E.S.A. - Namur. Y. Mine. 3 Info Gestion. Application informatique. Logiciel comptable POPSY 2

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1 E.S.A. - Namur Y. Mine 3 Info Gestion Application informatique Logiciel comptable POPSY 2

2 Ces notes sont directement dérivées de la section «Aide» de Popsy 2 Le logiciel comptable Popsy présente une solution informatique complète pouvant assurer la gestion comptable d une entreprise. Commandes principales de l interface Le menu «Fichier» présente les options suivantes : Nouveau, qui permet d ajouter de nouveaux clients ou fournisseurs aux listes ou des comptes généraux ou analytiques à l intérieur du plan comptable local. L option nouveau client pointe vers un écran multi-onglets qui permet de réaliser l encodage complet du client. Toutes les coordonnées nécessaires sont signalées et possèdent un espace d encodage. L absence de données dans un champ ne compromet pas l encodage de la fiche. L option nouveau fournisseur possède les mêmes caractéristiques. Nouveau Généraux et Analytiques permettent de créer des comptes généraux ou analytiques dans le plan comptable.

3 De même, il est possible de créer des nouveaux prospects, représentants ou contacts (ceci concerne l aspect gestion d entreprise du programme et échappe à la sphère de la technique comptable). L onglet «exercice comptable» permet de changer l année de référence sur laquelle on désire travailler. Un autre accès à la même fonction est réalisé par le menu déroulant situé sous les listes «Paramètres» et «Fenêtres». Le menu «Edition» On y retrouve les commandes classiques : copier, coller, supprimer, rechercher, annuler, sélectionner tout et les propriétés de l application. Le menu «fiches» permet de modifier le signalétique des clients et fournisseurs ainsi que d en créer de nouveaux. Pour ce faire, en bref : Encoder le nom de la société dans la case «référence» Le bouton «sélectionner» se transforme en «créer» Cliquer sur «Créer» Le signalétique complet va apparaître, encoder alors, sous les différents onglets les indications voulues dans les cases correspondantes Confirmer le client (ou le fournisseur) est créé.

4 Propriétés d un client (données à encoder si nouveau client ou à modifier dans la fiche existante si besoin est) Page signalétique Société Zone alphanumérique à 35 positions. Encodez la dénomination de la société de votre client. Titre Zone alphanumérique à 35 positions. Encodez le titre correspondant à votre client.

5 Prénom Zone alphanumérique à 35 positions. Encodez le prénom de votre contact chez ce client. Nom Zone alphanumérique à 35 positions. Encodez le nom de votre contact chez ce client. Adresse Zone alphanumérique à 80 positions. Encodez l'adresse du client. Code Postal Zone alphanumérique à 10 positions. Encodez le code postal du client, Popsy affichera directement la commune correspondante à l écran. Si vous ne connaissez pas ce code, Popsy le déterminera lui-même une fois la localité renseignée au stade suivant. Quand un code postal sélectionné est inconnu, Popsy vous propose de créer cette nouvelle référence dans la liste des codes postaux. Ville Zone alphanumérique à 35 positions. Encodez la ville du client. Si la localité est inconnue, le programme vous proposera de créer cette référence dans la liste des villes. Etat Zone alphanumérique à 35 positions. Sélectionnez un Etat ou une Province. Pays Zone alphanumérique à 3 positions. Encodez le pays du client. Si le pays est inconnu, Popsy vous proposera de créer cette référence dans la liste des pays. Service Déterminez le service éventuel auquel appartient le contact de votre client. Bureau Déterminez le bureau éventuel. Assistant Déterminez l assistant éventuel. Numéro de téléphone Zones alphanumériques à 20 positions. Encodez jusqu'à huit numéros de téléphone différents pour le client : Bureau - Bureau 2 - Téléfax - Assistant(e) - Domicile - Domicile 2 - Tél. mobile - Sémaphone

