GENERAL Sélection de base Regroupement des écritures CAS PARTICULIER DE LA BALANCE GENERALE EDITION DU GRAND LIVRE ET DE LA BALANCE TIERS BALANCE AGEE Paramétrage de base Prise en compte des écritures sans date d échéance EDITION DU CONTROLE DE CAISSE SUPPRESSION ET ARCHIVAGE DU PREMIER EXERCICE SUPPRESSION ET ARCHIVAGE OUVERTURE D UN DOSSIER ARCHIVE...42 COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 2/43

4 1. MENU FICHIER 1.1 AUTORISATION D ACCES Créer un utilisateur avec les mêmes droits que l administrateur. Saisir le nouvel utilisateur et le mot de passe. Interdit en suppression Interdit en écriture Interdit en lecture Pour valider taper sur la touche Entrée COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 3/43

5 1.2 A PROPOS DE VOTRE SOCIETE ONGLET IDENTIFICATION Remplir les coordonnées de a société qui seront imprimé dans divers documents ONGLET INITIALISATION Vérifier les dates d exercice COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 4/43

6 1.2.3 ONGLET PARAM ETRES Paramétrage du report à nouveau ONGLET AJUSTEM ENT LETTRAGE CLIENT Paramétrage de l écriture comptable d écart de règlement avec le seuil maximum de l automatisation COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 5/43

7 FOURNISSEUR Paramétrage de l écriture comptable d écart de règlement avec le seuil maximum de l automatisation PARAM ETRAGE DES PENALITES DE RETARD ET DES FRAIS D IMPAYES par ordre d'échéance, c'est à dire par ordre des écritures pointées proportionnellement au montant des écritures pointées. COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 6/43

8 2. MENU STRUCTURE 2.1 PLAN COMPTABLE Pour atteindre un compte, taper rapidement la racine du compte, exemple 607, le curseur de la souris se positionnera directement sur le premier compte commençant par 607. Comptes détails : comptes sur lesquels sont saisies les écritures Comptes totalisateurs : classe et sous classe. Permet lors des éditions du grand livre et de la balance (option à l édition) d éditer les sous totaux (la saisie sera interdite sur ce type de comptes). Création d un compte comptable COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 7/43

9 2.1.1 PARAM ETRAGE D UN COMPTE Visualisation d un graphique. Interrogation et lettrage Détail pour les comptes 401, 411 et 511, aucun pour les comptes 6 et 7, solde pour les autres comptes. classement par ordre alphabétique. Reprend les 15 premiers caract. Permet de faire un A renseigner pour les comptes 6 et 7. A créer auparavant dans menu : Structure Taux de taxes. Permet de regrouper ce compte en édition du Grand livre et balance si la case Regroupement des écritures est cochée dans menu Etat / Grand livre : à l édition il y aura une seule ligne de totalisation par mois. Oblige la saisie d une section analytique à condition que saisie analytique soit également cochée dans le journal Case à cocher pour les comptes 401,411 et 511 Case à cocher pour les comptes 401, 411 et 511 Case à cocher pour les comptes collectifs 401 et CAS PARTICULIER DES COMPTES CHEQUES EN ATTENTE ET CARTES BANCAIRES EN ATTENTE COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 8/43

10 2.1.3 IMPRESSION DU PLAN COMPTABLE A partir du plan comptable Rechercher 2.2 PLAN TIERS Les clients et les fournisseurs seront créés de préférence dans le DMS. Avec le lien ODBC les modifications (nom, prénom adresses téléphone et fax) apportées sur la fiche tiers du DMS seront reporté sur la fiche tiers sage. Les RIB clients et fournisseurs seront renseigné dans sage IDENTIFICATION Adresse à laquelle seront envoyé certaine édition par mail (extrait tiers) COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 9/43

11 2.2.2 MODE DE REGLEM ENT (ONGLET COMPLEM ENT) Le mode de règlement permettra une saisie rapide de l écriture comptable en particulier dans les modèle de saisie. Cette option rend possible le lettrage automatique des écritures sur le compte en question (lorsque vous en ferez la demande). Si le tiers sélectionné est un client, cocher cette case permet d'indiquer au programme que ce client ne doit pas faire l'objet d'une relance. un type, sélectionné à partir d'une zone à liste déroulante : pourcentage, équilibre, montant ; une valeur : pourcentage ou montant suivant la sélection précédente ; jour net : à partir de la date d'écriture ; fin de mois civil : à partir de la date de fin de mois réel (28, 29, 30 ou 31) correspondant à la date d'écriture ; fin de mois : à partir de la date d'écriture, après application du nombre de jours, la date d'échéance correspond à la date de fin de mois (si pas de jour de tombée). vide : le programme calcule la date de tombée en fonction du nombre de jours et de la condition, un jour précis saisi manuellement, jusqu'à 6 jours séparés par des virgules : jj,jj,jj,jj,jj,jj. mode de règlement COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 10/43

12 2.2.3 SAISIE DU RIB La saisie du RIB permettra d effectuer des virement magnétiques pour les fournisseurs et des LCR magnétique avec lettre traite pour les clients. Saisir les données et taper sur la touche Entrée pour valider les informations HISTORIQUE DES LETTRES DE RAPPELS. La liste des rappels se constitue au fur et à mesure des différents traitements effectués à une date donnée. Si vous lancez plusieurs fois l'édition d'une lettre de rappel à la même date, une seule ligne d'historique apparaîtra et reprendra les informations de la dernière opération. COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 11/43

