WinBooks Logistics 5.0

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1 Page 1 of 24 Nouvel écran d encodage des documents. Il s agit ici d une adaptation majeure dans le programme. L écran des documents a été entièrement reprogrammé! Beaucoup d améliorations : - L écran est désormais «non modal», cela veut dire que maintenant vous pouvez ouvrir plusieurs fois cet écran, et surtout l ouverture de ce dernier n empêche plus le démarrage d une autre option du menu. - L écran se présente de la même manière que l écran des tiers et des articles, à savoir un onglet «Liste», «Statistiques» et «Fiche», on retrouve donc une meilleure cohérence par rapport au reste de l application. - La partie «liste» permet de faire une recherche approfondie pour sélectionner un ou plusieurs documents. Les critères de recherche sont entièrement paramétrables et ce par utilisateur, la «technologie» des rapports paramétrables qui a fait ses preuves a été utilisée à cet effet. - Le résultat est présenté dans 2 grilles, une pour l entête du document, et l autre pour le détail. Dans ces 2 grilles et est possible de trier, filtrer, exporter, imprimer! - Il est maintenant possible d imprimer un groupe de documents directement depuis l écran suite à une recherche. Dans une future version, ce système permettra donc de travailler sur un lot de documents, par exemple sélectionner plusieurs offres et les convertir en une seule commande, ou bien de supprimer plusieurs documents en une fois.

2 Page 2 of 24 - Dans la «Fiche», on retrouve en grande partie la même présentation, l utilisateur ne sera donc pas dépaysé, cependant une belle liste d améliorations sont présentes : les totaux du document, les montants des taxes (Bebat, Recupel, etc ), les statistiques, la photo de l article ; tout ceci est actualisé en temps réel. - La manipulation des documents se fait désormais dans des tables temporaires, ceci veut dire qu il est désormais possible d annuler l ensemble des modifications apportées à un document! - Le numéro du document est octroyé à la fin, lors de la sauvegarde, et plus lors de la création du document. - La sélection du client ou du client secondaire est effectuée par un nouvel «objet» avec une recherche incrémentale paramétrable, et incluant également une recherche plein-texte.

3 Page 3 of 24 - Les notes sont désormais au format HTML (description de l articles, ou note d entête de document) - Et une dernière nouveauté pas des moindres : l écran est maintenant personnalisable, donc avec une possibilité d ajouter des nouvelles zones peu importe l emplacement! Voir plus loin dans la section «paramétrage des écrans»

4 Page 4 of 24 Liaison vers la comptabilité Envoi du PDF de la facture vers Virtual Invoice / Documents scannés. Dans le paramétrage de la liaison à la comptabilité vers WinBooks, il est désormais possible de demander à Logistics de générer les documents en PDF pour qu ils soient accessibles dans WinBooks comptabilité et Virtual Invoice.

5 Page 5 of 24 Liaison vers la comptabilité Possibilité de définir un compte centralisateur par tiers. Dans le paramétrage de la liaison à la comptabilité vers WinBooks, il est désormais possible d activer une option pour pouvoir définir un compte centralisateur par tiers. Dans la fiche du tiers, si on laisse la zone à blanc le compte centralisateur défini par défaut sera utilisé. Fiche tiers Gestion des numéros IBAN et BIC Les fiches tiers disposent maintenant des champs IBAN et BIC, lié à la comptabilité WinBooks L IBAN est généré si BBAN d un tiers Belge est valide au passage du champ La valeur entrée dans le champ IBAN est contrôlée Une recherche du BIC est effectuée sur l IBAN fourni si une correspondance est trouvée le BIC est automatiquement complété et le nom de la banque associée est affichée

6 Page 6 of 24 Paramétrage des écrans. L écran de paramétrage des écrans a été amélioré, une arborescence permet de mieux visualiser la composition de l écran. Les éléments peuvent être déplacés horizontalement et verticalement pour les intégrer dans des containers de type page ou groupe. L écran de paramétrage d un élément est plus fourni et mieux structuré. On peut maintenant insérer des éléments à presque tous les contrôles standards de l écran.