6 = Electronic Mail Zone alphanumérique à 35 positions. Définissez l adresse de votre client. URL = Universal Resources Location. Zone alphanumérique à 50 positions. Encodez une éventuelle adresse de site sur Internet. Page téléphone Cette page reprend la liste des 8 différents numéros de téléphone. Bien qu il soit possible de les encoder dans la Page Signalétique, cette page les reprend tous de manière plus lisible. Popsy est capable de composer un de ces numéros de téléphone s il est encodé sous le format canonique ( +32 (2) ) et si vous disposez d un modem raccordé à votre ordinateur. Ces différents numéros concernent : Bureau - Bureau 2 - Téléfax - Assistant(e) - Domicile - Domicile 2 - Tél. mobile - Sémaphone Page commerciale Tri Zone alphanumérique à 10 positions. La préparation de l encodage des 10 zones de tris est très importante car toute sélection ultérieure de ces zones permettra de trier, par exemple, des listes ou des mailings très précis. La création ou la consultation se fait dans Paramètres-Zones de tris. Vous pouvez y changer les titres des zones, y ajouter ou modifier le contenu pour différencier les fiches client. Langue Sélectionnez la langue du client. Par défaut, Popsy propose la langue de base. Régime Sélectionnez le régime TVA du client. Ce régime influencera le code TVA lié au compte d imputation utilisé à l encodage. TVA Encodez le numéro de TVA du client. Popsy utilise ce renseignement lors des diverses éditions auxquelles vous êtes tenus : listing TVA, déclaration TVA, etc. En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous avez la possibilité de choisir entre pas de format, format belge ou 11 formats européens. Si votre client est non-assujetti, sélectionnez simplement «NA» ou «NP» dans la liste déroulante. Si par contre votre client est exonéré ( Ambassade, ), sélectionnez alors «EX» dans cette liste. Si votre client est assujetti belge mais que le n de TVA est inconnu (Société en formation ) sélectionner «INC» dans la liste. Remarque: il est impératif de renseigner le format belge pour tous les clients devant apparaître dans le Listing TVA national. Banque

7 Zone alphanumérique à 30 positions. Encodez le compte bancaire du client. En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous avez le choix entre pas de format et format belge ou format hollandais. Catégorie Zone alphanumérique à 9 positions. Sélectionnez la catégorie à laquelle appartient votre client. Popsy vous permet de créer diverses catégories pour classifier vos clients via Paramètres-Catégories. Zone de Texte Vous disposez d une zone de texte pour y encoder des commentaires relatifs au client. Page comptable Devise (Si vous avez coché Multi-devises dans les options comptables du dossier). Référence Sélectionnez la devise de référence du client. Cette devise sera proposée par défaut lors des encodages. Réestimation Une réévaluation est possible à tout moment de l année, pour les mouvements clients nonlettrés exprimés en devise. Cochez cette case pour autoriser la réévaluation. Multiple Cette option permet d encoder des mouvements exprimés dans d autres devises avec le même client. Par défaut, les mouvements du client sont exprimés dans sa devise de référence. Rappel Maximum Cliquez sur la flèche se trouvant à côté de la boîte déroulante et sélectionnez le niveau maximum de rappel à ne pas dépasser pour le client. Dernier Popsy affiche la date de la dernière relance. Cette zone est gérée automatiquement. Niveau Sélectionnez un niveau de rappel qui sera utilisé lors de la prochaine édition d une lettre de rappel pour ce client. Référez-vous aux Paramètres-Lettres de rappel pour plus de renseignements concernant les relances clients. Comptes Centralisateur Zone alphanumérique à 9 positions. Encodez le compte collectif client et le nom correspondant s affichera automatiquement.