13 2.2.5 IMPRESSION DU PLAN TIERS A partir du plan tiers Rechercher Pour les comptes clients CLI00000 et CLIZZZZZ Pour les comptes fournisseurs F et FZZZZZZZZ 2.3 TAUX DE TAXES Assure le lien entre le compte de charge (6) ou produit (7) et le compte de TVA (4457 pour la TVA collectée et 4456 pour la TVA déductible). Pour les comptes exonérés de TVA, créer un code taxe à 0 qui servira à la préparation de la déclaration de TVA (ainsi la base Exo apparaîtra dans la déclaration). COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 12/43

14 Compte général de TVA correspondant Taux de TVA Les comptes généraux rattachés s afficheront dans ce cadre Après la création des codes, il faut retourner sur le plan comptable pour renseigner le code taxe sur chacun des comptes 6 et CODES JOURNAUX Les journaux proviennent de la migration DMS Pour créer un code journal COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 13/43

15 Achats Ventes Trésorerie : (Banques, CCP, Chèques en attente, Cartes bancaires en attente et Caisse) Général : (OD, A nouveaux, Cessions internes). Situation, il permet de saisir des écritures comptables de situation pour un arrêté comptable intermédiaire. Si besoin le créer dans Sage ; Pour les journaux de ventes, cessions internes et reprises, ne pas modifier car les n de pièces sont donnés par le DMS. Mensuelle : les n de pièces se réinitialisent tous les mois ; Continue par journal : les n de pièces se réinitialisent à chaque début d exercice (conseillé). Cocher pour les journaux dont on désire saisir une répartition analytique. uniquement pour les journaux de type trésorerie Compte général de banque ou caisse Cocher pour éviter les écritures centralisé ceci facilitera le rapprochement bancaire. de banque Trésorerie pour un rapprochement sur le compte 2.5 BANQUES Les banques permettront les remises en banque dans Moyens de paiement. COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 14/43

16 Pour créer une nouvelle banque IDENTIFICATION Le code abrégé et l intitulé sont obligatoires RIB Saisie de l abrégé et du RIB, ne pas oublier le code journal associé à la banque. Valider par la touche Entrée. COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 15/43

17 3. MENU TRAITEMENT 3.1 SAISIE DES ECRITURES JOURNAUX DE SAISIE La saisie des écritures est identique dans les deux menus, seule la façon d y accéder est différente. Saisie des écritures : Sélectionner le code journal et la période Journaux de saisie Faire défiler la liste, sélectionner le journal et la période puis double clic sur le journal à saisir. Journal non imprimé Ecritures présentes dans le journal COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 16/43

18 3.2 SAISIE DES ACHATS Rajouter la colonne code taxe sur le journal d achats et de ventes et la déplacer complètement a droite. Clic droit dans la fenêtre : Personnaliser la liste, sélection code taxe et clic sur Ajouter. Pour se déplacer d une colonne à l autre : Touche TABULATION pour changer de zone Touche ENTREE pour valider la ligne. Jour de la période (date d écriture) Le n de pièce est géré par Sage Dans cette colonne, on peut saisir le n de facture fournisseur. Attention la référence ne s édite pas dans le journal, grand livre et balance en ligne 30 (les éditions sont paramétrable en ligne 100). N Compte général et N Compte tiers, à la saisie du compte tiers ne pas renseigner la colonne n compte général. La recherche du tiers peut se faire en saisissant les premiers caractères de la raison sociale et en appuyant sur la touche Cliquer sur l intitulé du compte pour obtenir le nom du fournisseur. Le mode de règlement et la date d échéance provienne de la fiche tiers si ils sont renseignés. Saisir le montant et appuyer sur la touche Entrée. COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 17/43

19 3.3 MODELES DE SAISIE Pour les achats, il est vivement recommandé de créer des modèles de saisie qui facilitent la saisie des factures. COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 18/43

20 3.3.1 CREATION D UN MODELE Pour créer un nouveau modèle Exemple location Exemple achats matériel avec frais port Type de journal correspondant au modèle Code journal auquel sera rattaché le modèle. Explication des différents symboles : Saisie manuelle ( ) Répéter ( ) Calculer ( ) Fonction (reprend ici le libellé tiers saisie en ligne 1) Equilibre : on saisit le débit HT, la TVA est calculée, le crédit TTC équilibrera la pièce comptable ( ). COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 19/43

21 3.3.2 DUPLICATION D UN MODELE Renommer le modèle et modifier les lignes. Fermer la fenêtre avec la croix pour l enregistrer UTILISATION DU MODELE DANS LE JOURNAL DE SAISIE Valider par la touche Entrée. COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 20/43

22 3.4 SAISIE DANS LE JOURNAL DE BANQUE AFFICHAGE DES SOLDES EN SAISIE Cocher les cases COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 21/43

23 3.4.2 LETTRAGE DU COMPTE LORS DE LA SAISIE DU REGLEM ENT Se positionner sur l écriture du tiers et cliquer sur l icône Un fenêtre s ouvre dans laquelle apparaîtront les écritures non lettrées Pour lettrer plusieurs factures pour un seul règlement, Il suffit de sélectionner les lignes (touche CTRL appuyé).. Et S il y a un écart (qui est défini dans le A propos), ne pas oublier de cocher. Une écriture d écart sera générée dans le journal des OD. COMPTABILITE SAGE LIGNE 100 Page 22/43