7 Page 7 of 24 Il est possible également d insérer un élément directement dans l écran concerné. Backup «à chaud» Une nouvelle possibilité qui permet de lancer un backup à n importe quel moment! En effet, dans certains dossiers avec une multitude d utilisateurs connectés en permanence il est parfois très difficile d obtenir un accès exclusif à la base de données. Il est donc possible maintenant d exécuter un backup même si le programme est en cours d utilisation sur d autres postes. Attention! il est évident que le backup effectué risque de ne pas être complet, par exemple un document en cours d encodage via le nouvel écran des documents ne sera pas repris. Nouvelle gestion interne des «ID» Le programme utilise désormais un nouvel algorithme plus rapide pour octroyer les identifiants internes uniques des enregistrements de la base de données. Il s agit d une adaptation transparente pour l utilisateur.

8 Page 8 of 24 Rapports paramétrables Améliorations générales La partie filtre des rapports paramétrables permet d obtenir des conditions plus sophistiquées. Un critère peut être considéré comme une variable et être utilisé à la première étape de sélection des données. Ce critère peut être visible ou invisible, accessible ou non. Le masque de saisie et la longueur peuvent être définis. L expression de comparaison peut également être adaptée. Gestion multi-sites - Gérer des ordres de transferts entre sites avec la gestion des back-orders. Quand Logistics est utilisé en multi-sites, une nouvelle possibilité consiste à gérer les transferts de marchandises d un site à l autre, généralement un site satellite commande de la marchandise au site central. Dans une telle configuration, chaque site possède sa liste des journaux et sa liste de codes dépôts. Un nouveau type de journal à donc été ajouté à cet effet : «KE» Ce journal se comporte comme un journal de commande client, si ce n est que dans le document on doit préciser le code client du site (client interne) qui désire recevoir de la marchandise. Dans la fiche du client site on indiquera son code dépôt et éventuellement le code dépôt «transit» qui sera utilisé. Ensuite on peut transformer cette commande «interne» comme toute autre commande, l écran intermédiaire permet de valider les quantités livrées par rapport aux quantités commandées, nous sommes donc bien en présence d une gestion de back-order sur les ordres de transfert.

9 Page 9 of 24 De plus, ce système de transfert a été prévu pour travailler avec un stock de «transit», en effet quand le site central envoi la marchandise à un des sites satellite, durant un certain lapse de temps la marchandise ne se trouve ni dans le dépôt du site central, ni dans le dépôt du site satellite, mais bien dans le dépôt «transit». Bien entendu ces quantités en commande ne rentrent pas en conflit avec les back-orders clients et fournisseurs. Dans l onglet stock de la fiche article, on retrouve toutes les informations liées à ces ordres de transfert, dans l exemple ci-dessous, le site 70 à commander 50 pièces, 4 pièces ont été expédiées par le site central et se retrouvent donc en «transit» (Stock TR), au niveau du site 70 nous avons donc un back-order de 46 pièces. Une fois que le site satellite réceptionne la marchandise, il bascule les quantités réceptionnées sur le stock «TR» vers son propre dépôt.

10 Page 10 of 24 Gestion des réservations : Une étape supplémentaire entre la commande et la livraison. Il existe maintenant un nouveau type de journal appelé «Réservation», ce dernier permet de transformer une commande en réservation. Ceci a pour effet que le back-order est décrémenté, et la marchandise sort du stock. Ce document de réservation se comporte tout à fait comme une note d envoi. Une commande peut être transformée en plusieurs réservations, il y a donc une notion de back-order entre la commande et la réservation. Une réservation peut alors être transformée en «vrai» note d envoi, le programme supprimera alors les lignes dans la réservation mais conservera l entête du document afin de conserver une trace dans le chainage des documents.