8 Si vous ne renseignez pas de compte, Popsy utilisera par défaut le centralisateur renseigné en Paramètres-Centralisateurs. La zone ne pourra être modifiée que si vous activez la case en Outils-Options. Imputation Zone alphanumérique à 9 positions. Si vous renseignez un compte de produit, Popsy utilisera ce compte par défaut lors de l encodage des factures de vente pour ce client. Si le compte de vente est inconnu, Popsy vous proposera de créer cette référence dans la liste des comptes généraux. Fournisseur Zone alphanumérique à 9 positions. Encodez la zone fournisseur si votre client est également l un de vos fournisseurs. Cette zone fournisseur n est pas nécessairement identique à la référence client. Divers Echéance Sélectionnez le délai de paiement accordé au client. Automatiquement, le libellé du type d'échéances correspondant à ce délai s affiche à l écran. Paiement Sélectionnez le type de paiement utilisé par le client. Vous déterminerez les modes de paiement en Paramètres/Paiements. Page gestion Documents : Confirmation - Note d envoi - Facture Indiquez, pour chaque type de document, le nombre de copies que vous souhaitez éditer. Une proposition apparaît par défaut, entre parenthèses. Cette proposition automatique provient du paramétrage d une option (Options/Copie documents) qui définit un nombre de copie par défaut. Avec Prix Les notes d envoi seront éditées valorisées ou non. Partielle En cochant cette case, le programme permettra l édition de notes d envois partielle dans le cas où le client accepte de recevoir des livraisons partielles. Si cette zone n est pas activée, vous ne pourrez générer une note d envoi qu à la condition d avoir les quantités commandées en stock. Groupée (facture groupée) En cochant cette case, le programme permettra d éditer une facture unique pour plusieurs notes d envois. Type de facturation Les factures seront éditées suivant le délai de votre choix : journalier fin de semaine fin quinzaine fin de mois fin de trimestre fin de semestre fin d année. Prix spéciaux Escomptes Remises : Prix spéciaux

9 Dans les fiches Articles, vous avez la possibilité d encoder des prix spéciaux que vous octroyez à certains clients ou catégories de clients, cochez ici cette case si vous désirez activer des prix spéciaux à ce client. % Escompte Le programme proposera par défaut (dans les offres ou les commandes) le taux d escompte que vous encodez ici pour ce client. Ce taux pourra encore être modifié lors de l encodage de ces documents. Limite de crédit Zone numérique à 13 positions. Vous pouvez définir une limite de crédit pour le client sélectionné. Popsy vous affichera cette limite lors de l encodage, sans pour autant bloquer/interdire une nouvelle opération avec ce client. % Remise Encodez le pourcentage de remise que vous désirez accorder au client sélectionné. Le programme proposera par défaut ce taux de remise (dans les offres ou les commandes). Ce taux pourra encore être modifié lors de l encodage de ces documents. Minimum facturé Zone numérique à 13 positions. Vous pouvez définir un montant minimum facturable. Ce point n a aucune utilité actuellement. Représentant Zone alphanumérique à 9 positions. Encodez (ou sélectionnez grâce à la loupe) le représentant. Si le représentant est inconnu, le programme vous proposera de créer une nouvelle fiche représentant. Internet: Sur Internet En cochant la case Internet on peut avoir un accès sur le site PopsyWeb. Mot de passe Indiquez dans cette zone le mot de passe de votre client. Type de paiement Sélectionnez les conditions de paiement auquel le client a droit. Il est également possible de créer de nouveaux comptes dans le plan comptable local

10 Pour ce faire, en bref : Encoder le n du compte dans la case «référence» Le bouton «sélectionner» se transforme en «créer» Cliquer sur «Créer» Le signalétique complet va apparaître, encoder alors, sous les différents onglets les indications voulues dans les cases correspondantes Confirmer le compte est créé. Création d un compte général Popsy dispose, après installation, du Plan Comptable Minimum Normalisé (P.C.M.N.). Mais, il vous permet facilement d ajouter de nouveaux comptes dans votre plan comptable. Lancez la création des comptes par le Menu Fiches-Comptes Généraux. Une fois rentré dans ce menu, vous accédez à une fenêtre de recherche. Vous disposez d une zone alphanumérique à 9 positions pour y encoder la référence de votre nouveau compte, sélectionnez ensuite "Créer" pour l encodage. Par la suite, vous pourrez consulter, modifier ou supprimer cette fiche au moyen de la fenêtre de recherche, dont le classement par tri et la personnalisation facilite la manipulation. Propriétés d un compte général Page signalétique Type Indique le type du compte : général, centralisateur client ou fournisseur, comptes financier, de change ou de réestimation. Bilan Cette zone à choix multiples permet de classer les comptes généraux parmi les familles suivantes: ORDRE : tous les comptes d ordre (classe 0). ACTIF : tous les comptes d actif.