11 Page 11 of 24 CRM : Gestion des opportunités au niveau des dossiers. En activant la «gestion des opportunités» le dossier CRM standard est pourvu d une multitude de nouveaux champs. L utilisateur pourra donc plus facilement identifier un dossier, lui donner un type, lui associer un budget, définir un pourcentage de chance de réussite, voir le statut, etc. On retrouve également deux nouveaux onglets, un permettant de voir la liste des actions du CRM utilisant ce code dossier, et l autre permettant d ajouter des statistiques, avec ce dernier il sera dès lors facile de connaître instantanément la marge réalisée sur un dossier.

12 Page 12 of 24 Documents : Possibilité d ajouter des pièces jointes prédéfinies lors des envois par . Vous avez maintenant la possibilité de sélectionner par journal et par layout des fichiers à joindre à vos mails lors de l envoi de ceux-ci. Résultat :

13 Page 13 of 24 Gestion des précommandes client et fournisseur. Le nouveau type de journal «précommande» permet de créer des commandes clients, fournisseurs et ateliers qui n entrent pas en compte dans le calcul des back-order. Ces documents peuvent être transformés en commandes classiques et l équivalent du back-order est géré entre le document de précommande et la commande. Gestion des notes au format HTML (Fiche tiers, note dans les documents, CRM, etc ) Comme mentionné à plusieurs reprises dans ce document, cette nouvelle version du logiciel intègre une fonctionnalité extrêmement précieuse : la gestion des notes au format HTML, avec possibilité d impression de celle-ci! Vous pouvez donc dorénavant encoder avec du texte en gras, italique, souligné, changer de couleur, insérer des photos, faire des tableaux, etc

14 Page 14 of 24 Fiche tiers Validation des numéros de TVA pour les pays Intra-communautaire. Les numéros de TVA pour les pays intra-communautaires sont désormais contrôlés, avec la seule obligation d être connecté à Internet! Si la connexion internet n est pas disponible, seul les numéros pour la Belgique et la France sont contrôlés. Liaison vers Skype. Vous avez maintenant ma possibilité d interagir avec Skype. Vous ne connaissez pas l ID de votre correspondant? ce n est pas un problème, en effet Logistics va chercher lui-même l ID et le stocke pour une utilisation future (3) - 1 : Vous permet de téléphoner sur des téléphones fixes avec les crédits que vous avez sur Skype - 2 : Vous pouvez envoyer des SMS à votre correspondant. - 3 : Envoyez un message instantané à votre correspondant. (Par défaut, l application envoie un message automatiquement, celui-ci est paramétrable) Bien sur cette fonctionnalité est aussi disponible dans l onglet contacts.

15 Page 15 of 24 Attention : A la 1 ère utilisation, il faut valider l application entrante via Skype

16 Page 16 of 24 Générateur de fichier PDF : Nouvelle version compatible avec les OS 64 bits La nouvelle version du PDF converter «Amyuni» a été intégré, ce dernier est compatible avec tous les systèmes d exploitation, y compris ceux utilisant la technologie 64 bits. Fiches tiers et articles : Possibilité d associer des fiches avec des couleurs d affichage. Pour une meilleure visualisation de vos articles et de vos tiers vous pouvez maintenant associer à chaque fiche une couleur particulière. un «gocache» permet de récupérer facilement la valeur RGB de la couleur associée à la fiche pour être utilisée dans les «grid» de l application.

17 Page 17 of 24 Fiches tiers et articles : Gestion des fiches «Template» lors de la création des nouvelles fiches. Les fiches modèles permettent de pré encoder des champs d une fiche article ou d une fiche tiers. Les fiches modèles ne peuvent pas être utilisées dans les documents et sont considérées comme des articles/tiers en sommeil une fois créés. Dans le cas d utilisation du module POS il est possible de faire une distinction supplémentaire pour les fiches modèles. Si l option «fiches modèles POS» est sélectionnée la création d un nouveau client par l interface POS le programme affichera un écran de sélection. Il est possible de cette façon de remplir des champs non disponibles pour l agent via l interface POS.

18 Page 18 of 24 Blocages des clients : Possibilité de définir la formule de calcul de l encours d un tiers La formule qui détermine l encours d un client est désormais paramétrable. Auparavant, seul l encours comptabilisé était pris en compte. Maintenant, vous pouvez par exemple décider que les commandes ouvertes, ou les livraisons encore non facturées, ou encore les factures non comptabilisées sont prises en compte pour totaliser l encours du client, et ainsi éventuellement bloquer tout encodage de nouveaux documents pour les clients notés comme «bloqués». Il faut noter que si le poste n a pas accès aux données comptables, les calculs seront quand même effectués sur base des documents marqués comme liés à la comptabilité. Dans ce cas, seul les paiements encodés en comptabilité ne seront pas pris en compte. Dans la fiche tiers, les nouvelles informations d encours sont présentées d une manière plus claire :

19 Page 19 of 24 Fiches tiers Nouvelle case à cocher pour exclure un article de toutes remises. Tout simplement! Parfois un article fait partie d une famille de prix ou l on octroie une remise, ou bien tout simplement on désire bloquer l encodage d une remise pour un article donné. Interface POS : Nouveau module pour la création automatisée de nouvelles fiches client avec un lecteur de carte d identité. Ce module permet la création rapide d une fiche client par la simple lecture de la carte d identité électronique. Il faut pour ceci installer le lecteur de carte d identité, le plus souvent connecté au PC via un port USB, ainsi que le logiciel fourni avec.

20 Page 20 of 24 CRM : Ecran de consultation des actions Nouveau bouton permettant d ajouter des critères supplémentaires de recherche. Ajout d un nouveau bouton permettant de définir autant de nouveaux critères de recherche qu il vous plaira! Ce filtrage supplémentaire sera cumulé aux filtres standards. CRM : Ecran de consultation des actions Possibilité de suppression d un groupe d actions Il est désormais possible d effacer une sélection de plusieurs actions!

21 Page 21 of 24 CRM : Impression d une fiche d action depuis un rapport standard. Il est désormais possible d imprimer le contenu d une fiche d action avec un rapport standard, par le passé cette possibilité n était offerte que par l utilisation d un document de fusion.

22 Page 22 of 24 CRM : Nouvel écran de recherche basé sur les dossiers. L écran de consultation des actions permettait de faire des recherches approfondies sur les actions, mais un nouvel écran permet maintenant de faire une recherche basée sur les «dossiers», et en parallèle de voir toutes les actions associées aux dossiers trouvés! Une fois la sélection effectuée, vous avez accès rapidement aux informations du ou des dossiers Le double-clic sur une fiche d action permet alors d ouvrir cette dernière, et le programme propose alors une navigation sur l ensemble des actions trouvées pour le dossier.

23 Page 23 of 24 EDI : Implémentation de la gestion des palettes. Intégration d une gestion de palette dans le format EDI. Les messages pour Delhaize et Carrefour sont inclus en standard. Statistiques par année et par mois : améliorations diverses. L écran «statistiques par année et par mois» a été nettement amélioré, vous pouvez maintenant exploiter ce rapport au niveau des fournisseurs. La possibilité de filtrage a également été étendue, il est désormais possible de sauver des filtres dans une table et de les récupérer pour une future utilisation. De plus, la partie présentation graphique se voit dotée d un nouvel objet plus clair et plus élégant.

24 Page 24 of 24 Petites améliorations diverses Une vérification des accès aux répertoires vitaux est faite au lancement de Logistics, si celui-ci n a pas accès, l utilisateur est alors immédiatement averti. POS : Ouverture d un tiroir caisse connecté sur un port COM, vous avez maintenant la possibilité de paramétrer dans une fenêtre les paramètres, ce qui est plus convivial. Paramètres généraux : Vous pouvez maintenant paramétrer le nombre de layout par journal. Rappels client : L adresse est récupérée dans la liste des factures impayées. Il est donc désormais possible d envoyer les rappels directement par .