11 PASSIF : tous les comptes de passif. CHARGE : tous les comptes de charge (classe 6). PRODUIT : tous les comptes de produit (classe 7). DIVERS : tous les comptes non repris dans les précédents. Cette zone est inaccessible s il s agit d un compte de titre, d un Centralisateur ou d un Compte de différence de change. Titre Indique s il s agit d un compte de titre. Un compte de titre ne vous donne accès qu aux zones Nom 1, Nom 2 et Catégorie. Cette zone est inaccessible si le compte a déjà été mouvementé ou s il s agit d un Centralisateur, d un Journal ou d un Compte de différence. Français Zone alphanumérique à 50 positions. Encodez le libellé du compte général. Néerlandais Zone alphanumérique à 50 positions. Encodez le libellé du compte général. Anglais Zone alphanumérique à 50 positions. Encodez le libellé du compte général. Catégorie Zone alphanumérique à 9 positions. Sélectionnez la catégorie à laquelle appartient votre compte général. Popsy vous permet de créer diverses catégories pour classifier vos comptes généraux via Paramètres-Catégories. Tri Zone alphanumérique à 10 positions. La préparation de l encodage des 10 zones de tris est très importante car ces zones permettront ultérieurement de trier et d éditer des listes. La création ou la consultation des zones de tris se fait dans Paramètres-Zones de tris Référence (Si vous avez coché Multi-devises dans les options comptables du dossier). Sélectionnez la devise de référence du compte général. Par défaut, la devise proposée est la devise primairedu dossier. Cette devise est proposée dans toutes les transactions tiers. Elle n est pas limitative car un compte peut être géré en plusieurs devises. La création des devises se fait dans Paramètres-Devises. Multiple Par défaut, les mouvements du compte général sont exprimés dans sa devise de référence. Cependant, il est possible d enregistrer des mouvements exprimés dans d autres devises avec le même compte général. Cette fonction ne s applique ni à un compte de titre, ni à un compte financier. Réestimation Une réévaluation est possible à tout moment de l année, pour les soldes des comptes généraux exprimés en devise, exceptés les comptes de titre qui ne sont pas réestimables.

12 Ecriture Sélectionnez le sens d imputation par défaut (débit ou crédit) d une écriture comptable sur un compte lors de la saisie des documents. Si la case «Modification Débit/Crédit» est activée, vous pourrez procéder au changement de ce sens d imputation. Analytique Encodez un compte analytique. Vous n accédez pas à cette zone si le compte est un compte de titre ou un compte financier. Code TVA Sélectionnez le code TVA par défaut. Si aucune sélection n a été faite, vous devrez en faire une au moment de l encodage des documents. Vous n accédez à cette zone que si le compte est un financier, un compte de charge ou de produit. Si la case «Modification Débit/Crédit» est activée, vous pourrez opérer au changement de ce code TVA. Echéance Permet d obtenir une balance âgée générale sur les comptes à échéance et suivre ainsi leur évolution. Vous n accédez pas à cette zone si le compte est un compte de titre. Lettrage Permet le lettrage des écritures sur ce compte, sauf s il s agit d un compte de titre ou d un compte financier. Date Valeur Autorise l encodage d une date valeur lors de l encodage des Financiers. Vous n accédez pas à cette zone pour un compte de titre. Le menu «Saisie» Il permet d encoder les opérations de vente, de vente avec facture, d achat, financières (banque, ccp, caisse), des opérations diverses générales ou analytiques. Le lettrage est une manière de mettre en relation une facture et le paiement qui s y rapporte de manière à savoir avec certitude si le solde a bien été payé.

13 1/ Encodage d une vente Encodage des ventes Journal Sélectionnez un journal de vente disponible. (FV facturier des ventes n 1 dans ce cas) Vous pouvez changer le type de document (Factures/NC), si le journal que vous avez choisi l y autorise. Personnalisez votre dossier en concevant de nouveaux journaux de ventes, mieux adaptés à votre comptabilité, par le menu Paramètres/Journaux. N document Encodez le n de document. La zone est accessible si le journal sélectionné n utilise pas de numérotation automatique, sinon Popsy vous propose le dernier numéro utilisé dans ce journal plus un.

14 Client Zone alphanumérique à 9 positions. Encodez le nom du client ou, sélectionnez-le par l intermédiaire de la liste des Clients : cliquer sur la loupe la liste des clients apparaît (on peut également ici procéder à l ajout d un client) Commentaire Zone alphanumérique à 29 positions (n facture, ) Encodez le commentaire qui apparaîtra dans l historique du client. Période Zone alphanumérique à 8 positions. Sélectionnez parmi toutes les périodes non clôturées la période d imputation comptable du document. Date Encodez la date que vous désirez voir paraître sur le document. Par défaut, Popsy vous propose la date système de votre ordinateur. Echéance Encodez la date d'échéance du document. Pièce Zone alphanumérique à 12 positions. Cette zone permet d enregistrer une autre référence propre au document qui apparaîtra dans l historique du client. Devise (Si vous avez coché Multi-devises dans les options comptables du dossier). Sélectionnez la devise du document. (ce sera l Euro) le cours sera 1 Cette option est disponible si vous avez coché la case Multiple dans la fiche Client. Par défaut, c est la devise de référence de cette fiche qui est sélectionnée. Encoder le montant de l opération *, tva comprise (si il y a de la tva) confirmer Zone alphanumérique à 15 positions. Encodez le montant total TVA Comprise du document dans la devise de ce document. La fenêtre «Détail facture» apparaît Indiquer l imputation comptable, soit directement le n du compte, soit via la loupe qui fait apparaître le plan comptable, (on peut également ici procéder à l ajout d un compte) choisir un compte Indiquer le code tva Indiquer le montant hors tva du poste en question Choisir crédit ou débit, selon l écriture valider Si il y a un seul poste, Popsy va automatiquement calculer la tva et l imputer au compte voulu, sans intervention de l utilisateur. Si il y a plusieurs postes dans l écriture, il faut les encoder tous en veillant aux montants. Change * Si la devise du document n est pas la devise primaire, le cours proposé par défaut sera celui de la période d imputation. Si vous modifiez ce cours, le montant en devise de base sera automatiquement adapté. Montant en devise de base * Si le montant est exprimé dans la devise primaire, vous n accédez pas à cette zone.

15 Par contre, si le montant est exprimé dans une devise différente, on obtient le montant exprimé dans la devise dossier. Si vous modifiez ce montant, le cours de change sera modifié automatiquement. * A encoder si l option "Encodage du total du document " est activée. Remarque sur la Barre d'etat Créer Permet de créer une nouvelle ligne d encodage : Modifier Edite la ligne d imputation sélectionnée dans le document. Insérer Insère une nouvelle ligne d imputation dans le document. Supprimer Efface la ligne d imputation sélectionnée dans le document. Détail Affiche le détail de la ligne d imputation sélectionnée dans le document. Valider Enregistre votre document. Modèles Cette fonction est disponible lors de l'encodage des achats, ventes, financiers, opérations diverses, et opérations diverses analytiques via le bouton «modèle». Cette fonction permet de gagner du temps lors de l'encodage de pièces répétitives, tout en permettant d'y faire quelques modifications. Il s agit de sélectionner parmi les factures ou opérations diverses antérieures une pièce qui correspond à une même opération. Annuler Annule le document en cours d encodage. Quitter Permet de quitter l écran d encodage des ventes. Une fois toutes les lignes d imputation encodées, vous n avez plus qu à valider l opération et abandonner la saisie des ventes. La validation ne sera bien sur possible que si la somme des montants HTVA ajoutée au total TVA correspond avec le chiffre renseigné dans l entête du document. La fenêtre est vidée de son contenu et prête pour un nouvel encodage. Encodage détaillé d une imputation de vente Imputation Zone alphanumérique à 9 positions. Encodez le compte d imputation. Si vous avez renseigné un compte d imputation dans la fiche Client, Popsy présentera ce compte par défaut.

16 Analytique Zone alphanumérique à 9 positions. Cette zone n est accessible que si la case Analytique est cochée dans la fiche du compte d imputation. Si vous avez renseigné un compte analytique dans cette fiche, celui-ci sera sélectionné par défaut. Vous avez la possibilité de visualiser votre plan analytique et les répartitions associées grâce au bouton de l explorateur analytique se situant à droite de la loupe. Son raccourci est la touche de fonction F6. Vous avez la possibilité de visualiser et éventuellement modifier votre répartition analytique grâce au bouton de répartition se situant à droite de la loupe. Son raccourci est la touche de fonction F7. Code TVA Zone alphanumérique à 9 positions. Encodez le code TVA que vous voulez associer à cette imputation. Si vous avez renseigné un code dans la fiche du compte d imputation, Popsy présentera ce code par défaut. Popsy vous propose uniquement les codes TVA correspondant simultanément au type de journal, au type de document et au régime TVA du client. Commentaire Zone alphanumérique à 25 positions. Encodez le commentaire qui apparaîtra dans l historique du compte d imputation. Par défaut, Popsy indique le commentaire renseigné lors de l imputation de la base du code TVA. D/C Sélectionnez le sens de l écriture. Par défaut, c est le sens de l écriture renseigné dans la fiche du compte d imputation qui est repris. Les utilisateurs avancés pourront activer l option «Modification Débit/Crédit» s ils désirent avoir accès à cette zone lors de l encodage. Montant Zone alphanumérique à 15 positions. Encodez le montant HTVA à imputer dans la devise du document. Popsy indique le montant exprimé dans la devise de base ainsi que le cours de change (qui, par défaut, sera celui de la période d imputation). Si vous modifiez ce montant, le cours sera corrigé automatiquement. De même, si vous modifiez le cours, le montant en devise sera adapté. Validez votre ligne d imputation pour retourner à la fenêtre principale d encodage. Si le compte analytique associé à la ligne possède un compte primaire parmi ses parents, il ne sera pas possible de valider le détail de la facture.

17 Encodage des achats Journal Sélectionnez un journal d achat disponible. Vous pouvez changer le type de document (Factures/NC), si le journal que vous avez choisi l y autorise. Personnalisez votre dossier en concevant de nouveaux journaux d achats, mieux adaptés à votre comptabilité, par le menu Paramètres/Journaux. N document Encodez le n de document. La zone est accessible si le journal sélectionné n utilise pas de numérotation automatique, sinon Popsy vous propose le dernier numéro utilisé dans ce journal plus un. Fournisseur Zone alphanumérique à 9 positions. Encodez le nom du fournisseur ou, sélectionnez-le par l intermédiaire de la liste des Fournisseurs. Nature de l opération Déterminez si votre fournisseur vous facture des Commissions, des Honoraires, des Avantages ou des Frais en vue de l édition de la fiche Par défaut, la nature renseignée dans la fiche du fournisseur apparaîtra. Si vous n utilisez pas cette zone, il est possible de la griser via le menu Outils/Options au niveau de l onglet Comptabilité. Commentaire Zone alphanumérique à 29 positions. Encodez du commentaire qui va apparaître dans l historique du fournisseur. Période Zone alphanumérique à 8 positions.

18 Sélectionnez parmi toutes les périodes non clôturées la période d imputation comptable du document. Date Encodez la date que vous désirez voir figurer sur le document. Par défaut, Popsy vous propose la date système de votre ordinateur. Echéance Encodez la date d'échéance du document. Pièce Zone alphanumérique à 12 positions. Cette zone permet d enregistrer une référence propre au document qui apparaîtra dans l historique du fournisseur. Devise (Si vous avez coché Multi-devises dans les options comptables du dossier). Sélectionnez la devise du document. Cette option n est disponible que si vous avez coché la case Multiple dans la fiche Fournisseur. Par défaut, c est la devise de référence de cette fiche qui est sélectionnée. Montant TVAC * Zone alphanumérique à 15 positions. Encodez le montant TVA Comprise du document dans la devise de ce document. Change * Si la devise du document n est pas la devise primaire, le cours proposé par défaut sera celui de la période d imputation. Si vous modifiez ce cours, le montant en devise de base sera automatiquement adapté. Montant en devise de base * Si le montant est exprimé dans la devise primaire, vous n accédez pas à cette zone. Par contre, si le montant est exprimé dans une devise différente, on obtient le montant exprimé dans la devise de base. Si vous modifiez ce montant, le cours de change sera modifié automatiquement. * A encoder si l option "Encodage du total du document " est activée. Remarque sur la Barre d'etat Créer Permet de créer une nouvelle ligne d encodage. Modifier Edite la ligne d imputation sélectionnée dans le document. Insérer Insère une nouvelle ligne d imputation dans le document. Supprimer Efface la ligne d imputation sélectionnée dans le document. Détail Affiche le détail de la ligne d imputation sélectionnée dans le document. Valider

19 Enregistre votre document. Opérations modèles Cette fonction est disponible, lors de l'encodage des achats, ventes, financiers, opérations diverses, et opérations diverses analytiques via le bouton «modèle». Cette fonction permet de gagner du temps lors de l'encodage de pièces répétitives, tout en permettant d'y faire quelques modifications. Il s agit de sélectionner parmi les factures ou opérations diverses antérieures une pièce qui correspond à une même opération. Ex : A la fin de chaque mois lorsqu on passe l OD des salaires, l écriture reste la même cependant les montants peuvent varier d un mois à l autre. Pour les salaires du mois de mars 2000, il suffira de reprendre l od des salaires du mois de janvier ou d un autre mois, et éventuellement modifier les montants avant de valider la pièce Annuler Annule le document en cours d encodage. Quitter Permet de quitter l écran d encodage des achats. Une fois toutes les lignes d imputation encodées, vous n avez plus qu à valider l opération et abandonner la saisie des ventes. La validation ne sera bien sur possible que si la somme des montants HTVA ajoutée au total TVA correspond avec le chiffre renseigné dans l entête du document. Encodage des Financiers Les journaux financiers servent à encoder les opérations de règlements clients et/ou fournisseurs. On ne peut y imputer que des opérations déjà encodées dans les journaux de vente ou d'achat. Attention à ne pas confondre produits et recettes 1/ je vends des marchandises à un client : j'enregistre un produit (et une créance) = flux "physique"; je passe une écriture dans le journal des ventes 2/ le client me paie : j'enregistre une recette (et j'annule la créance) = flux "financier"; je passe une écriture dans le journal financier Attention à ne pas confondre charges et dépenses 1/ j'achète des marchandises à un fournisseur : j'enregistre une charge (et une dette) = flux "physique"; je passe une écriture dans le journal des achats 2/ je paie mon fournisseur : j'enregistre une dépense (et j'annule la dette) = flux "financier"; je passe une écriture dans le journal financier Popsy permet de mettre directement en liaison l'écriture d'achat ou de vente (qui doit déjà exister) avec l'encodage financier en cours.

20 A/ Lors d'un achat 1/ encodage de l'achat 2/ basculer en "saisie" "financier" On doit savoir ce que l'on va encoder et disposer, par exemple, des extraits de compte bancaire. choisir le journal adéquat (ici, Fin1 financier 1 : compte banque) encoder le nouveau montant (du compte en banque cf extraits) résultant de l'opération (ici, un paiement, vu qu'il s'agit d'un achat le montant en compte va diminuer de 726, vu que j'acte le paiement d'une facture de ce montant). Attention : dans le "détail financier", et vu que le compte va diminuer, il faut encoder la valeur 726 précédée d'un moins.

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22 B/ Lors d'une vente 1/ Encoder la vente 2/ basculer en "saisie" "financier" On doit savoir ce que l'on va encoder et disposer, par exemple, des extraits de compte bancaire. choisir le journal adéquat (ici, Fin1 financier 1 : compte banque) encoder le nouveau montant (du compte en banque cf extraits) résultant de l'opération (ici, une somme reçue, vu qu'il s'agit d'une vente le montant en compte va augmenter de 848, vu que j'acte la réception d'un paiement de ce montant). Attention : dans le "détail financier", et vu que le compte va augmenter, il faut encoder la valeur 848 sans la faire précéder d'un signe.

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24 C/ Lors d'une opération interne Cas d'une opération interne, transfert de du compte de virements internes 58 vers la caisse 57 (Fin2). Dans tous les cas, il faut toujours veiller à ce que l'option "lettrage" soit cochée. C'est cette fonction qui permet de mettre en relation le produit avec sa recette, la charge avec sa dépense.